情報共有

情報共有とは?仕事でなぜ重要なのかを解説します

情報共有とは?仕事でなぜ重要なのかを解説

普段から先輩や上司から「情報共有は重要」だと教えられているけれど、その理由がはっきり理解できていない。でも今更そんなこと質問しにくい、と感じている人は少なくありません。

現代では「情報共有」という言葉自体が非常にポピュラーなものになっているため、今となっては社内で言葉の意味や重要性を確認しずらい環境になってしまっているのです。

情報共有への理解が曖昧なままになっていると、いずれ大きなトラブルを起こしてしまう可能性もあるでしょう。
この記事では、直接会社の人には聞きにくい情報共有の基本的な意味と重要性について分かりやすくまとめました。

 

情報共有とは?

情報共有とは、会社に有益な情報はもちろん、ノウハウなどを組織内のメンバーで伝達・共有し合うことです。
また、情報共有には大きく分けて1. 収集、2. 整理、3. 共有、4. 活用の4つの流れがあります。その4つの要素すべてに欠かせない役割があるのです。まずは、基本的な情報共有の流れを理解しましょう。

最初の段階である「収集」は、有益な情報を集めることです。情報収集の時には情報をただ収集するのではなく、得た情報に信憑性があるかを確認しなくてはいけません。
現在はインターネットが広く流通していることから多くの情報が溢れており、その多くの情報の中には信憑性の薄い情報も紛れてしまっています。
間違った情報を会社で共有させてしまうと、結果的に会社の大きな損失につながる恐れがありますので、自分が得た情報は自分で根拠を確認してから共有するようにしましょう。

次の段階の「整理」では集まった情報をカテゴリー別に分けるなど業務に最適な方法を選んで分別します。組織の規模によっては集まる情報は膨大な量になるため、「整理」は非常に重要な要素になるのです。
整理されていない情報の中からは必要なものが見つけられず、有益な情報も埋もれてしまうでしょう。情報は素早く検索でき、活用しやすい状態でなくてはいけません。

情報の収集・整理が済んで、いよいよ情報の「共有」ですが、情報共有は組織のメンバー全員で行わなくては意味がありません。進捗管理をするにも誰かが進捗を報告しないのでは、正確な業務の進み具合は把握できなくなってしまいます。
つまり、少しでも情報共有ができていない人がいれば、情報共有の効果は激減してしまうということです。情報共有を開始する時には社内でマニュアルを作成したり、講習会を開くなどをして情報共有という行為を社員全員に浸透させる必要があります。

最後に情報の「活用」を実施すれば業務が効率的に進みやすくなり、無駄な作業を省くことが可能になります。具体的には、今までは誰かに確認しなくてはできなかったことも情報が共有されていれば自己完結できるようになりますし、自分自身も一人一人に情報を提供するよりも組織内のメンバー全員に一度に情報を伝えられる方が作業時間を短縮できるでしょう。
業務内容や進捗を複数人で共有できれば他の部署との連携も取りやすくなり、スムーズに業務が進みます。

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情報共有はなぜ重要なのか

情報共有の意味をお伝えいたしましたが、「収集」「整理」「共有」「活用」の要素を自分の業務に当てはめてみても、情報共有自体がなぜ重要なのかがまだピンと来ない方もいると思います。ここからは、より具体的な事例に当てはめてその重要性を説明していきましょう。

情報共有ができていない状態の会社では、一般的に情報の流れは担当者→上司→管理職のように伝えられるのが一般的でした。このような情報伝達には大きな問題があり、複数の人が自分の頭で自主的に整理した後に情報を別の人に伝えるため、途中で主観が混ざってしまう可能性が考えられるのです。

まるで伝言ゲームのように伝えられるべき情報が正確に伝わりにくくなり、誤った決断をしてしまう原因になるでしょう。情報共有が行われていれば、一つの情報が正確にさまざまな立場の人間に時間差もなく提供できるため、このような事態が発生しません。決断が正確になるだけでなく、スピードも早くできるのです。

また、情報共有されている組織では業務の属人化が起きにくくなり、担当者だけが仕事を抱え込むこともなくなります。
お互いの業務を把握し合い一人に担当を絞らないことで、突然の退職や担当者の入院などの事態が発生しても、誰もが業務に対応できる臨機応変な動きが可能になるでしょう。

 


情報共有しない場合のリスク

情報共有ができている状態の組織のメリットをお伝えしましたが、情報共有ができていない場合はどのようなリスクが考えられるのでしょうか?

