文書・文章作成

文書管理を成功させる方法と文書管理ツールの選び方まとめ!人気の文書管理ツール9選!


文書管理の重要性は分かっていても、思うように文書管理が進められないという企業は多いです。文書管理が出来ていないと、情報漏洩や紛失などの大きなトラブルにつながる恐れがあるでしょう。文書管理をスムーズに進めるためには、最適なツールを用いて文書管理がしやすい環境を整えると良いです。

この記事では文書管理の必要性や文書管理ツールについてまとめました。文書管理ツールの選び方とおすすめのツールも紹介しますので、自社に最適なツール選びに役立ててください。

文書管理の必要性

文書管理は全ての企業に必要なことです。特に電子データを使って文書を管理する機会が増えたことから、今までとは違った管理方法が求められています。

しかし多くの企業が適切な文書管理の方法を理解していないまま電子データでの文書管理に移行し、トラブルにつながってしまう事例が増えているのです。

 

文書管理ができていないことで起こり得る問題

文書管理ができていないことで起こり得る問題は次のようなものです。

 

情報漏洩・情報紛失のリスクが高くなる

文書管理が適切に行われていない企業では「誰が文書を管理しているか分からない」「文書管理の方法が周知されていない」などの理由から、情報漏洩や情報紛失が起こりやすくなります。

情報漏洩や紛失は企業の信用を左右し、場合によっては訴訟問題につながってしまう恐れもあるでしょう。

 

文書を探す作業に無駄な労力がかかっている

文書管理ができてない状態では文書が点在してしまうことになるため、必要な文書を探し出すのに多くの労力がかかります。実際には存在している文書が見つけられずに、同じ文書を作り直すなどの非効率な作業が増える場合もあるでしょう。

文書検索にかかっている時間のせいで、本来の業務の効率が下がってしまうのです。

 

文書管理ツールとは

文書を保管することはファイルサーバーやクラウドストレージでも行えますが、管理するべき文書が増える・文書を利用する社員が増えると文書管理が難しくなり、適切なツールが求められるようになります。

文書管理ツールを用いれば、効率良く正確な文書管理ができるのです。

 

文書管理ツールの基本的な機能

文書管理ツールには文書管理を行うために考え抜かれた機能がいくつも搭載されています。ここでは文書管理ツールの基本的な機能を紹介しましょう。

 

文書作成・保管・共有機能

文書管理ツールの代表的な機能である文書の作成・保管・共有機能は、どのステップも短時間で簡単に作業が行えるようになっています。ツールによっては多くのテンプレートが用意されているため、文書の書式統一が可能になるだけでなく、文書作成に必要な時間も節約できるでしょう。

 

文書の検索・閲覧機能

膨大な量の情報を管理していても優れた検索機能が備わっていれば、すぐに必要な文書が手に入ります。全文検索が可能で詳細な検索指定ができるツールを選べば、文書探しに時間を取られることはありません。

 

文書の自動廃棄機能

永久保存が必要な文書もありますが、ほとんどの文書には保存期限が設けられています。保存期限通りに文書を管理しなくては、保存期限内の文書を廃棄してしまったり文書が廃棄されずに増え続けてしまったりするでしょう。

保存期限の管理・自動廃棄機能のある文書管理ツールの利用によって、文書の保存期限を厳守した管理ができます。

 

ファイルサーバーと文書管理ツールの違い

先ほどもお伝えしたようにファイルサーバーを使って文書を保管することはできます。しかし、ファイルサーバーにはバージョン管理や文書の自動廃棄機能は搭載されていないため、文書管理を任せるツールとしては役不足だと言えるでしょう。

一時的な文書保管や文書の共有を目的として使用することは可能ですが、扱う文書量が増えるほど文書管理に特化したツールが必要になります。文書の量が膨大になった状態でツールを導入するよりも、初めから文書管理は専用ツールで進めた方がスムーズに社内の文書管理が進められます。

 

文書管理ツールを使用するメリット

文書管理ツールを使用して文書管理を行うことで企業が得られるメリットは次のようなものです。

 

業務の効率化

文書管理ツールを使うと必要な文書がどこにあるかがすぐに分かるため、文書を探すため時間を無駄に消費しません。キーワード検索や条件指定によって、より精度の高い検索結果が得られるでしょう。

情報検索にかかっていた時間が毎日5分だとしても、社員100人は同じ行動を取れば、企業全体で毎日8時間もの時間を無駄にしている計算になります。

 

バージョン管理がしやすい

文書管理ツールでは更新履歴が表示され、最新の文書がどこにあるかが明確になります。バージョン管理不足によって古い情報を顧客に提示してしまうような問題を防ぎ、最新バージョンの文書を探す手間も省けるのです。

