情報共有

情報共有ツールの導入メリットと選び方を徹底解説!おすすめツール10選!

情報共有ツール機能別おすすめ9選

自社で情報共有を進めたいと考えたときには、多くの方が情報共有ツールの選定を始めると思いますが、情報共有ツールの量や種類の多さに驚いてしまうのではないでしょうか。

情報共有が非常に重要であると言われている現在では、多くの情報共有ツールが存在しており、それぞれに特徴があるのです。この記事では情報共有ツール選びに困っている方のために、情報共有ツール選定時に知っておくべき情報やお勧めの情報共有ツールを10個初回します。

そもそも情報共有とは何を指すかやその重要性についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

情報共有とは。情報共有の意味と目的。
情報共有とは。意味や目的の解説と効率的な実践方法

続きを見る

情報共有とは?仕事でなぜ重要なのかを解説
情報共有とは?仕事でなぜ重要なのかを解説します

続きを見る

 

情報共有ツールとは

情報共有ツールとは、社内で情報共有を円滑に進めるために用意されているツールのことです。情報共有ツールを使用するかどうかで情報共有自体にかかる手間が大きく変わるので、情報共有ツールは企業内の情報共有の成功の鍵を握っていると言っても過言ではありません。

情報共有ツールにはドキュメント作成と共有機能やチャット機能などが搭載されており、どれかの機能に特化しているツールも存在します。情報共有ツールの選定は非常に困難であり、情報共有ツールの選択をするためのポイントを理解していないと多くの時間がかかるだけでなく、選択を誤ってしまう可能性もあるでしょう。

自社に最適と言えない情報共有ツールを選択してしまうと、情報共有がスムーズに進まない・定着しないままになるなどの恐れがあり、情報共有にかかった時間・労力・費用が無駄になってしまうのです。

 

情報共有ツールの主な機能

情報共有ツールに搭載されている機能は、ツールによって変わります。情報共有ツールでできることを把握するために、ここでは代表的な情報共有ツールの機能を紹介しましょう。

・ドキュメント作成・共有・管理機能
・ドキュメントの検索機能
・チャット機能
・タスク管理機能
・スケジュール管理機能
・Web会議機能

現在は無料で使用可能なオンラインストレージやチャットなどをプライベートで利用している方も多いですが、ビジネス用の情報共有ツールでは情報共有と伝達が同時に行え、万全のセキュリティも確保されています。

 



情報共有ツールのメリット

情報共有の目的は「組織内で情報を共有する」というものですので、特別なツールを使用しなくても可能です。
しかし情報共有ツールを使えば、スムーズに情報共有が進み多くのメリットを得られます。

 

社内情報の整理・管理がしやすくなる

情報共有ツールを活用しなくても、メールや共有サーバーを利用して情報共有をすることもできます。しかしほとんどの場合は情報の整理・管理が難しく、有益な情報があったとしても必要なときに情報を検索することができなくなってしまうのです。

情報共有ツールでは多くの情報を分かりやすく整理できるようになっており、高性能な検索機能を搭載しているため、必要なときに必要な情報がすぐ手に入れられます。

 

コミュニケーションが円滑になる

多くの情報共有ツールにはコミュニケーション機能が含まれています。同じドキュメントを複数の社員で確認しながらコメントや同時編集をすれば、意見の相違が減り、リモートワーク時にも問題なく話し合いが続けられるでしょう。
チャット機能やコメント機能も優れているので、距離や環境の影響を受けずに円滑なコミュニケーションが進められます。

 

情報に公開範囲や権限の設定ができる

多くの情報共有ツールには情報に公開範囲を設定することが可能です。そのため一部の社員だけに周知したい情報も共有しやすくなるでしょう。また、閲覧権限とは別に変更権限を設定することで、共有した情報がいつの間にか改変されてしなうような事態を防ぎます。

ツールによって変わりますが、多くの場合は社員一人単位での公開範囲・権限を設定できるでしょう。

 

情報の変更履歴が残る

情報共有ツールでは情報が変更された日時・変更者・変更内容が記録に残ります。万が一誤って重要な情報を削除してしまった場合にも、以前の情報を復元可能であり、大切な情報を失ってしまう心配もないでしょう。

