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議事録作成ツールおすすめ10選!自動音声AIなどをタイプ別に徹底解説

自動音声AIなど議事録作成ツールおすすめ10選!

「議事録ってどうやって作ったらいいんだろう…」

議事録作成の依頼を上司から受けたけど、まともに議事録の作り方について教えてもらったことがないという方は、このような悩みを抱えているのではないでしょうか。

会社ごとに作り方や使うツールは異なりますが、現在では自動音声AIなども含めたさまざまな議事録作成ツールが存在することをご存知でしょうか。

この記事では、議事録作成ツールとはどのようなものなのか、メリットは何なのか、ツールの選び方、おすすめのツールについてご紹介していきます。

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議事録作成ツールとは

議事録作成ツールとは、議事録作りを効率化してくれるツール全般を指します。音声を元に自動でテキスト化してくれるものや、作った議事録を蓄積し後から検索しやすくする機能を持ったものなど、様々なツールがあります。現代では、自動音声AIなどを含むツールも存在しており、目的や負担軽減の多さによって利用するツールが異なります。

 

議事録作成ツール活用のメリット

議事録作成ツールを活用するには、どのようなメリットがあるのでしょうか。

メリットとして考えられるのは、「議事録の作成・共有の時間を短縮できる」「情報を後から活用しやすい」といった点です。それぞれ細かく見ていきましょう。

 

議事録の作成・共有の時間を短縮できる

一番に挙げられるのは、議事録を作成する時間や共有する時間を短縮できるという点です。普段の仕事においては、61.1%の人が業務時間の3割以上を文書作成に費やしているという調べがあります。

つまり、業務時間の3割以上は人間が行わなくても良い作業をしており、本来人間が行うべき「考える仕事」に使う時間を文書作成に使ってしまっていることになります。

議事録作成ツールにはテンプレート機能などが充実しているため、ツールを利用することで、議事録作成が効率化され、業務全体のスピードも向上できます。これからの時代は、人間は人間のやるべき仕事をし、作業レベルの仕事は機械に任せてしまうという意識が必要です。

 

情報を後から活用しやすい

次のメリットとして挙げられるのは、情報を活用しやすいという点です。議事録を作っても、それを活用しなければ全く意味がありません。議事録を作って後から情報を取り出そうと思ったとき、検索機能が付いていなければ自分で「この会の議事録かな?」と一つずつ探すことになります。

しかし議事録作成ツールを利用することで、検索機能を利用して後から情報を取り出すなど、議事録を活用するのが簡単になります。議事録を作成することが目的ではなく、議事録を後から活用することが目的になるためには、簡単な操作で検索できるという環境も必要です。

 

ツールの選び方

次に、議事録作成ツールの選び方について見ていきましょう。議事録作成ツールは沢山の種類があるため、どれを選んで良いかわからない方もいると思いますが、選び方のポイントは、「クラウド上で管理できるか」「テンプレート機能があるか」「検索機能が充実しているか」「使いやすいか」になります。
詳しく見ていきましょう。

 

クラウド上で管理できるか

選び方のポイントの1つ目は、クラウド上で管理ができるかどうかです。
これは、簡単に言うとインターネット上で保管できるかどうかという事です。クラウド上で管理するメリットとしては、パソコンが壊れてもデータを紛失しない、複数人で同時に確認できる、セキュリティ面が向上するなどがあります。そのため、議事録作成ツールを選ぶにあたって、クラウド上で管理できるものかどうかを見ておくことは重要です。

 

テンプレート機能があるか

次のポイントは、テンプレート機能の有無についてです。
テンプレートとは雛形のことで、議事録の雛形が作れるかどうかということが重要です。基本的に、企業で利用する議事録の形式は、毎回変わるものではなく同じものを使うことがほとんどです。そのため会議の種類ごとに様式を作ったら、それを保管し毎回その雛形を使えるようにすることで、業務効率を向上させることができます。効率化の観点から、テンプレート機能がついていることは必須の条件と言えるでしょう。

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検索機能が充実しているか

次に、検索機能が充実しているかどうかも、選ぶポイントとなります。例えば、階層構造で見やすくできるか、カテゴリ分けやタグ付けなどができるかなど、「探す」という点において使いやすいかどうかは、議事録を上手に活用できるかどうかに関係してくるため、妥協したくない点と言えるでしょう。検索機能はツールごとに異なるため、選択する時に重要ポイントとして必ず比較するようにしましょう。

