文書・文章作成

文書管理に必要なルールとは?文書管理ルール作りのポイントと注意点!


文書管理が難しいと言われる理由に、企業には膨大な量・種類の文書があり、文書によって適切な管理方法や保存期間が変わるという点があります。

そのため、文書の扱いが社員一人ひとりによって違ってしまうと、文書を適切に管理することが困難になるのです。

しかし実際には、文書管理にルールが設定されておらず、個人または部署ごとの独自ルールのみで文書管理が行われている企業は少なくありません。まずは文書管理ルールを設定し、企業全体で「文書管理をどう進めるべきか・文書管理に対する考え方・具体的な文書管理の方法」を統一するべきでしょう。

この記事では文書管理のルール作りの方法や注意点を説明します。文書管理のルールを設定したいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

文書管理にルールが設定されないことで起こり得る問題

文書管理にルールが設定されていない企業では文書管理の方法が統一されません。ここでは、ルールのない文書管理が具体的にどのような問題につながるのかをまとめました。

 

文書を知的財産として活用できなくなる

文書が正しく管理できなければ、有益な情報が埋もれてしまう可能性があります。企業にとっての知的財産となるべき文書が含められた文書が、活用できなくなってしまうのです。

有益な情報が個人に留まると、その社員が会社から離れると同時に情報も失われることになります。

 

文書の保存方法・分類方法が統一できない

社員が個人の判断で文書を好きなように保存すれば文書の分類も人それぞれ変わり、どこに何の文書があるかが分からない状態になってしまうでしょう。

整理できていない文書は検索が難しくなるため、使いたい文書を探すために毎日多くの時間が無駄に消費されます。

文書管理ルールが設定されていても、分類の保存方法のルールが不足している・検索機能が弱いと、同じような状況になるでしょう。

 

重要機密文書や個人情報の紛失・漏洩が起こり得る

文書管理ルールがなく文書が乱雑に扱われている状態では、機密情報や個人情報の紛失・漏洩が起こりやすくなります。

権限の設定が行われず、共有されるべきではない文書が共有されてしまったり社外秘の文章が社外に流出してしまったりする恐れもあるでしょう。

この問題は、企業にとって非常に大きな損失につながります。

 

多様な働き方に対応できない

文書管理ルールがなければ社外での文書の扱いが難しくなり、テレワークなどの多様な働き方に対応できません。

文書の確認や保存のためだけに出社するなど非効率な状態になり得るでしょう。文書管理は社員の働き方にも影響を与えるということです。

 

文書管理のルールを設定する前に行うべきこと

文書管理を正しく実施するたためには、文書管理ルールの設定が必要であるとお伝えしました。まずは文書管理ルールを設定する前に行うべきことを紹介しましょう。

 

文書管理のルールの設定・運用には時間とコストがかかることを知る

文書管理ルールの設定を簡単に無料で行いたいと考える企業が多いようですが、文書管理は最優先して企業全体で取り組むべき事柄であり一定の時間とコストが必要です。しかし、それだけの価値がある取り組みだと言えるでしょう。

現段階で文書管理がうまく進められていると感じている企業でも、現場単位で見れば文書管理に多大な労力とコストが使われている場合があります。

文書管理は毎日複数回行われる行為なので、文書管理ルールを設定し文書管理が効率良く進められるようになれば、業務全体の生産性の向上が期待できるのです。

文書管理のルールの設定・運用に対して必要な時間とコストは、費用対効果を考えた上で検討するべきでしょう。

 

文書管理の重要性を社員に理解させる

文書管理自体の重要性が社員に周知されていなければ、文書管理ルールも形骸化してしまいます。

文書管理は企業にとって欠かせない事柄であり、その取り組みが正しく行われれば社員は多くのメリットが得られることを教育しましょう。

全社員を対象として講習会や研修会を開催すると良いです。文書管理の重要性を理解した社員は文書管理ルールに則った行動が取れるようになります。

文書管理についての基本的な知識は、こちらの記事も参考にしてください。

文書管理の基本とは?社内の文書管理を成功させるために知っておくべきこと

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文書管理のルールを決める5ステップ

ここからは、具体的に文書管理ルールを作成する方法を5ステップで紹介します。

どのステップも欠かせない工程になるため、しっかりと理解した上でステップ通りにルールづくりに取り組んでください。

 

