テレワーク

テレワークとは?リモートワークとの違いと成功のためのポイント解説!


働き方の多様化や新型コロナウイルスの影響を受けて、テレワークの導入を開始した・検討している企業が増えています。

その言葉が一般的に周知されたため「テレワーク=家で仕事をすること」という認識は多くの人が持っていると思いますが、リモートワークと意味の違いやそのメリットなどを理解できていない場合もあるようです。

この記事では、テレワークの基本的な知識とメリットの他、テレワークを成功させるためのポイントも紹介いたします。

テレワークの導入を考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

テレワークとは

そもそもテレワークと何なのか?基本的な知識から確認していきましょう。

テレワークの意味

テレワークとはtele(遠く・離れた)・work(働く)という英語を合わせた言葉で、オフィス以外で時間や場所にとらわれずに仕事をする働き方のことです。

そのため、テレワークを行う場所は自宅に限ったものではなく、移動中・出張先・レンタルオフィスなどでの働くことも全てテレワークの中に入ります。

つまり、在宅勤務やワーケーションもテレワークの種類の一つであるということです。

テレワークとリモートワークの違い

テレワークと似たものとしてリモートワークという言葉があり、両者とも会社から離れた場所で仕事を行う働き方のことを言います。

結論から言えば、この2つの働き方の違いに明確な定義はなく、企業や国によってその認識が変わるようです。

しかし、テレワークは国に定義された働き方であるため、企業として助成金の申請を予定している場合にはテレワークという言葉を使用した方が良いでしょう。

テレワークのメリット

テレワークが急速に浸透した背景には、テレワークの導入によって企業が得られるメリットが多いということがあります。

そのメリットについて紹介しましょう。

生産性の向上

テレワークでは電話や雑談などに時間を割かれることなく業務に集中できる環境が整えられるため、特に技術系の業種で生産性が上がりやすいと言われています。

また、スムーズにテレワークを進めるために情報共有が可能な環境や書類の電子化が進めば、業務全体の生産性が上がるでしょう。

労働者人口不足の解消

社会全体で少子高齢化が進む中、日本の労働者人口不足の問題は年々深刻になっています。

しかし、場所や時間に捉われない働き方であるテレワークが導入されれば、育児中・介護中・持病がある方も働きやすくなるのです。

つまり働き方の多様化は、何らかの理由で仕事を諦めるしかなかった人にも働くチャンスが生まれることだと言えるでしょう。

労働者の確保が課題となり得る日本の企業にとっても、人材確保対策として非常に有効であると言えます。

ワーク・ライフ・バランスの向上

テレワークを行うと、ほとんどの社員はオフィスでの業務に比べて時間に余裕を持てるようになります。

特に1時間以上かけて会社に通勤していた場合には、毎日2時間以上も自由な時間が手に入るのです。

その時間を趣味にあてる・家族と過ごす・自己啓発に利用するなど、有意義に活用することで従業員満足度が上がり、社員のワーク・ライフ・バランスも向上するでしょう。

コスト削減

今までは当たり前だと考えていたオフィスの維持費には莫大なコストがかかっています。

デスクや椅子など目に見えるものの費用以外にも、光熱費や社員の通勤手当など多くのコストが発生しているのです。

テレワークが定着すれば、オフィスのサイズを小さくしたり、オフィス自体を都心ではなく地方に移すという手段も取れるようになります。

テレワークは維持費を大幅に削減可能な方法だと言えるでしょう。

テレワークのデメリット

テレワークには多くのメリットがあることをお伝えしましたが、もちろんデメリットも存在します。

メリットとデメリットを比較した上で、テレワークの導入を考えてみましょう。

プライベートと仕事の境界が曖昧になる

テレワークのメリットで紹介したワーク・ライフ・バランスの実現の逆になりますが、テレワークを導入することで仕事と私生活の境界線が曖昧になってしまう社員もいます。

具体的には、休憩時間を取らずに仕事を続けたり、残業という意識を持たずに深夜まで仕事を続るような状態のことです。

そのような状態を避けるためには、社員一人ひとりにリーダーがしっかり目を配る必要があるでしょう。

社員の管理が難しい

テレワークは社員の姿が目に見えない状態であるため、社員の労働管理・評価が難しくなります。
労働時間だけを見ても、先ほど紹介したような長時間労働を招くだけでなく、就業時間中に休憩を取ってしまうような社員もいるでしょう。

また、リーダーが業務の割り振りを誤ってしまうと、社員によって業務量や質が偏り、業務過多・不足を招きます。

テレワークでは、従来よりも徹底して社員を管理する体制を整える必要があるのです。

コミュニケーション不足

オフィス勤務で自然と取れていたコミュニケーションが取れなくなるため、テレワークはコミュニケーション不足に陥りやすいです。

コミュニケーション不足をそのままにしてしまうと「疑問点があったが放置した」「トラブルがあったが自己判断で解決しようとした」などの問題が起こるのです。

このようなトラブルは、やがて大きな損失につながる恐れがあるでしょう。

テレワーク時にはコミュニケーション不足の解消を目的とした情報共有ツールなどを使い、積極的にコミュニケーション不足を解消するようにしましょう。

テレワークを成功ささせるためのポイント

テレワークはただスタートすれば良いというものではありません。

テレワークを成功させるためのポイントを知ってから、導入を考えましょう。

段階を踏んで導入を進める

テレワークには事前準備が欠かせません。

まずは、テレワークが可能な業務を分けて行きます。どうしてもテレワークが難しい・テレワークでは非効率になってしまうような業務は省くことから始めましょう。

さらに試験導入を複数回重ね、その都度課題を洗い出して改善をしながら導入を進めていくのです。

テレワーク時の社員の管理体制も整えてください。

情報共有ツールを活用する

テレワークの成功の鍵は情報共有ツールにかかっているとも言えます。

例えば代表的な情報共有ツールであるflouuではテレワーク時の社員のコミュニケーションを円滑に進められるチャットツールやコメントツールを搭載し、情報の共有や同時編集も可能です。

flouuに用意されているテレワーク時に役立つ機能は下記のようなものです。

・ドキュメントのリアルタイム同時編集・共有

・ドキュメント単位のリアルタイムチャット

・Slack・chatworkなどのチャットツールとの連携

・豊富なテンプレートの利用

・細かな公開範囲の設定

その他、社内に点在している情報を収集して整理する機能もあり、その情報は全文検索が可能です。

セキュリティ体制を整える

テレワークを開始すると、今まで社内だけで扱っていたような機密情報を社外で扱う機会が増えます。

社員が使用するパソコンやタブレットの管理・ウイルス感染防止対策などを行い、社員自身にも情報セキュリティ教育や定期的な注意喚起を実施する必要があるでしょう。

まとめ

テレワークの基本的な意味やメリット・デメリットの他、テレワークを成功させるためのコツを紹介いたしました。

テレワークは働き方の多様化を可能にし、企業に隠されている多くの可能性を実現させる手段でもあります。

テレワーク導入のためのポイントである情報共有ツールを導入し、テレワークを成功させましょう。

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