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テレワークにツールが欠かせない理由!おすすめのツール6選!


テレワークには多くのメリットがありますが、コミュニケーション不足や社員の管理が困難になるなど問題が生まれやすい働き方でもあります。
優れた情報共有ツールを使用すれば、テレワークのデメリットをカバーし、社員がオフィスにいなくてもスムーズに情報の伝達ができるようになるでしょう。
この記事では、テレワークを円滑に進めるために導入するべきツールについて紹介します。テレワークを始めようと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

テレワークにツールの導入が欠かせない理由

テレワークの導入時にはいくつもの問題が起こりやすくなりますが、その問題は次の章で紹介するツールの導入で解消することが可能です。
まず、テレワーク時に起こりやすい問題を知っておきましょう。

コミュニケーションが不足する

何の対策もなくテレワークを開始してしまうと、社員同士のコミュニケーションが激減します。
オフィスであれば声をかれば始まったコミュニケーションが、メールやチャットの利用が必要となるため、その頻度が減ってしまうのは避けられないでしょう。
コミュニケーションの頻度が減ると、必然的にチームワークも悪くなるのです。
一度失われたチームワークを取り戻すことは難しく、業務の効率に悪い影響を与える恐れがあります。

部下のマネジメントが難しくなる

上司は部下の働きが目で確認できなくなると、業務配分はもちろん部下の持つ疑問や不満への対応が難しくなります。
マネジメントが行き届かなくては、担当者ごとの業務に偏りが生まれたり、業務時間中に業務以外のことをされるなどの問題が起こりやすくなるでしょう。
同様に勤怠管理も困難になるため、上司が部下の過重労働に気がつけないこともあります。
上司がマネジメントに失敗すると、部下のモチベーションの低下や誤った評価につながります。

情報漏洩のリスクが高まる

テレワークでは、今まで社外秘としていた機密事項をテレワークで扱うことも増えると思います。
そのため、不注意による盗難やパソコンのウイルス感染などにより、重大な機密事項や顧客情報が漏洩してしまう恐れがあるのです。
無料の情報共有ツールやセキュリティ対策が十分でないツールは利用を避けるべきでしょう。

テレワークにおすすめのツールの種類とおすすめのツール紹介

ここからは先ほど説明したようなテレワークで生まれやすい問題を解消可能なツールを紹介します。
ツールの種類によって用意されている機能が変わりますので、自社が求める効果が期待できるツールを導入してください。

チャットツール

チャットツールはプライベートでも利用している方が多く、メールよりも素早いレスポンスが期待でき、相手との距離を感じずにやりとりが可能になるというメリットがあります。
特にビジネスの場で使用されるチャットツールは高いセキュリティが確保されているものが多いため、安心して活用できるでしょう。
社員間のコミュニケーション不足を防止するのに非常に有効な方法だと言えます。

Slack

Slackはアメリカで生まれたビジネスチャットサービスであり、世界で最も利用者が多いことで知られています。
細かくチャンネル作成が可能なため、プロジェクトごと・チームごとに複数のチャットルームを分けたい場合にも使いやすいでしょう。
プログラミング言語を共有できるシステムが搭載されているので、特にエンジニア向けのツールであると言えます。
【Slackのプラン(1ユーザー)】
・フリー
・プロ 850円/1ヶ月
・ビジネスプラス 1,600円/1ヶ月
・Enterprise Grid 要見積
※試用期間あり

Chatwork

Chatworkは日本初の大型ビジネスチャットサービスで、国内での人気が高いという特徴があります。
音声通話・ビデオ通話・画面共有もできるため、Web会議などにも活用できるでしょう。
タスク管理機能を利用すれば、チーム全体でタスクを共有することが可能になります。
【Chatworkのプラン(1ユーザー)】
・フリー
・ビジネス 500円/1ヶ月
・エンタープライズ 800円/1ヶ月
※年間契約の場合
※1ヶ月試用期間あり

web会議システムツール

Web会議システムを利用すると、チャットやメールなどのテキストでは伝わりにくい内容も説明しやすくなります。
画面共有機能・ドキュメント送信・チャット機能なども会議中に利用可能なため、用意されている機能を使いこなせば、オフィスで行っていた会議よりもスムーズに話が進められるでしょう。
録音・録画機能を使って会議の確認・会議欠席者への共有も行えます。

Skype

SkypeはZoomと比較されることが多いWeb会議システムですが、Zoomが複数の相手とのWeb会議を前提にしていることに比べ、Skypeは1対1のやりとりを想定しています。
現在ではSkypeでも複数の相手とWeb会議を行うことは可能ですが、会議の主催者・招待者の両方にSkypeへの登録が必要です。
Skypeは無料で使用できる機能が多く、会議の時間が無制限だというメリットもあります。
【Skypeのプラン(1ユーザー)】
・追加の通話プランは通話先の国によって費用が変わる

Zoom

Zoomは会議参加者にサービスに登録する必要がなく、主催者から送られてきたWeb会議のURLをクリックするだけで会議に参加できるという特徴があり、社外の相手ともWeb会議がしやすいです。
無料のプランでも100名までの会議か開催可能で、他のツールとの連携もスムーズに行えます。
参加者が3名以上になると会議の時間制限が40分までになるため、会議の時間に注意する必要があるでしょう。
【Zoomのプラン(1ユーザー)】
・フリー
・ビジネスプラン 1,900円/1ヶ月
・エンタープライズプラン 2,200円/1ヶ月
・プロプラン 1,600円/1ヶ月

情報共有ツール

情報共有ツールは情報共有に必要な機能が全てその備わっており、このツールを導入するだけでテレワークがスムーズに進みやすくなります。
ドキュメントの管理や共有機能の他にも、社員のコミュニケーションを活性化させる工夫がされているのです。
また、高いセキュリティが確保されているため、重要な機密情報をテレワークで扱う際の不安も解消できるでしょう。

flouu

情報共有ツールの代表とも言えるflouuでは、ドキュメントの作成・同時閲覧と編集の他、ドキュメント上でチャットのようにコメントをやり取りできる機能も備えられています。
そのため、テレワーク中でもお互いがその場にいるような感覚で業務を進められます。
豊富なテンプレートが用意されているので、情報共有の作業自体にかかる労力も減らせるでしょう。
また、ドキュメントのコメントも含む全文検索機能やドキュメントのラベル管理も可能なことから、社内に点在している情報を集約し、業務の生産性を向上させる効果も期待できます。
【flouuのプラン(1ユーザー)】
・基本料金 550円/30日間
・セキュリティオプション 550円/30日間
・導入支援サービス 110,000円〜
※14日間の試用期間あり

Confluence

Confluenceは共有するべきドキュメントが作成しやすいという特徴があり、その操作方法はMicrosoft Wordに似ているため、多くの方に利用しやすいです。
作成したドキュメントは細かく権限を設定することが可能なため、情報ごとにターゲットを絞った発信ができるでしょう。
【Confluenceのプラン(1ユーザー)】
・Free
・Standard 600円/1ヶ月
・Premium 1,190円/1ヶ月
・Enterprise 要見積
※7日間の試用期間あり

まとめ

テレワークを円滑に進めるためには、ツールの導入が欠かせません。
この記事で紹介したようなツールを活用すれば、テレワーク時に起こりやすい問題を防止・改善させる効果が期待できます。
自社にとって最適なツールを見つけ、導入を検討してみましょう。
ほとんどの情報共有ツールには無料プランか無料の試用期間が設けられていますので、しっかりとその使い心地を確かめてからツール選びをしてください。

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