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ノウハウ蓄積ツールとは?ツール選定時にポイントとお薦めのツールの紹介!


ノウハウとは社員が業務を進める中で手に入れた知識や経験のことで、企業規模が大きい・企業の歴史が長いほど扱うべきノウハウの数が増え、その管理が難しくなります。

ノウハウは使いたいと思った人がすぐに手に入れられる環境で整えておく必要があるのです。

ノウハウを適切に効率良く扱うためには、ノウハウ蓄積ツールの利用がお勧めです。ノウハウ蓄積ツールを使えば、社員に手間を感じさせることなくノウハウ蓄積がスムーズに進められるでしょう。

この記事では、ノウハウ蓄積ツールについての基本的な情報や、ツールの選び方と実際にお勧めできるツールを紹介します。自社に適したノウハウ蓄積ツールを探しているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

ノウハウを蓄積するということ

冒頭でもお伝えしたように、ノウハウは日常業務の中から生まれてくるものなので、何もしないままではノウハウの蓄積が行われなくなってしまいます。

ノウハウは蓄積することで、チームはもちろん企業全体で活用可能になるのです。

 

ノウハウ蓄積の目的

ノウハウを企業で蓄積する目的は次のようなものです。

 

ノウハウを企業の知的財産に変える

ノウハウが個人に保有されている状態では、企業にノウハウの蓄積が行われず知的財産として企業に残りません。該当の社員が退職すれば、同時にノウハウも失われてしまうでしょう。

逆に考えると、ノウハウがきちんと蓄積されることによって、人材流出時の損失が最小限に抑えられるのです。

退職でなくても、一般的に社内では異動や転勤が行われるものですが、ノウハウ蓄積によって社員の出入り・入れ替わりもスムーズに進められます。

 

業務を効率化させる

現在日本では少子高齢化による労働者不足が想定されており、業務効率化は今後も全ての企業に求められる課題だと言えます。

優れたノウハウが多くの社員に活用されるようになると、企業全体の業務が効率化できるでしょう。業務処理スピードが速められるため、今までの労働時間でより多くの成果を生み出せるのです。

 

ノウハウをブラッシュアップする

ノウハウは多くの人に活用されることで、より良いものに変化していきます。時代の流れに合わせた修正も必要でしょう。

ノウハウを蓄積すれば、ノウハウのブラッシュアップが可能になり、長く使い続けられるノウハウを社員の手によって育てられるのです。

また、ノウハウを組み合わせるなどの行動で新しいノウハウも生み出されます。

ノウハウについての基本的な情報は、こちらの記事も参考にしてください。

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ノウハウ蓄積ツールとは

ノウハウの量が増えるほどノウハウ蓄積は難しくなり、多くの企業が、ノウハウ蓄積がうまく進められないという課題を抱えています。

なぜなら、ただノウハウを集めるだけではノウハウは管理できず、どこに何のノウハウがあるのかが分からない状態になってしまうためです。

ノウハウ蓄積ツールは、ノウハウを正しく蓄積するために存在しており、ノウハウ蓄積に必要な機能が揃えられています。今までノウハウ蓄積に難航していた企業でも、ノウハウ蓄積ツールの導入によって、今ある多くの問題が解決できるでしょう。

 

ノウハウ蓄積ツールの代表的な機能

ノウハウ蓄積ツールには多くの種類があり、ツールによって用意されている機能も変わります。ここではノウハウ蓄積ツールの代表的な機能を紹介しましょう。

 

ドキュメント作成機能(ノウハウ作成機能)

多くのノウハウ蓄積ツールにはテンプレートが用意されており、テンプレートを利用することでノウハウの作成・共有が簡単に行えるようになっています。書式が統一されれば、ノウハウの理解も進みやすくなるでしょう。

作成と同時に共有が行えるため、ノウハウ蓄積に必要な時間も大幅に節約できます。

 

ノウハウの管理・整理機能

ノウハウは毎日のように生まれるものなので、正確に管理されなければノウハウが溢れてしまう恐れがあります。

ノウハウ蓄積ツールではタグ付け設定や階層管理など独自のデータ管理方法が搭載されており、細かなルールを用意しなくても社員が自主的にノウハウを整理しやすくなっているのです。

