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失敗しない議事録の書き方8つのコツ!会議前からの必須ポイントまとめ

失敗しない議事録の書き方8つのコツ

「次の会議は、議事録頼むよ」

このように上司に言われて初めて議事録を作成することになったとき、どんな議事録を作れば良いかわからずに悩んでしまいますよね。

議事録はただ作ればよいというものではなく、会議に参加された方や参加していない方への情報共有と、記録に残すという重要な役割を持っています。

みんなに「わかりやすい」と思ってもらえる議事録を作るためには、いくつかのポイントがあります。ここでは、議事録の書き方について、8つのコツをご紹介していきます。

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議事録の書き方はなぜ重要か

「議事録なんて簡単、ただ入力しておけばよい」こんな風に考えていませんか?議事録を甘く見ると、議事録を提出したときに上司から指摘されたり、やり直しさせられたりして無駄な時間を費やすことになりかねません。

正しい議事録の作成をするには、まずは議事録を作る目的や重要性から理解することが大切です。議事録を作る目的は、大きく分けて2つあり、それは「情報を共有すること」と「情報を記録すること」です。

情報が正しく理解されるために、誰が見てもわかりやすい内容で把握してもらう必要があります。後から記録として見たときに、正しい情報が簡潔にまとめられていること、正確に入力されていることが重要です。

 

誰が見ても内容を把握できるようにするため

議事録を、誰が見ても内容がわかるように書くことで、会議やミーティングに参加できなかった人にも的確な情報共有ができるようになります。誰が見ても内容が把握できるようにするためには、ただ文章を並べるだけではなく、情報を整理し、結論が出たこと、検討すること、次回までの宿題などをまとめて整理しておくことが大切です。

 

後から見ても理解できるようにするため

会議で決まった内容に基づいて今後の動きを決めることも多いため、その場合は会議での決定事項を後からでも正確に理解できる必要があります。決定した事項に対して「なぜそのように決めたのか」という部分を振り返ることもあるため、正確な情報の入力が必要となります。

また、議事録作成を担当することで、作成者自身の学びが深まることもあります。議事録の作成は決してつまらない雑務ではなく、作成者自身の会議内容の把握や情報の整理など、議事録を担当することで身に付くものもあります。

 

議事録で押さえるべきポイント

では、議事録作成において抑えるべきポイントはどのようなものでしょうか。

議事録作成において抑えるべき3つのポイント

・簡潔にわかりやすく
・5W2H
・正確な情報を

簡潔にわかりやすくするためには、情報を整理することが必要です。

情報として抜け漏れが無いようにするために5W2Hがあり、「誰が」や「どこで」「いくら」などを表したものです。誰が実行するのか、いつまでにやるのかなどを明確に記録することで、会議に参加された方が後から見たときに明確でわかりやすい議事録にすることができるでしょう。

また、正確な情報であることが必要となるため、「自分ではこう受け止めた」ではなく、発言者が発言した通りの言葉で記載することも重要です。

 

議事録の書き方のコツ【段階別】

失敗しない議事録の書き方8つのコツ

議事録で抑えるべきポイントを理解したところで、次に必要なのは、どのような部分に気を付ければ上司に認められる議事録が作れるかです。議事録の書き方のコツとしては、「段階別」で理解することが重要です。

 

会議前

まずは、会議前から議事録の準備をしておくようにします。会議が始まってから議事録の準備をしても遅いので、必ず会議前から準備をしておきましょう。準備をすることで、会議中のメモ書きや理解が円滑に進みます。

会議前に理解しておくこととして、最低限、何を打合せするのか、誰が出席するのかを把握すること、そして日付や議事録の題目などをあらかじめ記載しておくと良いでしょう。

 

会議中

会議の最中はメモのスピードが重視され、リアルタイムで要点を取りこぼさないことが重要になるため、自分でデータ入力するためにはタイピングの速さと、聞き漏らさないための集中力が必要です。また、情報として不明瞭な点がある場合には、確認をすることも必要です。

 

会議後

会議後は、議事録の仕上げと共有をスピード感を持って行うことが重要です。また、正確に仕上げることで会議後のまとめもしやすくなるでしょう。共有前には議事録の間違いがないか確認もしましょう。

 

会議前の準備のコツ

ここからは具体的なコツをご紹介していきますが、「会議前」「会議中」「会議後」のフェーズそれぞれで見ていきましょう。まずは、会議前の準備のコツです。

 

1. 過去の議事録をチェック

事前準備として必要になるのは、会社で使っているフォーマットがどのようなものか、過去の議事録をチェックしておくことです。企業ごとに利用している議事録フォーマットは異なるため、過去のフォーマットを必ず見ておくようにしましょう。

 

2. 参加する会議の目的・経緯を把握

事前に会議の目的や参加する経緯を把握しておきましょう。会議の目的や内容を把握することは、議事録作成以前に会議の参加者として重要なことです。自分自身が参加する経緯や目的、そして会議自体の目的も深く理解しておくことで、どのような議事録が必要になるかある程度想定ができます。たとえば、結論が必要な会議なのか、結論が出なくても良い会議なのかによって、情報の取り方も変わってくるでしょう。

 

3. 基本情報を先に記入

議事録の構成を事前に決め、あらかじめ記入できる必要項目は先に書いておきましょう。そうすることで、議事録中に入力すべきことが少なくなるため、効率的に議事録を作成できます。2回目以降も議事録を担当する場合は、1回目に利用したフォーマットを次にも使えるように、事前にテンプレートとして保存しておくこともおすすめです。

