文書・文章作成

報告書のテンプレート無料版をご紹介!書き方の注意点も併せて解説

報告書の無料テンプレートと書き方の注意点

報告書を書くように指示されると、初めは何をどう書けば良いのかが分からず困ってしまうこともあるでしょう。また一度だけでなく何度も繰り返し書くこともあるので、テンプレートを活用するのがお勧めです。

この記事では使いやすい報告書のテンプレートを紹介し、その書き方と注意点を説明します。これから報告書を作成するのであれば、ぜひ参考にしてください。

 

報告書のテンプレートとは

報告書は社内だけでなく社外でも使用されるもので、業務の結果などを報告するために作られます。

そして、テンプレートとは書類を書く際の必須事項をあらかじめ記載している雛形・フォーマットのことです。報告書に限らず、繰り返し作成されるような書類はテンプレートを活用した方が業務を効率よく進められるのです。

さまざまな書類のテンプレートは会社や部署で用意されている場合もありますが、用意がないときには自分で作成して今後の業務に役立てましょう。

報告書の基本的な書き方やポイントについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

報告書の書き方4つのポイント
報告書の書き方4つのポイント!研修などで使える例文も紹介

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業務効率が上がる

報告書を作成するときにテンプレートを利用すれば、毎回同じ文章を入力しなくて良くなり、シンプルに報告書作成のためにかかる時間を節約して効率良く業務が進められるようになります。

また、報告書を提出する前には誤字脱字などの見直しを行いますが、テンプレートがあれば、その見直し作業も時間を短くできるでしょう。

作成と見直しの作業時間を減らせれば数十分もの時間の節約が叶い、報告書を頻繁に作成するタイミングが多い方ほど、テンプレートの導入によるメリットを得られるということです。

 

毎回構成を揃えられる

テンプレートを使用した報告書は、毎回その構成を揃えることが可能です。

報告書の基本的な構成は3つに分かれており「標題」「内容要旨」「詳細内容」を上から順番に記載します。報告書の下に向かうにあたり細かな内容がわかるような構造が望ましいのですが、テンプレートを活用すればその構成が初めから整えられるということです。

毎回構成を意識しなくても、テンプレート通りに報告書を作成すれば良いため、自然に報告書の基本構成が身につけられるでしょう。

また報告書を読む側も、基本の構成に従った報告書は読み慣れているため、理解しやすいのです。

 

基本の構成

報告書の構成は先ほど紹介したように「標題」「内容要旨」「詳細内容」を上から順番に記載する必要がありますが、基本の構成以外にも必ず記載が必要な項目があります。

ここからは報告書の基本の構成に記載するべき事項と、報告書に作成しなくてはいけない項目について説明しましょう。

基本の構成・必須項目を理解しておけば、どのような内容の報告書でも自分でテンプレートを作成できるようになります。

【宛名】
報告書を提出する宛名を記載します。相手がお客様の場合は会社の名称や部署名・役職名も正式なもので記載してください。

【報告書提出日】
報告書を提出した日付になります。

【差出人】
自分の部署や氏名を記載します。

【標題】
報告書の題名です。「報告書」だけでなく「出張報告書」など報告書の内容が分かりやすいものにしてください。

【項目】
ここは報告書の内容によって内容が変わります。項目内で内容を分割し、内容を分かりやすくまとめた内容要旨部分と、その内容を細かく説明する詳細内容部分に分けると良いでしょう。
内容要旨は報告書の内容を分かりやすくまとめたもの・詳細内容はヒアリングの内容など先ほど内容要旨にまとめたものの詳細です。
内容によって自分の意見を書き加えたいときには「所見」なども加えます。

【以上】
最後に「以上」と記載し、報告書の末尾であることを伝えましょう。
お客様宛の報告書で「拝啓」を使用した場合は「以上」ではなく「敬具」で締めくくります。

 

報告書の無料テンプレート

ここでは、内容別にいくつかの種類の報告書テンプレートを紹介いたします。

紹介するテンプレートは、多少の修正をすればさまざまな場面で使用ができるものなので、使いやすいように応用して利用しましょう。

 

