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エクセルで情報共有は非効率!?情報共有ツールを使って解決できる問題を徹底解説!


エクセルで情報共有を行っている企業は多いですが、エクセルは表計算ソフトであるため、情報共有の手段に適しているとは言えません。使い慣れているという理由だけでエクセルによる情報共有を行うと、業務効率を悪くしてしまう恐れがあるでしょう。

情報共有に特化した機能が備えられたツールである「情報共有ツール」を使えば、エクセルによる情報共有で感じている問題のほとんどが解決可能で、情報の管理がスムーズに進められるのです。

この記事では、情報共有にエクセルを使用することの問題と、情報共有ツールの機能について紹介しましょう。エクセルでの情報共有がうまくできていないと感じているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

なぜエクセルで情報共有を行うのか

エクセルは本来表計算を目的として表作成やグラフ作成などに活用される目的のソフトですが、文書作成にも対応できるため、多くの業務に利用されています。テキスト中心のデータであってもワードではなくエクセルを利用する企業もあり、ビジネスで利用するOfficeソフトの中でも利用率が特に高いと言えるでしょう。

結果的に、特別な意図やフォーマットが定められていないデータ作成はエクセルを使うことが一般的になっていることから、情報共有・情報の管理もエクセルを使用する企業が多いのです。

情報共有に対してコストをかけたくないという企業は特に、エクセルによる情報共有を続けてしまうでしょう。しかし、扱う情報が増える・情報を使用する社員数が増えてくると、エクセルの情報共有のデメリットが目立ってきます。

 

エクセルで情報共有を行うメリット

エクセルは情報共有に適したソフトであるとは言えませんが、エクセルで情報共有をすることで得られるメリットはあります。そのため非効率だと分かっていても、エクセルで情報を共有する企業が一定数存在するのです。

 

社員が使い慣れている

先ほどもお伝えしたようにほとんどの企業ではエクセルの使用率が非常に高く、多くの社員がエクセルを毎日のように利用しています。情報共有は社員全員で行うものなので、社員が使い慣れたソフトを使うことは間違いではないでしょう。

ツールの使い方が分からないという理由で、情報共有が避けられてしまう心配がなくなり、情報共有をするにあたってツールの操作方法を教育する手間が省けます。

ただし、使い慣れたソフトの利用であっても、社員全員で情報共有を進めるためには一定のルール付けは必要です。社員が個人の判断で情報を作成・保管・改変してしまうようでは、情報が適切に管理できないでしょう。

 

導入・運用費用がかからない

ビジネス利用のOfficeソフトは有料ですが、ほとんどの企業でOfficeソフトを既に導入済みであることから、情報共有のために新規ツールの導入・運用費用がかかりません。新しいツールを導入するコストを捻出する必要がないのです。

エクセルだけで情報共有が円滑に進められるのであれば、特別なコストを用意しなくても済むでしょう。社員数が少なく扱う情報量も限られている場合は、エクセルのみで情報を管理するという手段も有効だと言えます。

 

エクセルで用意されているテンプレートが使える

エクセルには無料で使用できる多くのテンプレートが用意されています。テンプレートにはリストやグラフなどが入ったものや高度な関数が含まれたものもあり、一から情報を作成して社員間で共有するよりも、ずっと効率良く情報共有ができるでしょう。

 

エクセルで情報共有を行うデメリット

エクセルには先ほど紹介したようなメリットが存在するものの、情報共有にあたって大きな問題となるデメリットも存在します。デメリットを理解しないままエクセルによる情報共有を進めてしまうと、思うように情報を管理できなくなるでしょう。

 

同時編集・リアルタイム更新ができない

エクセルでは一人の人がファイルを開いている状態で他の人が同じファイルを開くと、後からファイルを開いた人は「読み取り専用」となり、ファイル内容の変更・保存ができません。