さらに、情報の変更履歴が明らかになることで情報のバージョンも管理しやすく、顧客に古い情報を提示してしまうようなトラブルも防げます。

 

スケジュール管理を効率化できる

今までの情報共有の方法では、会議を予定するだけのために参加者の予定確認を行うなどの作業が必要でしたが、情報共有でスケジュールを共有できれば、このような手間もなくなります。

また、上司の押印が必要な書類が上司の出張や外出のために滞ってしまうような事態も避けられるでしょう。お互いのスケジュールが分かるだけで、業務は想像以上にスムーズに進むのです。

 

情報共有ツールのデメリット

情報共有ツールの導入によって企業は多くのメリットが得られることが分かりましたが、いくつかのデメリットも存在します。情報共有ツール選定時には、導入メリットだけでなく、デメリットについても把握しておきましょう。

 

対面のコミュニケーションが減る

情報共有ツールの使用が社内で浸透すると、チャットで連絡が済ませられることから、社員同士の対面コミュニケーションが減少してしまうというデメリットがあります。情報共有ツールによって密なコミュニケーションが取れているのであれば問題ないのですが、コミュニケーション不足にならないようにしなくてはいけません。

リーダーはチーム内の状態を把握し、必要であれば定期的に対面の打ち合わせの機会を設けるなどの工夫をすると良いでしょう。

 

情報が増え過ぎてしまう

情報共有ツールを使えば、気軽に情報の作成・共有が可能になりますが、その分情報が溢れやすくなるため、適切な管理が求められます。多くの情報共有ツールには情報を管理しやすいシステムが搭載されていますが、社内でも情報の整理方法に一定のルールを設けておく必要があるでしょう。

適切に情報が管理されていれば、どんなに情報量が増えても検索に時間を取られたり必要な情報を紛失してしまったりするトラブルは起こりません。

 

情報共有ツールが浸透しない

情報共有は全社員で取り組まなくては期待する効果が得られないものですが、情報共有ツールの利用を嫌煙する社員が現れてしまうことがあります。これは、社員の中にパソコン操作が苦手な方や新しいシステムに抵抗感を示す方が多い場合に起こりやすい問題です。

情報共有ツールの導入時には誰もが操作しやすいツールを選ぶだけでなく、社員全員が協力可能な体制を整えておかなくてはいけません。

 

情報共有ツールの選び方

情報共有ツールは、情報共有を社内に定着させるために欠かせないものであるとお伝えいたしました。多くの情報共有ツールの中から、自社に適したツールを見つけるためには何をポイントとすれば良いのでしょうか。

ここからは具体的な情報共有ツールの選び方のポイントを説明していきます。

 

導入目的に合っているか

情報共有ツールには一つずつ特徴があり、どれかの機能に特化しているものもあります。情報共有ツールの選定時には自社が情報共有の目的とする事柄を明確にして、その目的が適えられる機能を持ったツールを選択する必要があるのです。

 

費用・利用可能範囲が自社に最適か

情報共有ツールは通常いくつかのプランが設けられており、プランごとに費用・使用できる人数・容量などに違いがあります。使用予定の環境を想定し、自社に必要な範囲を考えておきましょう。

たとえば容量不足になった場合、プランを上げることで対応可能な場合もありますが、そのサービス自体で対応ができないことも考えられますので、使用範囲の想定は慎重に行ってください。

 

使用予定のデバイスに対応しているか

自社ではどのようなデバイスで作業を行うかを考えます。基本的にパソコンで作業をするとしても、スマホやタブレットでの利用も想定しているのなら、それらのデバイスにおける使いやすさも確認しましょう。選定中の情報共有ツールがすべてのデバイスに対応していたとしても、実際に使用してみるとパソコン版は使いやすいけれどスマホ版は見にくい・操作しにくいと感じてしまう場合もあるので注意が必要です。

 

