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社内wikiの失敗理由!社内wiki導入を成功させるための対策まとめ


社内wikiとは社内版のWikipediaのことで企業の百科事典のような役割を果たし、情報共有を進めるために企業に導入されるものですが、社内wikiを導入しても、思うような成果が得られなかったという企業があるようです。

社内wikiの導入によって情報共有を成功させ、業務効率化につながった企業が多い中で、なぜ社内wikiの導入に失敗してしまうのでしょうか?

この記事では社内wiki導入がうまくいかなかった企業の失敗理由をまとめ、社内wiki導入を成功させるための対策を紹介しましょう。これから社内wikiを導入したいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

社内wikiの導入が失敗する理由

社内wikiの導入が失敗してしまった企業では、次のような問題が起こっていました。

社内wikiの利用に社員が消極的

会社側から一方的に利用を促しても、思うように社内wikiが社内で浸透しないことがあります。社内wikiは社員全員が利用することで期待する効果が得られるものであり、一部の社員のみの利用では情報が滞ってしまう・十分に共有されないでしょう。

社内wikiが社員に利用されなかった原因の例は以下の通りです。

・社内wikiを導入する目的が明らかになっていなかった
・社内wikiの導入自体が周知不足だった
・社内wikiの必要性が社員に理解されていなかった

「社内wikiがなぜ導入されるのか?」「社内wikiを利用することで得られるメリットや効果は何か?」「いつから運用が開始されるのか?」などの基本的な情報が社員に伝わっていなければ、社内wikiの利用は浸透しないでしょう。

社内wikiの利用を社員が止めてしまった

社内wiki導入時には社員が社内wikiを利用していたものの、利用が習慣化されずに続かなかったパターンです。社員に社内wikiを使っても必要な情報が得られないと感じられた場合や、何を書き込めば良いのかが明確にされず情報が蓄積されなくなってしまった場合などが、当てはまるでしょう。

社内wikiは全社員が利用を習慣化させることで、多くの情報が蓄積されてより優れたツールに成長していくものです。社員に利用されない社内wikiは情報の更新が滞り古い情報のみを扱うことになるため、より利用を避けられてしまいます。

社内wikiの運用で業務が非効率になってしまう

社内wiki自体の使い勝手が悪く、社内wikiを使うことで業務に支障が出てしまうような状態です。ツール自体は簡単な操作方法であるものの、企業側で多くのルールを設け過ぎた結果、複雑なフローが構築されてしまう場合もあるでしょう。

既存のシステムとの使い分けができない

多くの企業では社内wiki導入前から共有サーバーなどを利用して情報を共有していますが、社内wikiが導入された後も既存のシステムのみの利用を続けてしまう社員もいます。使い慣れたシステムの方が使いやすいと感じるものであるため、このままの状態では社内wikiの利用は浸透しないでしょう。

既存システムの利用を控えてもらうように周知する・既存システム自体を使えない状態にしてしまうなどの手段を考える必要がありますが、既存システムと社内wikiの両方を使い続けるのであれば、その使い分けを明確にしなくてはいけません。

セキュリティ対策が不十分になってしまう

社内wikiでは機密事項や個人情報など非常に重要な情報も扱われます。働き方が多様化された今では、社内wikiをテレワークや移動中の社員もアクセス可能にする場合も考えられるでしょう。社内wiki自体に万全のセキュリティ対策が施されていることはもちろん、利用者である社員のセキュリティ意識も高める必要があるのです。

社内wiki導入を成功させるために行うべき対策

社内wiki導入を成功させるためには、ただ運用開始を社員に周知するのではなく、十分な事前準備が必要です。社員数が多ければより多くの時間がかかりますが、研修や講習を開いて社員に社内wikiの導入目的やルールについて理解してもらいましょう。

