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議事録は無料テンプレートで大丈夫!必須事項を知って会議を乗り切ろう

議事録の無料テンプレート

組織で会議を行うことは欠かせない情報共有の方法です。その実施回数は所属する組織や業務内容によって変わりますが、毎日のように会議が開催され、そのたびに議事録を作成しなくてはいけない場合もあるでしょう。

基本的に議事録は一度作成して終わりではなく何度も作成するものですので、議事録を作成するときにはテンプレートを使用するのがおすすめです。

この記事では、議事録作成のコツやテンプレートを使用するメリットについて説明します。すぐに使用できる議事録の無料テンプレートも紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。

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議事録のテンプレートとは

議事録のテンプレートとは、会議の議事録を作成する際に記載する基本的な必須事項をあらかじめ作っておく雛形のことです。

[会議名称][参加者][開催日時][議題]など、ほとんどの会議の議事録に必要となる情報をテンプレートにしてしまえば、毎回議事録を作成するたびに同じことを入力しないで済むようになり、議事録の作成にかかる時間を大幅に削減できるでしょう。

議事録作成に限らず、繰り返し実施されるような書類を作成するときには、テンプレートを使用すれば非常に効率的に業務が進められるようになります。そのため仕事ができる人こそ、議事録に限らず、業務上必要になる多くの書類でテンプレートを活用しているのです。

また会社単位・部署単位で書式を統一するために、指定のテンプレートが用意されている場合もありますので、その際には指定のテンプレートを使用するようにしてください。社内で指定されている議事録のテンプレートが実用的でないと感じるのであれば、改善提案をするもの良いでしょう。

 

議事録のテンプレートを使うメリット

議事録にテンプレートを使用すれば、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか?

議事録のテンプレートを探す前に、議事録の作成にテンプレートを使用することのメリットを理解しておきましょう。

 

会議の当日中に共有できる

ほとんどの人にとって、議事録の作成はメインの業務ではありませんので、その他の業務とのバランスを取りながら、議事録を作成する時間を作ると思います。

議事録は会議が開催された当日に作成し共有しておきたいものですが、会議が開催された時間帯によっては十分な時間が用意できず、当日中の作成が困難だと感じることもあるでしょう。なぜなら、毎回0から議事録を作成していると、多くの時間がかかってしまうからです。

議事録の作成にテンプレートを使用すれば、議事録の大枠ができている形になりますので、会議の基本的な情報の入力に時間が掛からず、あとは会議の要約をするだけで議事録が完成します。

そのため、議事録作成における重要ポイントである「会議当日中の共有」が実現しやすくなるということです。会議の内容にもよりますが、議事録の作成にかかる時間が数十分程度に抑えられるなら、会議終了後にすぐ時間を用意することも可能でしょう。

 

抜け漏れがなくなる

議事録に含めるべき会議の基本的な情報は、全て覚えられるようなものではありません。そのため毎回テンプレートを使用しないで議事録を作成すると、必要な情報の入力の漏れや抜けが発生する恐れがあるのです。

たとえば、どんなに優れた内容の議事録だとしても、開催日時や会議の名称など簡単な事柄の入力漏れがあれば修正が必要です。そして残念なことに、このようなニアミスが続くと、自分の信用に響いてしまう恐れもあるでしょう。

また、議事録は時間をかけずにサクサクと作成できることが理想ですので、可能な限り見直しにかかる時間も節約するべきです。テンプレートを活用すれば、議事録作成後に基本情報が含まれているかなどの確認は不要となり、入力後の誤字脱字を確認するだけで済むでしょう。

さらに議事録のテンプレートは「分かりやすく読みやすいスタイル」が入念に考え抜かれているものが多いので、テンプレートを活用するだけでそのテクニックを使えるようになるとも言えます。

 

議事録の構成と無料テンプレート

議事録の作成にテンプレートを使用するメリットをお伝えいたしましたが、ここからは具体的に議事録の基本的な構成と、無料で使用できるテンプレートを紹介いたしましょう。

そのまま使用することも可能ですので、議事録の無料テンプレートを探しているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