 

優れた検索機能

必要なタイミングで手に入らないノウハウは使われる機会を逃し、やがて忘れられてしまいます。

優れた検索機能が搭載されていれば、どんなにノウハウの量が増えても、すぐに目的のノウハウを見つけられるでしょう。

 

ノウハウごとの権限の設定

内容によっては全社的に公開するべきでない種類のノウハウも存在します。また、共有の必要がある部署・ない部署もあるでしょう。

ノウハウごとに権限を設定すると、共有するべき相手のみとノウハウ共有が行えます。

また、編集権限を設ければ、いつの間にかノウハウが編集されてしまう問題も防げるでしょう。

 

ノウハウ蓄積ツールを導入するメリット

ノウハウ蓄積には専用のツールを活用すると良いとお伝えしましたが、ノウハウ蓄積ツールの導入によって企業が得られるメリットには次のようなものがあります。

ノウハウ蓄積ツールを活用することで、ノウハウ蓄積のハードルが大きく下がると言えるのです。

 

ノウハウを管理・共有しやすくなる

ノウハウの量が多くなると、ノウハウ管理に多くの労力が必要となる恐れがあります。ノウハウ蓄積は企業にとって多くのメリットが得られる行動ですが、直接利益に結びつく業務ではないため、効率良く最小限の労力で進められるのが理想です。

また、ノウハウ蓄積に手間がかかる状態では、社員からノウハウ蓄積自体を嫌煙されてしまう可能性も考えられるでしょう。

ノウハウ蓄積ツールの利用によって、ノウハウ蓄積がスムーズに行われることで、ノウハウ蓄積が社内に浸透しやすくなるのです。

 

ノウハウが検索しやすくなる

ノウハウがすぐに手に入る環境が用意されていなければ、ノウハウ蓄積は成功とは言えません。

ノウハウ蓄積ツールには全文検索など優れた検索機能が搭載されているものが多く、ファイル名の統一やタグ付けを行わなくても必要なノウハウがすぐに手に入れられるのです。

ノウハウ検索のために時間を割くような非効率な状況も防げるでしょう。

 

読みやすいノウハウが作成できる

ノウハウ蓄積ツールのテンプレート機能を使えば、ノウハウの書式が統一され、文章作成が苦手な社員でも分かりやすくノウハウを作成できるようになります。

複数のノウハウを確認する際には、書式が揃っているかどうかで理解に必要になる時間も変わってくるでしょう。

ほとんどのノウハウ蓄積ツールにはテンプレート機能が搭載されていますが、自社で最適な書式を作成しても良いです。

 

編集履歴が確認できる

ノウハウは使われることでより良いものに変化するとお伝えしましたが、修正前のノウハウの確認が必要になるタイミングもあるでしょう。

ノウハウ蓄積ツールではノウハウの編集履歴が確認できるため、ノウハウがいつ誰の手によって、どのように編集されたのかが簡単に把握できます。

 

社内のコミュニケーションを活性化する

ノウハウ蓄積ツールにはチャット機能やノウハウに対するコメント機能が用意されており、メールや電話よりも気軽にメッセージを送れることから、社内のコミュニケーションを活性化させる効果も得られます。

やりとりの記録も残るため、後からコメントやチャットの内容を見返すにも便利です。

テレワーク導入時に陥りやすい社員のコミュニケーション不足の問題にも役立てるでしょう。

 

ノウハウ蓄積ツールのデメリット

ノウハウ蓄積ツールの導入にはメリットだけでなく、いくつかのデメリットも存在します。デメリットとメリットを比較した上で、導入を検討すると良いでしょう。

 

導入・運用コストがかかる

ビジネス利用に適しているノウハウ蓄積ツールの多くは一定の導入・運用コストがかかります。

しかし、円滑にノウハウ共有が進めば業務の効率化につながるため、回収可能なコストだと考えるべきでしょう。

機能が豊富なツールになると、より高いコストが必要な場合が多いことから、自社の求める機能を始めから絞っておくと良いです。

 

