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失敗しない!ナレッジマネジメントツールの導入とおすすめ4選

ナレッジマネジメントツールの導入とおすすめ5選

ナレッジマネジメントの重要性が問われている今、多くの企業でナレッジマネジメントツールの導入が進められています。

非常に多様なナレッジマネジメントツールが流通していますが、自社に最適なツールを選ばなければナレッジマネジメント自体がうまく進まない可能性もあるのです。

この記事ではナレッジマネジメントツールの知識や、おすすめのツールを紹介いたします。ナレッジマネジメントツールの選定に困っているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

ナレッジマネジメントツールとは?

ナレッジマネジメントツールには、ナレッジマネジメントを行うために必要な多くの機能が備わっているツールです。

ナレッジマネジメントツールを上手に活用することで、組織内にある情報・知識・ノウハウなどのナレッジを効率良く共有・管理できるのです。

ナレッジマネジメントツールと似た言葉に、ナレッジ共有ツールがありますが、この2つに明確な違いはありません。同じものだと考えて選定を進めて良いでしょう。

 

ナレッジマネジメントツールの重要性

組織内でナレッジマネジメントを円滑に進めるためには、ナレッジマネジメントツールの導入が欠かせません。

ここからは、ナレッジマネジメントツールがなぜ多くの企業で重要視されているのか説明しましょう。

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業務の効率化

ナレッジマネジメントツールを利用してナレッジの共有が組織内で進めば、長年会社に勤めている会社のベテラン社員が持っているナレッジを社内で共有し、入社したばかりの社員でも優れたナレッジが手に入るようになります。もちろんナレッジと共に経験を積む必要もありますが、社員の成長スピードをより早いものにできるということです。

また、誰もが必要な情報を好きな時に手に入れられる環境が整えられると、担当者に複数の社員が情報を確認に行くような手間もなくなります。

現在組織が抱えている非効率な問題を解決する効果が期待できるので、社内の多くの業務が効率化されると考えて良いでしょう。

 

属人化の防止

情報が共有されていない組織では情報が滞り、特定の業務をある担当者が一人で抱え込んでしまうことがあります。

この状態を業務の属人化といいますが、属人化が発生すると担当者の不在時や退職時に業務自体が滞ってしまうおそれがあるでしょう。

共有されていないナレッジが必要な業務は、教育にも多くの時間が必要になるため、人材の流出と同時に個人が抱えていた業務に関するナレッジを失ってしまうこともあります。

また、トラブルが発生した時にも対応できる担当者が限られることにより、迅速な対処が困難になり、より多くの損失が生じてしまう可能性もあります。

ナレッジマネジメントツールを導入することで、組織が避けるべき問題である業務の属人化を防ぐことも期待できます。

 

ナレッジマネジメントツール導入時の失敗と成功のコツ

ナレッジマネジメントツールの導入とおすすめ5選

ナレッジマネジメントツールを導入した企業の全てがナレッジ共有に成功しているわけではありません。残念ながら多くの企業がナレッジマネジメントに失敗してしまっているという事実があることも知っておく必要があるでしょう。

ここからは、ナレッジマネジメントツールの失敗事例・成功のコツについて詳しく説明したいと思います。

これからナレッジマネジメントツールの導入にあたり、発生し得る失敗事由を理解し、対策を考えておきましょう。

 

失敗1:運用ルールがなく、書き方がわからない

ほとんどの社員は、ナレッジマネジメントについての知識が不足しています。ツールが導入されても、使い方が分からない・運用方法が分からないという場合も多いでしょう。やり方が分からないような状態では、ツールの浸透は進みません。

また、人によってはナレッジマネジメント自体を面倒がって、嫌煙してしまう人もいます。運用ルールがないということは、ナレッジ共有を行う頻度・内容・タイミングは全て個人の判断になるため、一定数の「ツールを使わない人」が現れてしまいます。

