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ノウハウを蓄積するメリットとは?ノウハウ蓄積に必要なツールの紹介


ノウハウとは、社員が日常業務を行う中で生まれていくものであり、そのノウハウを企業全体で蓄積することで、業務の効率化が期待できます。

優れたノウハウは企業の資産となり、業務をより円滑に進めるために役立つのです。

しかし実際には、ノウハウが社員個人のみに留まってしまい、共有されないままになっている企業が多いです。そのような状態では、ノウハウが蓄積できず、該当の社員が会社を離れるタイミングでノウハウも失ってしまいます。

この記事ではノウハウを蓄積するために行うべきことと、ノウハウ蓄積に適したツールを紹介しましょう。社内でノウハウが共有・蓄積されていないと感じているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

ノウハウとは

ノウハウとは物事の方法や手順に関する知識のことで、ビジネスの場では「業務を効率良くうまく進めるためのコツ・技術・秘訣」などを指しています。冒頭でもお伝えしたように、ノウハウは社員が業務を続ける中で自然に生まれてくるものです。

また、ノウハウは教育現場やプライベートでも活用される一般的な言葉であり、その語源は英語の「know-how」から来ています。

 

ノウハウとナレッジの違い

ノウハウと非常に似た言葉に「ナレッジ」があります。この二つの言葉は同じような意味を持っていることから、あえて区別をせずに活用している方もいますが、それぞれの言葉には少し違った意味のあるので、その違いを理解しておきましょう。

ビジネスの場でのナレッジとは業務の中で得られた価値のある情報・経験・知見を指しており、意味だけを見てもノウハウとの大きな違いが明確になりません。

二つの大きな違いは「実際に経験をした上で得たものであるか」だと考えると良いでしょう。ノウハウは経験に基づいて培われた知識を指しており、ナレッジに関しては経験の有無は問わないのです。

つまり、社員が長年の業務経験から培った知識はノウハウと呼び、セミナー受講などで手に入れた知識はナレッジにだと言い分けられます。ナレッジはノウハウよりも広い範囲で活用可能な言葉であり、ノウハウはナレッジの一つに含まれるということです。

ナレッジについての情報は、こちらの記事も参考にしてください。

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ノウハウを蓄積するメリット

ノウハウを企業で蓄積するメリットは多く、現在では社会的にノウハウ蓄積が重要だと言われています。ここでは具体的なノウハウ蓄積のメリットを紹介しましょう。

 

生産性の向上や業務の効率化が進められる

ベテラン社員が長年の業務の中で培ったノウハウを、まだ経験の少ない社員も活用できるようになれば、社員の成長が促されて組織全体の生産性が高められます。

優れたノウハウは今ある非効率な問題を解決し、業務を効率化させることもできるでしょう。

また、ノウハウの蓄積によって業務が人に依存してしまうような状態である「業務の属人化」も起こりにくくなります。

 

社員が自分で問題や課題を解決できるようになる

ノウハウが蓄積されていれば、社員は問題や課題にぶつかった時に、そのノウハウをもととした対応が自分できるようになります。

もちろん重大な問題や課題は一人で解決するべきではありませんが、誰もが簡単に解決可能な問題・課題を自己解決できることで、業務が円滑に進めやすくなるでしょう。

 

担当者が変わってもノウハウが継承されていく

ノウハウが担当者個人に留まってしまうと、担当者が変わるたびにノウハウのない非効率な状態で業務がスタートすることになります。

担当者から次の担当者に教育を行えばノウハウは受け継がれますが、個人間でノウハウを扱うよりも、組織全体でノウハウを共有した方が引き継ぎもスムーズに進むでしょう。担当者不在の際に、業務が進められないような事態も起こらなくなります。

さらに、ノウハウが企業に留まることで、人材流出時の損失を最小限に抑えられるのです。

 

集合知を生み出せる

蓄積されたノウハウが体系化されれば、そこからまた新しいノウハウが生まれていきます。

違う業務を進めている部署同士のノウハウを組み合わせて、新しいアイデアにつながるような状態が構築され、今までにない発想で新商品やサービスの開発・提案ができるのです。

