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【2022年電子帳簿保存法改正後】電子帳簿保存法に沿った文書管理のポイント!


電子帳簿保存法の2022年改正によって、企業で行うべき文書管理の方法は大きく変更されます。多くの企業では今まで通りの文書管理の方法が認められない可能性があるのです。

早期に実施するべき文書管理の改善点を把握しなければ、大きな問題につながってしまうでしょう。

この記事では、電子帳簿保存法が企業の文書管理に与える影響をまとめました。最新の電子帳簿保存法に対応可能な文書管理を行いましょう。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは国税関係の帳簿書類を一定の条件を守ることによって、紙の文書ではなく電子データでの保存が認められる法律です。紙の文書管理に必要なコストや労力が節約可能で、業務の効率化にも役立つと言われています。

電子帳簿保存法自体は1998年から施行されていますが、複数回の改正を繰り返しより多くの企業に導入しやすい仕組みに変わりました。特に2022年1月施工の改正では大幅な規制緩和が行われるため、電子データの文書管理を行う企業が増え、社会全体でペーパーレス化が進むと予想されているのです。

電子帳簿保存法2022年の改正内容

ここからは、電子帳簿保存法の大幅改正と言われている2022年の改正内容について説明します。規制緩和と強化の両方のポイントを理解しておきましょう。

規制緩和されるポイント

2022年の電子帳簿保存法改正される規制が緩和されるポイントは次の通りです。電子データ導入にあたって多くの事務的負担が軽減可能だと言えるでしょう。

税務署への事前申請が不要になる

電子データで国税関係帳簿を保存するためには、これまでは事前に税務署長の認証を行わなくてはいけませんでしたが、今回の改正以降はこの事前認証が不要になります。

最低限の要件で電子帳簿が導入可能になる

電子帳簿保存法改正前は、国税関係帳簿を電子データで扱うにあたって定められた多くの保存要件を守らなくてはならず、企業にとって電子帳簿導入のハードルが高い状態でした。

改正後は下記の3点の要件のみを守れば、電子データの保存が認められます。

①システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を備え付けること
②保存場所に電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
③税務職員による質問検査権に基づく電子的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること
※引用:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

また、改正前の導入要件全てが守られている企業は、事前にその旨を税務署に申請しておけば「優良な電子帳簿」と認められ、過少申告加算税が発生した際には5%の軽減措置が受けられます。

スキャナ保存時と電子取引のタイムスタンプに関わるルールが緩和される

電子データをスキャナで読み込む際や電子取引で発生した電子データの保存の際に必要となるタイムスタンプの付与期間が、3営業日から最長2ヶ月・概ね7営業日以内に変更されます。

さらに、スキャナ保存時の適正事務処理として求められていた別担当者に照合作業や定期検査なども廃止されました。

規制強化されるポイント

2022年の電子帳簿保存法では多くの規制が緩和されたことをお伝えしましたが、緩和と同時に規制が強化された点もあります。

違反があった場合は罰則を受ける

スキャナ保存・電子取引の電子データ保存において隠蔽・仮装の事実があった時には、発生した申告漏れに対して10%の重加算税が加重されます。

故意でない場合にも、結果的に罰則を受けなくてはいけない可能性もあるため、電子データの扱いには十分な注が必要でしょう。

電子帳簿保存法の改正後の文書管理で注意するべき点

文書管理が今まで問題なく行われていた企業であっても、2022年の電子帳簿保存法改正によって業務フローを大幅に見直さなくてはいけない場合がります。

ここからは、電子帳簿保存法改正後に注意するべき文書管理のポイントを紹介しましょう。

紙での保存が認められないデータがある

多くの企業では紙の文書と電子データの両方を扱い、それぞれの文書管理方法が定められていると思いますが、電子帳簿保存法改正後は電子データで受け取った文書を出力し、紙で保存することが認められません。

例えば、取引先から受け取った請求書や見積書を出力して紙で保存していたのなら、電子データのままで保存する方法に変更する必要があるのです。紙での保存が認められる文書は、顧客から紙で受け取った文書のみとなります。自社から顧客に電子データを送った場合も同様です。

電子データの保存方法に守るべきルールがある

電子データは真実性要件と可視性要件を満たした状態で保存しなくてはいけません。そのため、現在の電子データの文書管理方法を大幅に見直さなくてはいけない可能性があります。

【真実性要件】※①〜④のいずれか
①タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
②取引情報の授受後、速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
③記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
④正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う
※引用:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

【可視性の要件】
①保存場所に電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
②電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
③検索機能を確保すること
※引用:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

可視性の要件の③である検索機能は、取引年月日・取引金額・取引先による検索や日付・金額の範囲指定が可能である点が求められていますが、小規模な事業所で税務職員から電子データの開示を求められた時に対応可能な状態を用意しておけば検索機能がなくても良いことになっています。

電子帳簿保存法に対応した文書管理をするためには

電子データをメインとして文書管理を行うようになれば、企業はペーパーレス化を進められ、コストダウンや業務効率化など多くのメリットが得られます。

しかし先ほどもお伝えしたように、ただ電子データをファイルサーバーで保存すれば良いというわけではないため、しっかりとした文書管理フローの見直しが必要になるでしょう。

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入する

電子帳簿保存法を意識した文書管理を手動で行うのは難しく、特に管理するべき文書の量や文書管理に携わる社員の人数が多いほど、トラブルが起こりやすくなります。電子データによる文書管理に問題が生じれば、データの隠蔽や改装を疑われる恐れもあるでしょう。

電子帳簿保存法に対応したシステムでは、最小限の労力でルールを厳守した文書管理が行えるようになっており、文書管理自体をより効率良く進められるのです。

システムによって用意されている機能が変わるため、自社が必要とする機能を考えた上でシステム導入を検討すると良いでしょう。

文書管理規定を作成する

文書管理規定が用意されていない企業では、文書管理の統制が取れずに大きな問題につながりやすくなります。電子帳簿保存法に沿った文書管理規定を作成し、守るべきルールを明確にしておきましょう。

すでに規定が用意されている企業であっても、電子帳簿保存法の改正点を踏まえた改変が必要でしょう。

まとめ

2022年の電子帳簿保存法改正では大幅な規制緩和と強化が行われます。今まで問題なく文書管理を行えていた企業でも、その改正内容を十分理解した上で今後の運用を考えなくてはいけません。

特に電子データの扱いに十分注意し、文書管理フローを見直すようにしましょう。

この記事を参考に、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入や文書管理規定の作成を検討してみてください。

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