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社内wikiの導入メリットとデメリットを徹底解説!導入時の注意点のまとめ


社内wikiを導入すれば社内の情報共有がスムーズに進み、企業は業務効率化や顧客満足度の向上など多くのメリットを手に入れられます。しかし、社内wikiの導入にはメリットだけでなくデメリットが存在することも知っておかなくてはいけません。

この記事では社内wikiの導入メリットとデメリットと共に、デメリットをカバーするために知っておくべき注意点を紹介しましょう。これから社内wikiの導入を考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

社内wikiの導入メリット

社内wikiの導入によって企業が得られるメリットには次のようなものがあります。そのメリットの多さを見れば、社内wikiが重要視される理由が分かるでしょう。

情報が一元管理できるようになる

社内wikiを活用すれば、社内に散らばっていた情報を一箇所に集めて管理できます。タグづけ機能やカテゴライズ機能を使うことで、膨大な量の情報も管理しやすくなるのです。

必要な情報がすぐに手に入る

社内wikiでは全文検索機能だけでなく、部分一致検索など細かなキーワードを指定した検索も可能になっています。「欲しい情報がどこにあるか分からない」状態を防ぎ、必要な情報がすぐに手に入るようになるでしょう。

情報のバージョン管理ができる

情報が更新された時に、古い情報と最新の情報が混在してしまう場合があります。社内wikiでは情報のバージョン管理も可能なので、誤って古い情報を活用してしまったり最新の情報を探すのに手間がかかったりすることもないでしょう。

情報ごとに権限が設けられる

権限を情報ごとに分けて設定すれば、決められた人・部署のみでの情報共有が可能になります。閲覧権限・編集権限など細かな権限設定をすることで、情報漏洩や情報紛失のリスクが減らせるのです。

情報共有がスムーズに進む

情報共有を社内で浸透させるためには、情報共有自体に手間のかからない環境を作る必要があります。社内wikiでは情報の書き込み・閲覧・検索がスムーズに行えることから、情報共有に必要な労力を最小限に抑えられるでしょう。

業務の属人化を防ぐ

個人や部署で情報を抱え込んでしまい情報共有ができていない状態では、業務が属人化しやすくなります。一部の業務を限られた社員しか行えなくなってしまうと、引き継ぎや教育に必要な労力が増え、トラブル発生時には迅速な対応ができません。

顧客満足度の向上につながる

情報が共有できていない企業では担当者しか顧客に適切な対応ができず、担当者不在時には顧客を待たせてしまうようになります。情報共有が行えている企業では顧客情報も共有されるため、顧客の質問や要望に対して迅速な対応が可能でしょう。

業務が効率化できる

社内wikiの利用で情報共有が進めば、今まで非効率な状態に陥っていた問題を改善可能で多くの業務を効率化できます。

情報伝達・共有に必要な手間が省ける

情報が共有されていない状態では、同じ質問に対して何度も答える・同じ情報を複数回発信するなどの非効率なことが起こります。

例えば、提出書類のフォームが共有できていない場合、さまざまな部署から総務などの管理部門に問い合わせが来るでしょう。管理部門では何度も同じ説明を社員に繰り返す状態になり、本来の業務が滞ってしまいます。

情報を探す手間が省ける

必要な情報が簡単に手に入るのと同じメリットと言えますが、情報を探すための手間が省けることは業務の効率化にもつながります。情報を探す時間に毎日5分間かけている場合、その動作を20日続ければ100分間もの時間が無駄になるのです。

人材教育のコストが削減できる

社内wikiでマニュアルや業務に必要な情報がすぐに手に入る状況が作れれば、人材教育に必要な時間も節約できます。優れたノウハウも共有されるため、社員が残したノウハウ・スキルそのものが情報となって教育資料に使えるでしょう。

