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ナレッジ共有ツールおすすめ13選【決定版】無料ツール含め選び方をご紹介

ナレッジ共有ツールおすすめ8選

ナレッジ共有ができれば組織全体の業務を効率的に進められ、多くの利益を得られるようになりますが、そのナレッジ共有を実施するためには優れたナレッジ共有ツールを導入する必要があります。

膨大な数のサービスの中から自分の会社に最適なナレッジ共有ツールを探し出すのには非常に多くの時間がかかってしまいますので、この記事では導入目的別にお勧めできるツールをまとめました。

これからナレッジ共有ツールの導入を検討しているのであれば、ぜひ参考にしてください。

 

ナレッジ共有ツールとは

ナレッジ共有が多くの企業で浸透した今では、そのツール自体に多くの工夫がされており、導入するだけで社内にナレッジ共有のための環境が整うようになっています。

また必要な機能が十分に備わっているツールが多く、特別な知識がなくてもスムーズにナレッジ共有ツールの導入と活用ができるでしょう。ナレッジ共有ツールには大きく分けて5つの種類がありますので、まずはそのタイプ別の内容の違いを説明します。

 

情報共有ツール

ナレッジ共有に特化したツールで、文書作成から共有までナレッジ共有に必要な機能を全て備えています。

多くの情報共有ツールでは、コメント機能やチャット機能を利用しながら、複数のメンバーでデータのリアルタイム同時編集も可能なので、今までにない感覚で資料作成が進められるようになるでしょう。このツールさえあれば他のアプリケーションを使用しなくてもナレッジ共有が可能です。

使いやすいテンプレートが用意されているツールを選べば、ナレッジ作成にかかる手間も省けます。

 

クラウドストレージ・ファイルサーバー

クラウドか社内に設置したサーバーでナレッジを一元管理し、ナレッジの保管だけでなく管理・共有を行います。データは自分のパソコンではなく組織全体で管理するという意識が習慣化されるため、ナレッジ共有が進みやすくなるでしょう。

クラウドストレージの場合はインターネット環境があればどこでも業務が可能になることから、スムーズにリモートワークに移行できます。

 

ビジネスチャット

プライベートで使用するチャットと同じ感覚で利用可能なものの、ビジネスチャットではより高いセキュリティが確保されています。チームでのタスク管理機能が搭載されているツールも多く、検索性に優れているため、業務の効率化に役立つでしょう。

メールよりも気軽でレスポンスの早いコミュニケーションを実現します。

 

ナレッジ共有の重要性

ナレッジ共有が進むと、組織全体の業務が効率的に進められるようになります。例えばある情報を複数の人物に伝える必要がある時に、メールや口頭で伝えるよりも共有されたデータを自主的に確認してもらった方がスムーズです。

また、ナレッジ共有によって円滑なコミュニケーションが取れている組織は社員同士の信頼関係が確立しやすく、強いチームワークも育まれるでしょう。ナレッジ共有はただの業務の一貫だと考える人もいるようですが、多角的で継続的な効果が期待できるのです。

ナレッジ共有の効率化や社内でナレッジ共有を成功のコツについては、こちらの記事もあわせてご参考ください。

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ナレッジ共有のメリット

ここでは、ナレッジ共有を行うことで企業が得られるメリットについてまとめました。

経験豊富な社員のノウハウが共有できる

ナレッジ共有で社員の持つノウハウが共有されるようになれば、経験豊富な社員の経験を参考にしたアプローチができます。まだ経験不足の社員でも期待以上の成果が得られる可能性があるでしょう。

ナレッジ共有によって社員全員のスキルの底上げが叶うということです。

 

人材教育に必要な労力が削減できる

人材教育には多くの時間と労力がかかります。教育可能な担当者が限られている場合は、教育担当者の業務が滞ってしまう恐れもあるでしょう。

共有化されたマニュアルやノウハウがあれば誰もが教育を担当可能になり、教育を受ける側の人間も教育者の体調や力量に左右されない均一な知識を手に入れられます。

特に社員の入れ替えが激しい企業・チームであれば、人材教育の時間・労力の削減は業務の効率化につながるでしょう。

 

業務の属人化を防ぐ

ナレッジ共有されていない状態の組織では業務の属人化が発生しやすくなります。担当者以外が業務内容を把握していないような状態では、トラブルが発生した時に迅速な対応が難しく、他の社員が担当者以外からノウハウを引き継ぐこともできません。