 

使いやすいか

社内のITリテラシーに合っているかという点で、使いやすさ・操作性も重要です。
例えば、高機能で高額なツールを購入することだけが良い選択とは言えません。企業ごとに使う用途も違えば、使う側のリテラシーの高さも違います。

さまざまな機能を利用したいと思っている企業であれば、高機能な議事録作成ツールが必要となリます。一方で、機能性よりもシンプルでわかりやすい方が良いという企業にとっては、社内の誰もが直感的に使えるツールが最適になるでしょう。それぞれの企業ごとに「使いやすさ」は異なるため、まずは無料体験などで自社に合ったツールかどうかを判断することが必要です。

 

議事録作成ツールおすすめ10選【タイプ別】

ここからは、議事録作成ツールの中でも、特におすすめのツールを10選ご紹介していきます。
各ツールで特徴が異なり、無料で使える範囲・期間があるため、それぞれ細かくご紹介していきます。

 

検索機能・テンプレート充実タイプ

まずは、検索機能が充実しているタイプや、テンプレートが充実しているタイプを見ていきましょう。

1. flouu

情報共有ツール flouu(フロー)

1番におすすめする議事録作成ツールは、flouuです。文書作成を誰にとってもより簡単にすることで、業務の効率化を図れるツールです。
<検索機能>
検索機能としては「全文検索機能」があり、ドキュメントの本文やコメント、添付ファイル名などから検索することができます。検索意図に近い情報から検索結果を表示してくれるという、優れた機能を持っています。
<費用>
月々500円からスタートでき、1ユーザーあたり1GBのストレージが付与されています。より高機能を求める方には、エンタープライズブランという上位のプランもあります。
<クラウド利用>
ChatworkやSlackとも連動しており、オンラインでの利用となります。
<その他の特徴>
14日間無料で利用することができるため、お試ししてから検討することが可能です。

 

2. Confluence

Confluence

Confluenceは、プロジェクト管理やタスク管理をするツールで有名なAtlassianが提供しているツールです。

<検索機能>
ラベルの設置や、直感的なページ階層を使用しているため、ページの整理や検索が容易にできます。「ページ」と「スペース」という2つの概念でデータを整理することができ、初めての方にとってもわかりやすいのが特徴。
<費用>
Confluenceの費用形態は3つのプランがあり、「free」「standard」「premium」となっております。プランうちfreeはもちろん無料で、standardは月額600円、premiumは月額1,190円となっており、できることがそれぞれ異なります。
<クラウド利用>
Confluenceは、クラウド利用したサブスクリプションサービスとなります。
<その他の特徴>
7日間の無料トライアルがあるため、無料で試して検討することができます。

 

3. Qast

Qast

Qastは、社内でよくあるQ&Aとメモを集約した掲示板のようなツールです。

<検索機能>
検索機能としては、キーワード検索、添付ファイル検索、タグ検索、フォルダ内検索、未解決・解決ソート、ひらがなをカタカナで検索するなど、高機能です。
<費用>
・フリープラン0円
・スタンダードプラン600円/月
・エンタープライズプラン900円/月
<クラウド利用>
クラウド利用をしたサブスクリプションサービスです。
<その他の特徴>
シンプルな作りとなっていて、使いやすことと、投稿数などをスコア化し、貢献度を可視化することも可能です。

 

4. Stock

Stockは、チャットツールやファイル管理では実現できない機能を搭載しています。

<検索機能>
機能としては、ノート機能やタスク管理、メッセージ機能を持っており、議事録とタスクを関連づけておくこともできるため、チャットのようにメッセージが流れてしまって探しづらいということがありません。
<費用>
料金プランは多数あり、以下のようになっています。
・フリープラン:0円/月
・ビジネス5プラン:1,980円/月
・ビジネス10プラン:3,480円/月
・ビジネス20プラン:6,480円/月
・カスタマイズプラン:見積もりベース
<クラウド利用>
Stockもクラウド利用をしたサービスです。
<その他の特徴>
まずはフリープランから利用できるため、検討期間を設けることができます。

 