社内wiki導入のデメリット

社内wikiの導入によって企業は非常に多くのメリットを得られることを説明しましたが、社内wikiのデメリットも把握する必要があるでしょう。

社内wikiの利用が社員に浸透しない場合がある

社内wikiを用意しても、社員が社内wikiの利用に消極的になってしまうことがあります。社員が社内wikiの利用を避けてしまう理由は次のようなものです。

必要な情報が蓄積されていない

社内wikiに蓄積されている情報が不足しており、社内wikiを使っても情報が手に入らないことが分かると、社員はすぐに利用をやめてしまうでしょう。もちろん情報は運用と共に蓄積されていくものですが、導入段階でこれまで社内に点在していた情報を集約しておく必要があるのです。

情報量が不足している社内wikiは社員の利用を遠ざけ、新しい情報の書き込みも妨げてしまうでしょう。

社内wikiの使い勝手が悪い

社内wiki自体が使いにくく操作に手間の感じられるものであると、社員は利用を嫌煙してしまいます。特にパソコン操作が苦手な社員であっても簡単に操作できるシステムを用意しましょう。

社員全員が社内wikiを利用しなければ、情報共有が成功したとは言えません。

社内wikiの導入目的が周知されていない

目的が明らかでないシステムを積極的に利用したいと考える社員は少ないです。ただ指示されたからという姿勢では、スムーズに社内wikiの利用が浸透しないでしょう。

社内wikiで情報共有をすることで得られるメリットや、導入の目的を事前に明らかにしておかなくてはいけません。

社内wikiに対する意識が二極化する

社内wikiの利用は社員個人の業務効率化にも役立ちますが、情報の書き込みに対して手間を感じ、閲覧のみの利用になってしまう社員もいます。その逆に、組織全体の業務効率化を視野に入れて積極的に情報を書き込んでくれる社員もいるでしょう。このように、社内wikiに対する意識は二極化しやすいものです。

組織全体で積極的な社内wikiの活用を社員に推奨し、二極化の防止に努める必要があるでしょう。

社内wiki導入時の注意点

社内wiki導入時のメリットとデメリットを紹介しましたが、考えられるデメリットは事前の準備によってカバーすることができます。ここからは社内wiki導入時に知っておくべき注意点をまとめました。

社内wikiの導入目的を明確にしておく

なぜ社内wikiを導入するのか?社内wikiの導入によって得られるメリットや期待できる効果を社員に伝えておきます。目的が明確であれば、活用方法も分かりやすくなるでしょう。

例えば「マニュアルなど共有サーバーで管理していた情報を社内wikiで管理し閲覧・管理しやすくする」「共有に手間がかかっていた議事録や週報などの情報をスムーズに共有するために社内wikiを使う」「ナレッジを蓄積されるナレッジデータベースとして社内wikiを導入する」など、社内wikiの導入目的が分かっていれば、導入後にどのような情報を書き込むべきかも明らかにできるのです。

社員に社内wikiの利用を習慣化させる

どのような職場にも新しいシステムに否定的な社員が一定数はいるものです。社内wikiの利用を習慣化してもらうためには社内wikiに書き込まなくてはいけない情報を定めてルールにしておくと良いでしょう。

「議事録は社内wikiに書き込むこと」「会議資料は会議開催予定日前日までに社内wikiで共有すること」などのルールが設けられれば、社内wikiを使うという行為自体を社員に習慣化させられます。次第に他の情報の共有も促せるようになり、一部の社員のみが情報を書き込むような状態を防ぎます。

自社に最適な社内wikiツールを導入する

社内wikiの書き込み・閲覧・検索などの動作が複雑で使いにくい場合、社内wikiは浸透しにくくなってしまいます。必要な機能・価格・使い勝手に優れた自社に最適な社内wikiツールを導入しましょう。

ツール選定時には、ツールの使い勝手について多くの社員から意見を聞くと良いです。

まとめ

社内wikiの導入メリットとデメリットだけでなく、導入時に知っておくべき注意点を紹介しました。

企業は社内wikiの導入によって多くのメリットが得られます。そのメリットを最大限に活かすためには、この記事で紹介した注意点を理解し、社員への導入目的の周知・導入時のルールづくり・社内wikiツールの利用をすると良いでしょう。

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