①紙・電子データどちらで文書を扱うかを決める

最初に、文書を紙で保存するのか・電子データとして保存するのかを決めていきます。

これまで紙で保存していた文書も、社会的なペーパーレス化の流れを考え、このタイミングで電子データ化すると良いでしょう。なぜなら、電子帳簿保存法が制定されたことで、今後紙での保管が認められない文書もあるためです。

電子帳簿保存法については、こちらの記事を参考してください。

【2022年電子帳簿保存法改正後】電子帳簿保存法に沿った文書管理のポイント!

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②文書の種類を特定する

企業には非常に多くの種類の書類・契約書やマニュアルなどが存在し、それぞれの文書ごとに適した保存期間・管理方法が変わります。

部署ごとにどのような種類の文書が発生するのかを把握し、文書の種類を特定していきましょう。文書の種類が明確になれば、設定するべきルールも分かってきます。

法定保存期間については、こちらの記事で詳しく説明しています。

文書管理の基本とは?社内の文書管理を成功させるために知っておくべきこと

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③文書の分類方法を決定する

文書を種類ごとに分けた後は、どのように分類して管理していくのかを決めていきます。

文書管理の分類方法は、文書管理を担当する部署が分類ルールを決定する「ワリツケ方式」と部署ごとに現場で分類ルールを決定する「ツミアゲ方式」や、両方の方式を組み合わせた「ハイブリット方式」があります。自社に最適な文書の分類方法を決めておきましょう。

文書の分類方法については、こちらの記事で詳しく説明しています。

文書管理の分類方法まとめ!分類方法ごとのメリット・デメリットと文書分類のポイントとは?

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④文書ごとの権限を決定する

文書の利用用途や内容に合わせて、文書ごとに権限を決めていきます。権限を設定することにより、重要な文書がいつの間にか改変されてしまったり機密文書が流出してしまったりするような事態を防げるでしょう。

どの文書はどの範囲まで、何の操作まで許可するのかを明確に決めておいてください。文書の種類が多いほど、時間のかかる作業になります。

 

⑤文書管理を担当する部署を決めておく

文書管理ルールは設定して完了というわけではありません。そのため、文書管理ルール通りに文書管理が行われているかを確認しながら運用する部署を設定します。

場合によっては状況に応じて文書管理ルールの改訂を行う必要もあるでしょう。

問題にいち早く気がつき、迅速な対応をすることで、文書管理が常に正しく行われる状態が維持できます。

 

文書管理のルールを作る際の注意点

文書管理ルールが実務的ではないものになってしまうと、文書管理自体がうまく進められなくなります。ここでは文書管理のルール作成時に注意するべき点をまとめました。

 

文書のライフサイクルを意識すること

文書は作成され保存期間が終了して破棄されるまでのライフサイクルが存在します。中には永久保存の文書もありますが、ほとんどの文書は一定の期間で破棄されるべきなのです。

電子データ化させた文書であっても、ただ文書が増えている状況は避けなくてはいけません。文書のライフサイクルを意識したルール作りをしてください。

 

分かりやすくシンプルであること

文書をより正確に管理したいと思うばかりに、あまりに細かいルール・多過ぎるルールを設定してはいけません。

可能な限りシンプルで覚えやすいルールを最小限設定し、文書管理のたびにルールを確認し直すような状態は避けるべきでしょう。

 

紙と電子データの文書のパターンを作ること

紙の文書と電子データの文書では、文書管理の方法が変わるため、そのルールも違ってきます。無理に同じルールで運用しようとせず、保存方法ごとのルールを設定すると良いでしょう。

やはり文書管理は電子データの方がスムーズに進められることから、紙ではなく電子データとして文書を扱う取り組みも行うべきです。

 

文書管理のルールの設定時のポイント

最小限の文書管理ルールでも文書管理を円滑に進めるためには、文書管理ツールの導入をおすすめします。

文書管理ツールを活用すれば、文書の整理方法が分かりやすく、誰が行っても理想の形で文書管理が進められるようになっているのです。

 