ここでは、社内wikiの導入前に行うべき対策を紹介します。

社内wikiの利用を促す評価を用意しておく

ただ社内wikiのメリットや効果を社員にアピールするだけでは、なかなか社員の行動を促せないこともあります。そのため、情報の書き込み数や質に応じて社員を評価する仕組みを作ると良いでしょう。

具体的には「ナレッジ投稿ランキング」「人気ナレッジランキング」などを全社員に開示し、上位ナレッジ作成者を表彰するなどの方法が有効です。イベント的な要素も組み合わせれば、社員のやる気を育てやすいでしょう。

運用ルールを設けておく

一定のルールが設けられていないと、社内wikiの利用が活性化しない場合があります。「週報は金曜日に社内wikiを使って書き込みする」「議事録は会議終了後に必ず社内wikiで共有する」など、社内wiki利用の行動自体をルール化するのも良いでしょう。

一定のルールがあることで社内wiki利用の習慣化が期待でき、多くの社員が社内wikiの利用自体に慣れていきます。

ただし「毎日何らかのナレッジを1つ以上書き込む」など抽象的かつ守ることが難しいルール設定をしてしまうと、数だけにこだわった価値のない情報が溢れてしまうため、注意してください。また、ルールは最小限かつ簡単に覚えられるものにしましょう。

あまりに細かい・多過ぎるルールは社内wikiの利用時の労力を増やしてしまいます。

社内wikiの運用責任者・チームを設定する

社内wikiの導入を成功させるためには、まず運用責任者・チームを決めて社内wikiの活用を社員に促すと良いです。運用責任者は社内wikiの運用状況を監視し、理想的な運用が行われているかを確認しながら必要な改善を行います。

運用開始後も社員の声を拾った上で、運用ルールの変更をすることも必要でしょう。

使いやすい社内wikiツールを導入する

社内wikiの書き込み・閲覧・検索がスムーズに行えれば、社内wikiの導入は進みやすくなります。パソコン操作が苦手な社員や外出先での操作が多い社員でも使いやすい社内wikiツールを導入し、誰にでも簡単に使える社内wikiを構築しましょう。

また、フォーマットを用意しておくと、書き込みに必要な手間や時間をより少なくできます。気軽に書き込み可能な環境が整えられれば、より多くのナレッジが共有されるでしょう。

セキュリティ教育を徹底する

社内wikiツール自体に高いセキュリティが確保されていても、社員のセキュリティ意識が低いようでは大切な情報を守ることはできません。社内wiki導入前に情報管理について十分なセキュリティ教育を行う必要があるでしょう。

特にテレワークや移動時の社内wiki利用については、本人の意識と行動が情報漏洩や情報紛失のリスクに直結します。

運用前に社内の情報を集約しておく

社内wikiは運用と共に情報がどんどん蓄積されていくものですが、運用開始時にはこれまで社内にあった情報を集約できていなければいけません。利用時に必要な情報が不足しているようでは、社員に情報共有手段として活用してもらえなくなってしまうためです。

運用前の情報集約や整理には、社内にある情報量や情報の管理状況によって多くの時間と労力が必要な作業になる場合がありますが、社内wiki導入の成功には欠かせないステップであると言えるでしょう。

社員の利用範囲を決めておく

社内wikiでは膨大な情報が管理されるため、社員が自由に情報を変更・削除できる状態にしてしまうと、必要な情報が誤って削除されてしまう・編集されてしまう恐れがあります。「閲覧・書き込みが可能」な社員「編集・削除が可能」な社員など役職ごとや部署ごとに権限を分け、大切な情報を守るようにしてください。

権限設定については事前にルールを定め、場当たり的な運用にならないようにしましょう。

まとめ

社内wikiを導入しても思うような効果が得られなかったという企業の失敗理由から、社内wikiの導入を成功させるためのポイントを紹介しました。

社内wikiは社内の情報共有に有効な手段であり、情報共有によって企業は業務効率化を実現させられます。この記事を参考に十分な事前準備を行い、社内wikiの導入を成功させましょう。

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