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議事録をメールで送るときの書き方を徹底解説!社外へ送る際の注意点も

議事録をメールで送るときの書き方

議事録は、社内や社外で打ち合わせや会議を行う際に、必ずと言っていいほど必要になるものです。

会社に入って1年未満の方にとっては、議事録の書き方からそのメールの書き方までルールやマナーなどが多く覚えるのが大変でしょう。しかし議事録があることで「いつ、どこで、どのような」打ち合わせや会議が行われたかが把握できるだけではなく、会議に参加できなかった方にも内容を送付することで内容や決定事項を確認することができたり仕事もスムーズに進みます。

そこで今回は、打ち合わせや会議において、議事録をメールで送る際の注意点についてご紹介します。メールの件名から本文、社外に送付するポイントなどに細かく分けて解説するので、ぜひ参考にしてください

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議事録メールの書き方

メールを送付する際のメール文章では議事録の内容を記載せずに、議事録をWordやPDFなどのファイルを添付して送付する旨の内容を記述して送ります。

添付する際には、「20201015_〇〇商品開発会議議事録」など一目でわかるようなファイル名をつけておきましょう。ただ送るだけではなく、日にち・場所・打ち合わせや会議のテーマなどを本文に記載して、誰が読んでも内容がわかるような概要を記載しておきます。

メールの構造としては、メール本文では打ち合わせや会議の概要がわかり、内容要旨が記載されている。議事録を見ると詳細な内容が把握できる、というようにしておくことで誰が読んでもわかりやすく親切なメールになります。メールの件名や本文の書き方の例については、後ほどご紹介します。

 

議事録をメールで送る際のポイント

議事録をメールで送るときの書き方

では議事録をメールで送付する際には、どのような注意が必要なのでしょうか?注意点を3つのポイントに分けて詳しく解説していきます。

 

ビジネスメールのルールとマナーをおさえる

入社して間もない頃はメールの書き方やマナーだけでも覚えるのが大変です。議事録の概要をまとめるのに夢中になって、失礼な対応をとってしまっては本末転倒ですよね。メールのサンプルなど実例でご紹介しますが、ここでも簡単にメールのルールとマナーをおさらいしておきましょう。

・宛名:宛名には会社名や部署、役職、氏名を記載します
・あいさつ:「いつもお世話になっております」などのあいさつ文です
・名乗り:自身の所属する会社名、部署名を名乗りましょう
・本文:議事録の概要を簡潔に記載し、誤字や自社内でしか使われない用語などは使わないようにします
・結びのあいさつ:「お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願い致します。」というような本文の最後にくる文です。
・署名:署名は自分の所属する社名、部署や役職、組織の住所、連絡先を記載します。

また、メールは必ずテキスト形式で送付することとして、HTMLメールは絶対に設定しないようにしておき、半角カタカナや、個人情報のあるファイルを添付する場合にはパスワードをかけるようにしてください。

 

当日中に送る

会議の参加者・参加しなかった人両方に宛てて、当日中に議事録を送るようにしましょう。その理由としては、会議の内容が鮮明なうちに内容を共有することで、その日のうちに振り返りができるからです。また、会議に参加していないメンバーに向けても、その日のうちに情報共有することで、情報の差が生まれずに、社内のコミュニケーションも円滑に進みます。

もちろん会社の業務時間のどのタイミングで打ち合わせや会議が行われたかにもよりますが、もし午前や午後に打ち合わせや会議が行われたのであれば終業時間までには送付を。夕方以降に打ち合わせや会議が行われた場合では、翌朝(翌日休みの場合には翌営業日)に送付するようにしましょう。

 

ファイルサイズに気をつける

議事録に限ったことではありませんが、ファイルサイズにも気を付けましょう。添付するファイルが数KB(キロバイト)であれば問題ありませんが、画像などのデータが入っている場合では数MB(メガバイト)以上する場合があります。

そもそも一般的なビジネスマナーにおいても、メールに大きなサイズのファイルを添付されることは推奨されておらず、メールボックスの容量にも影響するので気を付けなければいけません。通常は添付ファイルは2MBまでとされており、もし大きく超えてしまうようであれば、圧縮をかけることや、PDFであればPDFのファイルサイズの削減できるツールなどを利用することも検討しましょう。

