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ナレッジ共有とは?社内での成功のコツとおすすめツール5選

ナレッジ共有とは?ナレッジ共有の社内での成功のコツ

近年ナレッジ共有の重要性が高まり、多くの企業では実際にナレッジ共有を社内で開始したことで業務改善を成功させています。

自分の会社でもナレッジ共有を進めたいと考えているときに一番大切なことは、まずナレッジ共有の意味や目的をしっかりと理解する必要があるということです。理解不足のままナレッジ共有の社内導入を進めても、そのメリットを十分に活かせない恐れもあるでしょう。

この記事では、ナレッジ共有の意味・目的だけでなく、ナレッジ共有を成功させるためのコツやおすすめのナレッジ共有ツールを紹介いたします。ナレッジ共有についての理解を深めたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

ナレッジ共有とは

ナレッジとは情報・知識・ノウハウ・経験などを意味しており、このナレッジを個人で所有するのではなく組織で共有することをナレッジ共有と言います。ナレッジ共有が実現すれば、有益なナレッジが組織全体のスキルと業務効率を上げ、企業価値を高めることが可能なのです。

 

暗黙知から形式知へ

まず組織に存在するナレッジには「暗黙知」と「形式知」が存在することを理解しましょう。「暗黙知」とは言語化・文章化しにくい知識のことで、長年の経験から培った勘や感覚のことを言います。そのため暗黙知にはマニュアルなどが用意されずに、暗黙知が必要な業務はごく少数もしくは1人の担当者のみに任されやすくなります。また同じ理由から、業務の引継ぎにも長い時間を必要とすることが多いです。

「形式知」は暗黙知と違い言語化・文章化された知識のことを言い、多くの人が共有しやすい状態になっています。形式知で運用できる業務は属人化されにくく、誰もが臨機応変に対応できるようになるでしょう。今までは暗黙知であった知識も、言葉や文章で表現できるようになれば、形式知に変わります。そのため多くの暗黙知を形式知に変えることが実現できれば、組織内でナレッジ共有が進みやすくなるということです。

 

ナレッジの種類

さらにナレッジは、その性質別に4種類に分けられています。それぞれの違いについても理解しておきましょう。

特定の専門知識

特定の専門的な知識が組織内で共有できれば、専門的な知識を所有している社員に業務が集まってしまうこともなく、それぞれの社員が自ら問題を解決できるようになります。「やり方が分からないから聞きに行く」ような非効率なことが減り、業務全体が効率良く進むようになるでしょう。

業務上の成功事例

業務上で発生した成功事例を共有して参照することで、他部署や他の業務でも成績の向上が期待できるようになります。たとえば、クライアントから高い評価を得たプロジェクトでのアプローチや、想定以上の売り上げになった販売戦略などから得られるものは非常に多いでしょう。

社内の顧客情報

顧客情報を一部署・個人単位で所有せずに組織内で共有すれば、良いタイミングで最適なアプローチができるようになります。顧客側からしても、多角的な意見が取り入れられるようになるでしょう。

業務を効率化する知的資産

非効率な業務を効率的に進められるような業務フロー・フレームワークなどを共有し、他の部署でも取り入れるようにすれば、組織全体で業務の効率化を進めることが可能になります。特に単調な作業が多い事務的な業務などは、業務を組織全体で規格化してしまえば、効率良く進めやすくなるでしょう。

ナレッジは上述したような種類に分けられます。組織内でどのナレッジを最も共有したいと考えているかを検討し、その効果も踏まえた上でナレッジの種類ごとに共有の優先度をつけていきましょう。優先的に共有を実施するナレッジの種類によって、導入方法や、今後選択するべき共有ナレッジツールも変わってきます。

 

社内でナレッジ共有をするべき3つのメリット

ナレッジ共有の理解を深めるために、ナレッジの考え方や種類を説明させていただきました。ここからは、さらに具体的にナレッジを共有することで得られるメリットについて説明しましょう。

 

企業全体のパフォーマンスが上がる

ナレッジ共有が成功した企業では、業務の括りに関係なく情報・知識・ノウハウを多くの社員で共有できます。そのため、特定の社員だけしか業務が行えない状態である「業務の属人化」が防げるようになるのです。

担当者が不在という理由で業務が進まないような事態は発生しなくなるでしょう。業務の属人化を防げば、業務効率の向上が期待できますので、結果的に企業全体のパフォーマンスが上がるということです。

 

社内のコミュニケーションが活性化する

業務ごとの区切りがなくなることで、個人間だけでなくチーム間・部署間のコミュニケーションが活性化しやすくなり、強いチームワークも生まれるでしょう。業務の垣根を超えた連携もスムーズに行えるようになるため、ナレッジ共有がされていない組織では想像もできなかったアイデアから、新しいプロジェクトが生まれことも期待できます。

 

