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電子帳簿保存法2022年改正内容の分かりやすいまとめ!規制緩和・強化ポイントを徹底解説!


膨大な量の書類を紙で保管する作業には、多くのコストと事務的負担が発生します。
国税庁は納税者の帳簿書類保存の負担を軽減するためには電子データの保存を認める必要があるとし、1998年に「電子帳簿保存法」を定めました。

電子帳簿保存法はこれまでにも複数回改正が繰り返されていますが、2022年1月の改正ではより電子データ利用の条件が大幅に緩和されます。
また同時に、電子データの偽装や悪用を防ぐことを目的として規制が強化される部分もあるのです。

この記事では、電子帳簿保存法についての基本的な知識とともに、2022年の改正内容についてわかりやすくまとめました。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは帳簿・決算書・請求書などの国税関係帳簿や書類を一定の条件を満たせば電子化し保存することを認める法律で、その正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。

冒頭でもお伝えしたように、納税者の帳簿書類保存に係る負担の軽減を目的として制定されました。

電子帳簿保存法の区分

電子帳簿保存法では電子データを3つの区分に分け、それぞれ違った規制を設けています。

2022年の電子帳簿保存法改正の区分ごとの変更内容は次の章で説明しますが、まず区分について理解しましょう。

1. 電子帳簿等保存

電子的に作成した帳簿・書類を出力せずにデータのまま保存することです。

例:国税関係帳簿(仕訳帳など)・決算関係書類(貸借対照表など)・取引関係書類(見積書や契約書など)

2. スキャナ保存

紙で受け取った・作成した書類をスキャンなどの方法で読み取り、画像データにして保存することを指しています。

例:取引先から受け取った紙の書類(見積書や契約書など)

3. 電子取引

電子データで受け取った帳簿・書類を出力せずにデータのまま保存することです。

例:電子取引・インターネット取引・電子メール取引などで受け取った書類

電子帳簿保存法2022年の改正内容

電子帳簿保存法の改正は、これまでにも電子署名の義務化の廃止・スキャナ保存要件の緩和などが進められていました。2022年1月の改正はこれまでにない大幅改正であり、多くの規制が緩和されます。

しかし罰則が強化された部分もあるため、定められたルールを十分理解する必要があるでしょう。

ここからは、電子帳簿保存法の2022年1月の改正内容について先ほど紹介した区分ごとに説明します。

電子帳簿等保存:2022年改正内容

電子帳簿等保存では規制緩和だけでなく、優良な電子帳簿の要件を満たした帳簿に対しての軽減措置も整備されました。

A:税務署の事前承認制度の廃止

これまでは国税関係書類帳簿を電子的に作成して保存する場合には、事前に税務署長の承認が必要でしたが、今回の改正により事前承認制度が廃止されました。

そのため電子データ保存の開始前に行うべき手続きがなくなり、導入フローが簡素化できるでしょう。

B:優良な電子帳簿に関わる過少申告加算税の軽減措置の整備

定められた保存要件を満たし、あらかじめ所轄の税務署長に届出を行った帳簿は「優良な電子帳簿」として認められ、申告漏れがあった際に過少申告加算税が5%軽減されます。(ただし、申告漏れを隠蔽・仮装した場合は適用外です)

また、青色申告特別控除(65万円)の適用を受けることも可能です。

定められた保存要件は下記の通りです。

  1. 記録事項の訂正・削除を行なった場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
  2. 通常の業務処理期間を経過した後に入力を行なった場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
  3. 電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること
  4. システム関係書類等(システム概要書・システム仕様書・操作説明書・事務処理マニュアル等)を備え付けること
  5. 保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
  6. 取引年月日、取引金額、取引先のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること
  7. 日付又は金額の範囲指定により検索できること
  8. 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

※税務職員による質問検査権に基づく電子的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は7と8が不要になります。

引用:「電子帳簿保存法が改正されました」:国税庁

C:最低限の要件を満たす電子帳簿の電磁的記録による保存が可能に

改正前の電子帳簿保存法で電子データを保存するためには、上記で紹介した要件を全て満たさなければいけませんでした。

しかし今回の改正によって上記4・5を満たし、税務職員への提示などに対応ができる場合には、その他の要件が満たされていなくても、電子データ保存が許可されることになったのです。

要件緩和によって、多くの企業・個人事業主がデータ保存を行いやすくなるでしょう。

スキャナ保存:2022年改正内容

スキャナ保存では規制が緩和された項目と規制が強化された項目があります。改正内容をよく理解しておきましょう。

A:税務署の事前承認制度の廃止

税務署の事前承認制度の廃止は、電子帳簿等保存の改正と同じ内容です。スキャナ保存の開始にも特別な手続きは必要ありません。

B:タイムスタンプの要件・検索要件などの緩和

2022年の電子帳簿保存法改正前のスキャナ保存では、国税関係書類をスキャナで読み取る際に受領者の自署と3営業日以内のタイムスタンプ付与が必要でした。

今回の改正によって自署が不要となりタイムスタンプの付与も最長2ヶ月・概ね7営業日以内に期限が変更されます。

さらにデータの訂正や削除の事実及び内容が確認できるクラウドまたは、訂正や削除ができないクラウドを使用している場合は、タイムスタンプも不要になります。

C:適正事務処理要件の廃止

今回の改正から、別人による原本とスキャナデータの照合作業という相互けん制や社内規定の整備・定期的な検査が必要なくなり、事務的な負担を大幅に軽減できます。さらにスキャン後の原本はすぐに廃棄可能です。

D:スキャナ保存された記録に不正があった場合の重課税の過重措置整備

スキャナ保存による不正を防ぐため、スキャナ保存したデータに隠蔽・仮装があった場合は、生じた申告漏れなどに10%の重課税税が課されます。

電子取引:2022年改正内容

電子取引の改正内容はスキャナ保存の改正と重複する部分が多いです。また、スキャナ保存と同じく規制が緩和と強化の両方が定められました。

A:タイムスタンプの要件の緩和

電子取引におけるタイムスタンプの緩和条件は、スキャナ保存と同じ内容です。

B:適正なデータ保存のための措置の見直し

2022年の電子帳簿保存法改正後、申告所得税・法人税に関係する電子データはデータの出力保存ができなくなります。

電子データで送付・受け取った場合は、そのデータを一定の要件を満たした形で保存しなくてはいけません。

電子データ保存時に満たすべき要件は下記となります。

・改ざん防止のための措置をとる(例:タイムスタンプの付与・履歴が残るシステムの導入)

・日付・金額・取引先でデータ検索ができるようにする(2期前の売上高が1,000万円以下で税務職員への提示などに対応ができる場合には不要)

・ディスプレイ・プリンタなどを備え付ける

C:電子取引における電子的記録に不正があった場合の重課税の過重措置整備

スキャナ保存と同様に電子取引での不正を防ぐため、電子取引で保存したデータに隠蔽・仮装があった場合は、生じた申告漏れなどに10%の重課税税が課されます。

まとめ

電子帳簿保存法の2022年の大幅改正により、今まで紙で管理されていた書類のデジタル化が社会的にスピードアップすると考えられます。事前に最適なツールを見つけ、導入準備をするべきでしょう。

電子帳簿の管理に長けたツールを使用すれば、最低限の労力で必要なデータを保存・管理可能になり、国税庁が定めている要件を守りながら業務の効率化が実現します。

使用するツールが要件に適しているかを確認するためには、国税庁で用意している「認証制度及び相談窓口」に問い合わせをしてみると良いでしょう。

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