それがだめなら、先方に確認をとってから送るようにしましょう。難しければ社内で利用しているサーバーなどの保管、社外であればクラウドサービスなど、別の手段で共有することを検討しましょう。

 

メールの件名の書き方

議事録を送付する場合には、どのようなメールの件名を書けば良いのでしょうか?メールを送付する際に、件名を書くポイントをご紹介します。

 

ポイント

基本的にはメールの件名欄には、日付と議題名を明記するようにします。もし打ち合わせや会議などが多く、議事録をたくさん作成することがある場合でもこのルールがあれば安心して送付できます。

 

書き方例

それでは書き方をいくつかご紹介していきます。職種にもよりますが、おおよそ似かよっています。もし、件名のテンプレートが社内などで定められているのであれば、それに従うのが一番でしょう。
以下は一般的な例なので、ぜひ参考にしてみてください。

例1:【議事録】1月30日商品開発会議について
例2:0304_営業部活動報告会議事録
例3:9月4日_新規事業キックオフミーティングの議事録

あくまでも参考ですが、このような書き方になります。ご自身でメールを作成する際は、件名に日付と議題を一目でわかりやすく記載するようにしましょう。

 

メール本文の書き方

それでは、メール本文の書き方についてご紹介していきます。先ほども述べた通り、件名で議題と日付を、本文で打ち合わせや会議の要約を、添付ファイルには詳細な議事録、というように展開されることが理想です。

そのため、メールの本文は簡潔でわかりやすい文章で書くことが大切です。それではどのようなポイントに気を付けて本文を書けばよいのでしょうか?詳しく解説していきます。

 

ポイント

メール本文を書くポイントですが、まずはメール本文に議事録を要約し、概要を記載していきます。この時の注意点としては長くなりすぎないことが挙げられ、記載するテクニックとしては結論を述べてから簡単な経緯を記載するとわかりやすくなります。

そうすることで、内容にまとまりがでてわかりやすく、打ち合わせや会議の場にいなかった方も簡単に内容を把握することができます。また、添付ファイルがあることも本文中に書いておくことで親切に感じられます。

構成としては以下のようになるでしょう。

基本的な構成
①あいさつ
②本題
③決定事項→必要であれば経緯を簡潔に
④共有事項→必要であれば経緯を簡潔に
⑤次回の課題

詳しい例は次の項目でご紹介します。

 

書き方例

それでは議事録をメールで送付するときの書き方例についていくつかご紹介していきます。

【例1】

関係者各位

お疲れ様です。
開発部の〇〇です。
10月26日に行われた××開発ミーティングの議事録を添付させて頂きます。
下記に概要を記しております。

今回の会議にて重要決定事項は以下の通りです。

決定事項:新製品の開発を2か月延期
理由:クオリティアップのため
影響:プロモーションなど全て1カ月延期
問合せ先:開発部○○(内線:0000)
添付資料:××開発ミーティング議事録.docx(Word文書)

お忙しいところ恐れいりますが、議事録には詳細文が記載されておりますのでご一読頂きますよう宜しくお願いします。
それでは失礼いたします。

【例2】

企画部の〇〇です。
商品企画会議の議事録が完成しましたので、送付します。
添付しましたのでご確認のほど、よろしくお願いいたします。

【日時/場所】
2020年10月26日(月) 11:00~12:00
××ミーティングルーム

【出席者】
企画部 ○○部長、開発部 ○○課長、開発部○○

【議題】
「新商品開発に際しての懸念事項」

【会議の要点】
・商品開発における必要な人員
・商品開発の立ち上げにかかるコストと予想される利益
・〇〇分野のアプローチ先業界と企業

【今会議の決定事項】
・企画部〇〇、開発部〇〇、▼▼、マーケティング部◆◆をそれぞれリーダーとして活動開始
・初期費用××万円とし、××万円の利益が見込まれる

【次回課題】
・開発の成果の共有
・次回は11月23日10:00~同会議室にて

以上

というような形式です。

書き方が業種によっても異なりますが、大まかな概要など骨子となる部分は同じで、誰が見てもわかりやすく簡潔に書くようにします。実際にこちらのテンプレートを参考にする場合、メールの文末に署名を記載することを忘れないようにしましょう。また、修正などを求められた場合、修正箇所を明記して迅速に対応するようにしましょう。