 

テレワークが進めやすい

文書管理ツールを用いて文書の一元管理をクラウド上で行うようになれば、働く場所に捉われない働き方が実現します。テレワーク時にも必要な文章がすぐに手に入り、テレワーク中に文書の確認のためにオフィスに行くような非効率なことも起こらないでしょう。

 

情報漏洩や紛失を防ぐ

文書管理のためのルールが明らかになり適切な方法で文書管理が行えるようになることで、情報漏洩や紛失リスクを減らせます。これは企業にとって必要なリスク管理だと言えるでしょう。

 

文書管理ツールを使用するデメリット

文書管理ツールの導入には多くのメリットがありますが、デメリットが存在することも知っておかなくてはいけません。ここでは文書管理ツールのデメリットを紹介します。

 

導入・運用費用がかかる

企業で使用する文書管理ツールは基本的に導入・運用費用を用意する必要がありますが、業務効率化によって十分な費用対効果を得られるでしょう。ツールによっては初期費用が無料で運用費用も非常に手頃な価格設定がされています。

 

電子保存ができない文書は別管理が必要になる

文書管理ツールでは電子データを扱いますが、文書の中には条約などの制限によって電子保存が認められないものも存在します。自社で扱っている文書に求められる管理方法を調べ、必要であれば紙と電子データの両方での文書管理を行なってください。

 

ルールの構築・徹底が不可欠

文書管理ツールを用いても、社員が自分の判断だけで動いてしまうと思うように文書管理が進められません。文書管理ツール導入時には文書管理に関するルールを構築し社員に周知した後に、ルールを徹底してもらう必要があるでしょう。

 

文書管理ツールの種類

文書管理ツールは文書管理をスムーズに進めるためのものですが、いくつかの種類に分類されます。ここでは文書管理ツールの種類について説明しましょう。

 

文書全般に対応する文書管理ツール

文書の種類に関係なく全ての文書を管理できるツールです。文書のライフサイクルである文書の作成・共有・活用・廃棄までの一連の流れを管理し、社内の文書管理をスムーズに進めます。

 

契約書に特化した文書管理ツール

文書全般ではなく契約書に特化した文書管理ツールは「契約書管理システム」とも呼ばれます。契約書の管理を目的としているものの他に、契約書作成から手続きまでのサポートを行ってくれるツールもあります。

 

社外との情報共有に対応するファイルサーバー型ツール

クラウド型のファイルサーバー型のツールを使用すれば、リモートワークで社外にいる社員や取引先とも大きな画像や動画などの大容量データを共有可能になります。「オンラインストレージ」「クラウドストレージ」と呼ばれることもあるでしょう。

 

文書管理ツール選びのポイント

文書管理ツールを選ぶ際には、ツールに自社が必要とする機能が備わっているか以外に確認するべきポイントがあります。

 

セキュリティ対策が万全か

文書管理ツールでは社内の重要な文書を扱うため、十分なセキュリティが用意されているツールを選ばなくてはいけません。外部はもちろん内部からの不正アクセスにも対応できるツールを選び、文書には適切な権限設定を行いましょう。

 

使いやすい操作性か

文書管理ツールは全社員が利用するものであり、一部の社員がその利用を避けてしまうと思うような効果が得られなくなるのです。シンプルで使いやすい操作性のツールを選び、文書管理にかかる労力を最小限に抑えてください。

可能であれば、無料の使用期間を使って使い心地を確認すると良いでしょう。

 

検索機能に優れているか

扱う文書の量が増えるほど文書検索の難易度は上がりますが、文書管理ツールに優れた検索機能が搭載されていれば、いつでも簡単に必要な文書を手に入れられます。

欲しい文書が見つけられないツールは社員に利用を避けられてしまうため、注意してください。

 

おすすめの文書管理ツール9選を徹底比較

おすすめの文書管理ツールを紹介します。文書管理ツールの選び方を参考に、自社に最適なツールは選べるようにしましょう。

 

社内文書全般型

社内文書全般型の文書管理ツールでは社内のある全ての文書を扱うことができます。

 

flouu

flouuでは、社内に散らばっている文書を集約して管理します。複数の社員でのリアルタイム同時編集やリアルタイムチャット機能を使えば、文書を中心としたコミュニケーションが進められるでしょう。細かな公開権限が設定可能なので、限られたメンバーとの情報共有にも適しています。

slackやchatworkなどのビジネスチャットツールと連携できるため、今使用しているツールを使い続けながら文書管理が行えます。

【flouuの費用(30日間/1ユーザーあたり)】
・基本料金 550円
・セキュリティオプション 550円
・ORCオプション 220円
※14日間の試用期間あり