効率的で質の高い人材育成

ナレッジ共有ができているということは、誰もが業務のことを理解し実行しやすい環境が整っている状態ですので、新しい人材が入るたびに教育資料を作成したりする手間がなくなります。業務の属人化が起こらないことにより、1人の担当者だけが教育を任されて通常業務を進められないなどの問題も発生しませんので、効率良く人材育成が進められるでしょう。

 

ナレッジ共有に重要性についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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社内でナレッジ共有がうまくいかない3つの理由

ナレッジ共有を実現すれば、いくつものメリットを得られることが分かりました。しかし、ナレッジ共有を始めた企業の中には、思い通りにナレッジ共有が進まずに頭を抱えてしまっている企業もあるようです。

他社でナレッジ共有が進まない理由を理解しておきましょう。

 

ナレッジ共有のやり方がわからない

社員にナレッジ共有開始前の教育が行き届かず、いざナレッジ共有の運用が開始されても、やり方が分からない社員が多数いるような状態のことです。

ナレッジ共有は全ての社員で実施しなくてはその効果が得にくいものですので、このような状態ではナレッジ共有のメリットも薄れてしまいます。

 

ナレッジの作成やナレッジ共有に手間がかかる

社員は日々多くの業務に追われる中、ナレッジ共有のために多くの時間や手間をかけることは困難です。ナレッジ共有自体に時間がかかるような状態では、社員はナレッジ共有自体を嫌煙してしまうでしょう。

 

ナレッジ共有を続けるためのモチベーションが続かない

ナレッジ共有の知識を十分に得て、初めは前向きにナレッジ共有をしていた社員でも、徐々にそのモチベーションが保てなくなることもあります。

なぜなら、長期的かつ企業全体で見ればメリットの多いナレッジ共有ですが、社員個人の視点で見れば、ある程度の手間が増えてしまうものであるためです。

ナレッジ共有はスタートして終わりなのではなく、企業全体で継続努力をする必要があるでしょう。

 

社内での成功のコツ

ナレッジ共有とは?ナレッジ共有の社内での成功のコツ

ここからは、ナレッジ共有がうまく進まない理由を理解した上で、ナレッジ共有を社内で成功させるためのコツをお伝えしましょう。

 

ナレッジ共有開始前に社員へ十分な教育を行う

先ほどもお伝えしたように、ナレッジ共有は特定の社員だけが実施すれば良いというものではありません。

全ての社員がナレッジ共有についての知識を持った上で運用を始められるよう、ナレッジ共有開始前に十分な教育を行いましょう。ナレッジ共有の作業工程だけでなく「組織として目標とするナレッジ共有後の姿」「ナレッジ共有で得られる組織全体と個人単位のメリット」についても社員の理解を得ることが大切です。

組織の規模によっては多くの時間を必要とする場合もありますが、欠かせない事前準備であり、どうすれば社員からの理解が得られるか工夫をする必要があるでしょう。

 

自社に適したナレッジ共有ツールを使う

ナレッジ共有に手間をかけず、社員に負担を増やさないためには、ナレッジ共有ツールの導入をするという方法があります。

ナレッジを共有する際には「書き込む」「読んで理解する」という作業が一日に何回も発生します。そのため、この2つの行為を効率良く短時間でできるようになると、手間を感じずにナレッジ共有が自然と浸透していくでしょう。

ナレッジ共有ツールの種類は非常に多くそれぞれに特徴がありますが、「書き込む」「読んで理解する」作業の効率に着目してツール選びを行うのがおすすめです。社員にナレッジ共有を手間と感じられることなく、より作業効率が上がったと感じてもらえる状態が理想だと言えるでしょう。

 

ナレッジ共有の運用担当者・運用ルールを決めておく

どのような業務にもモチベーションを維持するための努力は必要です。ナレッジ共有の効果は長期的に表れてくることが多いので、その前に社員のモチベーションが下がらないようにしましょう。

ナレッジ共有のモチベーションを企業全体で維持のするためには、ナレッジ共有の運用担当を決めるという方法があります。運用担当者は常時ナレッジ共有の浸透度合いを確認し、必要であれば社員の意見を聞いた上で運用に反映させていくのです。

また、多少社員のモチベーションが下がったとしても当初より「ナレッジ共有のルール」が用意されていれば、ナレッジ共有自体が行われない状態にはなりません。可能であればナレッジ共有の運用ルールはナレッジ共有開始前の教育時に伝えられると良いでしょう。

効率的なナレッジ共有についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

効率的なナレッジ共有方法
ナレッジ共有をさらに効率化する方法を徹底解説!考え方からツールまで

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ナレッジ共有ツールのメリット

ナレッジ共有ツールを活用することにより、ナレッジ共有の動作自体に手間を感じられることがなくなり、社内でよりスムーズにナレッジ共有が進められるようになるでしょう。優れたナレッジ共有ツールでは使いやすさと効率を重視したシステムを設けていますので、サクサクとナレッジ共有をしつつ、今まで以上に効率的に業務を進められるような環境が構築できるのです。