5. NotePM

NotePMは、株式会社プロジェクト・モードという企業が提供しているナレッジ共有ツールです。

<検索機能>
NotePMの特徴として欲しい情報がすぐに見つかるというものがあり、WordファイルやPDFファイルなどの中身の検索もでき、フォルダ構造となっているため見た目も使いやすいのが特徴です。
<費用>
費用はスタータープランで3名までの利用となり1,000円/月、それぞれユーザー数ごとに費用が上がり、100名では30,000円/月となります。
<クラウド利用>
NotePMもクラウドを利用したツールとなります。
<その他の特徴>
30日間無料で全ての機能が利用できるため、検討してから利用することができます。

 

6. Qiita:Team

Qiita Team

Qiita:Teamは、エンジニアの情報共有を主に利用されているツールです。

<検索機能>
Qiita:Teamは検索機能の充実さよりも、フィードによる共有で、使いやすいシンプル設計になっています。投稿した記事というカタチでフィードにて共有でき、面倒な作業や階層構造を考えることもなくシンプルです。
<費用>
料金プランは多数あり、以下のようになっています。
・Microプラン:1,520円/月
・Smallプラン:4,900円/月
・Mediumプラン:7,050円/月
・Largeプラン:15,300円/月
・Extraプラン:15,300円/月~(1名追加に月プラス720円)
<クラウド利用>
クラウド利用です。インストールする必要はありません。
<その他の特徴>
30日間の無料トライアルがあり、1か月も無料で利用できるので、検討材料にはとても良いでしょう。

 

音声・AIタイプ

次に、音声・AIタイプの議事録作成ツールをご紹介していきます。

7. COTOHA Meeting Assist

COTOHA Meeting Assist

COTOHA Meeting Assistは、NTTコミュニケーションズが提供している会議での音声データをリアルタイムにテキスト化してくれるツールです。
<AI機能>
会議の発言をAI機能により自動でテキスト化してくれます。
録音データのアップロードによるテキスト化も可能です。
<費用>
50,000円/月
<クラウド利用>
COTOHA Meeting Assistはクラウド利用のツールです。
<その他の特徴>
タスク管理機能も付いており、業務のヌケモレを防いでくれます。

 

8. VMeeting

VMeeting

VMeetingは、日本最大級の研究機関である「産総研」由来の最先端音声認識技術を利用したツールで、Hmcomm株式会社が提供しています。
<AI機能>
国産の高精度エンジンと学習モデルを利用しており、高い認識率を実現しているツールです。
<費用>
費用については公式サイトにてお問い合わせください。
<クラウド利用>
クラウド利用したツールとなるため、iOSやGoogle Chromeでの利用も可能です。
<その他の特徴>
会話内容を自動でテキスト化しながら、音声データとテキストデータを同時確認することができ、社内擁護の認識も可能です。

 

9. AI GIJIROKU

AI GIJIROKU

alt Inc.が提供するAI GIJIROKUは、サブスクリプション型のAI議事録作成ツールです。
<AI機能>
35カ国語の音声入力の自動翻訳にも対応しており、オンラインミーティングにも対応しているツールです。AI機能が搭載されているため、使用するたびに精度が上がります。
<費用>
以下の4つのプランがあります。
・トライアルプラン:無料
・スタンダードプラン:1,500円/月
・ビジネスプラン:29,800円/月
・エンタープライズプラン:見積もりベース
<クラウド利用>
クラウドを利用したサブスクリプションサービスです。
<その他の特徴>
日経新聞社や週刊アスキー、毎日新聞などにも掲載されたサービスです。

 

10. Googleドキュメント

Googleドキュメント

Googleから提供されているGoogleドキュメントでも音声データをテキスト化することが可能です。
<AI機能>
GoogleドキュメントにもAIが搭載されており、音声データをテキスト化してくれます。
<費用>
無料
<クラウド利用>
Googleドキュメントはクラウド利用です。
<その他の特徴>
スマートフォンと連動させて、スマートフォンからの音声をテキスト化できます。

 

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まとめ

今回は議事録作成ツールのメリット・選び方・おすすめについて解説致しました。

ご紹介したツール10選は、議事録作成ツールの中でも特におすすめのものです。

費用や機能などはそれぞれ異なるため、自社の目的に合ったツールを選択するようにしましょう。

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