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情報整理とは?仕事に活かす4つのコツとおすすめアプリを紹介

情報整理とは?仕事に活かす4つのコツ

仕事をしていると、自分が任される業務は年々増えていくと思います。

業務が増えるごとに必要な情報のインプット量や種類が増えて行くものですが、その情報を上手に整理できないままでは、今後の業務に支障をきたしてしまうこともあるでしょう。つまり、情報整理ができるかできないかの違いによって、数年後の自分の働き方が大きく変わると言えるのです。

この記事では、情報整理の意味とコツについて分かりやすく説明していきます。情報整理について理解を深めたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

情報整理とは

そもそも情報とは言葉通りの業務上必要な情報以外にも、知識・経験・ノウハウなどのことも含まれます。そのため、情報は業務上欠かせないものだと言えるでしょう。

そして、この情報を手に入れたときに正しく蓄積・管理ができなければ、情報の活用は困難になってしまいます。自分がどんなに有益な情報を手にしていたとしても、いざというときにその情報が活用できないのでは意味がありません。情報整理ができれば、インプットした情報を効率的に管理し、必要なときに活用するという流れが身につけられます。

また、情報を管理する段階での手間を減らすことで、業務全体を効率化させることができるでしょう。
情報整理は自分の仕事の流れを大きく変える力を持っていると言っても過言ではないのです。

情報整理についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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情報整理のプロセス

情報整理には前後のプロセスを含めると収集・整理・共有・活用の4つの工程が存在します。どの工程も情報整理に欠かせないプロセスであり、非常に重要な役割があるのです。

まず情報整理のスタートとして情報の収集を行い、必要な情報と不要な情報に分別します。この際に情報の活用までの流れを想定できるようになると、今後のプロセスである情報の整理・共有のプロセスがスムーズになりますが、慣れるまでは情報が有益かどうかを見極めることだけでも行いましょう。

その後、収集した情報を整理します。その情報を誰がどのように活用するかを考えた上で情報整理の方法を逆算して考え、使いやすい情報の保存方法を検討すれば、多くの人が情報を手に入れやすい状態を構築できるようになります。

次に情報を共有します。メールや共有フォルダを活用するという手段もありますが、多くの場合は情報整理アプリを活用した方が情報共有にかかる手間を省けるでしょう。情報整理アプリについては、後ほど詳しく説明いたします。

最後は情報整理の目的でもある情報の活用のプロセスです。情報を迅速に活用するためには、高度な検索機能や適切な情報整理が欠かせません。有益な情報を最適なタイミングで活用できれば、業務に役立てる・利益を得ることが叶うでしょう。ここまでが、情報整理の一連のプロセスになります。

情報は活用されることによって役立つものですので、自分が作成した情報をより多くの人に活用してもらえるよう工夫する必要があります。そのため、情報整理に慣れてきたら、情報を手にした段階で情報の活用までの流れを想定できるようになるのが理想です。初めは難しいと感じられるかもしれませんが、最適な情報整理のプロセスが身につけば、その情報の活用までの流れを自然に頭に浮かべられるようになるでしょう。

 


仕事における情報整理の重要性

情報整理がどのようなものであるかをお伝えいたしましたが、情報整理ができるようになると自分の仕事にどのような影響があるのでしょうか?ここからは、情報整理が重要であると言える具体的な理由について説明しましょう。

業務が効率化される

情報整理ができていない状態では、時間の経過とともに情報がただ増え続けてしまい、情報を共有するだけでも「どの情報を・どのように相手に伝えるべきか」が判断しにくくなり手間がかかってしまいます。

そして、情報の量が増えれば増えるほど必要な情報を探すことに時間も必要となり、結果的に何をするにも非効率な状態になってしまうのです。情報が整理できていれば、スムーズに情報の整理・共有ができますし、必要な情報を短時間で検索できるようになるため、業務全体を効率的に進められるようになるでしょう。