基本的な構成

まずは議事録の基本的な構成を紹介します。この構成を参考として自分で議事録のためのテンプレートを作成することも可能です。

特に会議の基本的な情報については、どのような構成のテンプレートにも活用しやすくなっています。あとは自分でアレンジを加えれば、さまざまなスタイルの議事録に活用できるでしょう。

・作成日(議事録を作成した年月日・曜日)
・会議名(会議の名称)
・日時(会議の開催年月日・曜日と開始時間・終了時間)
・場所(会議の開催された場所:A会議室など)
・出席者(会議の出席者:議事録の作成者が誰かも分かるようにする)
・議題(会議で取り扱ったテーマ:複数の場合は全て記載)
・議論内容(会議で出た提案や決定事項に至るまでの経緯を分かりやすく記載)
・決定事項(会議で決まったこと:複数の場合は全て記載)
・課題(決定事項を踏まえて次の会議までに実施する・検討するべきこと・アクション)
・次回日時(次回の会議の開催予定日時)
・次回議題(次回の会議の議題:複数の場合は全て記載)

基本的な議事録には、上記の内容が記載されていれば問題ありません。あとは組織や上司の意向によって追加事項・削除事項があれば、今回の議事録だけでなくテンプレート自体を修正し、その指示通りにすると良いでしょう。

自分でテンプレートを作成する場合は多少時間がかかりますが、一度作成したテンプレートは何度も使用できますし、自分の部下に引き継ぐ・他の社員と共有することもできます。

 

テキストのテンプレート

次に、すぐに使用できる議事録の無料テンプレートを紹介します。

先ほどの議事録の構成に沿ったテキスト内容になっていますので、詳細については構成を確認してください。
このまま活用することもできますが、エクセルやワードなどに入力して枠線で区切り、より見やすいスタイルを心がけると良いでしょう。

・作成日:〇年〇月〇日(◯)
・会議名:〇〇会議
・日時:〇年〇月〇日(◯) 時〜 時
・場所:〇〇会議室
・出席者:〇〇〇〇・〇〇〇〇・〇〇〇〇(議事録作成)
・議題:〇〇〇〇について
・議論内容
・決定事項
・課題
・次回日時:〇年〇月〇日(◯) 時〜
・次回議題:〇〇〇〇について

 

ダウンロードできるテンプレ

会議のテンプレートは自分で作らなくても、多くのテンプレートがインターネットでダウンロードできるようになっており、無料のものも珍しくありません。

また、使いやすいテンプレートを豊富に用意している情報共有ツールflouu(フロー)の議事録のテンプレートでは、分かりやすい構成に必要事項を入力するだけで、簡単に議事録を完成させることが可能です。

flouu(フロー)のオンラインストレージはタグ付け機能や情報管理機能に優れているため、多くのテンプレートやデータが溜まっても必要なデータを簡単に検索できるでしょう。議事録以外のテンプレートも活用しやすくなっているので、多くの書類作成にかかる時間を大幅に短縮できるようになります。

さらにflouu(フロー)のオンラインストレージ上では、作成したドキュメントを複数の社員で同時閲覧・同時編集・リアルタイムのコメントができるため、社内でflouuが導入されれば議事録に対してどのような反応があるかを社員で共有することも可能です。

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議事録作成時の注意点

議事録の無料テンプレート

ここまでに、議事録はテンプレートを使用すれば短時間で効率良く作成できるとお伝えしました。しかし、テンプレートを活用すれば必ず完成度の高い議事録が完成するというわけではありません。

議事録は効率良く作成しなくてはいけないものではありますが、何よりも誰が読んでも分かりやすい必要があるのです。そのためには、議事録の作成時に注意するべき点を知る必要があるでしょう。

