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情報整理力を鍛えるたった3つの方法!仕事で必要な思考と能力

情報整理力を鍛える3つの方法

仕事を進めるために必要なノウハウ・知識・経験などのことを情報と言い、このような情報をどのようにまとめて整理するかによって、仕事ができる人間とできない人間の違いが出てきます。

また、情報を整理することの大切さに気づき、早くから情報整理力を鍛えることで情報を的確に処理できるようになります。しかし、多くの経験がなくても情報整理のポイントを知れば、効率的に情報整理力を身につけることができるのです。

この記事では、情報整理力を身につけるためのポイントをお伝えいたしますので、情報整理力を鍛えたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてみてください。

 

情報整理力とは

情報整理力とは、仕事をしている中でインプットした情報をまとめて整理し、その後自分自身はもちろん他の社員にも活用しやすい形にしておく能力のことです。

手に入れた情報をそのままの状態にしていると、他の社員に伝えることができないだけでなく、自分自身も情報の内容をよく理解しきれないことがあります。情報が整理されて活用しやすい状態になっていれば、情報に対する自分の理解も深まり他の社員へのアウトプットもしやすくなるでしょう。

より分かりやすく説明すると、情報を自分で理解して自分の能力とすることがインプット、自分の取り込んだ情報を他の人に伝える・共有することがアウトプットということになります。そして、ビジネスマンの情報整理にはアウトプットが欠かせません。さらに業務上の情報をアウトプットをするためには、他の社員に分かりやすく情報を伝える工夫をする必要があるので、自分自身の情報への理解も深めることができます。

しかし、多くの方は情報のインプットまでは得意でもアウトプットが苦手なようです。他の社員からの評価が気になり発信を恐れる・アウトプットすることで出る別の意見を受け入れられないなどが、情報のアウトプットを苦手と感じてしまう理由と言われています。残念ながら、そのような状態では情報整理もスムーズにできないだけでなく、情報整理力を鍛えることも不可能です。情報整理力はインプットとアウトプットの繰り返しをすることで、磨かれていくものであると覚えておきましょう。

 

情報整理力を鍛えるメリット

情報整理力を鍛えると、多くのメリットを得ることができます。だからこそ、仕事のできる人ほど優れた情報整理力を持っているのです。

それでは、情報整理力を鍛えると具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか?ここからは、情報整理力を鍛えるメリットについて説明しましょう。

 

仕事のスピードが上がる

情報整理力が鍛えられていないままでは、非効率な状態で業務を進めていると言えます。どのような情報を収集するか・その情報をどう捌くかが分からないままになっているため、まず不要な情報と必要な情報の区別もつけられません。そのため、不要な情報の収集に時間と労力をかけてしまう・不要な情報を増やして情報整理を困難な状態にしてしまう可能性があるのです。

このような状態が続けば、たとえ非常に有益な情報を持っていたとしても、多すぎる不要な情報の中に埋もれてしまう恐れもあるでしょう。しかし、情報整理ができるようになれば、情報を収集する段階で情報の優劣が簡単に見分けられるようになります。

情報が必要なものに絞られるだけでも作業にかかる時間は大きく短縮できるようになりますし、情報整理力がより高くなると、情報の整理も素早く正確に行えるようになるため、さらに仕事のスピードを上げることが可能でしょう。

 

社内で必要とされる人材になる

インターネットが普及している現在では、容易に多くの情報が手に入れられるので、どのような環境でも情報は溢れているような状態になってしまっています。プライベートの環境で考えても、必要な情報のほとんどはすぐに手に入り、情報が多すぎて困るようなこともあるでしょう。それは仕事でも同じことで、多くの企業が情報過多な環境で情報の取り扱い方法を模索しています。そのため、今は昔よりもずっと情報整理力のある社員が多くの企業で求められていると言えるでしょう。

しかし実際には無駄な情報を省き、有益な情報を生み出す社員が急激に増えているとは言えません。そのため、高い情報整理力を持つ社員は、会社にとって必要不可欠な存在になっているのです。情報整理力の高い社員が用意した情報は長期的に見て非常に有益であり、その有益な情報は多くの社員に必要とされます。