 

情報を自分や会社の資産にできる

どんなに自分が有益な情報を収集できたとしても、その情報が活用されなければ意味がありません。整理できていない情報は、検索されにくく使いにくい状態のままになってしまうため、収集しても活用されない恐れがあるのです。

しかし、情報整理をすることで情報は活用されやすい状態になるので、情報自体がただの情報ではなく価値のある資産に変わります。それは自分自身だけでなく会社にとっても同じことで、きちんと整理された情報が多ければ多いほど会社にとっての資産は増えるということです。資産と言える優れた情報を多く持っている企業は、その企業の価値も高くなります。

 

情報整理を仕事に活かす4つのコツ

情報整理とは?仕事に活かす4つのコツ

情報整理の重要性を説明しました。情報整理を仕事に活かすためのコツを知っておけば、情報からより大きな恩恵を得ることが可能でしょう。ここからは、情報整理を仕事に活かすためのコツを4つ紹介します。情報整理を始めようと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

1. 目的を明確にする

「情報を整理する」という行為自体が目的になっては、どのように情報を整えれば良いのか理想的な状態が見えません。情報整理は手段であって目的ではないためです。情報整理を行うためには、事前にその目的を明確にしなくてはいけません。

具体的には、整理した情報を誰と共有するのか・どのように活用するのかを考えていきましょう。誰が・どのように使用したいかが決まると、情報整理の方法も形にしやすくなるでしょう。情報の目的が決まっていれば、収集した情報を活用しやすい状態にするために、情報に優先順位を付けることもできるようになります。チームで情報整理を行う場合にも、この目標の設定は欠かせません。情報整理を行うメンバー全員が目標を認識できるようにしてください。

 

2. 引き算的思考で考える

情報は多ければ良いというわけではありません。情報の量が増えれば増えるほどその整理は困難になりますし、重要な情報が埋もれやすくなります。そのため、情報を取捨選別するときには、足し算的思考ではなく、引き算的思考を持つことが大切です。

何でも足して行くのではなく、「この情報があれば、あの情報はいらないな」などと常に情報を整理・更新させて行くのです。そうすれば不要な情報や似たような情報が溢れてしまうことは起こりません。

しかし中には、「現在は不要だけれども将来的に必要になる可能性のある情報」も存在します。そのような情報は現在必要としているメインの情報と同じ場所に保管するのではなく、別のフォルダを用意するなどの方法で管理するのが良いでしょう。いざその情報が必要だと感じたときに、使える状態にしておくのです。

 

3. カテゴリや書類名などのルールを決める

情報が増えるほど情報は管理しにくくなるとお伝えしましたが、どんなに情報が増えても管理が容易になる方法として、カテゴリや書類名などのルールを決めるという手段があります。カテゴリの仕分け方や、書類名に日付を入れるなどの基本的なことにルールを設けると、情報を検索するときにも無駄な時間がかかりません。

さらに、使用する文字を半角英数字に統一したり、日付の記入方法をチームで統一できるとより分かりやすいでしょう。個人の情報であれば自分で情報整理のルールを心がけるだけで良いのですが、組織が大きければ情報を作成・共有・閲覧・検索する人の人数も増えます。組織全体で同じような明確なルールを決めておくと、大人数で情報整理を行っても情報が乱れる恐れを避けられるでしょう。

このようなルールは、情報整理開始後に周知しても情報の修繕に手間がかかってしまいますし、浸透されにくくなる恐れがあるので、可能な限り情報整理に取り組む前に決定・周知できるようにして下さい。

 

4. フィードバックをもらう

情報整理は自分がその完成度に満足していても、共有する相手である社内の人たちにとって利用しやすいものでなくては活用されにくくなってしまいます。情報整理を自己満足で終わらせてしまうことは避けなくてはいけないのです。そのためには、どんなに時間をかけて準備したとしても自分だけで情報整理を完結することはできません。

