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すぐに使える!議事録の書き方例を会話形式などのタイプ別にご紹介

議事録の書き方例

「これからはちゃんと議事録を取ろう!」

これまで社内で議事録を取るという習慣がなかった企業や、議事録を取ることがルール化されていない企業では、上司や社長からこのような言葉を耳にすることがあるのではないでしょうか。

議事録を取ることは会議や商談においてはとても重要なことですが、その重要性が理解できずに議事録をおろそかにしてしまう企業も少なくありません。そのような企業で働くことになった社会人1年目の方は、議事録の正しい書き方がわからない方も少なくないでしょう。

そこで今回は、議事録の正しい書き方が分からない方に向けて、正しい議事録の書き方のポイントや一般的な例をご紹介していきます。

 

議事録の書き方のポイント

議事録の書き方の例は後述しますが、まずはどんな時でも上司に認められる「質の高い議事録」を作るための、書き方のポイントを解説していきます。ポイントを押さえることで、どんなケースでも汎用性高く質の高い議事録を作成できるようになります。

 

必須項目を忘れない

どのような議事録が「質の高い議事録」となるのでしょうか。

いくつかのポイントがありますが、一つは必須項目を忘れないというというポイントがあります。質が高い議事録は、議事録を読むことでその会議や商談で決まったことや、話した内容、これからどうすれば良いのかが明確にわかるものです。

人に何かを伝えるときに重要なのは、5W2Hというもので、「What(何を)」「When(いつ)」「Who(だれが)」「Why(なぜ)」「Where(どこで)」「How(いくつ)」「How Much(いくらで)」という部分が記載されていることです。

5W2Hのうち一つでも情報が抜けていると、読み手にとってわからないことや疑問になることがあります。それらのポイントが話し合いの中で抜けているときには、議事録を作る際に確認しておくことも必要です。

また、一般的に言われている必須項目としては、5W2Hを意識したうえで以下のような項目が挙げられます。

・会議や商談の名称(例えば、「2020年戦略会議 第2回打合せ」など)
・会議の参加者(社内なのか社外なのかなども含め)
・会議や商談を行った場所
・会議の開催日時や掛かった時間
・会議の目的や議題
・発表者の内容
・出てきたアイデア
・次回会議の日程や内容
・次回会議までの課題や宿題
・決定事項

このようなことが掛かれていると、抜け漏れがなくなるでしょう。

また、2Hの部分である「いくら」や「いくつ」というものは、どれくらいのコストが掛かるのか、目標金額はいくらなのか、どれくらいのボリュームなのか、人数なのかなど、数値の部分になります。

 

不参加の人にもわかるように書く

質の高い議事録として挙げられる条件として、「誰が見ても内容がわかるように書く」ことが挙げられます。特に、その会議に参加されなかった人にとって、議事録は会議の内容を把握する最も重要なものと言えるため、そういった方にもわかりやすいような内容にすることが大切です。

不参加の人がみてもわかるようにする議事録とは、「会議の中で何が決まったのか」「どのような意見があったのか」「次にどのような準備・アクションをしたら良いのか」が明確にわかることです。

そのためには、紹介してきた5W2Hで書くことや、ポイントを抑えて簡潔にわかりやすくすることが必要です。また、場合によっては、時系列で誰が何を話していたかを記載することで、その会議の場の雰囲気が伝わりやすくなります。

 

正確な事実を後から確認できるようにする

会議での決定事項がどんな内容だったのか曖昧になってしまうケースも多いです。そういったケースを防ぐためにも、議事録を利用して正確な情報を遡って引き出せるようにしておくのがポイントとなります。決定事項の経緯や理由なども明確に書くことも、そのような理由からです。

例えば、商談においてお客様との会話の中で決まったことは議事録に記載し、後からその議事録を先方にメールなどでお送りし、内容に間違いがないかどうかを確認しておきます。そうすることで、「言った」「言わない」を防ぐことができます。

お客様のことを信頼しているのはもちろんですが、商談の場合には相手に悪気が無くても言った言わないになるケースがあるため「証拠づくり」としても議事録は大変役に立つものです。特にクレームに繋がってしまったお客様とのやり取りの中で、お客様からどのような要望があったかなどは議事録を確認すれば済む話ですし、対立することや裁判に繋がるなどの最悪なケースも避けることができるでしょう。