先にファイルを開いた人が行った編集内容もリアルタイムで反映されないため、相手が保存をするのを待ってデータを確認する必要があるのです。変更の多い情報を扱う場合には、この手間が大きな負担になるでしょう。

 

柔軟な権限設定ができない

エクセルでもファイルにアクセス権限をつけることはできますが、編集権限・閲覧権限・チーム単位での権限設定など細かく権限を設けることが難しいです。情報の権限設定によって情報紛失などのトラブルを防ぎたいと考えているのなら、エクセルでは役不足だと言えるでしょう。

 

OSやバージョンなどの環境に依存する

エクセルで作成したファイルはOSや使用しているOfficeソフトのバージョンに左右されることがあり、作業環境によって作成したデータが崩れてしまう・ずれてしまうなどの問題が起こります。特にWindowsとMacが混在するような企業では、この問題に悩まされる場合があるでしょう。

取引先へのデータ送付時にも注意が必要な点ですが、エクセルのデメリットとして理解しておいてください。

 

複数デバイスでの使用に向いていない

パソコンでエクセルファイルを使用するのは問題ありませんが、スマホでエクセルファイルはセルの指定が難しく、編集に多くの時間がかかります。使用デバイスを選ぶため、移動時や出張先での情報共有には向いていないのです。

情報共有は可能な限りスピーディーに行われることが理想なので、デバイスが限られるデメリットは情報共有を妨げる原因になるでしょう。

 

バージョン管理が難しい

エクセルで作成したデータを更新して別名保存していくと、どのデータが最新のものなのかが分かりにくくなります。ファイル名に「最新」と入力する・更新日を入力するなどの手段でバージョン管理をすることはできますが、全社員がその名称付けルールを守らなければいけません。

「最新版」と記載されたデータが複数存在する・日付の入力がないデータや全角と半角文字が混じったファイル名があるなど、情報管理の混乱を招きやすいでしょう。

頻繁に情報更新がある企業では、特にバージョン管理機能が求められます。

 

エクセルが得意なことと不得意なことを理解する

エクセルで情報共有をするデメリットを知ると、エクセルは情報共有に向いていないという事実が分かると思います。もちろんエクセルは表計算ソフトとしては非常に優秀なソフトであり、エクセルが得意なことと不得意なことを理解する必要があるでしょう。

エクセルが苦手とする作業は別のツールを使用するようにしてください。

 

エクセルが得意なこと

エクセルが得意とする作業は下記のようなものです。

・データ集計
・表計算
・統計分析
・マクロによる提携作業の自動化
・入力フォーム作成

事務職の方が普段の業務で行っていることの多くの作業はエクセルでカバーできます。

 

エクセルが不得意なこと

エクセルが不得意とすることは下記の通りです。

・複数人による同時編集
・更新内容のリアルタイム反映
・アクセス権限管理
・情報のバージョン管理
・印刷予定のデータのレイアウト

これらの作業を無理にエクセルで行わない方が良いでしょう。

 

情報共有ツールとは

情報共有ツールは、情報共有を円滑に進めることに特化したシステムを指しており、情報共有が重要視されている今では多くの情報共有ツールが存在しています。

どのツールも情報共有が誰にでも簡単に実施できる工夫がされているのです。

 

情報共有ツールに搭載されている代表的な機能

情報共有ツールに搭載されている代表的な機能は次のようなものです。ツールごとに独自の機能が搭載されている場合もあるため、自社が求める機能が備えられたツールを選ぶようにしてください。

 

情報の作成・共有

情報共有ツールでは、情報の作成・共有が最小限の労力で行えるようになっています。情報共有の手間が省けることで情報をアウトプットしやすくなり、情報共有という行動自体が社員に定着するのです。さらにツールによっては豊富なテンプレートが用意されているため、情報の作成に必要な手間も省けます。

また、共有した情報の閲覧履歴を確認できる機能があれば、情報の共有漏れも防げるでしょう。

 