ナレッジ共有されている組織ではお互いの業務内容を理解し代行可能なため、業務の属人化が起こりにくいのです。

 

成功事例や失敗事例が共有できる

今までの成功事例・失敗事例が共有されていれば、成功事例を模範にする・失敗事例からリスク対策を考えることができます。過去の経験は失敗事例であっても役立てるのです。

 

顧客情報を共有できる

顧客情報が共有されていない企業では、顧客からの問い合わせや要望があってもその顧客の担当者がいなければ対応が難しくなってしまう場合があります。顧客情報を全社員が共有していれば、誰でも顧客に迅速かつ適切な対応ができるのです。

顧客情報の共有は顧客満足度を高める効果もあるでしょう。

 

ナレッジ共有のデメリット

ナレッジは日々の業務の中で生まれ続けるため、ナレッジが管理しやすい環境や運用ルールが設けられていないと、ナレッジが整理できなくなってしまう恐れがあります。ナレッジはただ集めれば良いのではなく、必要な情報がすぐに手に入る環境を維持し、管理する必要があるのです。

ナレッジ共有開始時には自社に最適なツールを導入して、社員全員がナレッジ共有をしやすい状態にしておかなくてはいけません。

 

ナレッジ共有ツールの選び方

ナレッジ共有の重要性を説明しましたが、ナレッジ共有が多くの企業で行われるようになってから、ナレッジ共有ツールの数も増え続けています。そのため、いざナレッジ共有ツールを検討しようと思った時に、どのようにサービスを選択すれば良いのか分からないという意見が増えています。

優れたナレッジ共有ツールが増えたことは喜ぶべきことなのですが、あまりの選択肢の多さに困惑してしまう担当者も珍しくありません。ここからは具体的に、ナレッジ共有ツールを選ぶときのポイントを紹介していきます。

 

導入目的を明確にする

ナレッジ共有ツールにはシンプルな機能のものから、非常に多機能なツールまで用意されています。もちろん多くの機能を使用する予定があるのなら、多機能なナレッジツールを選択した方が、複数のツールを導入するような手間を省けます。ただし「とりあえず機能は多い方が良さそうだから」という考えで多機能ツールを選択すると、コストだけが増えてしまって使わない機能が多いというような結果になってしまうこともあるでしょう。

まず自社では、どのような目的でナレッジ共有ツールを利用するのかを明確にし、そのために必要な機能をピックアップしてからサービスの検討を始めるようにしましょう。そうすれば自然に選択肢を絞った状態から、比較検討のステップに進めるでしょう。

 

まずは無料の範囲で試してみる

企業で使用しているナレッジ共有ツールは有料のものを検討することが多いと思いますが、ほとんどのツールでは無料の試用期間を設けています。どんなにしっかりと事前調査をしても、実際に使用してみなくては気づけないこともありますので、試用期間を活用して使い心地を確認した上で契約を検討しましょう。

 

ナレッジ共有ツール:情報共有ツールのおすすめ

ナレッジ共有の重要性が多くの企業に周知された今では、さまざまな情報共有ツールが流通しています。どのツールも使いやすさが考え抜かれたものばかりですので、それぞれの特徴を理解した上で比較してみると良いでしょう。

特に検索機能に優れたツールを選べば、業務全体の効率を高められます。

 

flouu

ナレッジ共有ツール flouu(フロー)

flouu(フロー)は社内に散らばっている情報と文書を集約し、チームの業務効率化を実現するオンラインワークスペースです。

一つのドキュメントをメンバー全員で確認しながらオンライン会議を進めたり、複数人でドキュメントの編集・チャットエリアを活用しての議論も可能です。つまり、文書とコミュニケーションを一つのドキュメントに集約できるということです。また、flouuでは全文検索機能を搭載しているためスムーズな情報検索ができ、希望に沿った精度の高い検索結果が期待できます。

【flouu:契約期間や費用(税抜)】
1ユーザーごとの料金設定
・スタンダード 500円/30日
・エンタープライズ お問い合わせ
※無料試用期間:14日間
※導入支援サービスやオプションの設定あり

 

Confluence

Confluence

Confluenceは組織で共同作業をするために活用できるチームのワークスペースです。

チームのコミュニケーションを促すようなコメントツールを活用して議論が進みやすく、フィードバックもスムーズにできるようになっています。また、データを作成する時間を短縮するために豊富なテンプレートが用意されているので、誰もが短時間で優れたデータを完成させられるでしょう。