 

楽々Document Plus

ペーパーレス化の促進を進めている楽々Document Plusは、文書の作成日や契約先だけでなく製品型番など業務に必要な属性情報で分類できる文書管理ツールです。業務への適用性が高いことから、特殊な文書を扱う企業や自社ならではの分類方法で文書管理をしたいと考えている企業に適しています。

また、ファイルの印刷や不正ダウンロードによる情報漏洩を防ぐために、透かし文字の挿入などのセキュリティ対策が用意されています。

【楽々Document Plusの費用】
要見積

 

Confluence

Confluenceは複数の社員で共同作業をするための機能が搭載されている文書管理ツールです。実用的な文書はもちろんインスピレーションが沸くようなプロジェクトの計画などもナレッジとして管理し、情報がアウトプットしやすい環境を整えます。

フィードバック機能を使って自分の文書への意見を集めれば、より優れた文書が作成可能になるでしょう。

【Confluenceの費用(1ヶ月間/1ユーザーあたり)】
・Free 0円
・Standard 660円
・Premium 1,250円
・Enterprise  要見積
※7日間の試用期間あり

 

契約書に特化した文書管理ツール

契約書に特化した文書管理ツールを使えば、膨大な量の契約書も適切に管理できます。

 

Ofigo契約書管理

契約書管理の労力を最小限に抑えるための文書管理ツールであるOfigo契約書管理は、契約書の管理・運用に特化したシステムです。クラウドを利用することでリモートワーク時にも契約書の確認が可能であり、期限管理や権限管理にも優れています。

【Ofigo契約書管理の費用】
要見積

 

LegalForceキャビネ

LegalForceキャビネは、必要な時に求める契約書がすぐに手に入る文書管理ツールです。契約書作成時には契約の基本情報を自動で抽出・登録するため、契約書作成時のケアレスミスを防げるでしょう。

紙の契約書をPDFで読み込んだ場合も全文検索が可能なように自動で文書をテキストデータ化し、より高度な検索を実現します。

【LegalForceキャビネの費用】
要見積

 

鈴与の契約書管理システム

鈴与の契約書管理システムは、契約書の管理業務を一元管理するだけでなく電子契約締結機能も備えています。契約書作成やリーガルチェック機能も搭載されているため、契約書に係る業務全てを任せられるでしょう。

また、分かりやすい費用設定がされているという特徴もあります。

【鈴与の契約書管理システムの費用(1ヶ月間)】
・ライトプラン 8,000円〜
・ビジネスプラン 28,000円〜
・エンラープライズプラン 要見積

 

ファイルサーバー型の文書管理ツール

ファイルサーバー型の文書管理ツールを使用すれば、大容量の情報も共有しやすくなります。リモートワークの導入もスムーズに進められるでしょう。

 

Box

Boxはクラウド上で多くの文書・情報を管理するシステムです。社内だけでなく社外の相手とも情報共有・共同作業が可能なため、効率良く業務を進められるでしょう。厳密なデータ保護が可能なので、業界規制などさまざまなコンプライアンスニーズに対応できます。

【Boxの費用(1ヶ月間/1ユーザーあたり)】
・Business 1,710円
・Business Plus 2,850円
・Enterprise 4,200円
・Enterprise Plus 要見積
※14日間の試用期間あり

 

Fileforce

国産クラウドストレージとして多くの企業に導入されているFileforceは、スモールビジネスからエンタープライズまであらゆる業種・業界にフィットしたサービスを提供しています。日本の企業の業務プロセスを理解し、文書管理・共有の課題を解決します。

柔軟なファイル管理が可能なので、ローカルディスクのような操作性を実現しているのです。

【Fileforceの費用(1ヶ月間)】
・Entry 900円(1ユーザーあたり)
・Unlimited 50,000円〜300,000円
・Enterprise 要見積
※30日間の試用期間あり

 

Dropbox Business

Dropbox Businessでは、従来のフォルダ概念を転換してさまざまな情報を一箇所にまとめることができます。法的拘束力のある電子署名を無制限で作成することも可能で、容量の大きなデータも安全に管理可能です。

【Dropbox Businessの費用(チーム向け/年間払い契約の月額費用/1ユーザーあたり)】
・Standard 1,710円
・Advanced 2,000円
・Enterprise 要見積
※1ヶ月間の試用期間あり

 

まとめ

文書管理を成功させるために導入するべき文書管理ツールについての情報や、文書管理ツールの選び方・おすすめの文書管理ツールを紹介しました。この記事を参考に自社に最適な文書管理ツールを選び、適切な方法で文書を管理できるようにしてください。

文書管理がスムーズに進むようになれば、業務全体を効率化できるでしょう。

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