つまり、組織内でアクセスする人が多い情報を作成できれば、自分自身の評価を上げることが可能だということです。また、組織にとって情報整理力は一時的に需要が伸びているものではなく、今後もずっと求められる能力であると言えるでしょう。

 

情報整理力を鍛えるたった3つの方法

情報整理力を鍛える3つの方法

情報整理力を鍛えるメリットを理解しましたが、今から情報整理力を磨こうと考えている方の多くは、少しでも早く優れた力を身につけたいと思っているでしょう。

情報整理力は複数回繰り返す経験により学ぶものだと考えられることが多いようですが、ポイントを知れば速いスピードでその能力を成長させることも可能です。

ここでは、情報整理力を鍛えるための方法を3つ紹介しましょう。すぐにでも情報整理力を高めたいと考えているのなら、まずはこちらで紹介する方法を試してみてください。

 

1. 情報を全体像で捉える

情報整理は、前後のプロセスも含めると「収集」「整理」「共有」「活用」の4つのプロセスに分けられます。

まず情報整理の始めと言える「収集」では、情報を集め、必要な情報・不要な情報に分別します。この際に「いつか必要になるかもしれない情報」があるのならば、メインの情報と一緒に扱わずに別の区分で仕分けておけば、情報が溢れてしまって重要な情報が分からなくなるような事態を防げるでしょう。

次に収集した情報を「整理」しますが、情報の整理では情報をどのような目的で活用するかを考えた上でカテゴリ分けや階層決定などを行う必要があります。ただ分別するという方法では、誰もが情報を検索しやすい状態が構築できません。検索されにくい情報はどんなに優れたものであっても人目に付く機会が増えず、多くの場合は情報が活用されにくくなってしまうのです。

情報を収集・整理した後に、組織・部署・チームにて情報を「共有」します。共有されるまでに十分な精査が行われた情報は、スムーズに他の社員に受け入れられますが、必要であれば他の社員からの客観的な意見を取り入れて、修正や改善を行うこともあります。つまり、情報は共有されることによって、より優れたものに成長していくということです。

情報整理の最後のステップは情報の「活用」です。自分が収集・整理・共有した情報が別の業務の役に立つ・情報を応用して新しい情報が生み出される・業務の知識が不足していた社員の理解を深めるなどが、情報が活用された状態であると言えるでしょう。

情報整理の過程はどれも重要な役割を持っているため、その過程を一つでも省いてしまうと後々問題が発生してしまう可能性が出てきます。この4つの流れを知ることで、情報整理はより進めやすくなりますが、情報整理を行う前には必ず情報整理の目的を理解し、情報がどのように活用されるのかを想定しておかなくてはいけません。

目的が定まらず、活用方法も見えていない情報は収集段階から上手くいきません。たとえば無駄な情報を収集してしまい、余計な労力や時間を費やしてしまう・不要な情報が溢れて情報が整理しにくくなるなどの問題が起き、最終的に共有された後も相手に伝わりにくいものになってしまう可能性が高くなります。

 

2. 論理的思考を習慣化する

情報整理は論理的思考がなくてはスムーズに進められないため、必然的に論理的思考が習慣となります。つまり、より早く情報整理力を身につけたいと考えているのなら、論理的思考の習慣化は欠かせないということです。

論理的思考とは自分の思考を整理すると同時に筋道を立て表現することですが、情報を手にしたときに論理的思考で情報を捉えられれば、情報の取捨選択が的確に行えるようになり、自分に必要な情報を素早く見抜いていくことが可能になります。さらに、その情報をどのようにまとめて整理すれば誰にどう活用されやすいかまでが見通せるようになるのです。この論理的思考ができるかどうかで、情報整理にかかる時間と効果が変わると言えるでしょう。

また論理的思考力が高まれば、情報を分かりやすくまとめた上で相手に伝える能力であるアウトプット能力も一緒に向上するため、どのような相手にもより明確に情報を提供・説明できるようになります。情報整理をするときに論理的思考を習慣化することにより、情報整理力が効率的に鍛えられていくということです。

