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議事録とは?上司が認める議事録の書き方4つのポイント

議事録とは?上司が認める議事録の書き方4つのポイント

議事録とは会議の内容を記録するためのものですが、日常生活で議事録という言葉を耳にすることはあまりありません。

そのため、特に入社して間もない頃に「次の会議で議事録を作って」と突然上司から突然依頼されて、困ってしまったという人も多いのではないでしょうか?

この記事では、議事録の意味から作り方のポイントまでを分かりやすくまとめました。これから議事録を作成しようと考えているのなら、すぐに役立つ情報ですので、ぜひ参考にしてください。

 

議事録とは

議事録とは、会議の名称・開催日時・参加者・会議の決定事項・決定に至る経緯・次回の会議までの課題などが記載された会議の記録のことです。議事録の作り方を知る前に、まずは議事録とは何かを理解することが大切です。

多くの場合は会議のたびに担当者が議事録を作成し、社内で共有されます。そのため会社によっては、非常に多くの議事録が頻繁に作成される場合もあるでしょう。

その共有方法には、議事録作成者がメールやチャットなどを使用して完成した議事録を発信する方法や、社員が自由にアクセスできる共有フォルダに保管する方法などがあり、会社によって様々です。中には印刷して紙として議事録を保管する会社もあるようです。

一般的に議事録は長期的に保管されるもので、何年間もの間もしくは半永久的に残される重要な書類またはデータという認識を持ちましょう。

議事録についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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議事録を作成する目的・理由

議事録とは何かという概要をお伝えしましたが、ここからはより具体的な議事録の役割を説明いたします。なぜ会議で毎回議事録を作成する必要があるのか、その目的と理由を理解しておきましょう。

 

会議内容の備忘録・情報共有

冒頭でもお伝えしたように、議事録は一言で説明すると「会議の内容を記録するもの」です。議事録がなければ、会議の決定事項や決定に至るまでの経緯だけでなく、会議が開催された事実を残す手段もありません。そして議事録は、会議に参加しなかった人が、会議の内容を理解する情報共有のために欠かせないものでもあります。

もちろん情報共有は他の方法でもできますが、口頭で会議の内容を伝えるには多くの手間がかかってしまいますし、個人的な見解が含まれてしまう恐れもあるでしょう。また、メールなどで会議の情報を一斉送信するのなら、議事録を作成した方が書類として記録も残せますので、より効率的であると言えます。

議事録があれば、一度に多くの社員が会議の内容を正確に理解することが可能だということです。議事録には、その他にも備忘録としての重要な役割もあります。なぜ備忘録が必要かと言えば、会議の参加者であっても時間の経過とともに記憶が曖昧になることもあるためです。「あの会議ではああだったはず」「いや、会議ではこう言った」など、参加者同士の意見の相違が起こらないためにも、議事録は必要な存在です。

優れた議事録があれば、会議の情報を効率的かつ正確に多くの社員が理解できるため、議事録は業務の効率化を左右すると言っても過言ではありません。複数の社員が会議の内容を質問・確認しなくてはいけないような非効率な状態を防ぐことが可能でしょう。

 

決定事項と次の行動の明確化

一般的に会議では何らかの決定事項が生まれると思います。また、決定事項から次の行動について話し合われることもよくあります。例えば新商品の方向性が決定されたなら、今後はどう商品開発を進めていくのかという行動が決められますし、何かの売り上げ目標が決まったのであれば、その数値を達成するための手段や方法が決定するでしょう。

つまり議事録を見れば、会議の決定事項だけでなく「誰が・何を・いつまでに行うか」などの次に進むべき行動を理解できるということです。さらに、すでに会議の参加者から決定事項などを聞いているとしても、議事録を読むことでより決定事項への理解を深められるようになります。分かりやすい議事録が作成できれば、多くの社員の行動指標となるでしょう。

 

上司は議事録のどこを見ているのか

議事録について理解が深まったところで、上司は議事録のどこに注目し、評価するかについて説明しましょう。議事録は組織全体の業務を効率化させることが可能なツールですので、正確でいて分かりやすい議事録を作成できる人間は「仕事ができる人間」として評価され、今後の業務につながる可能性があるのです。