社員全員にとって使いやすいか

先ほどもお伝えしたように情報共有は、全社員で取り組まなくてはいけないものです。情報共有ツールの選定を行う担当者はITリテラシーが高い方が多いと思いますが、ツールの選択時には「社員全員が使いやすいか」を考えなくてはいけません。
使いにくい・難しいと感じられるツールは社内に浸透しない可能性があるのです。

 

社内で使える情報共有ツールの種類と特徴

情報共有ツールでできることについて説明いたしましたが、情報共有ツールにはいくつかの種類に分けられます。
それぞれの種類の特徴を知り、自社に最適な情報共有ツールについて考えてみましょう。

 

ビジネスチャット

リアルタイムでメッセージのやりとりができるビジネスチャットは、プライベートで使用しているチャットと同じような感覚で利用が可能です。
ビジネスチャットになると、メッセージや添付ファイルの検索機能や共有機能も搭載しており、履歴を残しつつ素早いレスポンスが期待できるでしょう。

 

クラウドストレージ・ファイルサーバー

クラウド上または社内に設置したサーバー上でデータの保管・共有・管理を行います。セキュリティさえ確保されていれば、必要なデータへのアクセスが容易にでき、ハードに縛られない働き方が実現します。重要なデータをパソコンに保存する必要がなくなるので、情報は会社で管理するという体制が構築できます。

 

情報共有ツール

スムーズに情報共有を行うために作成されたツールで、情報共有に必要な機能が豊富に備えられています。いくつものアプリケーションを使用しなくとも、情報共有ツールだけで希望する機能が全て搭載されていることが多いです。また、報告書や議事録などの優れたテンプレートを用意しているものも多いです。

 

情報共有ツールの社内導入事例

情報共有ツールを導入したことにより、多くの成果を得た企業の導入事例を紹介しましょう。より具体的に情報共有ツールの効果がお伝えできると思います。

 

マイプリント株式会社

婚礼印刷や年賀状印刷を行っているマイプリントでは、テレワーク体制へ移行と共に情報共有ツールを導入しました。

マイプリントでは以前から情報共有を進めていましたが、共有するべきデータを保存しているフォルダ構成や階層にばらつきがあり、必要なデータを探すのに多くの手間がかかってしまうという課題がありました。情報共有ツールを導入したことにより、社内にある膨大な量のデータが誰でも分かりやすく管理できるようになり、業務全体の効率を上げることに成功しました。

今では日常的に情報共有を行うことが社員全員に習慣化され、働きやすいテレワーク環境が整えられているそうです。

 

株式会社セカツク

セカツクはBtoBビジネスに特化した戦略的アウトソーシングの提案をしている会社です。

情報共有ツールを導入したことで、今まであった業務の課題に目を向けることができるようになり、多くの業務改善につながったそうです。

さらにツールを利用することにより、情報共有がスムーズに行えるようになったため、社員間で共通のアウトプットを出すまでの時間が大幅に短縮されたという効果も報告されています。

 

情報共有ツールを社内に導入する時の注意点

情報共有ツールは社内に導入して完了というものではなく、社員に活用してもらってこそ情報共有が進むものです。
情報共有ツール導入時に知っておくべき注意点を理解し、社内でスムーズに情報共有ツールの利用を促せるようにしましょう。

 

1. 目的とルールにおいて社内での共通認識を持つ

情報共有には社員の協力が必要不可欠ですので、情報共有自体の重要性や、組織としてどれだけ強い気持ちで情報共有を進めていくつもりなのかを社員に伝えなくてはいけません。
同時に情報共有を円滑に進めるためのルールを設け、周知して理解を深めます。多くの人にとって重要性の認識が低いものの優先順位は上がりません。情報共有を行うことで個人・企業が得られるメリットも分かりやすく伝えると良いでしょう。

 

2. 情報共有の管理者を決定する

情報共有に成功しているほとんどの企業では情報共有の管理者が活躍しています。管理者は情報共有の浸透を進め、改善点があれば改善し、社員の声を集めながら企業にとって最適な情報共有の形を整えて行かなくてはいけません。業務の責任が重く多くの負荷が想定されますので、管理者の選定は慎重に行う必要があるでしょう。

 