また、定量的な目標やデータに関しても、後から忘れてしまった場合も議事録を見れば確認できるため、議事録は正確な情報を入力することが重要です。

議事録の書き方の基本についてこちらの記事もあわせてご参考ください。

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一般的な議事録の書き方例

議事録の書き方例 2

ここからは、一般的な議事録の書き方の例についても見ていきましょう。
議事録の書き方としては、まずは会話を要約し、そこから実際に議事録に落としていきます。

 

会話の要約方法

議事録を取る上では、まずは会議での会話から要点を抽出してメモすることが基本です。

会話を要約するというのは、発言されたすべてを文字に起こすのではなく、その中でも重要なポイントを要点としてまとめ、その部分だけをピックアップして記載するということです。

例えば、以下のような例が挙げられます。

係長「えーでは、これから製造部門のコスト削減について、目標値を決めていきたいと思います。」
→ 議題:製造部門のコスト削減の目標値について

部長「会社の経営状況や市場の動向から見て、来期は前期対95%を目標としよう」
→ 決定事項:前期対95%を目標とする(製造部門)

このような形で、話し言葉になっている部分を簡潔にまとめ、重要な部分だけをシンプルに明確にわかりやすくすることが要約になります。

 

もしくは商談においては、以下のような例も挙げられます。

営業担当者「ホームページ制作でベースにするカラーですが、どのようなカラーがお好みでしょうか、赤や青などの色の指定や、明るい印象が良いとか、落ち着いた色が良いなどございますか?」
→ 議題:ホームページのベースカラーについて

クライアント「そうだねー。会社のロゴに使っているカラーは赤なんだけど、会社のブランドよりも爽やかで明るいイメージにしたいからオレンジがいいかな、いや、やっぱり明るいブルーにしよう!」
→ 決定事項:ベースカラーは明るめのブルー(ただしロゴは赤を使用)

このような形で商談時の議事録を取ると、要点がすっきりしてわかりやすいでしょう。話している内容をそのまま記載するだけではなく、要点をまとめて重要な部分をピックアップして表記することが議事録を担当する方には求められます。

 

実際の例

次に、実際の議事録作成の例を2つほどご紹介します。

社内の打合せの議事録例

会議名:社内イベント実施に関する打合せ 議事録
日時:2020年10月30日 13:00~15:00
場所:本社B会議室
参加者:山本専務、木ノ内本部長、佐藤部長、田所課長、今井課長、渡部課長(議事録係:山田)
※欠席者:桜井部長(インフルエンザのため欠席)
議題:イベント内容について

■決定事項
・イベント内容は社員のアンケートにより決定すること
・社員アンケート実施は11月15日までに実施すること
・社員アンケート対象者はアルバイトを含めた全社員
・社員アンケートの実行・とりまとめは、田所課長、今井課長、渡部課長で行うこと

■議論事項
・社内イベントを上層部で考えるべきか、ボトムアップで要望を聞くべきか
・社内イベントの目的を再確認(社員間の交流を深めるため)
・社内イベントの主役は社員であることから、社員の意見を聞くことにする
・社員の意見を聞くためにはどのような方法が良いか

■懸案事項
・社員アンケートの実施は11月15日までに実施して山本専務に木ノ内本部長が報告
・次回打合せは2020年11月20日15:00~17:00に同会場にて実施

上記が社内の打合せに関する議事録の例です。

クライアントとの商談に関する議事録例

商談名:名刺作成に関する打合せ
日時:2020年11月30日 13:00~15:00
場所:クライアント様社内会議室
参加者:ABCDE会社専務木戸様、部長井上様、弊社担当熊木、池下
議題:名刺デザインについて

■決定事項
・デザインサンプルを2つ作成すること
・2つのデザインの中からどちらかで決定すること
・デザインのテーマはポップでかわいい系

■議論事項
・どのようなデザインにするべきか悩んでいる(木戸様)
・デザインを決定するにはターゲットが重要である(弊社熊木)
・ターゲットは若い女性(20代)(木戸様)
・かわいい系が良いのか、スタイリッシュ系が良いのか

■懸案事項
・名刺デザイン案を12月15日までにメールにて提出(担当:池下)
・デザインに必要サンプルイメージを12月3日までにご提出いただく(井上様)

お客様との商談の場合には上記のようなイメージになるでしょう。

 

議事録の書き方やテンプレートについてこちらの記事もあわせてご参考ください。

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議事録の書き方例:会話形式

次に、議事録の書き方例として会話形式のパターンも見ていきましょう。

 

