文書・文章作成

文書管理を行うメリットとは?企業に最適な文書管理の方法を徹底解説!


企業ではさまざまな情報を文書として管理します。適切な文書管理ができなければ情報漏洩につながる恐れがあるだけでなく、効率良く業務を進められないでしょう。

文書管理は企業にとって欠かせない事柄であり、間違った方法で取り組んでしまうと大きなトラブルを引き起こす可能性も考えられるのです。

この記事では文書管理の目的とともに具体的な文書管理の方法を紹介しましょう。自社の文書管理を見直したいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

文書管理とは何か

文書管理とは社内にある情報を文書にして整理すること以外にも、作成・伝達・破棄までの文書のライフサイクルを一元管理する流れ全体を指しています。管理される文書は紙の文書だけでなく電子データも含まれます。

文書管理で管理するべき文書のライフサイクルとは、文書が発生してから廃棄されるまでの流れを意味していますが、多くの企業で廃棄のプロセスが後回しになる場合が多く、すでに不要になった文書が蓄積され続けてしまっているのです。

文書のライフサイクルは企業や扱う文書によって変わりますが、下記のような流れが一般的です。

文書のライフサイクル①:作成(発生)

社内で文書を作成する・社外から文書を受け取る文書が発生するプロセスで、この時点での文書管理は担当者や各部署に任される場合が多いです。

文書のライフサイクル②:活用

作成または受け取った文書を共有・活用して業務的処理を促すプロセスです。扱う文書の内容によって必要なアクションが変わります。

文書のライフサイクル③:保管

活用された文書のうち、今後頻繁に利用される予定がある文書・参照される見込みがある文書を保管します。必要な時にすぐ検索可能な環境に保管文書を置くことで、業務全体を効率化させる効果が得られるでしょう。

文書のライフサイクル④:保存

「保存」は直前のプロセスである「保管」と似た言葉ですが、文書のライフサイクルでは保存される文書は当面使用予定のなくなった文書を指しています。保存期限が求められている文書に適用され、一定期間最適な方法で保存します。

「保管」と「保存」は混合しやすいプロセスです。それぞれ最適な管理方法が変わるため、活用度の高い文書が「保管」、低い文書は「保存」と覚えておきましょう。

文書のライフサイクル⑤:破棄

保存期限が過ぎた文書など不要になった文書を情報漏洩のリスクを考慮しながら処分します。紙の文書の場合はリサイクルによって環境負荷の低減に配慮する必要もあるでしょう。

保存期限は文書によって定められた期間が変わるため、十分な注意が必要です。

文書管理から企業が得られるメリット

ここからは、企業が文書管理を行うことで企業が得られるメリットについて説明しましょう。

情報漏洩・紛失を防ぐ

文書管理が適切に行われずに、個人情報が記載された文書などが誰もが手に入る状態になっていると情報漏洩につながり、これまで企業努力によって顧客から得ていた信頼を失ってしまうだけでなく、損害賠償を請求される可能性もあるでしょう。一度失った信頼は簡単に取り戻せません。

また文書が正しく管理されていれば、誤って重要な情報を紛失してしまったり、探し出せない状態になってしまったりするトラブルも防げます。

業務を効率化する

文書が整理されておらず、どこに情報があるか分からないような状態では、社員は情報を探すために無駄に時間を割いてしまいます。社員一人が毎日5分間文書を探しているとして、100人の社員が同じ行動を1週間続ければ、企業は毎週2,500分つまり約41時間もの時間を浪費する計算になるのです。

必要な情報が簡単に手に入る状況は業務の効率化につながるということです。

コストが削減できる

管理文書が多い企業では文書保管に何部屋ものスペースを用意する必要があり、実際には保存期限が過ぎている文書もそのまま放置されていることがありますが、文書管理が適切に行われれば、不要な文書の保管コストを節約できます。

