文書・文章作成

報告書の書き方4つのポイント!研修などで使える例文も紹介

報告書の書き方4つのポイント

ビジネスにおいて報告書の作成・提出は欠かせないものであると言えます。そのため、組織に所属しているほとんどのビジネスマンが報告書の作成経験を持っていると思います。

しかし初めて報告書の作成を指示されたときには、まず何を書いたら分からずに困ってしまうこともあるでしょう。

この記事では報告書の書き方のポイントをお伝えします。基本的な書き方から分かりやすい報告書を作成するポイントも説明いたしますので、ぜひ参考にしてください。

 

報告書の書き方とは

報告書は書き方が明確に決まっているものではないのですが、読む相手によって理解しやすく正確な情報を組織内で共有できるものでなくてはいけません。

報告書は作成することが目的ではなく、報告書を読んだ相手に正確な情報を伝えることが目的です。その目的を見失ってしまうと、良い報告書は作成できませんので注意してください。

目的を達成するためには、ただ事実や結果を書くだけでなく、分かりやすい報告書の書き方を学ぶ必要があると言えるでしょう。

 

報告書の種類

報告書にはさまざまな用途がありますが、その種類は大きく分けて2つあります。

まずは、それぞれの報告書の種類について理解しておきましょう。

 

定期

定期報告書は、定期的に作成する必要があるものです。そのため、多くの場合はフォーマットが作成されていると思います。

頻繁に報告書を作成する機会がありますので、フォーマットがない場合には、自分で作っておくと良いでしょう。

書き方にルールが用意されている場合も多く、慣れてしまえば作成に時間がかかりません。

【定期報告書の例】
・日報・週報・月報
・出張報告書

 

不定期

不定期報告書は文字通り普段は作成する必要がないため、作成方法に慣れる機会が少なく、作業に時間がかかってしまう可能性があります。

他の方が作成した報告書があれば、参考にするのがお勧めです。

【不定期報告書の例】
・トラブル発生報告書

 

基本の構成

報告書は会社や部署でフォーマットが定められていれば、その書式を利用すれば良いでしょう。フォーマットが用意されていないときには、自分でフォーマットを作成すれば、今後の報告書作成を効率良く行えるようになります。

ここでは報告書の構成について説明しますので、フォーマットを作るのであれば、ぜひ参考にしてください。

 

必須事項

報告書に記載が必要な必須事項を紹介します。

宛名
報告書を提出する宛名を記載します。

日付
報告書の提出日です。

差出人
自分の部署や氏名を記載します。

標題
報告書の題名です。「報告書」だけでなく「出張報告書」など報告書の内容分かりやすいものにしてください。

項目
ここは報告書の内容によって内容が変わります。

以上
最後に「以上」と記載し、報告書に続きがないことを伝えましょう。
お客様宛の報告書で「拝啓」を使用した場合は「以上」ではなく「敬具」で締めくくります。

 

基本構造

報告書は基本的に「標題・要旨・詳細」の三層構造を意識して作成します。順番もこの順番で記載するのが基本です。

標題=題名的な役割になる
要旨=報告書の内容を簡潔にまとめたもので、打ち合わせ内容などを記載
詳細=打ち合わせでヒアリングした内容など細かな報告を記載

要旨と詳細は先ほど説明した報告書の必須事項の中の「項目」部分に入ります。

報告書を上から順番に作成していくと、標題・要旨・詳細の順番に書き進めることになるのですが、まとめに該当する要旨部分を先に作成するのが難しいと感じるのであれば、詳細から書き始めると良いでしょう。

自分の書きやすい順番で報告書作成を進めてください。

 

報告書の書き方4つのポイント

報告書の書き方4つのポイント

報告書の基本的な構成を理解したところで、ここからは報告書作成のポイントを説明しましょう。

ポイントを理解しておけば、どのような内容の報告書にも応用できます。

 

1. 提出先と目的を意識する

役員以上の役職向けの報告書

役員以上の役職の方に提出するような報告書には、大口商談や重大トラブルなどの報告書が存在します。
内容によって配慮も必要ですが、基本的には相手の時間を割かないよう極力少ない文字数にした方が良いでしょう。
また、現場に直接関係していない役職の方は現場の詳細なことまでは把握していないことが多いため、現場担当者にしか分からないような話や専門用語も使いません。
読む相手が適切な判断を効率的に行えるようメリットやデメリットの記載をして、結論が出しやすい状態を整えられると良いです。

