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エクセルでナレッジ共有をする問題点!ナレッジ共有ツール導入のメリットとおすすめツールの紹介!


ナレッジ共有は、社員の個人管理になってしまっているスキル・ノウハウを全社員で活用するために欠かせないものです。

ナレッジ共有を行うためにはさまざまな手段が用いられていますが、ナレッジ共有に特化したツールである「ナレッジ共有ツール」を使用すると、円滑にナレッジ共有が進めやすくなります。

しかしいくつかの企業では、エクセルを用いてナレッジ共有を行っているようです。もちろんエクセルを使ったナレッジ共有は不可能ではありませんが、いくつかの懸念点があるのも事実だと言えるでしょう。

この記事ではエクセルによるナレッジ共有の問題点や、ナレッジ共有ツールの利用で得られる効果についてまとめました。エクセルを使ったナレッジ共有がうまくいかないと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

ナレッジ共有とは

ナレッジ共有とは、社員が保有しているスキル・ノウハウ・経験・知識などのナレッジを他の社員も閲覧・活用可能な状態で管理することを指しています。

ナレッジ共有が行われれば、入社して間もない経験不足の社員も優れたナレッジを参考にした働き方ができるようになる・人材流出時にも優れたナレッジが企業に残る・教育に必要な労力と時間を節約できるなど、企業は多くのメリットが得られます。

 

ナレッジ共有ができていない企業で発生する問題点

ナレッジ共有ができていない企業で起こり得る問題には次のようなものがあります。自社にはこのような問題が起こっていないかを考えてみてください。

 

業務が属人化しやすい

ナレッジ共有ができていない場合、該当のナレッジを保有している社員に業務が属人化しやすく、担当者以外は実施できいない業務が増えてしまう傾向があります。

その結果、担当者不在時には業務が滞ってしまう・後任担当者への引き継ぎに多くの時間がかかるなどの問題につながるでしょう。

 

人材流出時に重要なナレッジも失ってしまう

ナレッジが共有されずに個人保有のままになっていると、優れたナレッジを持った人材が転職・退職する際に企業は大きな損失を受けてしまいます。

ナレッジが共有されていなければ、残された社員に同じ成果を求めることはできません。

 

業務が非効率な状態になりやすい

ナレッジが共有されていない場合は一部の経験豊富な社員に質問や問い合わせが集中してしまう・複数の社員から繰り返し同じ指導を求められるなど非効率な状態に陥りやすくなります。

経験豊富な社員ほど多忙になり、本来のコア業務に支障をきたす恐れがあるでしょう。

 

社内のコミュニケーションが滞りやすい

ナレッジ共有は社内のコミュニケーションを促す役割も持っています。ナレッジをもとにディスカッションが進めば、新しいアイデアが生まれたりチームワークが深められたりすることが期待できるでしょう。

特にリモートワークや外出の多い社員とのコミュニケーションは滞りやすいため、ナレッジ共有によるコミュニケーションの確保が重要になってくるのです。

 

顧客に迅速な対応ができない恐れがある

ナレッジ共有がされていない状態では、案件ごとの顧客の情報・状態も社内で共有されません。担当者以外は顧客の情報を把握していない状態では、顧客から問い合わせやクレームが来た際に、他の社員は適切な顧客対応ができないでしょう。

つまり、顧客を不安な状態・不満を抱えている状態で長時間待たせてしまう恐れがあるということです。

 

ナレッジ共有が重要視される背景

ナレッジ共有が社会的に重要視されるようになった背景には、IT技術が発達してナレッジ共有という行動自体が技術的に可能になっただけでなく、現在社会が抱えている問題や働き方が変化したという要因があります。

ここでは、ナレッジ共有が重要視されている背景についてまとめました。

 

働き方の多様化

終身雇用の時代が終わり、転職が一般的になった今では、ステップアップなどの理由で転職が行われることは珍しくなくなりました。そのため社員が個人で管理しているナレッジは、いつ他社に流れてしまうか分からない状態になったと言えるでしょう。

また働き方自体が多様化し、リモートワークによって働く場所に捉われない働き方も認められるようになりました。

社外からもアクセス可能なナレッジ管理が必要になったことから、企業でのナレッジ管理が重要視されているのです。

 

