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ナレッジマネジメントを円滑に進める方法と基本的な知識について

ナレッジマネジメントを円滑に進める方法と基本的な知識について

情報や知識が容易に手に入り、その取捨選択や管理方法が重要視されている現代では、ナレッジマネジメントの必要性を感じている組織が増えました。

実際に、社内にある膨大な量の情報の整理に困っている方も多いでしょう。

この記事では、ナレッジマネジメントの意味や手法だけでなく、効率良くナレッジマネジメントを進めるためにおすすめのナレッジマネジメントツールもご紹介します。ナレッジマネジメントを始めたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

ナレッジマネジメントとは?

ナレッジマネジメントとは、企業にある知識の共有と生産性を向上させるための管理手法で、独自の営業ノウハウ・技術・顧客情報を集約し、会社全体で共有することをいいます。

簡単にナレッジマネジメントを表現すれば「社内にある情報・知識を共有・管理」することなので、特別なツールを使用しなくても朝礼・夕礼などでの情報共有もナレッジマネジメントの一種であるいうことです。

しかし働き方が多様化した今では、そのような方法は時代に合った最適な方法とは言えません。現在の働き方に最適な方法でナレッジマネジメントを行う必要があるでしょう。

また、ナレッジマネジメントの方法は企業ごとに最適なスタイルが変わります。自社に適している方法でナレッジを管理することが大切です。

ナレッジは会社の財産となるものですが、適正な管理がされなくては、有益なナレッジも活用しにくくなってしまうことを覚えておきましょう。

 

ナレッジマネジメントの基本的な考え方「暗黙知」と「形式知」

ナレッジマネジメントには「暗黙知」と「形式知」という2種類の考え方があります。まずはそれぞれの意味を理解し、ナレッジの種類を分別できるようになりましょう。

 

暗黙知

暗黙知とは文書などに残されていない知識のことで、社員個人が持っているノウハウなどが代表的なものです。分かりやすく言えば、「長年の勘」と表現されるような業務上で必要な能力のことだと考えると良いでしょう。

そのため相手に伝えることが難しく、複数の社員に共有されにくいという特徴があります。

暗黙知の知識は、引き継ぎに長い時間がかかるという問題も抱えているため、暗黙知を伝達しやすい形にする方法を考える必要があるのです。

形式知

形式知は暗黙知とは違い、言葉や文書で証言できる知識のことで、容易にデータとして残すことができ、社内で知識の共有がしやすいという特徴を持っています。

暗黙知であったものも、言語や文書化することができれば形式知になるため、ナレッジマネジメントを行うのであれば、社内にある暗黙知をいかに形式知に変換するかを考えなくてはいけません。

 

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時代の流れとともに増す重要性

かつては口頭・メールで情報共有を行うことが一般的でしたが、IT技術の開発や社会の変化によってナレッジマネジメントに対する見解も大きく変わりました。

時代の流れに合わせたナレッジマネジメントが必要だと言われる理由は、どこにあるのでしょうか?

 

人材の流動化

終身雇用・年功序列の昇進制度などという日本独自の雇用システムに変化している現在では人材の流動化が一般的となり、従来の口頭やメールでのナレッジマネジメントシステムでは組織の財産と言える情報を守ることが難しくなってしまいました。

業務を1人の人材が長くに渡って担当するというスタイルではなく、社員全員がお互いの業務についての知識を持っており、容易に代行ができるようなスタイルが求められているのです。

個々の能力よりも組織全体としての能力を高める必要があると考えても良いでしょう。

また、ナレッジマネジメントが定着すれば、転職や退職によって人材の流出があったときにも業務が滞ってしまうようなことも起こらず、人材教育もスムーズに進められます。

 

ビジネスのグローバル化

インフラが発達し、海外への販路が開きやすくなった現代では、ビジネス社会のグローバル化が急速に進みました。国内に販路が見出せないのなら、海外に目を向けるということも多くの企業で行われています。

そのため、組織では今までにはない他言語化や遠隔での操作も可能な新しいナレッジマネジメントシステムが必要になったのです。

さらにIT技術の発達により、ナレッジマネジメントにはスピード感も求められるようになりました。情報は常に更新されることが一般的ですので、リアルタイムでナレッジが共有できなくてはいけないということです。

 