会話形式の議事録とは

会話形式の議事録とは、時系列で進んでいくものです。
メリットとしては、会話形式で時系列にすることで、話の結論が出るまでのプロセスや会議の雰囲気も伝わりやすくなります。しかし、一方では議事録としての要点がわかりづらかったり、作成に時間が掛かったりすることもあります。

 

発言を文章にする際のポイント

発言を文章にする際のポイントとしては、会話形式の議事録とはいえ、一語一句正確に文字起こしする必要はないということです。例えば、話し言葉にせずに文型を整えることや、敬称は略すなどが挙げられます。

 

実際の例

実際に発言をどのように文章に変えるのか、3つほど事例をご紹介します。

事例1

加藤係長「新人研修は今年はどうされますか?昨年は社内でOJTでしたけど、なかなか新人が育たないばかりか、先輩社員も大変そうでしたよね、今年は外部に出しますか?」
小山課長「そうだな、昨年は社員が疲弊して、結局既存案件にも影響が出たから、外部に出すことを検討する方が良いと思うから、誰か、外部研修に出す場合の費用や研修先を探してくれないかな」
井出主任「わかりました、私が行います」

→上記をまとめると以下のような記載になります
・新入社員研修実施先を外部か内部か(加藤係長)
・外部研修への参加を検討する(小山係長)
・検討するための情報収集を井出主任が実施

事例2

伊藤主任「いつも目標まで売上が到達しないから、もっと早い段階で次の施策を打ち出さないといけないと思うから、それをどのタイミングにするか決めよう」
山本さん「では、毎月10日に施策検討を実施するのはどうでしょうか」
伊藤主任「そうしよう、段取りしてくれ」

→上記をまとめると以下のような記載になります
・リカバリー策の施策検討日について(伊藤主任)
・毎月10日に設定(山本さん)→決定

事例3

岸谷様「デザインは任せるから良いと思ったものを作ってみてよ、プロに任せるから」
阿部部長「承知しました、では、デザインサンプルをいくつかおつくりしますので、そちらを確認いただき、デザインの方向性を決めていきたいと思いますがいかがでしょうか」
岸谷様「いいよ、それで」

→上記をまとめると以下のような記載になります
・デザインについては弊社に一任される(岸谷様)
・デザイン案をお持ちしてイメージをすり合わせる(阿部部長)

このような形になります。

 

質疑応答時の議事録の書き方

議事録を書く上で、質疑応答の内容を記載することもあります。
質疑応答の書き方としては、議事録の最下部に以下のように記載すると良いでしょう。

質問内容:イベント時に着用するTシャツの色の指定はあるか?(北野さん)
回答:青系で揃える(田中部長)

 

議事録共有時のメールの書き方例

最後に、議事録を共有する場合のメールの書き方例について触れていきましょう。

メールの書き方例文

■件名
2020年10月30日 社内イベント実施に関する打合せ議事録について
■本文
関係者各位
お疲れ様です。営業部山本です。
先ほどは、社内イベント実施に関する打合せに参加いただき、ありがとうございました。
議事録を作成いたしましたので、共有させていただきます。
各部署展開と、欠席者への連絡を合わせて宜しくお願い致します。

なお、議事録にも記載していますが、懸案事項は以下となっています。

■懸案事項
・社員アンケートの実施は11月15日までに実施して報告
・次回打合せは2020年11月20日15:00~17:00に同会場にて実施

以上、ご確認のほど宜しくお願い致します。

このような文章にてメールを送ると良いでしょう。

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ツールを活用し効率化を

議事録は本来の業務とは別に行う作業ですので、何時間も時間をかけずに効率良く作業を進める必要があります。そのため、議事録作成を効率化するツール・アプリを活用すると良いでしょう。

たとえば、情報共有ツール flouu(フロー)を導入すれば、議事録の共有作業が非常にスムーズに進められるようになります。flouu(フロー)には優れた文書テンプレートが豊富に用意されていますので、議事録だけでなく他の文書を作成する時間も大幅に削減できるでしょう。

その他の議事録作成アプリ・ツールについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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まとめ

ここまで、議事録の書き方についてご紹介してきました。

社内議事録やクライアントとの商談の議事録など議事録の種類はたくさんありますが、どのような場合においても、要点をまとめてわかりやすく記載することがポイントです。

そのためには、5W2Hを意識して議事録をまとめていくことを意識するようにしましょう。

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