ナレッジ共有は全ての社員が行わなくては期待する効果が得られませんので、このような状態は避けなくてはいけせん。

成功のコツ:運用ルールの徹底とテンプレートの活用

組織で何か新しいツールを導入する時には必ず何らかのルールが必要です。ナレッジマネジメントツールも同様に、導入前から自社に最適なルールを用意しましょう。

ただし、ナレッジ共有は毎日複数回実施されるため、その度にルールを確認することはできません。運用ルールは2~3個程度の少ない数で分かりやすく、簡単に覚えられるようなものにしてください。

また、共有するナレッジは非常に多くの社員が閲覧するものですので、テンプレートを活用して書式を統一すれば、作成だけでなく閲覧・更新の手間も大幅に減らせます。

ナレッジマネジメントツールの中には、豊富なテンプレートが用意されているツールが多いので、事前に確認してみましょう。

 

失敗2:ナレッジの作成・更新に手間がかかる

ナレッジ共有は、直接利益を生み出すものではないものの、通常の業務の合間を使って毎日何度も実施しないこともあります。

そのため、ナレッジの作成・更新自体の作業そのものに手間を感じてしまうような操作方法のシステムでは、本来の業務に必要な時間を奪ってしまうなどの悪い影響があり、社員にもナレッジ共有を嫌煙されてしまうでしょう。

また、操作自体が難しいツールには、多くの社員が苦手意識を持ってしまう可能性があります。

ナレッジの作成・更新の両方が誰にでも短時間で手軽に行えなくてはいけないということです。

成功のコツ:誰でも使える使い勝手のツールを選ぶ

ナレッジマネジメントツールの導入時には、システムに詳しい担当者が携わると思いますが、社内にはパソコン操作が苦手な社員もいることを理解し、誰にでも簡単に使えるような使い勝手の良いツールを選びます。

あまりに機能が多すぎると、返って「使いにくい」と感じられてしまうおそれもあるため、シンプルでいて自社が必要と考える最低限の機能を搭載したツールがおすすめです。

パソコン以外にもスマホやタブレットなどの複数のデバイスで利用する予定があるのなら、それぞれのデバイスでの操作性も必ず確認するようにしてください。

 

失敗3:時間経過とともに共有・閲覧がなくなる

ナレッジマネジメントツールの導入時には、うまく進んでいるかのように思えていたナレッジ共有が定着せずに利用される機会が減ってしまう状態です。

社員のモチベーションが下がってしまった時に発生する問題で、ツールを使用する人が減れば減るほど、ナレッジ共有はうまく行きません。

ナレッジマネジメントツールは導入して終わりというわけではないのです。

成功のコツ:目的の言語化と担当者を決める

ナレッジマネジメントツールの導入をしたからと言って、そのまま放置してしまってはいけません。

社員のモチベーションを高い状態で保つためには、ナレッジマネジメントツールの導入時にその目的を明確に社員に伝え、その後も見聞きできる状態にしておきます。定期的に研修会や講習会を開くのも良いでしょう。

また、ナレッジマネジメントの担当者を決め、ツールの運用状況を監視する必要もあります。

担当者は社員の意見を聞きながら、必要であれば運用方法の見直しに取り組み、より自社に最適なスタイルでナレッジマネジメントが進められるようにしましょう。

 

失敗4:ナレッジが探しづらい

多くの情報を簡単に得られる時代になった今では、ナレッジの数が膨大な量になってしまう傾向があります。そのため管理が難しく、重要なナレッジが埋もれてしまうこともあるでしょう。

必要だと思った時に欲しい情報が手に入れないようでは、ナレッジマネジメントツールを導入した効果が得られず、社員からも利用されなくなってしまう可能性もあります。

ナレッジは「ただ集める」だけではいけないのです。

成功のコツ:検索性の高いツールを選ぶ

多くのナレッジマネジメントツールには検索機能が搭載されていますが、その性能には大きな差があります。

膨大なデータの中から必要な情報を手に入れるためには、タイトル検索だけでは求めるデータを見つけることは難しいため、可能な限り全文検索機能があるツールを選ぶようにしましょう。