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議事録メールを社外に送る際の注意点

入社して1年目の方や、転勤して異業種で働きはじめて間もない方であれば、社外向けの議事録送付メールにおいて注意する点がいくつかあります。

社内向けの議事録メールであれば、日付と概要が簡素に記載されていれば問題ありませんが、社外向けに送るものであれば、そういうわけにはいきません。この項目では2つのポイントに分けてご紹介していきます。

 

上司に一度確認してもらう

入社して間もない方など、まだメール送付に慣れていない方はメールを上司に確認をしてもらいましょう。上司のチェックの前にもセルフチェックをしっかりと行うようにしましょう。

セルフチェックのポイントとしては、「誤字脱字はないか」「敬語は適切か」、「専門用語や社内だけの用語ではないか」、「送信先は間違えていないか」、「ファイルは正しく添付されているか、ファイル名は適切か」等に注意しながらメールを記入し、そのうえで上司に確認を依頼してからミスを予防するようにしましょう。

 

挨拶と署名に気をつける

メールは宛名・本文・署名で構成されており、その中でも本文に含まれるあいさつと署名は、社外の方へメールを送る際には大切になります。まずは相手の会社名、役職、名前と敬称を記載し、冒頭のあいさつを書いていきます。

スタンダードな冒頭のあいさつ文は「お世話になっております。」や「いつもお世話になっております。」で、これを例にすると以下になります。

〇〇株式会社 総務部
△△様

いつもお世話になっております。
◇◇の××です。

という形です。

署名に関しても繰り返しになりますが、メールの文末には署名として自分の所属する会社名・部署名、氏名と連絡先(メールアドレスと電話番号)を必ず記載するようにしましょう。敬称や署名に関してはメールソフトの機能で自動挿入できるものもありますので、お使いのメールソフトの機能についてそれぞれ調べてみてください。

 

間違って送付してしまった場合の対応方法

もし、万が一に間違えた内容を社外の方に送付してしまった場合には、速やかに訂正メールまたは電話で連絡を取り、訂正すべき内容を訂正し謝罪するようにしましょう。

メールのミスは新社会人ではよくあることですが、ミスを少なくするためには、メールを音読して読み返すことや、送る前に再度確認をする癖をつけるなどで対処するほかありません。一番良くないことは、ミスをしたことを隠してしまうことです。ミスした場合には、必ず上司に報告を行うようにしましょう。

 

ツールを活用し効率化を

議事録メールは本来の業務とは別に行う作業ですので、何時間も時間をかけずに効率良く作業を進める必要があります。そのため、メールで送る元となる議事録の作成を効率化するツール・アプリを活用すると良いでしょう。

たとえば、情報共有ツール flouu(フロー)を導入すれば、議事録の共有作業が非常にスムーズに進められるようになります。flouu(フロー)には優れた文書テンプレートが豊富に用意されていますので、議事録だけでなく他の文書を作成する時間も大幅に削減できるでしょう。

利用できる方法は積極的に取り入れ、より短時間で分かりやすい優れた議事録を取れるようになれば、議事録メールを送った相手からの評価を高められるでしょう。

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まとめ

議事録でメールを送付するときの書き方や実際の例、社外の方へ送るときの注意点についてご紹介しました。メールを送る際には、大前提としてビジネスルールやビジネスマナーをおさえた書き方はもちろん、それを踏まえて当日中に迅速に送付しなければいけません。

実際に会社内で議事録のテンプレートがあるという方はそちらを使用するに越したことはありませんが、ないという方は、この記事で紹介した実際に使えるテンプレートを参考にしてみてください。また、どうしても不安な方はビジネスメールの書籍を購入することもおすすめです。

まずは、しっかりと自分で議事録を要約し、概要を記載したメールを送れるように取り組んでみてください。

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