文書・文章作成

フリーで使える文書管理ツール!文書管理ツールのメリットやデメリットのまとめ


企業では日々膨大な量の文書が生まれており、その文書を適切に管理しなくてはいけません。

文書管理が不十分な企業は、個人情報の流出や機密情報の紛失など多くのトラブルが起こりやすくなるでしょう。文書管理は業種に関わらず全ての企業の課題だと言えるのです。

しかし、管理するべき文書が多い・社員数が多いほど文書管理が難しいものになります。

文書管理を効率良く適切に進めるためには、文書管理に必要な機能を搭載した文書管理ツールを導入すると良いでしょう。

この記事ではフリーで利用可能またはコスパに優れた文書管理ツールの紹介とともに、文書管理についての基本的な知識もまとめました。これから社内の文書管理を見直したいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

文書管理とは

文書管理とは、文字通り社内にある様々な文書を管理することです。

企業では、顧客情報・契約書・財務諸表・日報や月報・議事録・履歴書など数えきれない種類の文書が毎日作成されています。

データで作成・保管される文書もあれば、紙で作成・保管が必要な文書もあるでしょう。その文書の内容・保存形式によって、必要な保管期間や最適な保管方法も変わってきます。

その種類の多さから、文書管理は企業にとって非常に労力・コストのかかる存在であり、文書管理ができていない企業ではトラブル発生時に大きな損失を受ける恐れがあるだけでなく、日々の文書管理が日常業務の生産性を下げてしまっているのです。

文書管理は文書管理のための機能が搭載された文書管理ツールを用いることで、効率良く正確に進められるようになります。

文書管理については、こちらの記事でも詳しく説明しているため、参考にしてください。

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文書管理に文書管理ツールを活用するということ

文書管理ツールを使うことで文書管理が効率良く進められるようになります。ここでは、その理由についてより詳しく説明しましょう。

 

文書管理ツールに搭載されている代表的な機能

文書管理ツールに搭載されている代表的な機能は下記の通りです。

・高度な検索機能
・ドキュメント作成機能
・テンプレート機能
・文書へのタグ付け機能
・文書の共同編集機能
・文書へのコメント機能
・文書の廃棄ルールの設定機能
・文書の閲覧権限の設定機能

文書管理ツールによって用意されている機能は変わりますが、このような機能は文書管理時に重要視されると言えるでしょう。

 

文書管理ツールを利用するメリット

文書管理ツールに搭載されている機能を活用すれば、企業にある文書の量が多くても文書管理がスムーズに進められます。

ここからは、文書管理ツールを利用する具体的なメリットを紹介しましょう。

 

文書を整理・検索しやすくなる

管理するべき文書が整理できずに溢れてしまうと、必要な文書がすぐに見つけられない状態になり「文書を探す」という非効率な行動を毎日社員が複数回行うことになります。

しかし、多くの文書管理ツールには優れた検索機能が搭載されているため、ツールを活用すれば必要な文書がすぐに手に入れられるのです。

さらにタグ機能などの文書整理機能を使えば、どこに何の文書があるのか分からないような状態は起こらなくなるでしょう。

 

文書が簡単に共有できる

文書の共有方法にはメールやチャットの活用も可能ですが、それでは共有に時間がかかり修正のたびに何度もファイルを送り合うことになります。文書管理ツールでは共有された文書の共同編集やリアルタイム編集が可能なので、情報は常に最新の状態で保たれるのです。

文書の共有に必要な手間が省ければ、社員は「情報共有」という行動自体を習慣化しやすくなるでしょう。

 

ペーパーレス化がスムーズに進められる

現在は社会的にペーパーレス化が進んでいますが、なかなか紙の書類のデータ化が社員に浸透しないという企業も多いです。文書管理ツールはデータの文書の管理に活用されるため、文書管理ツールを導入することにより企業のペーパーレス化が急速に進められるでしょう。

紙の文書管理がデータ化すれば、印刷費・保管費・保管や紙の文書管理のための人件費など多くの費用がコストダウンできるのです。

 