3. 自社の目的・規模に合ったツールを選ぶ

多機能ならば安心というような安易な方法で情報共有ツールを決めてしまうと、自社にとっては多すぎる機能を搭載しており、使い勝手が悪いと感じられてしまうこともあります。

その逆に最低限の機能に絞り過ぎて応用が効かず、情報共有の目的を見失ってしまうこともあるでしょう。情報共有ツールは自社の目的・規模に最適なものを選ばなくてはいけないのです。

 

4.無料トライアルで使い心地を比べてみる

情報共有ツールは細かく機能や内容を確認しても、実際に使ってみなくては使い心地が分かりません。そのため、多くの情報共有ツールでは無料の試用期間や使用できる範囲を設けた無料プランが用意されています。

情報共有ツールを選択するときには、必ずそのようなサービスを使って実際の使い心地を確認するようにしてください。

 

5.情報共有ツールに頼り過ぎない

情報共有ツールを使えばテレワーク時や別の拠点にいる社員とも円滑にコミュニケーションが進められますが、直接話ができるチーム内や近くにいるような相手とは対面で話をするべきです。特に社内の人間関係に問題があって対面での会話を避けている状態になっているのであれば、まずはチーム内の人間関係の改善が必要でしょう。

チーム内に人間関係の問題がある状態ではツールを使用しても、思うように情報が共有されない恐れもあります。

 

6.セキュリティ対策に留意する

情報共有ツールでは個人情報や機密情報を扱うため、万全なセキュリティ対策が用意されているツールを選びます。

また、社内でのセキュリティにも留意しなくてはいけません。どんなに優れたセキュリティ対策が施されたツールを用意しても、生年月日など推測可能なパスワードを設定してしまうような利用者のセキュリティ意識が低い状態では意味がありません。

情報共有ツールを導入してテレワークに対応する場合は特に、働く場所やデバイスに縛られずどこでも社内の情報にアクセス可能な環境を整えるになるため、社員へ十分なセキュリティ教育を行う必要があるのです。

 

社内に情報共有に非協力的な方がいる場合や、さらに効率化したい場合などはこちらの記事もあわせてご参考ください。

情報共有とは?仕事でなぜ重要なのかを解説
情報共有とは?仕事でなぜ重要なのかを解説します

続きを見る

情報共有を効率化する方法
もう悩まない!効率の良い情報共有の方法4選!

続きを見る

 

情報共有ツール機能別おすすめ10選

情報共有ツール機能別おすすめ9選

情報共有ツールをどう選んでいけば良いのかが明確になってきたかと思いますが、ここからは機能別におすすめできる情報共有ツールを紹介しましょう。気になるツールがあれば、無料の試用期間などを利用して使い心地を確認してみてください。

 

ビジネスチャット

情報共有ツールの中でもコミュニケーションを円滑に進めるためのツールには、チャットに特化した機能が搭載されています。
ビジネス向けにセキュリティ面も万全な対策がされているため、安心して活用できるでしょう。

 

Slack

スラック

ビジネス向けのチャットツールであるSlack(スラック)は、自分が使用しやすいようにツール自体をカスタマイズできるという特徴があります。
基本的には無料で使用できますが、有料になると使用可能なファイルストレージ数や作成できるチャット数も増加します。

 

【Slack:1ヶ月間の費用】
1ユーザーごとの料金設定
・Free /メッセージ履歴10,000件まで・ワークスペースあたり5GB
・Standard 6.67USD/1ユーザー10GB
・Plus 12.50USD/1ユーザー20GB
・Enterprise Grid 要見積/1ユーザー1TB
※試用期間:要問合わせ

 

Chatwork

チャットワーク

Chatwork(チャットワーク)はビジネスでも気軽に連絡が取り合えるチャットに特化した情報共有ツールです。特にタスク管理機能に優れており、チャットごとにタスクを設定可能です。タスク一覧を表示しておけば業務の漏れなども防げるでしょう。

