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2022年改正の電子帳簿保存法のポイントと知っておくべき注意点まとめ!


電子帳簿保存法は制定後定期的に変更が加えられていましたが、2022年1月には今までにない大幅改正が行われます。
その改正内容は社会的なデジタル化を促す目的から規制緩和を主体としているものの、中には規制が強化され不正時の罰則も定められました。
そのため理解不足のまま電子帳簿を導入または継続してしまうと、重加算税などのペナルティが課される恐れがあるのです。
この記事では特に、2022年の電子帳簿保存法改正で規制が緩和された・強化されたポイントをまとめました。注意点を理解して、ペナルティを受けるような事態を避けましょう。

2022年の電子帳簿保存法改正点

最初に、2022年の電子帳簿保存法改正で規制が緩和された点・強化された点を分かりやすくまとめました。特に規制強化要件については、十分理解するようにしてください。

規制緩和:2022年改正

まず2022年の電子帳簿保存法改正で規制が緩和される点を紹介しましょう。大幅な規制緩和によって電子データ保存を開始する企業が増えると期待されています。

1. 税務署の事前承認制度の廃止

電子帳簿保存法改正前は、電子データで国税関係帳簿を保存する際に税務署長への事前申請と承認が必要でしたが、今回の改正でこの手続きが不要になります。
電子帳簿の足枷と言える工程がなくなることで、多くの企業で電子帳簿が導入しやすくなるでしょう。

2. 最低限の要件を満たす電子帳簿も電子記録可能

これまで電子データの保存には満たすべき多くの要件が存在しましたが、記録事項の訂正・削除を行った事実が確認可能な電子計算機処理システムの利用や詳細な検索要件の縛りがなくなり、下記の3点が満たされていれば電子データ保存が許可されるようになります。
① システム関係書類(システム概要書・システム仕様書・操作説明書・事務処理マニュアルなど)を備え付ける
② 電子データの保存場所にパソコン・プログラム・ディスプレイ・プリンタなどの操作マニュアルを備え付け出力できるようにしておく
③ 電子データを取引年月日・取引金額・取引先で検索可能で、税務職員による質問検査権に基づく電子的記録のダウンロードに応じられるようにしておく

電子データ保存時に満たすべき要件が削減されたことにより、電子データ保存のハードルが大幅に下がったと言えるでしょう。
また、改正前の要件を全て満たしている帳簿は「優良な電子帳簿」と認定され、申告漏れが発生した際の過少申告加算税が5%軽減されるなどの減税措置の対象になります。ただし「優良な電子帳簿」と認定されるためには、事前の届出が必要です。

3. スキャナ保存時・電子取引のタイムスタンプについての要件緩和

タイムスタンプは電子的な時刻証明書であり、電子データが作成された日付を確定するために使われるものです。
今まで国税関係書類をスキャン・受領した際は3営業日以内のタイムスタンプ付与が不可欠でしたが、電子帳簿保存法の改正後は、その期限が最長約2ヶ月・概ね7営業日以内に変更されます。担当者は余裕を持って対応ができるようになるでしょう。
電子データの修正・削除が履歴に残るシステムを導入した場合は、タイムスタンプの付与も必要ありません。

4. スキャナ保存時の適正事務処理の廃止

2022年の電子帳簿保存法改正では、スキャナ保存時に必要であった受領者の自署も行わずに済むようになり、相互けん制・再発防止策の社内規定整備・定期的な検査の実施などの事務処理要件が廃止されました。
スキャナ保存時に掛かっていた労力を大幅に削減可能で、業務フローの簡素化が実現できるでしょう。

規制強化:2022年改正

冒頭でもお伝えしたように、2022年の電子帳簿保存法改正では、規制緩和ともに規制強化が行われることになりました。
要件緩和によって多くの企業が電子データ保存を導入すると想定されているため、同時に規制強化が必要なのです。
具体的な規制強化と罰則の内容は次のようなものです。

申告漏れに対する10%の重加算税

スキャナ保存・電子取引に係る電子的記録に不正・隠蔽・悪用があった際には、申告漏れに生じる重加算税が10%加重され、納税者が個人事業主の場合、青色申告承認の取り消し対象になり得ます。
悪意がなくとも隠蔽・改ざんを疑われる恐れはありますので、電子データは十分注意して管理する必要があるでしょう。

電子帳簿保存法改正で注意するべきポイント

電子帳簿保存法改正で強化された規制の他にも、知っておくべきポイントがあります。
ここからは、これから電子データ保存を始めようと考えている方に向けて、電子データ保護の注意点をまとめました。

紙のデータに法的効力がなくなるものがある

電子帳簿保存法の改正によって、電子データで受け取った取引情報の出力保存ができなくなります。これまで電子帳簿保存法には関係がないと考えていた企業であっても、メールで請求書や領収書などのやりとりを行っているのであれば電子取引に該当します。
具体的な説明をすると、取引先から請求書をメールなどで電子データとして受け取った場合、そのデータを適切な方法で保管しておくことが不可欠となり、データを出力した紙で保管できません。
書面のみで顧客とやりとりを行っている企業は限られているため、非常に多くの企業で業務フローの見直しが必要になるでしょう。
十分な事前準備を行わなくては、運用に混乱が起こってしまう恐れがあります。

電子データ保存時には定められた要件をクリアする必要がある

電子データを保存する際、日付・書類名などをファイル名につけ、さらにフォルダで管理するなどの方法が一般的です。
しかし、電子帳簿保存法では電子データ保存に「検索要件」が定められており、従来のフォルダ保存では、その検索要件が満たせないことが多いです。
具体的な検索要件は次のようなものです。
① 取引年月日・取引金額・取引先での検索ができること
② 日付または金額の範囲で検索できること
③ 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

上記の①が守られており、税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めに応じるようにできている場合は、②と③は不要です。
このように、通常のフォルダ管理で検索要件を満たすことは非常に困難であり、電子データ管理に優れ検索要件を満たすツールの導入が必要になるでしょう。

電子データの保存期間は状況によって異なる

電子データは紙の帳簿と同じように確定申告書の提出期限の翌日より7年間の保存が義務付けられています。さらに欠損金が生じた際には最長10年間帳簿を保存しなくてはいけません。ただし、個人事業主の場合は保存期間が5年になることもあります。
自社に求められる電子データの保存期間を確認した上で、最適な保存方法を考えるべきでしょう。
決して保存期間内に電子データが失われることがないようにしなくてはいけません。

電子データの真実性を確保するための事務処理規定の整備

電子データ保存を開始するにあたり、思わぬ不正やデータ紛失などのトラブルを防ぐために、社内で事務処理規定を整備する必要があります。
従業員が多い企業でも分かりやすいルールが事前に周知されていれば、電子データ保存導入後に混乱が生じることもないでしょう。
事務処理規定作成時には、国税庁で用意している事務処理規定のサンプルを参考にすると良いです。

まとめ

電子帳簿保存法は電子データ保存を推奨し、納税者の帳簿管理の負担を減らす目的を持って制定されているものであり、2022年の改正では今まで定められていた多くの規制が緩和されます。
この記事で紹介したように、規制が強化される部分もあるため、注意点をよく理解して電子データ保存を開始する必要があるでしょう。
特に電子データを扱う担当者が増えるほど電子データの管理方法が難しくなることから、正しく電子データの管理を行うために、電子データ管理に特化した専用ツールの導入をおすすめします。
最適なツールが見つけられれば、帳簿の電子データ化を効率良く進められるだけでなく、不安視するべき規制強化項目にも対応できるでしょう。特に電子帳簿保存法に対応済みのツールの利用によって、多くの課題を解決可能です。

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