テレワーク時にも業務が滞らない

文書管理ができていない企業ではテレワークの導入が難しく、文書を閲覧・得るためだけに出社する必要があるなど非効率な状態に陥りやすくなります。

文書管理ツールを使って文書管理を行うと、インターネット環境され用意されていれば自宅やコワーキングスペースでも必要な情報がすぐに手に入るため、テレワークが導入しやすい環境が整えられるのです。

また、国内外に複数拠点がある企業では、拠点間の距離に関係なく文書を共有しやすくなります。

 

文書管理ツールを利用するデメリット

文書管理ツールの活用には、いくつかのデメリットも存在します。

ここでは文書管理ツール導入時のデメリットを紹介しましょう。メリットとデメリットを比較した上でツールの導入を検討してください。

 

導入コストが必要なツールが多い

文書管理ツールはフリーで利用可能なものもありますが、多くの場合は機能制限が用意されています。特に企業で活用する場合は、有料のツールを利用することが一般的でしょう。

導入コストはかかりますが、文書管理ツールで得られるコストダウン・業務効率化というメリットを考えると、十分回収可能なコストであると言えます。

フリーのツールにこだわらず、費用対効果を考えた上で文書管理ツールを選びましょう。

 

ツールを導入すれば良いというわけではない

文書管理ツールは文書管理のための十分な機能が搭載されていますが、ただ導入すれば必ず文書管理が成功するというわけではありません。企業で行うことにはどのような取り組みにも一定のルールが必要であり、社員の判断に任せるだけでは統制が取れなくなってしまう恐れがあるのです。

つまり、文書管理ツールを導入する場合にも、ルールの設定・監視・改善は必要だということです。それでもツールを活用せずに行う文書管理に比べれば、その負担は非常に軽いものになるでしょう。

文書管理ツール導入時のメリット・デメリットについては、こちらの記事も参考にしてください。

文書管理ツールのメリット・デメリットと選び方のまとめ!おすすめのツール9選!

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文書管理ツールを選ぶ時のポイント

文書管理ツールは社会的に需要があり、多くの種類のツールが流通しています。そのため、自社に最適な文書管理ツール選びには下記のポイントを確認しておくと良いでしょう。

 

自社が求めている機能を明確にする

先ほどもお伝えしたように、文書管理ツールはツールによって用意されている機能が変わります。

多機能過ぎるツールは導入コストも高く、操作が難しくなってしまう恐れがあるため、自社が利用予定の機能を把握しておくことが大切です。必要最低限の機能が搭載されているものを選べると良いでしょう。

 

費用対効果を確認する

文書管理ツールには機能制限のついた無料のものから、高額なものまで幅広い価格帯のサービスが存在します。より費用を抑えたいと考えている企業でも、一定のコストを支払うことで期待以上の効果が得られる場合もあるでしょう。

文書管理は企業全体の労力・コストの削減につながる行動です。導入費用だけでなく費用対効果を考えたツール選びをしてください。

 

実際の使い心地を確認する

サービスの公式サイトや口コミを確認するのも良いですが、やはり実際の使い心地を知るには無料の使用期間があるツールを選ぶと良いです。

文書管理ツールはパソコン操作が不得意な社員でも使いこなせるものでなくてはいけないため、さまざまな部署の社員から意見を集めるべきでしょう。多くの文書管理ツールでは無料の試用期間か無料プランが用意されています。

文書管理ツールの選び方は、こちらの記事も参考になるでしょう。

文書管理が効率良く行える文書管理システム4選!代表的な機能とシステムの選び方まとめ!