基本テンプレート

まずは基本の報告書のテンプレートです。どのような報告書にも応用しやすいスタイルになっています。

宛名
〇〇部〇〇様

報告書提出日
2020年○月○日(○)

差出人
〇〇部〇〇

標題
報告書の題名にあたります

項目
標題の件につき、下記の通り、ご報告いたします。

報告内容は内容要旨と詳細内容別に分けて記載し、その際の項目名称は内容によって分かりやすいものに付け替えます。また必要であれば「所感」なども使用してください。

以上

 

研修報告書

次に、研修を受けたときに作成することが多い研修報告書のテンプレートを紹介いたします。

研修方向書では研修の内容を細かく記載することになります。

宛名
〇〇部〇〇様

報告書提出日
2020年○月○日(○)

差出人
〇〇部〇〇

標題
2020年度新入社員向けビジネスマナー研修報告書

項目
標題の件につき、下記の通り、ご報告いたします。

研修名 :2020年度新入社員向けビジネスマナー研修
開催日時:2020年○月○日 9:00〜17:00
研修会場:東京営業所 大研修室A
講師  :株式会社〇〇 〇〇氏
参加者 :2020年度新入社員30名
研修内容:
・ビジネスにマナーが必要な理由
・ビジネスマナーの基本
・正しい身だしなみと姿勢・態度
・正しい敬語・言葉遣い
・来客対応(トレーニング含む)
・訪問対応(トレーニング含む)
・電話応対(トレーニング含む)
・確認テストと復習(文書テストと口頭のテスト)

所感:
ビジネスマナーの基本的な知識を学ぶことができました。今まで経験のなかった来客対応・訪問対応・電話対応はトレーニング形式で行われ、実践的な経験ができたと思います。
研修内でも復習の時間が設けられましたが、今後自主的に復習と実践を繰り返し、ビジネスマナーをしっかりと身につけていきます。

添付資料:
研修で配布された資料をPDF化して添付すると良いでしょう。

以上

 

出張報告書

最後に、出張に行ったときに作成する出張報告書のテンプレートを紹介いたします。

出張報告書では会社によっては使用しや経費なども記載が求められるでしょう。

宛名
〇〇部〇〇様

報告書提出日
2020年○月○日(○)

差出人
〇〇部〇〇

標題
出張報告書

項目
標題の件につき、下記の通り、ご報告いたします。

出張者:〇〇部〇〇(複数の人がいる場合は全員の氏名を記載)
日時 :2020年○月○日(○)〜○月○日(○)
訪問先:A社丸の内本社営業部
面会者:A社丸の内本社営業部 〇〇様

スケジュール:
○月○日(○)午後移動 丸の内〇〇ホテル宿泊
○月○日(○)10:00 A社丸の内本社営業部訪問(担当:○○様)
○月○日(○)午後移動

打ち合わせ概要:
内容要旨(打ち合わせの内容を分かりやすくまとめます)

ヒアリング事項:
詳細内容(お客様から聞いたことなどを書き残します)

成果:
この出張で得られた成果を記載します。

所感:
自分の意見がある場合に記載します。

添付資料:
打ち合わせで使用した資料やいただいた資料などをPDF化して添付します。

以上

 

報告書の書き方の注意点

報告書の無料テンプレートと書き方の注意点

報告書のテンプレートを紹介いたしましたが、残念ながらテンプレートを使用するだけで読みやすく伝わりやすい報告書が作成できる訳ではありません。

報告書は読む相手がいる書類ですので、注意点を理解しなくては分かりにくい報告書になってしあう恐れがあるでしょう。

ここからは、報告書作成時に注意するべき内容について説明します。報告書を作成するときに、ぜひ参考にしてください。

 

提出先によって様式を変える

報告書は誰に提出する場合も同じ様式で書いて良いものではありません。お客様向け・役員向け・部署内向けなど、それぞれの提出先ごとに注意するべき内容が変わるのです。

こちらで紹介する内容をもとに、報告書の書き方を提出先によって変えてください。

 