このような流れを集合知と呼びますが、ノウハウが個人に留まってしまう状態では集合知は生まれません。

 

ノウハウを改善・改良できる

残念ながら何十年も前から引き継がれたノウハウは、そのままの形で活用できない場合があります。ノウハウは必要に応じた改善・改良によって、より実務的で優れたものに変化させるべきです。

蓄積されているノウハウをただ実行するのではなく、利用者である社員に育てさせることで、常に時代にフィットしたノウハウを蓄積できるでしょう。

ノウハウ蓄積はノウハウの改善・改良を促すためにも役立つのです。

 

ノウハウを蓄積する3ステップ

ノウハウは作ろうと思って生まれるものではなく、業務を行う中で自然に発生するものです。そのため何も対策を取らなければ、発生したノウハウが蓄積されることはないでしょう。

ここからは、ノウハウを蓄積するステップについて具体的に説明します。

 

STEP①:ノウハウ蓄積の目的を明確にする

社員がノウハウ蓄積の重要性を理解していない状態では、ノウハウ蓄積は思うように進みません。

ノウハウ蓄積によって企業・社員が得られるメリットを十分に説明し、前向きにノウハウの蓄積に取り組めるような社内風土を整えましょう。

必要であれば、優れたノウハウを蓄積した社員を表彰するなどの人事評価制度も併せて行うと良いです。こうすることで、ノウハウが個人で留まってしまう状態を防げます。

 

STEP②:ノウハウを検索しやすいように分類する

企業によっては蓄積されるノウハウは非常に膨大な量になります。ノウハウが整理されていなくては、必要な時に該当のノウハウが手に入らない状態に陥ってしまうでしょう。

ノウハウは誰もがすぐに手に入れられるようにしておかなくてはいけません。それには、優れた検索機能の搭載されたツールを導入すると良いです。

 

STEP③:蓄積したノウハウを管理・更新する

ノウハウ蓄積が可能な環境が整えられても、誰もノウハウの管理・更新をしないような状態では、ノウハウが整頓されないまま溢れてしまう恐れがあります。

蓄積されたノウハウを管理する担当者または担当部署を設け、定期的にノウハウの管理状況を監視するようにしましょう。

 

ノウハウを蓄積する際のポイント

ノウハウ蓄積を成功させるためには、事前に知っておくべきポイントがあります。これらのポイントを抑えることで、よりスムーズにノウハウ蓄積が進められるでしょう。

 

蓄積するべきノウハウに基準を設ける

業務中に発生した全てのノウハウを蓄積してしまうと、ノウハウの量が多過ぎる・あまり重要でないノウハウが溢れているような状態に陥ります。

蓄積するべきノウハウに一定の基準を設ければ、優れたノウハウのみを蓄積できるでしょう。ポイントとしては、誰にでも活用可能で業務の効率や生産性に直結するノウハウほど蓄積しておくべきです。

 

誰にでも理解しやすい内容にする

ノウハウ自体は優れたものであっても、蓄積されたテキストが分かりにくい・理解に時間がかかるような状態では、ノウハウとして活かされにくくなってしまいます。

テンプレートを用意するなどの方法で書式を統一し、誰が読んでも短い時間で内容が十分理解できるスタイルに変えておきましょう。本来であればノウハウ作成時に、その内容を一定のレベル以上に統一できるのが理想です。

 

ノウハウ蓄積時のルールを設定する

ノウハウを蓄積するにあたってルールを設ければ、ノウハウが管理しやすくなります。

ノウハウ蓄積時には該当のテンプレートを活用する・上長のチェック後に共有するなどノウハウ管理が正しく進められるルールを設定しましょう。

ただし、あまりに細かいルールを用意すると、ノウハウ蓄積のための労力が増えてしまうので、注意してください。

 

ノウハウ蓄積に適したツールを導入する

ノウハウ蓄積に適したツールを活用すると、社員は最小限の労力でノウハウを作成・共有・蓄積可能で、ノウハウの管理も効率的に行えるようになります。

多くのツールには優れた検索機能が搭載されているため、ノウハウの活用も円滑に進められるでしょう。

特に扱うべきノウハウの量が多い・これからノウハウの量が増えていくと考えているのであれば、ツールの活用がおすすめです。

 