注意事項が守られていない議事録は非常に分かりにくいものになり、議事録を見た相手に文書作成が下手な人という印象を持たれてしまう恐れもあります。

 

参加してない人にもわかりやすく

議事録は会議の記録を残すためのものですが、その大きな役割は記録だけでなく、会議に参加していない人にも会議の内容を伝える役割も持っています。そのためには会議で決定された内容だけでなく、その決定に至るまでに会議の中で誰からどのような発言や提案があったのかなどの経緯を、分かりやすく記載しておかなくてはいけません。

話し合いがスムーズなものではなく反対意見や疑問点が複数出た場合にも、長々とそのままの発言を記載せず、簡潔に分かりやすくまとめる工夫をしましょう。つまり議事録は、「会議の内容を詳細に記載しすぎると長文で分かりにくい」「会議の要点をまとめすぎると話の流れを把握しにくい」ものになってしまう可能性があるため、バランスが重要ということです。

議事録を作成するときに、第三者の立場に立って「会議に出ていない人に話が伝わるか」を考えながら議事録を作成すれば、このようなトラブルを防げるようになります。分かりやすい議事録が用意されていれば、会議に参加できなかった人が会議の内容を理解しきれずに困ることや、会議内容を理解するために参加者に話を聞きに行くような非効率なことは発生しません。

また、議事録は多くの人が確認する書類でもありますので、誰が読んでも分かりやすい議事録が作成できるかどうかは、仕事ができる人間かどうかの評価基準に一つであるとも言えます。議事録の作成を「ただの事務作業」と思わずに、どうすれば伝わりやすい文章になるかを常に考えるようにしましょう。

 

次のアクションを明確にする

一般的にほとんどの会議ではただ決定事項があるだけでなく、決定事項から新しい課題が生まれます。そして課題を解決するために、今までと違ったアクションが求められると思います。

たとえば月例会議なら、今月の課題・目標を達成するためにアクションが定められ、その結果からどう業務を行うかをチームで考えなくてはいけませんし、さらに来月までにその課題・目標が達成できたかどうかの確認があるでしょう。

議事録に「会議で決定した内容を踏まえた上で、何にどう取り掛かるのか」を明確に記し「次の会議までに何をするべきか」を分かりやすく記載しなくては、会議の参加者以外に会議で決められたアクションが伝わりにくくなってしまうのです。

つまり議事録に次へのアクションが明確に記載されていれば、会議で決定した事項が実を結びやすくなると言えるでしょう。

理想的な議事録とは、会議に参加した人が議事録を読み、会議で定められたことに対してより理解を深められるもの。会議に参加していない人にとっては、議事録を読んだだけで会議の内容と課題やアクションを理解し、すぐ行動に移すことができる状態になるもののことです。

 

タイプ別にテンプレートを用意する

組織で開催される会議は毎回同じスタイルで実施されるわけではないため、議事録のテンプレートは全ての会議に利用できるものではありません。

ブレーストーミングのように多くのアイデアを洗い出すスタイルの会議や、非常に参加者が多い会議と通常の一般的な会議では最適な議事録のテンプレートも変わってくるでしょう。そのため、議事録のテンプレートは一つだけでなくいくつものタイプ別に分けておくと、会議ごとに何度もテンプレートを修正する必要がなくなり、より効率良く議事録の作成が進められます。

自分が持っているテンプレートでは内容を伝えにくいスタイルの会議だと感じたら、積極的に新しいテンプレートを作成しましょう。そうすれば同じようなスタイルの会議を再度実施するときに、テンプレートを作り直す必要もなくなりますし、議事録作成時に頭を抱えることもありません。

 

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まとめ

議事録の作成にはテンプレートを使用することがおすすめである理由と注意点などを紹介いたしました。

議事録は会議が開催されるたびに作成する必要がありますので、いかに効率良く正確に作成できるかが重要になります。

この記事で紹介したテンプレートを参考に、自分が使用しやすいテンプレートを作成または入手するようにしてください。

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