上司が注目する議事録作成のポイントについて理解しておけば、上司が納得する議事録を効率良く作成できるようになりますので、覚えてしまいましょう。

 

議事録に欠かせない必須項目が記載されているか

まずは、議事録には必ず書かなくてはいけない必須項目があります。会議名称・会議の開催日時・会議の参加者・会議の決定事項などが具体的な議事録の必須項目ですが、これらの項目が抜けてしまうと、議事録の内容がどんなに分かりやすく優れていても書類としては完璧なものになりませんし、修正が必要だと言えるでしょう。

議事録の必須項目は全て覚えられるものではありませんので、テンプレートを使用するか自分でテンプレート自体を作成しておくのがおすすめです。毎回必要項目の一つ一つまで入力していると無駄な時間が多いですし、何度も議事録を作成するうちに入力漏れが起こってしまう恐れがあります。

ただの入力漏れでもケアレスミスが続いてしまうと、自分の信用を落としてしまうことも考えられます。ですので、もし以前から職場で使用されている議事録があるのなら、その議事録をテンプレートとして使用した方が良いでしょう。

 

分かりやすくまとめられているか

会議に参加していない人にとっても分かりやすいよう配慮された文章が書けているかどうかは、多くの人ができていない部分でもあり、自分でその事実に気づいていないまま何年も議事録作成を続けてしまっている人もいます。

分かりやすい文章を作成するコツとしては、文書作成のコツとも言える「5W2H」の手法を使うと良いでしょう。5W2Hは、Why(なぜ)・What(何を)・When(いつ)・Who(誰が)・Where(どこで)・How(どうやって)・Hou much(いくら)のことです。

5W2Hを意識した文章とは、決定事項に対してその決定事項が「なぜ」「誰によって」「いつどこで実行されるのか」さらに内容によっては「どのように実行されるのか」「実施に必要なコストはいくらくらいになるのか」などを考えた上で作られた文章のことを言います。

このように議事録を作成すると、議事録を読んだ相手が疑問に思う部分を最小限に減らすことが可能になるでしょう。議事録を読むだけで会議の内容と今後の行動を把握できれば、多くの社員の業務効率を上げることができるのです。

 

美しい全体像・見やすい構成になっているか

文章の分かりやすさの他にも、議事録全体の美しさ・見やすさにも気を配る必要があります。たとえば、文章が変な部分で改行されている・改行がなく一つの文章が長すぎて読みにくい・文章同士の区切りが分かりにくいなどが見にくい議事録の例です。

このような文章は読んでいるだけで疲れてしまい、内容よりも読みにくさの方が気になってしまいます。文章の内容によって、箇条書きや・「」などの記号・番号付・改行などを駆使して、見やすい議事録の全体像を整えましょう。

議事録は複数の人間が確認するものですので、ただの会議の記録だと考えてはいけません。自信を持って発信できる仕上がりにしてください。

 

議事録が共有されるまでのスピード

議事録は基本的に、可能な限りその日のうちに共有できるように仕上げましょう。なぜなら、会議に参加できなかった人は議事録の作成を待っている可能性がありますし、議事録の作成は早いうちに行った方が自分を含めた参加者の記憶にも定着しやすいからです。

また、会議で決定された内容は当日・翌日から実施するべき事項が含まれることも少なくありませんので、議事録は少しでも早く共有すると良いでしょう。

 

議事録の書き方4つのポイント

議事録とは?上司が認める議事録の書き方4つのポイント

ここからは、議事録の書き方の4つのポイントをより分かりやすく説明します。
どのポイントも実行に手間や労力が必要なものではありませんので、知っているだけで伝わりやすい議事録を効率良く作成できるようになります。

議事録に書き方のコツについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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1. 必須項目を先に書いておく

議事録は会議終了後、できるだけ早く共有する必要があるとお伝えいたしました。それでも、もちろん誤字脱字などを避けた丁寧な仕上がりにしなくてはいけません。作業時間を短縮して効率良く議事録を書くためには、議事録の必須項目を先に書いておくと良いでしょう。

たとえば、会議名称・会議の場所・会議の開催日時・会議の議題は会議開始前から分かることです。会議の参加者も入力しておき、変更があれば会議終了後に修正した方が早いです。このような議事録に欠かせない必須項目部分を先に入力しておくだけで、会議終了後の議事録作成にかかる時間を大幅に節約でき、誤字脱字の確認も会議の前に実施できます。