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無料で使えるおすすめの文書管理ツール

文書管理ツールの中には機能制限はあるものの無料で活用可能なものも存在します。ここでは、フリーで使用できる文書管理ツールを紹介しましょう。

 

Dropbox

Dropboxは個人・ビジネスの両方の活用方法があるオンラインストレージツールです。文書は全てクラウド上に保存されるため、さまざまな環境で文書を扱うことができるでしょう。無料で利用可能な容量は2GBまでとなり、それ以上の容量は有料です。

【Dropboxのフリーの範囲と有料時の費用(年間払い)】
・Basic:無料 〜2GB
・Plus:9.99ドル/月 〜2TB(1ユーザー)
・Family:16.99ドル/月 〜2TB(最大6ユーザー)
・Business Standard:12.50ドル/月 〜5TB(1ユーザー)
・Business Advanced:20ドル/月 〜必要な容量(1ユーザー)

 

Googleドライブ

Googleドライブはgoogleが運営するクラウドストレージで無料で15GBまでの容量が活用可能だという特徴があります。文書ファイルはもちろん、写真・音楽・動画もインターネット上で共有可能で、ドライブ内でのデータ編集もできるため、使い勝手の良いフリーの文書管理ツールだと言えるでしょう。

15GBというと十分な容量に感じるかもしれませんが、この容量は同じアカウントのGmailやgoogleフォトでの使用容量もカウントされることから、多くのGoogleサービスを活用していると、容量不足になりやすいです。

有料版ではより多くの容量が確保可能で、個人向けのGoogle Oneと法人向けサービスのGoogle Workspaceが用意されています。

【Googleドライブのフリーの範囲と有料時の費用(年間払い)】
・フリー 〜15GB
・Google Workspace Business Starter 月額680円 〜30GB(1ユーザー)
・Google One ベーシック 年額2,500円 〜100GB(最大5ユーザー)

 

コスパに優れたおすすめの文書管理ツール

次に、手頃な価格で優れた機能を搭載している文書管理ツールを紹介します。コスパに優れた文書管理ツールを導入したいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

flouu

flouuは文書の作成・共有・整理・管理にかかる労力を最小限に抑えられる文書管理ツールです。豊富なテンプレート機能を活用すれば、文書の書式を統一してより文書管理が行いやすくできるでしょう。

flouuでは文書を主体としたコミュニケーションの活性化が可能であり、文書上のコメントで文書に対してのディスカッションが進められます。共同編集機能を使うことで、複数のメンバーが同時に文書の編集・共有をしながら文書作成を進められます。さらに全文検索が可能な検索機能も搭載されているため、必要な情報がすぐに手に入るのです。

働く場所に関係なく文書管理が行いやすくなる文書管理ツールであり、テレワーク時・出張時にも滞りなく情報を共有できるようになるでしょう。また、操作性がシンプルであることから、ツールの操作を不得意と感じる社員であっても使いやすいという特徴もあります。

【flouuの費用(30日間・1ユーザーあたり)】
・基本料金 550円 〜1GB
・セキュリティオプション 550円
・OCRオプション 220円
※14日間の試用期間あり
※追加ストレージは100GBあたり組織単位で2,750円/30日間

 

Box

Boxは世界中で活用されている文書管理ツールで、幅広いシーンで活用されています。細かなアクセス権限の設定が可能なので、限られたメンバーのみで文書を共有したい場合に使いやすいでしょう。

高いセキュリティが確保されていることから、情報漏洩防止効果も期待できます。

【Boxの費用(1ヶ月間・1ユーザーあたり)】
・Business 1,710円 〜5GB
・Business Plus 2,850円 〜15GB
・Enterprise 4,200円 〜50GB
・Enterprise Plus 要見積 〜150GB
※14日間の試用期間あり

 

まとめ

文書管理を行う際に文書管理ツールを活用するメリットとデメリット、おすすめの文書管理ツールを紹介しました。文書管理ツールは無料で活用可能なものもありますが、機能制限が設けられており、ビジネス利用にはあまり向いていないと言えるでしょう。

コスパに優れた文書管理ツールを導入すれば、多くのコストをかけずに期待以上のメリットが得られます。文書管理ツールを選定する際には、導入コストだけでなく費用対効果も考えた選択が行えるようにしてください。

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