10ユーザーまでは無料で使用できて期間の制限もありませんので、少人数でじっくりと試用してみるのもおすすめです。

【Confluence:契約期間や費用】
1ユーザーごとの料金設定
・Free 0円/無期限(10ユーザーのみ)
・Standard 600円/1ヶ月
・Premium 1,190円/1ヶ月
・Enterprise お問い合わせ
※無料試用期間:7日間

 

esa

esa

esaでは作成途中のまだ完全でない情報も共有し、メンバー内で情報を修正・加筆を加えて育てていくイメージで情報を共有していきます。可変性のある情報を取り扱うことが多い組織で活用しやすく、優れた同時編集機能がその特徴であると言えるでしょう。

【esa:契約期間や費用(税込)】
1ユーザーごとの料金設定
・500円/1ヶ月
※無料試用期間:2ヶ月間

 

HOT Knowledge

HOT Knowledge

社内のノウハウ・ナレッジを蓄積・活用するためのツールであるHOT Knowledgeは、文書管理・連絡・スケジュールなどのグループウェアを全て備えています。

顧客の運用に合わせたカスタマイズを行ってくれるという特徴があり、現在別のナレッジ共有ツールを使用しているのであれば、移行や連携についても任せられます。その他にも社内でナレッジ共有がスムーズに行われる工夫が詰められているサービスです。

【HOT Knowledge:契約期間や費用(税抜)】
・100ID以下 50,000円/1ヶ月
・101ID〜200ID 80,000円/1ヶ月
・201ID〜300ID 100,000円/1ヶ月
・301ID〜400ID 120,000円/1ヶ月
・401ID〜500ID 140,000円/1ヶ月
・501ID以上 要見積もり

 

Quick Solution

QuickSolution


Quick Solutionは検索機能にAIを使用し、文字入力をせずにクリックだけで目的の文書を探し出す「新しい探し方」を提案しています。

そのためQuick Solutionを導入すれば検索スキルが不要になり、社内の誰もが必要な情報を容易に手に入れられるでしょう。大幅な作業時間の短縮と業務の効率化が期待できます。

【Quick Solution:契約期間や費用】
Quick Solutionはサーバライセンスとなるため、選択するライセンスの種類によって価格が決まります。
ライセンス価格は150万円(税抜)〜となっており、詳しくは直接確認する必要があります。

社内のナレッジ共有を促進するコツ
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kibera

個人用途共有用で整理ができるkiberaは、情報をストックしチームとともにナレッジも成長できるという強みを持っています。ブログのような感覚で記事が作成できるため、文書作成の手間も削減できるでしょう。

シンプルな使い心地で、誰にでも操作がしやすいというメリットもあります。

【kibera:契約期間や費用】
1ユーザーごとの料金設定
・コミュニティープラン 0円/無期限
・スタンダードプラン 550円/1ヶ月
・エンタープライズプラン 1,650円/1ヶ月
※試用期間:14日間

 

NotePM

二段階認証を導入した万全のセキュリティを用意しているNotePMは、プライバシーマークの認定も受けている安心のツールです。柔軟なアクセス制限設定ができるので、社外のメンバーとの共有にも便利です。

30日間の無料トライアルがあるため、じっくりと使い心地を確認できるでしょう。

【NotePM:契約期間や費用(税込)】
・スターター メンバー上限3名 1,000円/1ヶ月
・ベーシック メンバー上限8名 3,600円/1ヶ月
・スタンダード メンバー上限15名 5,700円/1ヶ月
・プラス メンバー上限25名 9,500円/1ヶ月
・プロ メンバー上限50名 17,500円/1ヶ月
※試用期間:30日間

 

Qiita Team

Quiita Team

「簡単に書ける・簡単に共有できる」をキャッチコピーとしているQiita Teamでは、信頼し合えるチームを作るための場所を提供しています。

特定の人が所持している情報をチームで共有することで、チームとしての知識を標準化させチーム全体の能力を向上させられるでしょう。また、コメント欄にはメンション通知が設定できるので、まるで会話をしているようなコミュニケーションが実現可能です。

【Qiita Team:契約期間や費用(税込)】
・Micro メンバー上限3名 1,520円/1ヶ月
・Small メンバー上限7名 4,900円/1ヶ月
・Medium メンバー上限 10名 7,050円/1ヶ月
・Large メンバー上限 17名 15,300円/1ヶ月
・Extra メンバー上限 17名以上 15,300円〜/1ヶ月
※無料試用期間:30日間

 