 

上司・先輩・部署内向けの報告書

一番提出頻度が多いと思われる上司・先輩・部署内に対して報告書を作成するときには、その内容によってボリュームを変えます。
「詳細を知りたい」と言われているか「詳細を知ってもらうべきだ」と思う内容であれば、細かな部分まで説明を記載しましょう。
事前にどの程度の内容を報告書に記載した方が良いか上司や先輩に相談できると良いのですが、指示がもらえなかった場合は詳細な報告書を作成しておくようにします。

 

お客様向けの報告書

社外のお客様向けに報告書を作成する機会もあります。
丁寧な書式と失礼のない書き方に注意し、設けられた期限よりも早く提出できるように心がけてください。
また報告書の内容に間違いなどがあれば、訴訟などの大きなトラブルに発展してしまう恐れがありますので、提出前に上司や先輩に内容をチェックしてもらってください。
提出先の会社名・部署名・役職名・氏名に間違いがないかなど基本的なことも必ず確認します。

 

このように、報告書は提出先と目的によって書き方が変わります。どの相手にも同じ報告書を作成すれば良いというわけではありませんので、注意してください。

 

2. 正確かつ具体的に伝える

報告書は読む相手に内容が伝わりやすい文章を作る必要があります。

そのためには一文の長さに注意し、箇条書きなども活用しましょう。句読点や改行も適切な箇所で使用します。一文が長く、どこで区切られているか分からないような文章は読みにくいと感じられてしまいます。

また、報告書の作成には5W2Hを意識しましょう。5W2Hとは「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「どのような目的で」「どのように」「いくらのコストで(または数量)」などを使って文章を組み立てることです。5W2Hを意識して書かれた文章は分かりやすく、報告書に情報の記載が漏れるトラブルも発生しにくくなります。

さらに「たくさん」や「多かった」「少なかった」などの抽象的な表現は使用せず、可能であれば数字で割合・売り上げ・販売数などの定量的な表現を使うと、より分かりやすい文章が書けるようになるでしょう。

このような文章であれば、主観ではなく客観的な事実であることを読む側に伝えられます。

 

3. 事実と意見を区別する

報告書では事実と意見の両方が重要な役割を果たしますが、この2つを分かりやすく区別する必要があります。

自分の意見が事実だと間違えられてしまう・実際に起きたことが自分の憶測だと思われてしまうことがないように注意しなくてはいけません。
そのためには、報告書の項目の中に「所感」または「所見」という名称の項目を作成し、自分の意見はその項目にまとめるようにすると良いでしょう。

報告書の中で発生した事実や調査した事実と報告書作成者の意見が混ざってしまうと、報告書から得られる情報が不確定なものになってしまいます。

 

4. 読み手視点で見直す

報告書は読み手に伝わりやすいものでなくてはいけません。そのためにここで紹介したようなポイントを守って報告書作成を行うのですが、読み手にとって本当に読みやすく分かりやすい内容になっているかは、提出前に客観的な視点で必ず確認しましょう。

提出前に十分な報告書の見直しが実施できれば、誤字脱字などのケアレスミスも防げます。

報告書は自分の評価に直結する文書ですので、提出前には細心の注意を払う癖をつけてください。

 

報告書の書き方の例文

ここからは、報告書の書き方を例文形式で紹介しましょう。

どのような報告書にも、すぐに活用できるフォーマットを使用しておりますので、使いやすいように加工・応用してご利用ください。

 

基本テンプレート

基本のテンプレートでは、お客様向けの例文を紹介しましょう。

お客様向けには自分の所感などは記載しません。

宛名
A株式会社 営業部 山田様

提出
2020年○月○日(○)

提出者
B株式会社 営業部 田中和夫

標題
納品遅延のお詫び

項目
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

このたび発生いたしました納品遅延について、山田様に多大なご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。