労働力不足による業務効率化が求められている

少子高齢化の影響で日本は社会全体が労働力不足に陥っており、今後よりその問題は大きなものになるでしょう。少ない人数でも今まで通りの業務を続けるために、業務全体の効率化が求められています。

ナレッジ共有は業務を円滑に進める役割を持っているため、現段階ではナレッジ共有に重点を置いていない企業であっても、今後ナレッジ共有が進んでいくと考えられるでしょう。

 

他社との差別化が難しくなった

生産技術の発達により、優れた商品の模倣が容易となった今では、多くの商品・サービスが市場に溢れており、限られた顧客を奪い合っている状態です。

他者との差別化を図るためには、顧客満足度の向上によって顧客の流出を防ぐ必要があるのです。ナレッジ共有で顧客情報や案件情報が社内で共有されれば、担当者に限らず全ての社員が顧客ファーストの対応が行えるでしょう。

 

エクセルでナレッジ共有をする懸念点

ナレッジ共有の重要性を説明しましたが、エクセルでナレッジ共有を行う懸念点にはどのようなものがあるのでしょうか?この懸念点は扱うべきナレッジが増える・ナレッジを使用する人数が増えるほど人的フォローで補うことが難しくなるでしょう。

 

同時編集・リアルタイム編集ができない

エクセルで作成したナレッジをメールやファイルサーバーで共有しても、複数のメンバーでの同時編集やリアルタイム編集ができません。そのため、ナレッジ共有→改善点の指示→改善→ナレッジ共有という手間がかかってしまうのです。

場合によってはこの作業が何度も繰り返され、非常に非効率な状態になってしまうでしょう。リモートワークなど社内にナレッジの共有相手がいない場合には、なかなかナレッジを完成させられません。

 

バージョン管理が難しい

エクセルのナレッジはバージョン管理が難しく、最新版のデータのつもりで古いデータを活用してしまうトラブルなどが起こってしまいます。顧客に古い情報を提出してしまったら、大きな問題につながる恐れがあるでしょう。

ファイル名やフォルダ名を工夫し、このようなトラブルを防ぐことも可能ですが、社員全員がそのルールを守らなければならないため、ナレッジ管理の難易度が高くなります。

 

細かな権限設定ができない

エクセルデータでも権限を設けることはできますが、個人やチームごとの権限設定など細かな指示が難しくなります。臨機応変な権限設定ができないという理由で、一部のナレッジが共有されない場合もあるでしょう。

 

ナレッジを確認した相手の反応・ナレッジの閲覧履歴が確認できない

エクセルによるナレッジ共有では、ナレッジを確認した相手の反応とナレッジの閲覧履歴が確認できません。自分はナレッジ共有をしたつもりでいても相手がナレッジを確認しておらず、伝達漏れが起こってしまう恐れもあるでしょう。

相手がナレッジを確認したかが分からないままでは、無駄な待機時間が生まれてしまうことも考えられます。

 

検索機能が不足している場合がある

エクセルのナレッジ管理ではナレッジの量が膨大になってくると、必要なナレッジがすぐに見つけにくくなります。ナレッジ検索に時間が掛かってしまう状態では、社員はナレッジを活用する機会を減らしてしまうこともあるのです。

 

ナレッジ共有ツールの特徴

冒頭でもお伝えしましたが、ナレッジ共有ツールはナレッジ共有をスムーズに進めるための機能が搭載されたシステムです。ここではナレッジ共有ツールの特徴を説明しましょう。ナレッジ共有ツールを活用することで、エクセルによるナレッジ共有の懸念点の多くが解決可能です。

 

複数のメンバーで同時編集ができる

ナレッジ共有ツールでは複数のメンバーで同時にナレッジを編集可能で、その編集内容はリアルタイムで反映されます。相手との距離に関係なく、効率良くメンバー全員の希望に沿ったナレッジ編集ができるでしょう。

編集指示・編集後のナレッジの確認の手間が省け、業務全体が効率化できます。

 