ノウハウの蓄積に最適なツール4選

ノウハウ蓄積に適したツールは多く、ツールの選定に時間がかかってしまう場合もあるでしょう。

ここではノウハウ蓄積に最適なツールを4つ紹介します。自社に最適なツールを見つけられるようにしてください。

 

flouu

flouuは優れた情報共有ツールであり、ノウハウ蓄積にも最適な強力な検索機能を搭載しています。テンプレートが豊富に用意されていることから、ノウハウの書式も統一しやすいでしょう。

複数のメンバーによる共同編集が可能でノウハウの編集履歴も確認でき、ノウハウごとに権限も設けられます。そのため、効率良く正確にノウハウを管理しながら蓄積・活用が進められるのです。

また、インターネット環境さえあれば必要なノウハウがすぐに手に入れられることから、テレワーク時の情報共有やコミュニケーション手段にも適しています。

【flouuの費用(30日間・1ユーザーあたり)】
・基本料金 550円
・セキュリティオプション 550円
・OCRオプション 220円
※14日間の試用期間あり

 

kinitone

膨大な量のデータ管理に優れているkintoneは、データ管理とコミュニケーションを一体化させた業務ツールです。利用者同士の交流が行いやすいからSNSのような感覚でコミュニケーションも取れるでしょう。

専用のアプリストアからアプリを追加すると、さらに機能を追加することも可能であり、多機能なノウハウ蓄積ツールを探している企業におすすめです。

【Kintoneの費用(1ヶ月間・1ユーザーあたり)】
・ライトコース 780円
・スタンダード 1,500円
※30日間の試用期間あり

 

esa

未完成の情報も共有して社員で育てていくという考えで活用されるesaは、ノウハウの改善が多い企業に適しています。未完成だからという理由で共有されないノウハウが放置されてしまう事態を防げるでしょう。

esaを導入すれば、社員全員でノウハウを育てていくという文化が定着しやすくなるのです。

【esaの費用(1ヶ月間・1ユーザーあたり)】
・500円
※2ヶ月間の試用期間あり

 

Quick Solution

Quick Solutionは1サーバーで50TBもの検索が可能な圧倒的スケールを持った情報活用システムです。検索機能に優れており、点在する情報を横断的に全文検索をした上で超高速・高精度な検索結果を導き出します。

また、充実したアクセス権限の設定も可能なので、従業員数の多い企業でも活用しやすいでしょう。

【Quick Solutionの費用(ライセンス制)】
要見積 150万円〜

 

Kibera

Kiberaはフレキシブルな情報共有を実現可能な情報共有ツールで、サクサクとドキュメントを作成できるという特徴があります。

ブログ執筆のような感覚でプレビュー画像を確認しながらノウハウを作成できるため、画像を多用するノウハウや複雑なノウハウを扱うことが多い企業に適しているでしょう。

「いいね」機能も搭載されているので、ノウハウに対する反応も確認できます。

【Kiberaの費用(1ヶ月・1ユーザーあたり)】
・コミュニティープラン 無料(5名・4グループまで)
・スタンダードプラン 550円
・エンタープライズプラン 1,500円(年間契約)
※スタンダードプランは14日間・エンタープライズプランは2ヶ月間の試用期間あり

 

ノウハウ蓄積や情報共有に適したツールについては、こちらの記事も参考にしてください。

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まとめ

ノウハウを正しく蓄積・活用するには、ノウハウ蓄積に適したツールを導入すると良いです。

ノウハウ蓄積自体にかかる労力を最小限に抑えてノウハウが管理しやすい状態になれば、今まで共有されなかったノウハウや他の情報に埋もれてしまっていたノウハウも活用しやすくなるでしょう。

適切にノウハウが蓄積されれば、ノウハウは企業の資産に変わり、組織全体の業務効率化や生産性の向上に役立ちます。

自社に最適なノウハウ蓄積のためのツールを導入し、積極的に取り入れていきましょう。

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