ここからは情報共有の重要性を知るために、情報共有ができていない組織で発生しやすいリスクについて説明します。リスクを知ることで、より情報共有の重要性を理解できるでしょう。

 


チームワークの低下

情報共有ができていない会社では、お互いのスケジュールはもちろん社員同士がどのような業務をしているのかも分からない場合があります。ミーティングの予定を立てるにも参加予定者全員にスケジュール確認をしなくてはいけませんし、相手の予定が分からなければ仕事の相談に行くタイミングも分かりません。「今日の午後承認をもらおう」思っていた上司が午後から数日間出張だったなどというトラブルも発生するでしょう。

また、何の業務をしているか分からない相手に対しては信頼関係が築きにくく「自分が一番多く業務を抱えていると思う」「あの人の業務は楽そうだ」などの不満を抱きやすくなります。お互いの業務を理解できていれば、別の業務を担当している担当者同士が助け合うこともでき、お互いの業務への改善案も提案し合えるようになります。

相手が何の業務を担当しているかが分かるだけで、社内のコミュニケーションは活性化するのです。
しかし、情報共有がされていない職場では同じ組織にいても相手が何をしているのかが把握できないため、「手伝うにも何をすれば良いか分からないし、とりあえず自分の業務だけをすれば良い」という感情が生まれやすく、もちろんチームワークも育ちません。

チームワークの弱い職場は社員間のトラブルも発生しやすいですし、個人の力が十分に発揮されないことが多いです。

 

問題への対応が遅くなる

情報共有ができていない会社は、問題への対応に時間がかかってしまいます。

そのような会社では、実際に問題が発生し担当者だけでは対応ができないと判断した時に、上司にあたる人が業務そのものの内容を把握していない場合があるためです。それでは何の対応もできないので、業務内容の理解、問題が発生した経緯・原因の把握、問題への対策、この全てを問題の発生後に行わなくてはいけません。

時間のロスが非常に多く、問題への迅速な対応は難しいと言えるでしょう。また、問題への対応以外のスピードにも同じことが言え、情報共有ができている会社では迅速な対応で大きな決断ができます。

決断が早ければ、会社にとって大きなチャンスを逃すこともないでしょう。つまり、情報共有は組織のスピードに直接関係する重要事項なのです。

 

情報が会社の資産にならない

どんなに有益な情報を組織のメンバーが抱えていても、会社で共有されなくては情報自体が存在しないのと同じです。優れた情報は会社にとっての資産になりますが、個人で所有している段階では活用しようがありません。

たとえ自分の業務では有益でないと感じた情報であっても、他の業務には有益な情報である可能性も考え、情報の取り扱いは組織単位で行うようにしましょう。ノウハウも同様に、担当者だけが持っているノウハウは会社の資産ではありません。優れたノウハウを社内で共有できれば、人材流出の損失もカバーできるようになるのです。

情報共有に非協力的な方がいる場合の対処法などはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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情報共有しない上司は何を考えているのか。パターン別の対処法5選

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社内での情報共有のコツ

社内での情報共有のコツ

情報共有は組織にとって非常に重要なことで、多くのメリットを得られる方法であり、情報共有をしなければ多くのリスクを背負うことになることが分かりました。

組織単位での情報共有の扱いは会社でそれぞれのルールが決められているかと思いますが、個人単位ではどのように情報共有をすれば良いでしょうか。会社のルール以外にも個人で心がけるべきことはたくさんあります。

 