Kintone

Kintone

Kintoneでは「キントーン」という名称の箱の中に自分が使用したいと思うアプリを追加し、使い勝手の良い業務環境が整えられます。

そのアプリで作成したデータは組織内で蓄積・共有ができ、データ自体を一覧化してグラフにすることも可能です。現在使用しているOfficeソフトで作成したデータも簡単に読み込めるようになっているため、ツールの導入もスムーズに実施できるでしょう。またタスク管理・スケジュール管理もアプリ内で完結するため、Kintoneで全ての業務を完結できます。

【Kintone:契約期間や費用】
1ユーザーごとの料金設定
・ライトコース 780円/1ヶ月
・スタンダード 1,500円/1ヶ月
※無料試用期間:30日間

 

ナレッジ共有ツール:クラウドストレージ・ファイルサーバーのおすすめ

クラウドストレージ・ファイルサーバーを行えば、必要なデータをストレージやサーバーから自由に取り出せるようになるため、ハードにこだわらない働き方ができるでしょう。

しっかりとしたセキュリティが確保されているか確認した上でツール選びをしてください。

 

Googleドライブ

Googleドライブ


Googleドライブは個人でも使用できるクラウドサービスです。

Officeソフトと似た使い心地で文書・スプレッドシート・スライドが作成でき、そのデータはスマホ・PC・タブレットなど好きなデバイスで活用可能です。変更内容は自動で保存されるため、保存忘れのようなミスも発生せず、データの共有と共同編集もスムーズに行えるようになっています。

個人では無料で使用できるため、多くの方がプライベートで活用しており、その使い勝手の良さからビジネスに導入を考える場合も少なくありません。ビジネス向けになるとAIによる検索機能や最大250人まで参加できるビデオ会議などが利用でき、高度なセキュリティ機能と管理が導入され、365日24時間体勢のサポートも用意されています。

【Googleドキュメント:契約期間や費用】
1ユーザーごとの料金設定
・Business Starter 680円/1ヶ月
・Business Standard 1,360円/1ヶ月
・Business Plus 2,040円/1ヶ月
・大規模ビジネス お問い合わせ
※無料試用期間:14日間

 

box

boxではクラウドを利用して社内のデータ管理を行います。ナレッジ共有のストレスを感じることなく、社外のメンバーとも情報を共有することか可能なので、いくつもの組織が関係する大きなプロジェクトなどにも利用しやすいツールだと言えるでしょう。

厳密なセキュリティ制御が搭載されておりため、安心して社内のデータ管理を任せられます。

【box:契約期間や費用】
1ユーザーごとの料金設定
・Starter 522.5円/1ヶ月
・Business 1,710円/1ヶ月
・Business Plus 2,850円/1ヶ月
・Enterprise 4,200円/1ヶ月
※試用期間:14日間

 

ナレッジ共有ツール:ビジネスチャットのおすすめ

社内のコミュニケーションを活性化する社内SNSは、いかに気軽に利用できるかとセキュリティ面に注意する必要があります。

 

Chatwork

現在289,000社以上で導入されている人気の社内SNSであるChatworkは、チャット機能以外にもオンライン会議・タスク管理・ファイル管理の機能も備えています。
また、有料プランになるとユーザー管理も可能ですので、ビジネスで利用するのであれば有料プランがおすすめです。

【Chatwork:契約期間や費用(税抜)】
1ユーザーごとの料金設定
・フリー 0円/無期限
・ビジネス 500円/1ヶ月
・エンタープライズ 800円/1ヶ月
※無料試用期間:1ヶ月間

 

Slack

Slackはパソコンとスマホの両方で使用しやすく、Googleカレンダー・skype・DropBoxなどの外部ツールとも連携が可能です。

無料プランで利用できる範囲が広いという特徴もあり、まず社内SNSを試してみたいと考えている場合に導入しやすいでしょう。

【Slack:契約期間や費用】
1ユーザーごとの料金設定
・フリー 0円/無期限
・スタンダード 850円/1ヶ月
・プラス 1,600円/1ヶ月
・Enterprise Grid お問い合わせ
※無料試用期間:30日間

 

まとめ

今回は、社内での使用におすすめのナレッジ共有ツール13選をご紹介しました。ナレッジ共有ツールはナレッジ共有に欠かせないものですが、選択肢の多さからなかなか希望のツールを決められない企業が多いです。

今回紹介したナレッジ共有ツールの選び方を参考にし、可能であれば無料の試用期間を活用した上でその機能を比較検討してみましょう。

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