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ナレッジ共有をさらに効率化する方法を徹底解説!考え方からツールまで

効率的なナレッジ共有方法

ナレッジ共有が多くの企業で進められる今、いち早くその流れに乗ろうと考えている組織は多いと思います。

しかしナレッジ共有を始めた企業の中には、その企業にとって最適とは言えないナレッジ共有方法を選択してしまい、共有自体がうまく進んでいないという事例が増えています。ナレッジ共有はその他のシステム以上に企業ごとの特性を反映しなくてはならず、非常に導入が難しいものです。

また、ナレッジ共有の導入後に想定していなかったアクションが発生する可能性もありますので、導入後も組織にとってベストな形が見つかるまで、ナレッジ共有の方法を見直し続ける必要があります。

この記事では、より効率的に進められるナレッジ共有方法についてまとめました。ナレッジ共有がうまく浸透していない・ナレッジ共有の効果を十分に感じられないと思うのであれば、ぜひ参考にしてください。

 

効率的なナレッジ共有方法とは

ナレッジ共有を効率的に進めるために欠かせない項目として、組織内でのナレッジ共有についての考えを一致させること・ナレッジ共有のハードルを下げるために優れたナレッジ共有ツールを導入することがあります。

この二つの要素を理解していないと、ナレッジ共有はスムーズに進められません。まずは、それぞれの要素について説明しましょう。

 

組織での考え方

ナレッジ共有は組織全体で取り組むことが欠かせない最低条件であるため、ナレッジ共有はできる人がやるという考えではいけません。たとえ部署・チーム・個人単位であってもナレッジ共有をしない人がいれば、組織内で情報や知識を均一に得て共有することができず、本来期待できたはずのナレッジ共有のメリットは大幅に減ってしまいます。

特にナレッジ共有を導入したばかりの時には「ただ手間が増える」と感じてしまう人もいます。業務の全体像に視点を向けられれば大きなメリットだとしても、そこまでの視野を持てない場合が多いのです。組織の規模が大きいほど、組織内での意識の統一が困難になりますが、講習会を開催するなどの方法でナレッジ共有の重要性を伝えていきましょう。

ナレッジ共有について消極的な社員にも、業務改善のために必要なことだと前向きに考えてもらえるよう資料を作成するなどして、組織の意識を統一していきます。つまり企業側は、ナレッジ共有導入前に「ナレッジ共有についてどのように社員の意識を揃えるか」も検討しておかなくてはいけないということです。

 

ツールの活用

先ほども説明しましたが、ナレッジ共有は社員全員で取り組まなくてはいけないことなので、全ての社員が操作方法をすぐに理解できるように、分かりやすく簡単に覚えられるようなものでなくてはいけません。

少しでも手間を感じられる新しいシステムは、多くの社員が使用を嫌がり、使いこなせずに終わってしまいます。効率的なナレッジ共有のためにはツールの導入が欠かせませんが、今では非常に多くのナレッジ共有ツールが存在しているため、自分たちの業務に最適なものを見つけ出すにも時間を要するでしょう。

ナレッジ共有ツールの選択方法については後ほど説明いたしますが、可能であれば利用する社員自身が「今よりも業務が楽に・スムーズに進められる」と感じられるものを導入できるようにしましょう。
多くのナレッジ共有ツールでは無料の試用期間が設けられていますので、いくつかのサービスを実際に使ってみてから導入を検討すると良いでしょう。

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ナレッジ共有の重要性

効率的にナレッジ共有を進めるための方法をお伝えいたしましたが、そもそもナレッジ共有はなぜここまで多くの企業に定着し必要とされているのでしょうか?