ナレッジマネジメントの目的とメリット

ナレッジマネジメントを円滑に進める方法と基本的な知識について

ナレッジマネジメントは何のため実施されるのでしょうか?ここからはナレッジマネジメントの目的とメリットについて説明しましょう。

 

組織力の向上

ナレッジマネジメントができていない組織では、有益な知識や情報が個人のものにされてしまいます。その人材が去った時に組織が得られるものがなく、業務が滞ってしまう恐れもあるでしょう。

結果的に、組織にとって情報や知識といった貴重な財産を失ってしまうことになります。

ナレッジマネジメントが日頃から運用されていれば、そのようなことは起こりません。知識・情報を全社員で共有できるため、組織力自体が向上させられるのです。

 

業務効率化

情報や経験が共有されれば、1人の社員が起こした失敗を多くの社員に周知することができるので、同じ失敗が繰り返し発生するような事態の予防が期待できます。

経験豊富な社員が持っているノウハウを新入社員が受け取り、業務に活用していくことも可能です。

ナレッジマネジメントが社内で浸透すれば、業務全体の効率化につながるということです。

また必要な情報が共有されており、簡単に手に入れられる状態が構築できれば、不明点・疑問点を担当者に直接確認に行くような手間も省けます。

組織全体が効率良く、時間を有効に利用できるようになるでしょう。

 

顧客対応力の強化

新しいクライアントの情報や既存の顧客情報をデータ化して社内で共有すれば、顧客の特徴・過去のトラブル・要望などをカスタマーサポート・営業・開発などの多くの部署で共有できるようになります。

組織内で顧客の情報共有ができず、お客様に手間や迷惑をかけてしまうというトラブルを防ぎ、組織の顧客対応力を高めることができるでしょう。

 

質の高い人材育成

通常人材が育つまでには長い時間が必要ですが、人材の流動化が進む今では、より短い時間で多くの社員を即戦力にしなくてはいけません。

知識が共有されていることで業務が人に依存しなくなるため、誰もが人材育成を行えるようになります。教育担当者の都合で教育が滞るような心配はなくなるでしょう。

また、入社したばかりの社員でも、今まで業務に携わってきた社員が手に入れた多くの優れたナレッジを入手でき、自分自身の成長につなげられます。

社員がいち早く利益を生み出せるように、早い成長を促す効果が期待できるということです。

 

ナレッジマネジメントの導入プロセス

ナレッジマネジメントには多くの方法がありますが、効果的な導入プロセスを理解することによって、よりナレッジマネジメントが進めやすくなります。

ここでは、特に多くの企業で導入されておりSECIモデルについて説明しましょう。

 

SECI(セキ)モデルを活用したプロセス

SECIモデルでは、昔からある「知識は個人に依存する」という視点から離れた考え方をしています。

多くの情報・知識を常に組織内で交換し続けることにより、新たなナレッジを創造するという考え方で進められるのです。

SECIモデルを活用したプロセスは下記になります。1〜4のプロセスが循環し続けるイメージを持ってください。

 

1.共同化

共同化では、共通の体験・経験によって手に入れた暗黙知を複数の社員に伝達して理解を深めます。分かりやすく説明すると、ベテランの職人の作業を見ながら、弟子が技術を学んでいくような状態です。

暗黙知は体験・経験の共有を重ねることで理解を深めるもので、口頭や文書での説明が困難なため、このような方法で知識を伝える必要があるのです。

知識の種類によっては多くの時間がかかる場合も考えられます。

 

2.表出化

共同化によって得た暗黙知を、多くの人が共有しやすい形である形式知に変えます。つまり、暗黙知で手に入れた知識・技術を言語化・文書化に転換するプロセスです。

知識を客観的に転換する際に相違が発生しないように、十分に注意する必要があるでしょう。

このプロセスで誤った判断をしてしまうと、暗黙知は正確な形式知にならず、知識の有益性が損なわれてしまうおそれがあります。

 

3.連結化

ここまでで得た複数の形式知を組み合わせて新しい形式知を生み出します。形式知は単体では機能しにくいため、このプロセスで形式知をより有益なものに変えていくのです。

連結化では、いくつもの形式知を組み合わせて行くことが良いと言われています。より優れた形式知を生むためには、組織は多くの知識を蓄えておく必要があるでしょう。

 

4.内面化

連結化によって利用できる状態になった形式知をもとに実践を行い、知識を自分の能力にして持ち帰ります。

形式知を活用していく中で、新しい暗黙知が生まれることもあるでしょう。

その暗黙知を、また1つ目のプロセスである共同化に進め、循環を繰り返して行きます。

 