また、議事録をメールやチャットで配信するのなら、そのメッセージも先に作成してしまいましょう。会議終了後、議事録の共有までにかかる時間は少しでも節約する必要があるのです。

 

2. 文語体として要約する

文語体は、会話を文章で分かりやすく表現したものです。分かりやすく、その事例を紹介してみましょう。

山田部長「来年販売開始予定の新商品Aの販売を促進する方法について、それぞれの部署から優れた案を募りたいと思いますが、何か提案はありますか?」
田中課長「以前販売した商品Bのように指定の商店にて販促イベントを開催し、多くの人に新商品の使い心地を確認してもらうのはどうでしょうか?商品Bの販促イベントは成功例だったと思います。」
中村課長「商品Bとは違った手法を取り入れ、商品イメージに合ったタレントを起用し、新商品のポイントが伝わる新しいCMを検討するのはどうでしょうか?」

という会議中の会話を文語体にすると、

・新商品Aの販促について意見を求める(山田部長)
・商品Bと同様の販促イベントを開催する案を提案(田中課長)
・タレントの起用と新しいCMを作成する案を提案(中村課長)

文語体では会話の要点を短くまとめますので、会議の内容を短時間で明確に理解できると思います。セリフ調の文章を読むよりもずっと分かりやすいと言えるでしょう。会話を文語体に変更する作業は、最初は難しいと感じるかも知れませんが、すぐになれてきます。

 

3. 不明点を残さない

議事録を任された場合は、その会議について誰よりも内容を理解しなくては正確な議事録が作成できません。そのため、会議の内容について少しのことでも不明点が残ってはいけないのです。

聞き取れなかった意見や理解できなかった点があれば、その場ですぐに確認するか、確認が難しいようなら会議終了後でも質問できるようにメモを残しておきましょう。

議事録を作成する段階まで不明点を残したままになってしまうと、議事録自体が不明瞭なものになってしまいます。会議の内容をより理解するためのポイントは、議事録を作成することになった会議は事前に資料を読み、会議の流れを把握しておくことです。会議の全体像が分かり理解が深まるため、議事録の作成がスムーズに進めやすくなります。

 

4. 読む人の視点に立って書く

議事録は社内でさまざまな立場の人が読むものです。そのため会議に参加した人・会議に参加していない人どちらの立場の人が読んでも理解しやすいものでなくてはいけません。

ただ決定された事項だけを書くのならそれほど能力はいりませんが、その決定に至るまでの過程・背景を簡潔に分かりやすく記載する必要があります。

どう書けば分かりやすい議事録が作成できるかは、自分が読む人の立場になり客観的な目線で文章を読み直すなどの工夫をすると良いでしょう。また作成した議事録は一度上司に確認してもらうようにすると、客観的な指摘がもらえます。

 

ツールやアプリで効率化も

議事録は本来の業務とは別に行う作業ですので、何時間も時間をかけずに効率良く作業を進める必要があります。そのため、議事録作成を効率化するツール・アプリを活用すると良いでしょう。

たとえば、録音・音声入力アプリを活用して会議そのものを録音し、議事録作成時に再度会議内容を確認するという手段もあります。

情報共有ツール flouu(フロー)を導入すれば、議事録の共有作業が非常にスムーズに進められるようになります。flouu(フロー)には優れた文書テンプレートが豊富に用意されていますので、議事録だけでなく他の文書を作成する時間も大幅に削減できるでしょう。

利用できる方法は積極的に取り入れ、より短時間で分かりやすい優れた議事録を取れるようになれば、議事録を読んだ相手からの評価を高める効果も期待できるでしょう。

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まとめ

議事録について、その意味と書き方のポイントを紹介いたしました。

これらのポイントをしっかりと守るだけで、誰もが分かりやすく読みやすい議事録を書けるようになります。議事録は「ただ会議を記録するもの」と考えないようにしてください。

分かりやすい議事録を作成できれば、議事録を読んだ多くの人の業務効率が上がり、自分の評価にも良い影響が出てくると覚えておきましょう。

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