今まではナレッジ共有をせずに業務ができていたのだから必要ないと考える人は特に、ナレッジ共有の重要性についてしっかりと理解しなくてはいけません。ナレッジ共有の意味はビジネスにおいて必要な知識・情報・ノウハウであるナレッジを個人で所有せず、文字通り組織全体・チーム全体で共有することを言います。ナレッジ共有ができている企業では、情報伝達が素早く正確に行われるようになり、業務効率が上がるだけでなく、組織としてのスピード感のある判断・対応ができるようになるのです。

また、優れたノウハウの共有も可能になるため業務の属人化が発生しにくくなり、人材の流出が発生した時の損失も最小限に抑えられるようになるでしょう。さらに、同じ組織内で働く社員同士がお互いの業務を理解し合えるので、社内のコミュニケーションが自然に活性化し、チーム間・個人間での信頼関係も築きやすくなります。つまりナレッジ共有が成功すれば、情報やノウハウの共有ができるだけでなく、組織全体が一つのチームに変わるような効果が期待できるということです。

一方で、ナレッジ共有が進められない組織では、組織としてのデメリットを克服することが難しいため、ナレッジ共有ができている組織に比べて非効率なことが発生しやすくなってしまいますし、その改善も難しいでしょう。

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効率的なナレッジ共有を実現する方法

効率的なナレッジ共有方法

ナレッジ共有は、ただナレッジ共有ツールを導入しマニュアルを周知すれば完了という考えで始めると、社内でうまく運用されない可能性が非常に高くなります。ナレッジ共有の導入前に、組織側から社員全員にナレッジ共有についての理解を深め、意見をヒアリングするなどの段階を踏む必要があるのです。

社員からの理解とヒアリングを省いた状態で一方的にナレッジ共有ツールを導入した場合は、社員の理解も得られにくくなり、ナレッジ共有ツールが浸透しないだけでなく組織全体にナレッジ共有の意識が根付くことも困難になります。

ナレッジ共有ツールはただ使えば良いというものではなく、使う側が「ナレッジ共有をする」という意識を持っていなくては意味がないのです。ここではナレッジ共有を実現するために、組織が考えなくてはいけないナレッジの共有方法をお伝えします。

 

組織での意識を統一する

ナレッジ共有を進めたいと思った時にまず取り組まなくてはいけないことは、組織でナレッジ共有について意識を統一することです。具体的にはまず、「ナレッジ共有をする目的」の設定をし、組織全体がなぜナレッジ共有を開始し、結果的にどのような状態を目指しているのかの共通認識を作りましょう。理由が分からないまま導入が進むようなことは、できるだけ避けなくてはいけません。

また、「どの情報を共有したいのか」を導入前に全ての部署またはチームにヒアリングしてみましょう。担当している業務によって可視化したいと考えている情報は違うものですし、そのリアルな要望はその部署にいる社員にしか分かりません。集まった要望を可能な限り具現化できるようにすれば、多くの社員がそのナレッジ共有ツールを求めているということになりますので、導入後のツールの浸透をより早いものにできます。

さらに「導入後の活用方法と運用」についても検討しておきましょう。ナレッジ共有ツールを導入後に何のフォローもないような状況になってしまうと、ナレッジ共有ツールの改善は望めず、社員の求めている業務システムと差が縮まることもありません。特に導入当初は口頭での確認なども実施して、ナレッジ共有をどの社員にも習慣化させられるような活用方法を考えておきましょう。

どのようなシステムも、実際に現場で運用を開始すれば改善点が見えてくるものです。初めから今後も改善が必要であると念頭に入れておき、その担当としてナレッジ共有の管理者を任命しておくのがおすすめです。組織のナレッジ共有の状態を監視する役割がいれば、ナレッジ共有の進捗具合も分かりやすくなります。

 

チームにとって最適なツールを使う

ナレッジ共有が一般的になった今では多くのナレッジ共有ツールが流通しているため、その選択が難しくなってしまっています。組織側が間違った判断をしてしまうと実際にナレッジ共有ツールを使用する現場側の業務効率が下がり、ナレッジ共有自体が避けられてしまう可能性もあるでしょう。

ナレッジ共有ツールには非常に豊富な機能を取り入れたものから、機能を絞って操作性をシンプルにしたものなどいくつもの種類のサービスが提供されており、まずどれが一番自社に適しているかを見極めなくてはいけません。機能が多ければ全て解決と感じる人もいるようですが、あまりに機能が多すぎると「どこに何があるのか分からない」「使い方が難しい」と感じてツールを使いこなせない社員が現れる可能性もありますし、費用もその分高額になります。