また、先ほどお伝えした業務効率化も結果的にコスト削減につながるでしょう。

文書管理が失敗してしまう原因

文書管理はどのような企業にとっても重要なことですが、多くの企業で文書管理がうまく進められていません。ここでは、文書管理が失敗してしまう原因についてまとめました。

実務的でない文書管理手順を用意してしまっている

文書管理は目的ではなく手段であり、文書管理自体が直接会社の利益につながるわけではないため、文書管理はコア業務に支障をきたさずに行えなくてはいけません。

正確な文書管理を求めるあまりに、過度な細分化や細かすぎるルール設定をすることは避けるべきです。

実務的ではない文書管理手順やルールを用意してしまうと、文書管理自体が社内に浸透しないでしょう。

文書管理のルールが共有されずに個人任せになっている

文書管理のルールを用意しても、その情報が共有されずに社員が個人的な判断で文書管理を行ってしまうようになると、文書管理はうまくいきません。文書管理は必ず全社員が同じ基準を理解した上で守らなくてはいけないのです。

文書管理のルールが共有されていないのであれば、十分な周知と教育を徹底する必要があるでしょう。

文書管理のメリットが社員に伝わっていない

文書管理には社員全員の理解と協力が必要であり、社員が消極的な状態では文書管理は思うように進みません。文書管理によって企業はもちろん個人が得られるメリットを説明し「なぜ文書管理をするのか」について理解してもらいましょう。

文書管理の方法

ここからは実際に文書管理をする方法について説明しましょう。文書管理の方法は電子データ・紙の文書によって変わります。

多くの企業では両方の媒体を扱っているため、どちらか一方ではなく2つの文書管理手順やルールを用意する必要があるでしょう。

電子データの文書管理

電子データの文書管理は保管スペースや管理に必要な労力を最小限に抑えられるというメリットがありますが、文書の整理が難しく必要な情報が埋もれてしまいやすくなります。

また、電子データの管理に慣れていない社員も多いため、明確なルールを設けなければすぐに保管場所が混乱してしまうでしょう。

フォルダ分けによる文書管理

電子データの文書管理方法として多くの人が最初に浮かべる手段は、フォルダ分けによる文書管理です。個人の文書管理方法として一般的な方法ですが、フォルダ名・ファイル名にルールを用意することで複数の社員で行う企業の文書管理にも活用できます。

すでに共有フォルダを使用している企業であれば、特にコストをかけずに文書管理が行えますが、最新版の情報が探しにくいというデメリットがあり、バージョン管理に注意しなくてはいけません。

また、ルールが徹底されずに似たような名前のフォルダが乱立してしまう・必要なデータが見つからないなどデータが荒れやすいという問題もあります。

文書管理システムを利用した文書管理

電子データの文書管理を円滑に進めるために、文書管理に長けたシステムを使用するという方法もあります。

多くの文書管理システムには、フォルダ分けの課題であるバージョン管理もしやすく、権限の設定やデータの自動バックアップ・文書ごとの廃棄時期の設定など文書管理に必要な機能が豊富に搭載されているため、効率良く文書管理が進められるでしょう。

一定の導入コストはかかりますが、フォルダ管理で失敗経験のある企業でも円滑に文書管理ができることが期待できます。

紙の文書の場合

紙で管理する文書は企業ごとに長年培ったルールの上で管理される場合が多いです。多くの企業では適切な分類方法で文書を分けてファイルに閉じ、ファイルの保管場所も種類ごとに分けるなどの方法で管理されているでしょう。

紙の文書は保管スペースを確保や文書の管理・廃棄にも労力が必要であり、印刷費を含めて多くのコストがかかります。

保管場所をデータ化しデータ検索可能にしておく・目次を作成するなどの方法で管理しやすく工夫できますが、管理するべき文書の量が増えるほど電子データによる管理の方が効率的になるでしょう。

また、2022年から施行される電子帳簿保存法によって、これからは紙での管理が認められなくなる文書が存在することも知っておかなくてはいけません。

まとめ

文書管理のメリットや方法を紹介しました。現在紙をメインとした文書管理を行っている企業でも、今後は電子データによる文書管理が主体となり、より文書管理が重要視されていくでしょう。

この記事を参考に自社に最適な文書管理の方法を知り、文書管理不足による問題が起こらないようにしてください。文書管理が適した方法で行えれば業務効率化の効果も期待できるのです。

 

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