具体的には、ある情報を手に入れたときに、その情報がどのような位置づけなのかを考えることがポイントです。可能であればそれと同時に「情報を見る相手は誰か」「その相手がどのように情報を使うか」を考えた上で、情報のカテゴリ分けの方法まで見えるようになるのが理想的な状態だと言えるでしょう。始めは非常に難しいと感じてしまうかと思いますが、毎日この思考・行動を繰り返すことで、いち早く論理的思考を習慣化させられるようになります。

 

3. 相手視点で考える

情報整理は自分のためだけでなく、自分の整理した情報を見る他の社員のために行うことでもあります。そして整理された情報は会社の資産となって多くの社員に活用され、企業価値を高める役割を果たすのです。自分が手にしている情報をそのような有益なものにするためには、ただ見通しを立てずに情報をまとめているだけではいけません。

「情報を見る相手は誰か」「情報を見た社員は何を知りたいと思っているのか」「情報を理解した社員は何のために活用するのか」を考えた上で、その情報を活用する相手にとって情報が理解しやすく使いやすいものであると感じられるような工夫をしなくてはいけません。

まずは、使う相手のことを考えて情報自体を作る必要があります。そして完成した情報は、その情報を必要だと感じた社員が見つけやすい場所に保管し、検索をかければ簡単に検索されるような配慮も欠かせません。「見つかりやすさ・分かりやすさ・使いやすさ」を備えるためには、何よりも相手の視点で考えて情報整理を行うことがポイントです。

客観的な視点で情報整理ができるようになれば、その情報は万人に必要とされて活用されるものになり、自分自身も高い情報整理力を身につけることができるでしょう。

情報整理についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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うまくいかない時の対処法

情報整理力を鍛えながら情報整理を進めても、すぐに高いレベルの情報整理ができるようになるわけではありません。情報整理もその他の業務と同じように、なかなか上手く進まないと感じたときには、方法を見直す・改善する必要があるでしょう。

情報整理の見直しをするときに大切なものは、他の社員の意見を集めるということです。先ほども説明いたしましたが、情報整理は自己完結するものではないため、自分では最良な状態であると感じた情報も、他の社員から見るとそうではない場合もあるのです。どんなに自分で満足している情報も、他の社員が理解しにくいのでは情報の意味がありません。そのような場合には、素直に他の社員から意見をもらって情報の修正や改善を行う・保管方法や保管場所を見直すなどの対策を取りましょう。

さまざまな意見を取り入れた情報はより実践的なものになり、多くの社員に参照・活用してもらえるようになります。この作業を繰り返して学ぶことで、自分自身の情報整理力をどんどん高められるでしょう。

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情報整理を効率化するツール

情報整理は、情報整理に特化した機能を搭載したツールを活用することで効率化が図れます。

例えば flouu(フロー)は豊富なテンプレートを使用して短時間で情報の整理が可能です。その他にも独自開発の検索機能を使えば、抽象的なキーワードでも明確な情報を検索することができます。共有も簡単にでき、共有されたドキュメントは複数メンバーで同時閲覧・編集が可能で、コメント機能やドキュメントを見ながらのWeb会議もできるため、リモートワークを行っている場合でも円滑なコミュニケションがとれます。

情報整理は業務上とても大切なことではありますが、毎日情報整理のために多くの時間を割くことはできません。そのため、情報整理ツールを活用してその時間と手間を減らせるようになれば、情報整理がよりスムーズに行えるようになるのです。

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まとめ

情報整理は仕事をスムーズに進めるために必要不可欠なものであり、その能力を情報整理力と言います。情報整理力を身につけると、業務の効率化などの多くのメリットを手にすることができるのです。そして、情報を手にしたときに情報の活用方法まで見定めることが可能になり、自分の共有した情報が多くの社員に活用されやすくなります。

情報が参照され活用される数が多ければ多いほど、自分の情報の有益さと同時に自分自身の能力も認められるのです。この記事で紹介した情報整理力を鍛えるためのポイントは、すぐに実践できるものばかりですので、まずはこのポイントを習慣化できるようにしていきましょう。

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