ツールを導入しただけで終わりではない

ノウハウ蓄積ツールを導入したからと言って、必ずノウハウ蓄積が成功するとは限りません。社員がツールを使いこなし、ツールの利用を定着させる必要があるのです。

そのためには、よりシンプルで使いやすいツールを選び、上長やリーダーが率先してノウハウ蓄積を行うようすると良いでしょう。

社員にノウハウ蓄積の重要性を伝えるための教育を行うのもおすすめです。

 

ノウハウ蓄積ツールの選び方

ノウハウ蓄積には多くの企業が取り組んでおり、ノウハウ蓄積ツールの数も増えています。自社に最適なノウハウ蓄積ツールを選ぶためには、次のポイントを理解していきましょう。

 

自社が必要な機能を検討する

ツールに搭載されている機能は多いほど良いと考える方もいますが、実際には多機能過ぎるツールは操作方法が複雑になり運用コストも上がる傾向があります。

自社がノウハウ蓄積ツールに求める機能を明らかにした上で、その機能を網羅しつつ無駄な機能が多過ぎないツールを選ぶと良いでしょう。

シンプルな使い心地のツールほど、社員がツールの利用方法を理解しやすいです。特にパソコン操作を得意としない社員が多い企業であれば「いかに簡単に操作できるか」という点に留意するべきです。

 

万全のセキュリティ対策が施されているか

ノウハウ蓄積ツールでは企業の資産と言える重要な知的財産を扱います。万全のセキュリティ対策が施されており、安心して大切なデータを任せられるツールを選ぶましょう。

同時に、社員に対しても情報セキュリティ教育を定期的に実施してください。

 

検索性に優れているか

検索性能が低いと、ノウハウ検索のために多くの時間が割かれる結果になってしまいます。コア業務に支障をきたす・ノウハウ蓄積自体が行われなく恐れがあるでしょう。

必要なノウハウがすぐに見つけられる検索性能が搭載されているのかを確認するには、試用期間を活用して実際に検索を試してみると良いです。

 

おすすめのノウハウ蓄積ツール

ノウハウ蓄積ツールの選び方を確認した上で、自社に最適なノウハウ蓄積ツールが選べるようにしましょう。ここでは2つのノウハウ蓄積ツールを紹介します。

 

flouu

flouuは強力な検索機能を搭載したノウハウ共有ツールで、ドキュメント内のデータはもちろんチャットや添付ファイルのファイル名も含めた横断的な文書検索が可能です。

ノウハウの閲覧者・閲覧数が把握できるだけでなく、ノウハウを読んでほしい相手へのリクエスト機能も用意されています。

また、蓄積されたノウハウへの権限設定・複数の社員でのリアルタイム編集やコメントを使ったコミュニケーションが行えるため、ノウハウを常に最新の状態に保つことができるでしょう。

豊富なテンプレート機能を活用すれば、ノウハウの書式を統一しながら効率良くノウハウ蓄積が進められます。

【flouuの料金(30日間/1ユーザー)】
・基本料金 550円
・セキュリティオプション 550円
・OCRオプション 220円
※14日間の試用期間あり

 

esa

共有した情報を社員全員で育てていくという考えを持ったノウハウ共有ツールesaは、ノウハウの編集が多い企業の適しています。

社員が力を合わせてノウハウを完成・改善するため、古くなった実務的ではないノウハウが残されてしまう状態を防げるでしょう。

esaには2ヶ月間もの試用期間が用意されているため、使い心地をしっかり確認することができます。

【esaの料金(1ヶ月間/1ユーザー)】
・500円
※2ヶ月間の試用期間あり

 

ノウハウ蓄積ツールとして活用できるツールについては、こちらの記事も参考にしてください。

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まとめ

一人の社員が定年まで勤めるという考え方ではなく、誰もがステップアップを目指して転職をすることが一般的になり、さらに業務の効率化が求められる今では、ノウハウ蓄積の重要性が今後も高まっていくと考えられます。

しかし、ツールの手助けなしのノウハウ管理は非常に難しいため、ノウハウ蓄積ツールの需要が増えているのです。

ノウハウ蓄積ツールを使えば、社員に負担を感じさせることなくスムーズにノウハウ蓄積が進められるでしょう。

ノウハウ蓄積を社内に浸透させ、優れたノウハウが企業の知的財産として活用できるようにしてください。

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