情報のありかをわかりやすくする

現在では書類ベースの情報よりもデータベースでの情報管理が多いと思いますので、ここではデータでの情報の取り扱いについて話を進めたいと思います。

まず情報共有を考える大前提として、共有したいと考えている情報は誰もが探しやすいようにしなくてはいけません。共有フォルダに情報を保管して「情報共有完了」と思ってしまう人がいるようですが、自分以外の人間が情報の場所に気づけないのでは、それは情報共有とは言えないのです。会社によってはフォルダの取り扱いに独自のルールがある場合もあるようですが、個人名別・業務別などを使い工夫して上手にフォルダ分けをし、ファイル名やフォルダ名にも気を配るようにします。

特にファイル名は「日報」や「ミーティング書類」のような名前など、本人にしか内容が分からない名前は避けましょう。たとえば「2020年営業部日報」や「2020.8.12ミーティング議事録」など、自分以外のどの社員が見ても内容が分かるようにすると良いです。

議事録など何ヶ月分ものデータをフォルダにまとめる場合は、日付の付け方や半角・全角を揃えます。「2020.8.12ミーティング議事録」「2020.9.15ミーティング議事録」「2020.10.10ミーティング議事録」このようにしておけば、フォルダを開くとファイルがきれいに並びますし、他の社員が議事録を検索しても、何月何日の議事録なのかが一目で分かります。

「ミーティング議事録2020.8.12」「2020年9月15日ミーティング議事録」「10月ミーティング議事録」のような状態では、ファイルが時系列に並びません。

また、書類ベースのデータがあるのなら、書類をPDF化しておく方が書類の保管と検索がしやすくなります。何百枚もあるような書類は紙のままでは検索ができず、希望の書類を探すのに手間もかかってしまいますが、データにしておけば誰もが簡単に書類を見つけられるようになるでしょう。

 

伝わっているかを確認する

優れた情報共有ツールを使用しており情報共有が進んでいる会社でも、「共有したから安心」と思ってしまった結果「知らなかった」「見ていなかった」という反応をされる危険があります。

特に年配の方は口頭での情報の方を重要視してしまう場合もありますし、まだまだ情報共有に不慣れな社員も少なくないのです。期限があり取り急ぎの確認が必要なデータを共有したのであれば、口頭・メール・チャットツールなどを使用して「共有済み」であることを伝えておくのも良いでしょう。

情報共有ツールに使い慣れた側からすれば手間に感じてしまうかもしれませんが、「常にパソコンを確認しているわけではないのだから一言言ってくれないと分からない」と感じてしまう方がいることを理解しておきましょう。共有スケジュールに会議の日程を入れ、それだけで済ませてしまった結果、上司は会議の日程を把握していなかったなどのトラブルが発生しないように注意しなくてはいけません。

 

情報共有ツールを活用する

情報共有は情報共有ツールを使用しなくては実現が困難です。会社の共有サーバーだけでは不十分と感じることが多いでしょう。
社内で用意されている情報共有ツールがあるのなら積極的に使いこなせるようにし、そうでない場合には新たに情報共有ツールを導入するのもおすすめです。

例えば情報共有ツール「flouu(フロー)」は、情報共有に必要な機能がそろい、導入も簡単にできるので、効率的に情報共有を進められるようになるでしょう。

簡単に共有でき同時編集もできるような優れた情報共有ツールを利用すれば、情報共有に手間を感じることもありません。情報共有を習慣づけるためには、「いかに簡単に利用できるか」を考えることが大切なのです。

ただし、会社によっては情報管理の観点から会社で指定された情報共通ツール以外の利用を禁止している場合もありますので、利用前に必ず確認するようにしましょう。

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まとめ

情報共有の意味や重要性について説明いたしました。情報共有は非常に重要なものであり、会社だけでなく個人にも大きなメリットがあるものだとお伝えできたかと思います。

情報共有は慣れれば慣れるほどそのメリットが最大限活かされ、業務が目に見えて効率化していきます。情報共有するということを習慣づけて、十分に活用できるようにしましょう。

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