情報の同時編集・リアルタイム編集機能

情報共有ツールでは情報をチーム内の複数のメンバーでリアルタイム編集できます。誰がどの部分を修正したのかが分かりやすいので、全員の意見を取り入れた情報がサクサクと仕上げられるのです。

データをメールなどで送信する・指示を聞いて変更する・再度データを送信するなどの作業を大幅に効率化できます。

 

マルチデバイス対応

多くの情報共有ツールはタブレットはもちろんスマホ操作にも優れており、専用アプリが用意されているものもあります。そのため移動中でも情報の閲覧だけでなく作成も行えるでしょう。

マルチデバイス対応になれば、外出の多い営業マンの移動時間も有効に使えるようになるのです。

 

細かな権限の設定

細かな権限設定によって、チームごとの情報共有や個人間の情報共有にもチャット・メールではなく情報共有ツールが使用可能になります。情報の閲覧権限・編集権限などを設ければ、大切な情報が改変されてしまったり消されてしまったりすることもないでしょう。

 

情報を基点としたコミュニケーション機能

情報共有ツールでは、情報を起点としたコミュニケーションが実現します。自分の作成したデータに対してコメントを受け取れる機能を使えば、情報を中心としたコミュニケーションが活性化するでしょう。

リモートワーク時にもコミュニケーション相手がその場にいるような感覚で業務を進められます。

 

情報共有ツールを導入するメリット

情報共有ツールには情報共有を円滑に進めるための機能が搭載されていることをお伝えしましたが、企業が情報共有ツールを利用するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか?

 

情報が管理しやすくなる

情報共有ツールには情報管理がスムーズに行える機能が用意されています。タグ付け機能やラベル機能を使えばサクサクと情報が整理でき、情報管理に必要な労力を大幅に効率化できるのです。バージョン管理も可能なので、最新の情報が見過ごされてしまう恐れもないでしょう。

また、優れた検索機能が搭載されているため、情報の検索に多くの労力を割いてしまうこともなくなります。

 

情報が共有しやすくなる

情報共有が滞ると、報告・連絡・相談不足によるトラブルにつながります。伝達漏れは発生しやすいヒューマンエラーですが、重要な情報がチーム内で共有できなかったことで誤った判断をしてしまったり顧客に迷惑をかけてしまったりする恐れがあるのです。

情報共有ツールには情報の閲覧履歴やアラート機能が搭載されているため、情報共有が滞る問題を防ぎます。

 

細かな権限設定が可能

情報共有ツールを使って細かな権限を設定すれば、重要な情報がいつの間にか改変されてしまうようなトラブルが起こりません。チーム内でも限られたメンバーだけで話を進められるでしょう。

情報によって権限設定を変えることで、さまざまな用途で情報共有ツールが使えます。

 

テレワークでのコミュニケーション不足を防ぐ

テレワーク時には対面のコミュニケーションがなくなるため、コミュニケーション不足からチームワークが乱れたり、業務に支障が出たりする恐れがあります。

情報共有ツールのチャットやコメント機能を使えば、相手がオフィス内にいなくてもコミュニケーションが滞る心配はないでしょう。

 

情報共有ツールを導入するデメリット

情報共有ツールは情報共有を円滑に進めるためのものですが、導入には費用がかかります。無料で使用可能なツールも存在するものの、利用者数や容量に制限があるのです。

しかし、その費用は非常に手頃な価格設定がされており、情報共有によって業務効率を向上させられることを考えると、十分回収可能なコストだと言えるでしょう。

現在の情報共有の方法が非効率な状態にあるのなら、情報共有ツールの導入を検討するべきです。

 

まとめ

情報共有はエクセルを使っても行えますが、情報共有ツールを使うことでよりスムーズに情報共有が進められます。専用ツールの利用で情報共有だけでなく業務全体も効率化できるのです。

この記事で紹介したエクセル・情報共有ツールを使用した情報共有のメリット・デメリットを理解し、自社の情報共有が円滑に行えるようにしましょう。

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