ナレッジマネジメントの手法

ナレッジマネジメントを導入した全ての組織が、ナレッジの共有に成功しているわけではありません。

導入を開始しても思うように社内に浸透せず、結果的にナレッジ共有が失敗してしまうことも珍しくないのです。

ナレッジマネジメントにはいくつかの手法がありますが、自社に最適な方法を見つけなくてはいけないということです。

 

ナレッジマネジメントツールの利用がおすすめ

ナレッジマネジメントをスムーズに進めるためには、ナレッジマネジメントツールの導入を行うことがお勧めです。

ナレッジマネジメントツールには、ナレッジを共有するために必要な機能が揃っており、ナレッジマネジメントが社内に浸透しやすくなるのです。

そのため現在では、多くの企業でナレッジマネジメントツールの導入が進んでいます。

 

おすすめナレッジマネジメントツール

先ほどもお伝えしましたが、ナレッジマネジメントを進めるためにはナレッジマネジメントツールを導入することが最適です。

ここでは、おすすめのナレッジマネジメントツール「flouu(フロー)」を紹介しましょう。

 

flouu(フロー)は、組織の中に散らかっている複数のファイル形式を一箇所に集約して管理できるクラウド型のナレッジマネジメントツールです。非常に優れた検索機能を搭載しているため、欲しいと思った時に必要な情報がすぐに手に入るでしょう。

また、優れたテンプレートが複数用意されているので、文書作成自体にかかる時間も大幅に削減できます。

作成した文書は複数のメンバーで閲覧・編集が可能であり、リモートワーク時にも距離を感じずにコミュニケーションを取りながら業務を進められるでしょう。ナレッジマネジメントに必要な機能を全て搭載している非常に優れたツールであると言えます。

【flouu:1ヶ月の費用(税抜)】
・スタンダード 500円/1ユーザー
・エンタープライズ 要見積
※試用期間:14日間
※導入支援サービスやオプションの設定あり

 

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ナレッジマネジメントの成功のコツ

ナレッジマネジメントを成功させるのは、知っておくべきコツがあります。このコツを理解しておけば、ナレッジ共有に失敗することもありません。

 

目的を明確にする

ナレッジマネジメントは一時的に実施するものではありません。

そのため、ただ会社に指示されたからナレッジ共有を進めるというだけでは、社員のモチベーションを保つことが難しくなります。

ナレッジマネジメントの目的・ナレッジマネジメントを行うことで組織全体や個人が得られるメリットを明確にし、組織内で共有しましょう。

社員全員がナレッジマネジメントの目的を理解すれば、ナレッジマネジメントが嫌煙される心配もなくなるということです。

 

ナレッジマネジメントのルール・運用方法を明確にする

組織内で実施される全てのことにはルールが必要であり、ナレッジマネジメントも同様です。

ナレッジマネジメントの重要性を理解していても、毎日の業務に追われる中で、ナレッジマネジメントの優先順位が下がってしまう方もいるためです。

元からルールが定められていれば、個人の考えや力量に左右されることなく、全社員でナレッジマネジメントを進められるでしょう。

また、ナレッジマネジメントは毎日の業務を行いながら複数回繰り返されるものですので、その度にルールの確認をすることはできません。

2〜3個の少数で覚えやすい簡潔なルールを用意し、運用前に周知しておきましょう。

 

ツールの運用担当者を決める

ナレッジマネジメントは開始すれば終わりというものではありません。円滑に運用を進めるためにも、ナレッジマネジメントツールの運用担当者を決めましょう。

担当者は社内のナレッジ共有がうまく進められているかを監視し、改善点などがあれば運用の見直しを考えます。

そうすることで、常に組織に最適な状態でナレッジマネジメントを続けることができるのです。

運用の改善時には多くの部署の社員の声を集め、反映させると良いでしょう。

 

まとめ

ナレッジマネジメントの意味・方法・ナレッジマネジメントツールの導入について、具体的なナレッジマネジメントツールのお勧めを紹介いたしました。

ナレッジマネジメントを行うことで組織が得られるメリットは非常に多く、情報や知識の価値を組織の財産とするためにも、欠かせない要素です。

まずは、自社に最適なナレッジマネジメントの方法とは何かを考えてみましょう。

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