お客様向け

丁寧な形式を心掛け、提出の期限を必ず守ります。可能な限り期限よりも早く対応ができると良いです。基本的には「拝啓」で文章を始め「敬具」で締め括り、失礼のないような文章を書きましょう。不安であれば上司や先輩に一度報告書を確認してもらってから、お客様に報告書を提出するようにします。

 

役員向け

会社の役員や上の役職の方向けの報告書は、可能な限り短く簡潔な文章で記載しましょう。
役職が高いほど一枚の報告書に多くの時間を割くことが難しくなります。また、実際に業務を行ってない立場の方になると思いますので、業務の詳細を説明したり専門用語を使用することも避けてください。
役員や上の役職の方は、報告書をもととして重大な判断をする立場であるとも言えますので、相手が適切な判断を短時間で実施できるように報告内容はメリットとデメリットをまとめるなどの工夫をします。

 

部署内向け

部署内の上司や同僚と情報を共有するための報告書ですので、必要だと感じれば細かな部分まで内容を分かりやすくまとめましょう。
上司の意図と報告内容が違わないように注意し、情報を分かりやすく伝えます。上司から「簡潔なもので良い」という指示があればその通りに内容を要約しますが、指示のない場合は詳細が分かる報告書を作成するのが一般的です。
初めは難しいと感じるかもしれませんが、何度か修正を依頼されるうちに上司が求める報告書のスタイルや内容の書き方が掴めるようになるでしょう。

 

要点を具体的に伝える

報告書を確認するポジションにいる上司は、毎日何枚もの報告書を確認し多くの業務に対応する必要があります。上司の時間を無駄に奪わないためにも、報告書はできるだけ要点を具体的にまとめた伝わりやすいものにしましょう。

箇条書きだけでなく図や表を取り入れるなどの方法を用いて、一目でわかるような内容の報告書が作成できると、仕事ができる部下として上司や周囲から高い評価を得られることも期待できます。また、文章を書くときのポイントでもありますが、結論を先に書いてから結論に至った経緯や理由などを記載すると、報告書を読む相手に簡潔で分かりやすい報告書だと感じられるでしょう。文書作成の基本でもありますが、誤字脱字にも注意してください。

 

事実と意見を混同しない

報告書には実際に起きた事実を記載すると思いますが、現場の意見も報告書に記載が必要な場合もあるでしょう。

その際に、意見と事実が混ざってしまうと、報告書を読む相手が「実際にあったことなのか?報告書作成者の意見なのか?」分かりにくいと感じてしまいます。

このような事実と意見が曖昧になってしまった報告書では「事実の信憑性が薄まってしまう」・「自分が思っていた意見が事実だと勘違いされてしまう」ようなトラブルが発生しやすくなりますので、自分の意見は極力「所感」を利用して記載しましょう。

また「所感」の中であっても、記載する内容が客観的な事実なのか、自分が思う主観なのかを明確した書き方をすれば、よりその内容が事実か意見かどうかが相手に伝わりやすくなります。

研修報告書や議事録などその他の報告書についてはこちらの記事もご参考ください。

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無料テンプレ―トをさらに入手したい場合は

報告書のテンプレートや書き方の注意点をお伝えしてきました。この他の色々な種類のテンプレートを利用したい場合は、情報共有ツールの利用もおすすめです。

例えば多くのビジネスマンの人気を集めている情報共有ツール「flouu(フロー)」では報告書のテンプレートが用意されています。

テンプレートの利用以外にも、報告書に記載する内容を書き込んだり、作成したドキュメントの管理・整理も行いやすくなっていますので、今後データが膨大な量になったときでも管理に困ることがないでしょう。

flouu(フロー)では報告書だけでなく、企画書などその他の書類のテンプレートの用意もされているため、flouu(フロー)を導入して業務全体の効率を上げることもできるでしょう。

 

まとめ

無料で使用できる報告書のテンプレートを内容別に3つ紹介いたしました。

テンプレートを活用すれば、すぐに報告書の作成ができますが、この記事で紹介した注意点にも気をつけなくてはいけません。

注意事項を理解した上でテンプレートを上手に活用して、効率良く伝わりやすい報告書を作成できるようになりましょう。

 

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