情報整理の状態や改善点について周囲の人から感想をもらい、いただいた意見をもとに積極的に修正を重ねていきましょう。誰もが使いやすいと感じられる方法がどの組織にとっても最適な情報整理の環境であると言えるのです。

仕事に活かせる効率的な情報整理についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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より効率化するためのおすすめアプリ

情報整理はアプリを活用することで非常にスムーズに進められるようになります。情報整理アプリは情報を整理するために特化した優れた機能を搭載しているツールです。しかし情報整理の重要性が多くの人に知られている現在では、膨大な数の情報整理アプリがあるため、その選定は非常に困難なものになってしまいました。

ここでは多くの情報整理アプリの中でも、特に使用しやすい機能が揃っているアプリを紹介します。情報整理アプリの選定を考えているのなら、こちらを参考にすると良いでしょう。

flouu

情報整理ツール flouu(フロー)

flouu(フロー)はドキュメントの作成・閲覧・編集に優れており、作成したドキュメントは複数のメンバーで同時に編集が可能です。
ドキュメントを見ながらのコメント・チャット機能も使いやすく、書類を見ながら打ち合わせをしているような感覚でドキュメントの編集ができるというメリットがあります。

独自の検索機能では全文検索ができるため、完全とは言えないキーワードで検索をしても、求めている情報を検索することが可能です。また、豊富なテンプレートが用意されているため、ドキュメント作成自体にかかる時間も短縮することができるでしょう。非常に手頃な料金で導入できるという点もflouuの特徴です。

【flouu:1ヶ月間の費用(税抜)】
1ユーザーごとの料金設定
スタンダード 500円/1ユーザー1GB
エンタープライズ 要見積
※試用期間:14日間
※導入支援サービスやオプションの設定あり

 

Scrapbox

Scrapbox

インターネット環境があれば全てのデバイスで情報整理が可能なScrapboxは、iOS・Androidそれぞれアプリが用意されており、スマホへの導入がスムーズだというメリットがあります。取り扱い可能なデータはテキストデータに限られるのですが、添付ファイルとして画像ファイルを送付することはできますので、画像をメインとした情報以外の整理に問題はないでしょう。

Scrapboxは300ページも範囲が無料で使用可能であるという大きな特徴がありますので、テキストデータを基本とした情報整理であれば一度無料で使い心地を確認してみるのも良いでしょう。

【Scrapbox:1ヶ月間の費用】
1ユーザーごとの料金設定
個人利用 無料/300ページまで
BUSINESS 1,000円/100ページまで無料(メンバー10人につき追加100ページ)
ENTERPRISE お問い合わせ/30名以上〜
※有料プランの試用期間:14日間

 

Evernote

Evernnote

Evernoteは多くのファイル形式で保存された情報に対応しており、テキスト以外にもボイスメモ・スマホで撮影した写真・名刺やメモまで情報として管理できるようになっています。非常に手軽な感覚で情報を整理できるというメリットがありますので、情報整理をサクサクと行いたいと考えている方向けの情報整理アプリであると言えるでしょう。

無料プランは2デバイスまでとなりますので、チームで利用する場合には有料プランの契約が必要ですが、個人で活用するには無料プラン内で済ませることも可能です。

【Evernote:1ヶ月間の費用】
1ユーザーごとの料金設定
ベーシック 無料/端末2台まで・デスクトップのみ
プレミアム 600円/端末制限なし・月間アップロード容量10GBまで
ビジネス 1,100円/端末制限なし・月間アップロード容量20GBまで
※有料プランの試用期間:14日間

 

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まとめ

情報整理の仕事における意味とそのコツを説明いたしました。情報整理は、自分だけでなくチーム全体の業務効率を上げることができる効果的な方法です。

円滑に情報整理を進めるためにはアプリの導入もおすすめですので、自分の使用用途に最適なアプリを選択し、効率良く情報整理ができるようにしましょう。

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