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情報整理術で仕事が上手くいく!効率的な情報整理の手法5ステップ

効率的な情報整理の手法

仕事をしていると、年々多くの知識・情報をインプットすることが多くなると思います。

現代における多くの情報を自分のものとするためには、情報を整理して効率的に使いこなさなくてはいけません。仕事ができる人ほど、多くの情報を操るための優れた情報整理術を持っています。

この記事では、良い情報整理術が分からず情報を使いこなせていない方のために、情報整理の重要性やポイントと方法を分かりやすく解説しました。すぐに実践できる方法を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 

情報整理術とは

情報整理術とは、自分が業務上で得た情報を整理する方法のことです。ここで言う情報の中にはノウハウ・知識・経験などが含まれるため、仕事を続ける中で手に入れたもの全てを情報と考えて良いでしょう。

仕事を続けていると、このような情報を多く手に入れていくと思います。ただし情報をそのままにしてしまうと、必要なときに必要な情報が使えないなど、思うように自分が持っている情報を活用できない恐れがあります。しかし優れた情報整理術を持っていれば、自分が手に入れた情報を効率的に活用・応用できるようになるのです。

さらに、収集した情報を整理した上で共有できるようになると、自分以外の社員もその情報を手に入れることが可能になります。たとえば、自分が経験したことを別の社員が似た事例で活用し、会社に利益が生まれることもあるでしょう。
そのような有益な情報は、会社にとっての資産と呼ばれます。優れた情報が多ければ多いほど、その会社は多くの資産を持っており、企業価値の高い企業であると言えるのです。

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情報整理術を身につけるメリット

情報整理術は自分自身だけでなく、その情報を共有することで組織全体の価値を高める効果があるものだとお伝えいたしました。ここからはより具体的に、情報整理術を身につけることのメリットについて説明しましょう。

インプットを論理的に捉えられる

昔から多くの職業に「ベテランの勘」「職人の勘」という言葉が存在しているように、豊富な経験を経て自分でインプットした情報は、具現化しにくい抽象的な状態で身についてしまうことがあります。

自分自身はその状態で通常の業務に問題がないとしても、他の人にその情報を明確に伝えることは難しいでしょう。そのような情報が多くなってしまうと、業務が属人化されやすい環境ができてしまい、担当者以外は業務を進められないようなことが起こってしまうのです。

さらに業務が属人化された状態では、引継ぎも困難になってしまいます。情報整理術を活用すればインプットした情報を論理的に整理・共有するという習慣がつくので、情報自体を論理的に捉えるスキルが高まり、属人化などの問題も起こりにくくなるでしょう。

情報を論理的に扱えるようになれば、口頭やマニュアルを用いて人に説明するときに困ることもありませんし、客観的に情報を判断できるようになるため、情報の改変・応用もしやすくなります。さらに収集した情報をまとめ、整理できるようになるため、情報全体の見通しも立てられるでしょう。

 

必要な情報だけを取捨選択できる

インターネットの普及が進んだ現代は、常に非常に多くの情報が溢れている状態であると言えます。プライベートでも何らかの情報ほしいと思ったときに、インターネットで検索をしてみると、選び切れないほどの情報が見つかるでしょう。

仕事で使用する情報も、山のような情報の中から自分で最適な情報・正確な情報・信用できる情報を見つけていかなくてはいけません。情報を探す段階でこのように情報の取捨選択をすると思いますが、業務を進めていくと、より必要な情報が具体的になってきます。

そこでまた不要になった情報を削り、追加で必要になった情報を加えるなどの作業を繰り返すことで、徐々に情報が精査されていくのです。情報整理をすることで「ただ集めた」情報に溢れてしまうよりも、「必要な情報のみが残った」とても効率的な状態が保てるようになるでしょう。

 

社内の資産にもなる

先ほどもお伝えしたように、情報は会社の資産です。もちろん、情報を自分が持っているだけでは会社の資産にはなりませんが、情報を整理して共有することで誰もがその情報を知り、活用できるようになるのです。つまり入社したばかりの社員でも、経験豊富な社員のノウハウを知り、身に付けられる可能性があるということです。

しかし、整理されていない情報は活用されることが困難になってしまうため、資産としての価値が生まれません。したがって情報整理は、会社の価値を左右するほどの大きな効果が期待できるものと言えるでしょう。

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効率的な情報整理の手法5ステップ

効率的な情報整理の手法

情報整理は大きく分けて「収集・整理・共有・活用」の4つの作業に分別できます。その作業では、まず「収集」で必要な情報を集めて取捨選択した上で「整理」します。整理した情報を組織で「共有」し、その情報を組織内で「活用」するまでが情報整理の一連の流れです。

この流れをより具体的に理解するためには、情報整理の5つのステップを知る必要があります。ここからは、効果的に情報整理を進めるための5つのステップを一つずつ解説していきます。

 

1. 情報収集の範囲を特定する

情報整理の最初の段階である「収集」では情報収集を行いますが、この段階で多すぎる情報を収集しないために、収集する情報の範囲を特定することが大切です。

なぜなら、範囲が特定されないまま情報の収集を行うと、情報過多な状態になる可能性が高くなるからです。情報は多ければ良いというものではないため、情報の量だけが増えてしまうと、より情報整理が難しくなってしまうでしょう。

また情報は、収集の段階ではバラバラな状態なので、整理もしにくく感じられると思います。スムーズに情報を整理するには、情報に優先順位をつけて重要な情報から整理していき、優先順位の低い情報は省くまたは後回しにすると良いでしょう。

 