この遅延につきましては、先日発生いたしました東北地方の大雪による交通障害が原因です。お待たせしております商品の発送は○月○日の発想に変更いただきたく存じます。

今後、社員一同、誠心誠意努力して再発防止に努める所存でございます。

どうか今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

敬具

報告書の基本的な書き方やポイントについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

報告書の無料テンプレートと書き方の注意点
報告書のテンプレート無料版をご紹介!書き方の注意点も併せて解説

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研修報告書

研修報告書の書き方は、こちらを参考にしてください。

宛名
総務部 野々山課長

提出日
2020年○月○日(○)

提出者
総務部 田中和夫

標題
研修報告書

概要
2020年○月○日、「2020年度新入社員向けビジネスマナー研修」を受講しましたため、下記の通り報告いたします。

項目
研修名 :2020年度新入社員向けビジネスマナー研修
開催日時:2020年○月○日 9:00〜17:00
研修会場:東京営業所 大研修室A
講師  :株式会社ビジネスマナー研修所 鈴木美恵子氏
参加者 :2020年度新入社員30名

研修内容:
・ビジネスにマナーが必要な理由
・ビジネスマナーの基
・正しい身だしなみと姿勢・態度
・正しい敬語・言葉遣い
・来客対応(トレーニング含む)
・訪問対応(トレーニング含む)
・電話応対(トレーニング含む)
・確認テストと復習(文書テストと口頭のテスト)

所感:
ビジネスマナーの基本的な知識を学ぶことができました。今まで経験のなかった来客対応・訪問対応・電話対応はトレーニング形式で行われ、実践的な経験ができたと思います。
研修内でも復習の時間が設けられましたが、今後自主的に復習と実践を繰り返し、ビジネスマナーをしっかりと身につけていきます。

                                        以上

 

出張報告書

出張報告書の書き方は、こちらを参考にしてください。

宛名
総務部 野々山課長

提出日
2020年○月○日(○)

提出者
総務部 田中和夫

標題
出張報告書

概要
2020年○月○日〜○月○日に出張に行きましたので、下記の通り報告いたします。

項目
出張先 :東京
出張期間:2020年○月○日〜○月○日
目的  :新製品の販売促進
訪問先 :A社丸の内本社営業部
同行者 :営業部 木下

スケジュール:
○月○日(○)午後移動 丸の内〇〇ホテル宿泊
○月○日(○)10:00 A社丸の内本社営業部訪問(担当:営業部松山部長・飯田課長)
○月○日(○)午後移動

成果:
営業部松山部長に改良後の新製品に興味を持っていただき、発売時にはまず100台ほどの導入を検討とのこと。
発売前のできるだけ早い段階で再度サンプルをご利用いただく予定。(可能であれば○月中)
○月○日に概算見積書を送付予定。(松山部長・飯田課長宛)

所感:
松山部長に新製品導入の権限があるようです。旧製品も長くご利用いただいており、今後も追加発注が見込めるため、アフターフォロー体制を万全に整えたいと考えています。
また、オプションサービスに興味を持たれているようなので、オプションサービス受注見込みもあります。
オプションサービスについては検討とのことですので、数日開けてから電話にて確認をしたいと考えています。

研修報告書や出張報告書、議事録などその他の報告書についてはこちらの記事もご参考ください。

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インターネットでは報告書のテンプレートがさまざまなファル形式で手に入りますが、多くのビジネスマンの人気を集めている情報共有ツール「flouu(フロー)」では報告書のテンプレートが用意されています。

テンプレートの利用以外にも、報告書に記載する内容を書き込んだり、作成したドキュメントの管理・整理も行いやすくなっていますので、今後データが膨大な量になったときでも管理に困ることがないでしょう。

flouu(フロー)では報告書だけでなく、企画書などその他の書類のテンプレートの用意もされているため、flouu(フロー)を導入して業務全体の効率を上げるというのもお勧めです。

 

まとめ

報告書の作成について基本的な記入事項や構成と、報告書を書くときのポイントも説明いたしました。

報告書の作成はポイントを押さえれば、難しいことではありません。報告書は自分の評価に直結する書類です。そのため、報告書を上手く活用できれば、自分の能力をアピールすることもできるのです。

読む相手の立場に立って文章を作るということを習慣化し、正確でいて効率良く報告書を書けるようになりましょう。

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