また多くのナレッジ共有ツールでは、チャットツールやコメントツールも含まれるため、今までにないスタイルのコミュニケーションが始まり、チーム間の雰囲気もより良いものになっていくでしょう。ナレッジ共有ツールは直感的な動作ができることが理想であるため、実際に使用してみなくては、その使い心地が分からないものが多いです。ほとんどのサービスでは無料の試用期間が設けられていますので、実際に動作を確認した上でサービスの選定をするようにしてください。

 

ナレッジ共有ツールおすすめ5選

優れたナレッジ共有ツールを導入すればナレッジ共有はよりスムーズに社内に浸透し、早い効果が得られることをお伝えいたしました。それでは、ここからは具合的に多くの企業に愛されている優れたナレッジ共有ツールを紹介していきましょう。

 


flouu

ナレッジ共有ツール floou(フロー)

flouu(フロー)を活用すればさまざまなファイル形式で保存され、社内に散らばってしまっている情報を一箇所に集結し誰にでも分かりやすく整理した上で、ナレッジが管理できるようになります。独自の精度の高い検索機能を用いれば、抽象的なキーワードしか思い浮かばない状態でも明確な検索結果が期待できるでしょう。

情報が可視化されることでメンバー間の情報共有の漏れも防ぎ、組織全体の生産性を向上させられるのです。またflouu(フロー)で作成するデータは複数で同時編集・コメントが可能なため、オンライン会議で発生しがちな認識のズレも発生しません。

flouu(フロー):契約期間や費用(30日間)】
・スタンダード 500円/1ユーザー
・エンタープライズ お問い合わせ
※試用期間:14日間
※税抜表示

 

Googleドライブ

Googleドライブ

Googleドライブは同社のGoogleドキュメント・Googleカレンダー・Gmailなどと連携しながら業務を進められるオンラインストレージサービスです。ドキュメントはflouuと同様に同時編集・コメントができ、Officeソフトと使い心地が変わらないため、導入後も社員に浸透しやすいナレッジ共有ツールだと言えます。

Googleのサービスをプライベートで使用している方が多いため、使い慣れたサービスだからこそ得られる安心感も特徴であると言えるでしょう。

【Googleドライブ:契約期間や費用(1ヶ月間)】
・Business Starter 680円/1ユーザー
・Business Standard 1,360円/1ユーザー
・Business Plus 2,040円/1ユーザー
・大規模ビジネス お問い合わせ
※試用期間:14日間

 

Confluence

Confluence

ブログのように気軽にページを作成できるという特徴を持ったConfluenceでは効率よくナレッジを整理し蓄積できるようになっています。データの作成方法がファイルというよりもブログを書いている感覚に近いため、特にブログを書き慣れているような人にとっては非常に使いやすいと感じられるでしょう。

【Confluence:契約期間や費用(1ヶ月間)】
・Free 0円/無期限(上限10ユーザー)
・Standard 600円/1ユーザー
・Premium 1,190円/1ユーザー
・Enterprise お問い合わせ
※試用期間:7日間

 

Kintone

Kintone

クラウド型業務アプリ開発プラットフォームであるKintoneは開発の知識がなくても最短3分でアプリの作成ができ自分の使いやすいようにアプリを作成し、業務に最適な環境で仕事を進めることを目標としています。多くのソフトと連携可能で情報共有やコミュニケーションもKintone上で完結するため、Kintoneだけを開いておけば一連の業務を進められるような工夫がされているのです。

【Kintone:契約期間や費用(1ヶ月間)】
・ライトコース 780円/1ヶ月
・スタンダード 1,500円/1ヶ月
※試用期間:30日間

 

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Officeソフトで有名なマイクロソフトが開発・提供しているサービスで、2021年に提供が終了されたSkype for Business onlineに多くの機能が追加されたものです。チャット・通話・ビデオ会議・ファイルの共有が可能で、普段から利用しているOfficeファイルが複数の社員で同時編集可能になるため、利用方法をすぐに理解できるというメリットがあります。また、無料で利用できる機能も多いので、個人的に利用している方もいるでしょう。

【Microsoft Teams:契約期間や費用(1ヶ月間)】
・Business Basic 540円/1ユーザー
・Business Standard 1,360円/1ユーザー
・E3 2,170円/1ユーザー
※試用期間:1ヶ月間

 

おすすめのナレッジ共有ツールについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

ナレッジ共有ツールおすすめ8選
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まとめ

ナレッジ共有で有益な情報・知識・ノウハウ・経験を組織全体で共有することが可能になれば、企業全体の業務効率を上げることができ、企業価値を高める効果が期待できることが分かりました。

ナレッジ共有は組織によって最適なスタイルが変わるため導入後に社内で浸透しないというリスクもあるのですが、導入前の周知や効率良くナレッジ共有が進められるツールの導入をすることでその成功率を高められます。

自分の会社にとって最適なナレッジ共有の方法を決め、順序良くナレッジ共有の準備を進めていきましょう。

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