検索機能はそれぞれのツールごとに特徴があるため、実際に使い心地を確認してみることをおすすめします。

 

おすすめのナレッジマネジメントツール

ここからは具体的にお勧めできるナレッジマネジメントツールを紹介します。

自社に最適なツールな何かをよく考え、無料の試用期間を活用して使い心地を確認するようにしましょう。

 

flouu(フロー)

flouu(フロー)は社内に散らばっている情報と文書を一箇所に集め、チームの業務効率化を実現させるクラウド型のナレッジマネジメントツールです。

複数の社員で一つのドキュメントを閲覧しながら編集することが可能なので、リモートワーク時のコミュニケーション不足による問題が生まれることはないでしょう。

独自の優れた検索機能が搭載されており、全文検索ができるため、どんなに情報の量が増えても情報の管理も容易に行えるのです。用意されているテンプレートを活用すれば、書式の統一とともにナレッジの共有もスムーズに進められます。

【flouu:契約期間や費用(税抜)】
1ユーザーごとの料金設定
・スタンダード 500円/30日
・エンタープライズ お問い合わせ
※無料試用期間:14日間
※導入支援サービスやオプションの設定あり

 

esa(エサ)

組織全体で「情報を育てる」という感覚で情報共有ができるesaは、不完全な情報でも一旦共有して、何度も更新を繰り返して情報をより良いものに変えていくという考え方のナレッジマネジメントツールです。

特に、流動的な情報を扱うことが多い組織におすすめできるツールでしょう。2ヶ月間の試用期間が用意されているため、じっくり時間をかけて使い心地を確認することもできます。

【esa:契約期間や費用(税抜)】
・500円/1ヶ月
※試用期間:2ヶ月間
※アカデミックプランもあります。

 

Confluence(コンフルエンス)

Confluenceは、シンプルでいて使いやすい操作性が特徴のナレッジマネジメントツールです。

コメントツールを利用して、チームのコミュニケーションを促すことができるため、社員の働く場所に縛られずに業務を進めることが可能です。

10ユーザーまでであれば無料プランで長期的に利用できるという特徴もあるので、少人数でナレッジ共有を考えているのなら、まず試してみるのも良いでしょう。

【Confluence:契約期間や費用(税抜)】
1ユーザーごとの料金設定
・Free 0円/無期限(10ユーザーのみ)
・Standard 600円/1ヶ月
・Premium 1,190円/1ヶ月
・Enterprise お問い合わせ
※無料試用期間:7日間
※年額プランと月額プランで費用に違いがあります。

 

DocBase(ドックベース)

ドキュメントを社員全員で作り上げていくイメージでナレッジ共有を行うDocBaseでは、リアルタイムの同時編集機能によってドキュメントを中心としてコミュニケーションを活性化させ、業務を進めることができます。

SlackやChatworkなどさまざまな外部サービスと連携可能なため、DockBaseを立ち上げておけば、複数のアプリを確認する必要はなくなるでしょう。

【DocBase:契約期間や費用(税抜)】
・スターター ユーザー上限3名 900円/1ヶ月
・ベーシック ユーザー上限10名 4,500円/1ヶ月
・レギュラー ユーザー上限30名 9,000円/1ヶ月
・ビジネス100 ユーザー上限10名 19,500円/1ヶ月
・ビジネス200 ユーザー上限200名 39,500円/1ヶ月
※無料試用期間:30日間
※200名以上のユーザーでのプランもあり

 

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まとめ

ナレッジ共有をするために必要なナレッジマネジメントツールの特徴とおすすめのツールを紹介致しました。

この記事でお伝えしたナレッジマネジメントの失敗事例・成功のコツを参考に、失敗のないナレッジマネジメントを進められるようにしてください。

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