文書管理ツールでできること

文書管理ツールに搭載されている代表的な機能は次のようなものです。どの機能も文書管理をスムーズに進めるために役立つでしょう。

・高度な検索機能
・文書の分類機能
・テンプレートによる文書作成機能
・文書への権限設定
・共有済みの文書の同時編集機能
・文書の編集記録の確認機能
・社員同士のコミュニケーション機能

文書管理ツールの機能や導入メリットについては、こちらの記事で説明しています。

フリーで使える文書管理ツール!文書管理ツールのメリットやデメリットのまとめ

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文書管理ルールの例

文書管理ルールは業種や企業によって変わり、他の企業の真似をすれば良いというものではありません。そのため、インターネット検索をしても参考になる文書管理ルールが見つけられないことが多いでしょう。

文書管理ルールの例は下記のようなものになります。

 

ファイル名の付け方・保存先などの指定

社員が好きなようにファイル名を決めてフォルダを作り、保存を繰り返していると、文書を適切に管理することはできません。ファイル名の付け方・保存先などを文書管理ルールで設定しましょう。

文書管理ツールを使えば、タグ付け機能や優れた検索機能が利用できるため、細かなルール設定を行わなくても文書の行方が分からなくなる状態を防げます。

 

文書の機密度に合わせて権限を設定する

紙の機密文書は機密文書を鍵のかかった保管庫に仕舞う・管理職のデスク内に仕舞うなどの手段で保護できますが、電子データに権限設定をしなければ、誰もが簡単に機密文書を手に入れられる状態になってしまいます。

文書の機密度にランクを付け、ランクごとの権限設定を明確に定めておきましょう。

文書管理ツールでは細かな権限設定が可能なので「閲覧のみ」「修正のみ」などの権限を社員一人ひとりに設定できます。

 

おすすめの文書管理ツールflouu

flouuは細かな権限設定や複数の社員による同時編集が可能な文書管理ツールです。強力な全文検索機能を搭載していることから、必要な情報がどこにあるのかをすぐに探し出せ、社員の文書管理にかかっている労力・コストを大幅に減らせるのです。

豊富なテンプレートが用意されているため、文書作成にかかる手間を減らしながら文書の形式を統一できるでしょう。

さらに、文書ごとのコメント機能を活用すれば、文書を見ながらリアルタイムなディスカッションが行われ、社員のコミュニケーションも活性化します。文書管理はもちろんテレワーク導入を目的としたツールとしても非常に優れていると言えるでしょう。

また、世界最高水準の信頼性を持つデータセンター(AWS)を利用しているため、企業の資産である文書の管理を安心して任せられます。

 

flouuの費用とプラン内容

flouuの費用とプランは下記の通りです。14日間の試用期間が設けれていることから、社内で使い心地を確認した上での導入検討ができるでしょう。

基本料金:550円(1ユーザーあたり/30日間)

全ての機能を利用可能で1ユーザーあたり1GBのストレージが付与されます。追加のストレージは組織単位で100GBあたり2,750円/30日間です。

セキュリティオプション:550円(1ユーザーあたり/30日間)

IPアドレスによるアクセス制限機能や操作ログの出力サービスを利用できるようになるオプションプランです。セキュリティを重視する企業におすすめです。

OCRオプション:220円(1ユーザーあたり/30日間)

電子的な文字が埋め込まれていないPDFファイルをOCR機能でテキスト抽出した上で保存します。全文検索が可能になるため、検索性の向上に役立つでしょう。

 

その他の文書管理ツールは、こちらの記事を参考にしてください。

文書管理が効率良く行える文書管理システム4選!代表的な機能とシステムの選び方まとめ!

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まとめ

文書管理にはルールの設定が欠かせません。ルールの存在しない文書管理は、文書の量・文書を扱う社員が増えるほど失敗しやすくなるでしょう。

しかし、文書管理は毎日複数回行われるものなので、細かなルールの設定は現実的ではありません。実務的な文書管理ルールで文書管理を適切に進めるためには、文書管理ツールを導入がおすすめです。

自社に最適な文書管理ツールを活用すれば、最低限かつシンプルな文書管理ルールを設定するだけで文書管理が正しく行われるようになるでしょう。

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