基本的な情報としては、以下のような項目が基本となるでしょう。

・開催場所や開催日時
・出席者名
・会議の概要や目的、議題
・会議での決定事項・宿題・質問事項
・次回の開催日時や場所、議題

これらの項目を事前に用意しておくことで、スムーズな議事録作成ができるでしょう。

 

会議中のメモのコツ

次に、会議中での議事録作成のコツについても見ていきましょう。

 

4. 箇条書きや図で要点をとらえる

会議中のコツとして、ただ文字を並べて議事録を作るだけではなく、要点をまとめるときには箇条書きにする、図にするなどの工夫が必要です。重要なのは、議事録を読む人にとってわかりやすく、伝わりやすくすることです。そのために、内容に応じて情報を整理し、工夫してまとめるようにしましょう。

 

5. わからない点を明確にする

よく聞き取れなかったことやわからなかったことは、「確認したいのですが」などとその場ですぐに確認するか、 後からでもわかるようにサインペンなどを使って色分けすることも重要です。わからなかったことや聞き取れなかったことが重要な情報であることもあるため、うやむやにせずに遠慮せず確認しましょう。

 

会議後の編集・共有のコツ

議事録は、作成して終わりではありません。
最後に、会議後の編集や共有のコツについても見ていきましょう。

 

6. 読む人の視点で要点を編集する

会議後に提出する議事録で注意したい点としては、読み手の立場になって議事録を整理し、編集するということです。会議に出席できなかった人が見てもわかりやすいように、5W2Hを意識して編集すること。その際のポイントとしては、話し言葉から文語体に直すことです。また、会議中の発言の中で不要な部分を省くことで、より情報が整理されるでしょう。

読み手にとっての「読みやすさ」というのは、適度な余白や行間があること、箇条書きで記載されている部分があったり、図が入っていたり、一文の長さが揃っているなどです。ただ文章を羅列するのではなく、読み手にとっての読みやすさも重視した議事録にするようにしましょう。

 

7. 共有前に上司に確認する

また議事録を共有する前には、必ず直属の上司に確認するようにしましょう。自分では良い議事録ができたと思っても、要点が異なっていたり、抜け漏れがあったり、表現方法が誤っている場合もあるからです。

議事録作成をしていく中で、上司に見てもらいフィードバックをもらうことで、上司からの信頼にもつながります。たかが議事録だと思っていても、議事録という仕事を通して次の仕事を任せてもらうきっかけになることもあるでしょう。

 

8. 当日中に共有する

最後のコツは、当日中に共有するということです。参加されているメンバーにも、参加されていないメンバーにも当日中に情報共有することが必要です。その理由としては、会議に参加された方が覚えているうちに情報共有することで、その日のうちにメンバーは振り返りをすることができるためです。

また、会議に参加されていないメンバーに向けても、その日のうちに情報共有することで、情報の差が生まれずに、社内のコミュニケーションも円滑に進みます。特に、現代では情報のスピードが速く、ビジネスではスピードが欠かせません。その日のうちに共有しなかったことで、機会損失を招いたり、無駄な労力をかけてしまったりするなどもあるため、出来るだけ早い情報共有を心がけましょう。

 

ツールやアプリでさらに効率化

最後に、議事録作成におすすめのツールをご紹介していきます。

議事録作成は、Wordやメモ帳・Excelがすべてではありません。今回お伝えした議事録作成のコツを実行していくにあたって、活用できるおすすめのツールをご紹介します。

 

録音・音声入力アプリ

まずご紹介するのは、録音・音声入力アプリです。

録音・音声入力アプリの特徴は、自動翻訳機能などがついていること。音声入力機能も進化しているため、かなりの高い認識率があり、テキストデータとして活用できます。このような録音・音声入力アプリを利用するメリットとしては、議事録を取る必要がなくなることで、議事録担当者の方も会議に集中できるという点や、聞き漏れを無くすことができるという点があります。

スマートフォン用やパソコン用など、デバイスごと、OSごとにおすすめのアプリは異なりますが、それぞれの利用目的や補助してほしい機能を意識して、アプリを選択すると良いです。中には無料のアプリもあるため、補助的な役割として使うには最適でしょう。

 

flouu(フロー)

情報共有ツール flouu(フロー)

議事録作成を効率化する中で、テレワーク等のオンラインが多い企業や、社内ドキュメントが多い企業におすすめのアプリが「flouu(フロー)」です。このアプリは、テレワーク時代のリアルタイムの情報ツールとして多くの方に利用されているアプリで、議事録作成はもちろんのこと、社内のドキュメントの整理や、共有、検索などが手軽に行えるアプリとなります。

議事録や日報など、ビジネスにおいてよく使うテンプレートがあらかじめ登録されており、flouu(フロー)へ登録後すぐに議事録を書き始められます。

オンライン会議などで活用することで、参加メンバーが一つのドキュメントを共有して複数人で同時に編集したり、リアルタイムで情報共有できたりするので、認識ズレを防ぎ、議事録作成の効率化が可能となります。

テレワークが進む現代においてはオンライン会議が一般的になっていますが、flouuを使えばオンライン会議での議事録作成もスムーズに行えるでしょう。

 

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まとめ

今回は、失敗しない議事録の書き方に必要な8つのコツについて解説しました。

会議前や会議中・会議後というフェーズごとに、それぞれ一つずつ実践してみてください。

また、今回紹介したflouuのようなツールで議事録作成を効率化することで、会議内容にも集中できるようになるでしょう。ぜひ、普段の業務に取り入れてみてください。

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