2. 目的を決める

情報の整理は、目的が決まっていなくては方向性が決められません。情報共有が重要視されている今では、ほとんどの場合は誰かと共有を前提とした情報整理を行うと思いますので、共有相手を明確にした上で情報整理を進めると良いでしょう。

部署内で共有するために情報整理を行うのか、組織全体で共有するための情報整理を行うのか、このように情報を共有する相手が変わるだけでも、情報整理の仕方が変わるはずです。さらに、整理した情報の活用方法も想定すると、より使いやすい情報に仕上げることができます。

目的のないまま用意された情報と、目的があって用意された情報では、他人が見たときの理解のしやすさは大きく変わってくるでしょう。誰と共有するのか・何のために活用するのか、ということをよく考えた上で情報整理を進めれば、目的を見失うことなく情報整理が進められます。

 

3. 整理後のイメージを紙に書き出す

情報整理の目的を決めることと共通する部分でもありますが、情報を整理した後の大枠を紙などに書き出して決めておくと良いです。

情報整理はあくまで過程であって、目的ではありません。整理された情報をどのように活用するのかを考えた後に、そこから逆算して情報整理の方法を決めていく必要があるのです。一連の流れを紙に書き出せば、より明確に全体像が見えやすくなるでしょう。

情報の活用のイメージが分かりやすくなることで、どのようなカテゴリ分け・ファルダ分けをすれば、情報を活用しやすいかなどが見えてくると思います。全体像が見えていないまま情報整理を始めても、多くの場合は情報整理の過程でうまく行かず、初めから整理し直すなどの非効率なことが起こりやすくなってしまいます。

 

4. 必要な情報のみを残す

情報は多ければ良いというものではありません。過去に多くの情報に助けられた経験がある方・情報の取捨選択に苦手意識を持っている方は、特に情報を多く集めて全て残そうと考えてしまう傾向がありますが、多すぎる情報は整理が上手くいかず業務の効率を下げてしまうでしょう。

情報は足し算のような思考ではなく、必要なものだけを残し・不要なものを削っていくという考えでなくてはいけません。それでも現段階では不要だけれど、長い目で見ると「いつか必要になるかもしれない」という情報があるのなら、メインの情報と一緒に扱うのではなく、サブの情報として別のフォルダで管理する方法を取ると良いでしょう。不要な情報にあふれた状態では、スムーズに情報整理を進めることはできません。

 

5. 書類名などのルールを統一する

情報整理の方法として、書類名・ファイル名などの名前のルールを統一するというものがあります。普段業務を進めていると、膨大な数のデータを作成することになるでしょう。もしいくつもの似たような情報データが存在し、常に更新されているのであれば、そのデータに日付を入れることで最新情報がどれか一目瞭然になります。

たとえばファイル名が「2020年10月1日月例会議議事録」「2020.11.1月例会議議事録」「月例会議議事録10月分」「月例会議の議事録 2019年10月」などのような状態では、ファイルも綺麗に並ばないですし、名前だけで最新の情報がどれなのかが分かりにくくなります。

これが「2020.10.1月例会議議事録」「2020.11.2月例会議議事録」のようなルールでファイル名が付けられていれば、PC画面できれいにファイルが並び、どれが最新の月例会議議事録なのかも分かります。何度も修正があったデータが、どれが最終版なのかが分からなくなってしまうようなトラブルも、日付を入力することで防げるようになるでしょう。

そのためには「半角英数字日付・名称」などのルールを設け、そのルール通りにファイル名をつける必要があります。この情報整理術は、自分だけでなく他の社員とも共有できると、より組織全体の情報が整います。

 

情報整理術をさらにアップデートする方法

情報整理術は毎日行う必要があり情報も固定されているわけではないため、すぐに最良のスタイルは見つけられません。情報整理術をより優れたものにアップデートしていくためには、どのような方法があるのでしょうか?

ここでは情報整理術のアップデート方法を分かりやすくまとめました。

 

フィードバックをもらう

情報整理は、基本的に多くの方に情報を共有して活用してもらうために行われます。そのため、自分だけが「活用しやすく最良な状態だ」と感じていても、情報整理が成功しているとは言えません。

他の人に情報整理の状態について感想をもらうためには、整理された情報が利用しやすいものであるかどうかを直接相手に確認してみるのが良いでしょう。そのフィードバックを参考にして改善すべき点を直していけば、より良い情報整理が行えるようになります。

 

ツールを活用する

情報整理は業務内容や情報の量によっては非常に手間がかかり、困難な作業になります。しかし情報整理のために開発された専用ツールを用いれば、その作業も効率的に進められるようになるでしょう。

代表的な情報共有ツールであるflouu(フロー)では、豊富なテンプレートを使用して短時間でドキュメントの作成ができ、簡単にドキュメントの共有ができます。共有されたドキュメントは複数の社員で同時閲覧・編集が可能で、コメント機能やドキュメントを見ながらのWeb会議もできるため、リモートワークを行っている場合でも円滑なコミュニケションが可能です。

さらに情報を整理する機能にも優れており、独自開発の検索機能を使えば、抽象的なキーワードでも明確な情報を検索することができます。情報整理はここまでに説明したように、業務上とても大切なことではありますが、毎日情報整理のために多くの時間を割くことはできません。そのため、情報整理ツールを活用してその時間と手間を減らせるようになれば、情報整理がよりスムーズに行えるようになるのです。

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まとめ

情報整理をすることで得られるメリットと、優れた情報整理術のポイントを紹介いたしました。

情報は自分の業務を助けてくれるものであり、会社の資産にもなりますが、整理されていない状態では活用が非常に難しくなってしまいます。

優れた情報整理術を身につけて、会社や自分自身にとって最適な形で情報を扱えるようになりましょう。

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