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社内wikiツールの選び方のポイント!おすすめのツール5選!


社内wikiは社内の情報共有に役立ちますが、自社に最適なツールを選ばなければ期待するような効果は得られません。しかし、多くの企業で社内wikiが導入されるようになったことから、社会では非常に多くの社内wikiツールが流通しており、今はツール選定が難しい状態であると言えるでしょう。

この記事では、社内wikiツールの選び方のポイントとともに、おすすめの社内wikiツールを5つ紹介します。自社に最適な社内wikiツールを選ぶために、ぜひ参考にしてください。

社内wikiとは

社内wikiとは社内に散らばりがちな情報を一箇所に集めて管理し、社内版のWikipediaとして社員が必要な情報をすぐに手に入れられるようにするシステムのことを指しています。情報共有はもちろん情報を発端としたコメント機能などを使ったコミュニケーション手段としても有効であり、働く場所に縛られない働き方を進めるためにも有効です。

社内wikiが浸透していれば、業務の属人化を防止して顧客満足度の向上も期待できるでしょう。

社内wikiには高い検索機能や情報管理機能が求められることから、多くの企業は社内wikiに必要な機能が搭載されている社内wikiツールを活用しているのです。

社内wikiツールの選び方のポイント

社内wikiツールは豊富な種類があり、自社に最適なツールを探すために非常に多くの時間が掛かってしまうこともあります。ここでは、社内wikiツールの選び方をまとめましたので、ツール選定時の参考にしてください。

求める機能が搭載されているか

一般的な社内wikiツールには情報の作成・管理・検索・共有などの機能が備えられていますが、サービスによってより多くの機能や独自の機能が搭載されています。まずは自社が社内wikiに求める機能は何かを考えてからツール選びに進む必要があるでしょう。

機能は豊富であるほど良いと考える方もいますが、あまりに多機能過ぎるツールは費用が高額になったり社員に使いにくさを感じられたりする恐れがあるため、注意してください。

価格とのバランスが取れているか

社内wikiツールはサービスによって複数のプランが用意されており、それぞれ機能や価格が変わります。ツールを使用予定のユーザー数や機能面を確認しながら、価格とバランスの取れたサービスを探しましょう。

サービス内に無料のプランが用意されているのであれば、使い心地を試しておくと良いです。

検索機能が優れているか

必要な情報をすぐに手に入れるためには優れた検索機能が必要です。全文検索はもちろん部分一致検索など細かな検索指定ができると良いでしょう。

優れた検索機能が搭載されていれば、どんなに情報量が増えても情報の検索に無駄な労力を割いてしまうことはありません。

全社員が使いやすいか

社内wikiは全社員が情報の入力・共有・閲覧をする必要があります。そのためパソコン操作が苦手な社員でも使いやすい操作性の優れたサービスを選びましょう。使いにくさを感じられたサービスは、社員に嫌煙されてしまう恐れがあるのです。

また、パソコン以外のデバイスでも使用可能なツールを選べば、移動時やテレワークでも活用しやすくなります。実際の使用方法については、サービスに用意されている試用期間を活用するようにしてください。

万全なセキュリティーが用意されているか

社内wikiでは顧客の個人情報や会社の機密情報など重要な情報を多く取り扱います。そのため万全のセキュリティが整えられた社内wikiツールを使わなくてはいけません。社員のITリテラシーを高めることも大切ですが、ツール自体に情報漏洩を防ぐ対策が施されていると良いでしょう。

おすすめの社内wikiツール

ここからは機能に優れたおすすめの社内wikiツールを5つ紹介しましょう。それぞれのツールの特徴を理解し、自社に最適なツールが選べるようにしてください。

flouu

リアルタイム共有ツールとして社内の情報を一元管理するオンラインワークスペースであるflouuは、社内に散在している情報を集約して利用しやすい状態で管理し、業務を効率化させます。細かな権限設定や多様な文書管理機能と全文検索機能によって、情報管理に必要な労力を最小限に抑えて情報が管理できるでしょう。

共有した情報は発信したままにするのではなく、閲覧者や閲覧回数の確認も可能なので、自分の発信した情報に対する他の社員からの評価も把握しやすいです。

flouuの料金プラン(月額/1ユーザーの価格)

・基本料金 550円
・セキュリティオプション 550円
・OCRオプション 220円

※無料の試用期間14日間

Confluence

Confluenceは、リモートワークでも使いやすいチームのワークスペースです。マーケティングやエンジニアリングまで全てのチームが情報を共有できるシステムが搭載されており、会話を促すコメント機能によって情報へのフィードバックが行いやすくなっています。

使いやすいテンプレートが用意されているため、情報を一から作成する手間も省けるでしょう。チームで一貫性のある情報を共有できるようになります。

Confluenceの料金プラン(月額/1ユーザーの価格)

・Free 0円(ユーザー10人まで)
・Standard 660円
・Premium 1,250円
・Enterprise 要見積

※無料の試用期間7日間

esa

不完全な情報でも共有し、社員全員で情報を育てていくという考えで情報管理を進めるesaは、社員が情報を発信・共有しやすいようなさまざまな仕組みが用意されています。「書き途中」として共有可能なWIP機能や同時編集エディタを使えば、情報を共有しながら成長させられるでしょう。

SlackやChatworkなど多くの外部ツールとの連携も可能で、既存のサービスを使いながら社内wikiを構築できます。

esaの料金プラン(月額/1ユーザーの価格)

・500円(ユーザー8人まで)

※無料の試用期間2ヶ月間

Qiita Team

Qiita Teamは、何でも書きたくなるようなシステムとシンプルな使い心地が特徴です。信頼感のあるチームを作るためにチーム内の暗黙知をなくし、特定の社員が持っている知識を社員全員で共有します。

知識が標準化されることで、チーム全体のスキルを底上げできるでしょう。こまめな情報共有によって問題が大きな致命的になる前に探知・対応可能になります。

Qitta Teamの料金プラン(月額)

・Personal 500円(ユーザー1人まで)
・Micro 1,520円(ユーザー3人まで)
・Small 4,900円(ユーザー7人まで)
・Medium 7,050円(ユーザー10人まで)
・Large 15,300円(ユーザー17人まで)
・Extra 15,300円〜(ユーザー17人以上)

※無料の試用期間30日間

Scrabox

単語のリンクを通じて情報が自動で繋がり合うScraboxでは、情報の整理や分類に手間をかける必要がなくなります。手軽にアウトプットができるという特徴があることから、社員の情報発信のハードルを下げられるのです。

その場にいない相手とも円滑なコミュニケーションが取れて内容の濃い議論がツール上で行えるため、リモートワーク時にも連絡が滞る心配はないでしょう。

Scraboxの料金プラン(月額/1ユーザーの価格)

・BUSINESS 1,000円(ユーザー10人追加ごとに100ページづつ追加可能)
・ENTERPRISE 要見積(30ユーザー以上〜)

※無料の試用期間あり
※個人/教育利用は無料

まとめ

社内wikiツールの選び方とおすすめのツールを紹介しました。自社に最適な社内wikiツールを導入できれば、スムーズに社内の情報共有が進みます。

まずは自社が必要としている機能をリスト化し、社内wikiツールを選定しましょう。

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