反対に、業務に欠かせない機能が含まれていなくては、結局いくつものナレッジツールを併用するような事態が起こってしまうこともあるでしょう。ナレッジ共有ツールを選択する時には、まず「組織に必ず必要な機能」をピックアップした後に「使いやすいさ」を確認し、少しずつ選択できるサービスを絞っていく必要があるのです。

 

ナレッジ共有を効率化できるツール3選

ナレッジ共有方法を効率良く進めるには、組織に最適なナレッジ共有ツールを選定することが欠かせません。しかし実際には「ナレッジ共有ツール」と検索をかけただけでも、膨大なサービスがピックアップされてしまい、どのサービスを選んだら良いのか困惑してしまうでしょう。

一つ一つサービス内容を確認するためには、膨大な時間も必要になります。ここでは分かりやすさと使いやすさにおいて、安心して利用できるナレッジ共有ツールを3つ紹介いたします。ナレッジ共有ツールの選択に困っている方は、ぜひ参考にしてください。

 


flouu

ナレッジ共有ツール flouu(フロー)

flouu(フロー)は、社内に点在しているさまざまなファイル形式の情報を一か所に集め管理できるナレッジ共有ツールです。flouu独自の精度の高い検索技術を用いているため、必要だと思った情報を探す時間も大幅に短縮できるようになるでしょう。

文書のリアルタイム同時編集が複数の社員ででき、コメントやチャットも文書単位で行われるため、テレワークでも距離を感じない議論が可能です。また、用意されているテンプレートが充実しているので、短時間でレベルの高い文書を作ることができ、文書作成の効率化も期待できます。

【flouu:1ユーザーごとの費用(税抜)】
・スタンダード 500円/30日
・エンタープライズ お問い合わせ
※試用期間:14日間
※導入支援サービスやオプションの設定あり

 

Googleドライブ

Googleドライブ

Googleドライブでは同社のGoogleドキュメントを使用することで、ファイルの作成・共有がクラウド上で行えるようになります。ドキュメントは多くのデバイスで確認・編集ができるので、パソコン環境がない場所でも業務を進められるでしょう。

ドキュメント作成自体がOfficeソフトと変わらない使用方法であるため、ツールの導入もスムーズに進みやすく、複数の社員での同時閲覧・修正も可能です。個人アカウントでは無料で使用でき、ビジネスアカウントは有料となります。ビジネス向けになると高度なセキュリティ管理ができ、AIによる検索機能も追加されるため、より多くの用途で使用できます。

【Googleドライブ:1ユーザーごとの費用】
・Business Starter 680円/1ヶ月
・Business Standard 1,360円/1ヶ月
・Business Plus 2,040円/1ヶ月
・大規模ビジネス お問い合わせ
※試用期間:14日間

 

Kintone

Kintone

Kintoneは総合型のナレッジ共有ツールであり、Kintoneをハブとして業務上使用するツールを統括し、情報管理や情報交換をスムーズに行えるようにします。スマホのように豊富なアプリが用意されており、自分が必要と思うアプリを「キントーン」というワークスペースに追加していくようなイメージで、使い心地の良い環境を整えていきます。Kintoneはナレッジ共有だけでなく、包括的な業務の効率化を目指すためのツールです。

【Kintone:1ユーザーごとの費用】
・ライトコース 780円/1ヶ月
・スタンダード 1,500円/1ヶ月
※試用期間:30日間

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まとめ

ナレッジ共有を効率的に進める方法として、ナレッジ共有に対する組織としての考え方やナレッジ共有ツールの導入について紹介いたしました。

社内で新しいアクションを進めるのには多くの弊害があり、スムーズにナレッジ共有が進むためには事前準備が重要であると言えます。ナレッジ共有についての社員の意識を統一し意見を集めることで、多くの社員が望む形態・タイミングでナレッジ共有ツールを導入できるようになるでしょう。

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