バージョン管理ができる

ナレッジ共有ツールでは、どれが最新のナレッジであるのかが一目で分かるバージョン管理機能が搭載されているものが多いです。編集履歴も確認できるため、どのような経緯でナレッジが共有・編集されたのかも把握可能でしょう。

 

ナレッジごとに細かな権限が設定できる

ナレッジ共有ツールは細かな権限設定が用意されているため、閲覧権限や編集権限を設けることで、重要なナレッジの誤削除や改変を防げるようになります。チーム内のみでのナレッジ共有、や個人間だけでナレッジのやりとりをしたい場合にも有効でしょう。

ナレッジの権限設定によってナレッジ共有ツールが多くの場面で活用しやすくなるのです。

 

ナレッジを主体としたチャットやコメント機能が用意されている

ナレッジに対してコメント機能・ナレッジごとのチャット機能を使えば、ナレッジに対する評価が行われやすくなります。同時編集を行わない場合にも、リーダーはナレッジ作成者に的確な指示が出せるでしょう。メンバー間でナレッジを中心としたディスカッションも促されます。

また、ナレッジに対するコメントやチャットの内容も検索機能で確認しやすくなっています。

 

ナレッジの閲覧履歴が確認できる

ナレッジ共有ツールを使えば、ナレッジの閲覧履歴が確認できます。アラート設定などでチーム内のメンバーに閲覧を促すことも可能でしょう。情報の伝達漏れが防げ、ナレッジ共有がより正確に進められるようになります。

メンバーの閲覧履歴の確認によって、行動を次のステップに進められる場合もあるでしょう。

 

おすすめのナレッジ共有ツール3選!

ナレッジ共有を円滑に進めるためには、ナレッジ共有ツールを導入すると良いことを説明しました。ここからは、おすすめのナレッジ共有ツールを3つ紹介しましょう。自社に最適なツールを見つけ、ナレッジ共有をスムーズに進められる環境を用意してください。

 

flouu

flouuは社内で集約できていないナレッジを一箇所に集めて管理するだけでなく、優れた検索機能が搭載されていることから、ナレッジをいつでも活用可能な状態に整えます。

同時編集機能・チャット機能・コメント機能の利用によってナレッジを中心としたコミュニケーションが活性化しやすく、リモートワーク時にも円滑に業務を進められるのです。

豊富なテンプレートが用意されており、ナレッジ作成自体の労力を最小限に抑えられるため、アウトプットが積極的に行われやすくなるでしょう。

【flouuの費用(30日間/1ユーザーあたり)】
・基本料金 550円
・セキュリティオプション 550円
・OCRオプション 220円
※14日間の試用期間あり

 

 Confluence

リモートワーク時に使用しやすいナレッジ共有ツールであるConfluenceは、会話を促すナレッジへのコメント入力や、チームごとに作成可能なワークスペース・ロードマップの作成機能などが搭載されています。

スマホの専用アプリも用意されているため、リモートワークに限らず、どこにいてもナレッジ共有が進められるでしょう。

【Confluenceの費用(1ヶ月間/1ユーザーあたり)】
・無料(10ユーザーまで)
・Standard 660円
・Premium 1,250円
※7日間の試用期間あり

 

esa

esaは不完全なナレッジでも共有し、社員で編集を繰り返しながら育てていくという発想で作られたナレッジ共有ツールです。社員のアウトプットが定着しやすく、ナレッジを共有するという行動自体を企業全体で定着できるでしょう。完成したナレッジは閲覧・検索しやすい状態で管理されます。

試用期間が2ヶ月間も用意されているという特徴があるため、時間をかけて使い心地が確認できるでしょう。

【esaの費用(1ヶ月間/1ユーザーあたり)】
・500円
※2ヶ月間の試用期間あり

 

まとめ

ナレッジ共有の重要性とエクセルによるナレッジ共有の懸念点を紹介しました。ナレッジ共有は適切に行われなければ、ナレッジが有効活用できずに期待する効果も得られなくなってしまいます。

また、ナレッジ管理自体に多くの労力がかかってしまう恐れもあるでしょう。

この記事を参考に、自社に最適なナレッジ共有の方法について考え、より企業でナレッジ共有が行いやすい環境を整えましょう。

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