【Chatwork:1ヶ月間の費用(税抜)】
1ユーザーごとの料金設定
・Free 14グループチャットまで・全ユーザー5GB
・Personal  400円/全ユーザー10GB
・Business  500円/1ユーザー10GB
・Enterprise  800円/1ユーザー10GB
※試用期間:BusinessとEnterpriseプランのみ1ヶ月間

 

LINE Works

LINE Works

LINE Worksは多くの人がプライベートで使用しているLINEのビジネス版で、チャットだけでなくタスク管理やスケジュール共有の機能も搭載されています。使い心地がプライベート用のLINEと似ているため社員に浸透しやすく、スムーズに情報共有が進められるでしょう。

【LINE Works:1ヶ月の費用(税抜)】
1ユーザーごとの料金設定
・フリー ユーザー100人まで・1ユーザー5GB
・ライト 360円/1ユーザー100GB
・ベーシック 600円/1ユーザー1TB
・プレミアム 1,200円/1ユーザー10TB
※年間契約時は20%割引

 

Kintone

Kintone

Kintone(キントーン)は業務上必要なアプリを自分で選定し、自分に最適なワークスペースを作成できる情報共有ツールです。選択可能なアプリの中には、優れたタスク管理機能やスケジュール管理機能が搭載されています。

【Kintone:1ヶ月の費用】
1ユーザーごとの料金設定
・ライトコース 780円/1ユーザー5GB
・スタンダード 1,500円/1ユーザー5GB
※試用期間:30日間

 

クラウドストレージ・ファイルサーバー

クラウドストレージ・ファイルサーバーを利用すれば必要なデータをすぐに入手可能になるため、どこにいても情報共有が行えます。リモートワーク導入時の情報共有方法としても有効でしょう。

box

クラウドを利用して社内のデータを管理できるboxでは、厳密なデータ保護とあらゆるコンピライアンスニーズに対応しています。
社内だけでなく顧客や別の組織の方とも情報共有が可能で、共有ストレスを感じるなく関係者全員で共通の理解を持つことができるのです。

【box:1ヶ月間の費用】
1ユーザーごとの料金設定
・Starter 522.5円/1ユーザー100GB
・Business 1,710円/1ユーザー
・Business Plus 2,850円/1ユーザー
・Enterprise 4,200円/1ユーザー
※試用期間:14日間

 

Googleドライブ

Googleドライブ 情報共有おすすめツール

Googleドライブでは、Googleドキュメントを同時に使うことで、ドキュメントの作成・共有ができるようになっています。
無料の個人アカウントをプライベートで使用している方も多く、Officeソフトと使用方法が変わらないということで多くの社員が使いやすいと感じられるでしょう。またビジネス向けになると、より高度な検索機能とセキュリティ機能が搭載されます。

【Googleドライブ:1ヶ月間の費用】
1ユーザーごとの料金設定
・Business Starter 680円/1ユーザー30GB
・Business Standard 1,360円/1ユーザー2TB
・Business Plus 2,040円/1ユーザー5TB
・大規模ビジネス お問い合わせ
※試用期間:14日間

 

情報共有ツール

ドキュメントを作成・管理する情報共有ツールを用いれば、簡単にドキュメントの作成と共有が行えます。
多くのツールで優れた検索機能を搭載しているので、情報の管理も任せられるでしょう。

 

flouu

情報共有ツール flouu(フロー)

情報共有ツールflouu(フロー)はドキュメントの作成と共有がスムーズにでき、共有後のドキュメントは複数の社員で同時編集が可能です。
また、豊富なテンプレートが用意されているので、ドキュメント作成の時間を大幅に削減できるようになるでしょう。ドキュメントごとのラベル表示ができ、必要な情報をすぐに検索できる工夫もされています。

【flouu:30日間の費用(税抜)】
1ユーザーごとの料金設定
・スタンダード 500円/1ユーザー1GB
・エンタープライズ お問い合わせ
※試用期間:14日間

 

esa

esa

不完全なドキュメントでもいち早く共有し、複数の社員で修正を繰り返しながらドキュメントを成長させていくという考え方を持っているesa(エサ)では、可変性のある情報も上手く管理できるようになっています。
試用期間が2ヶ月間も用意されているため、じっくり使い心地を確認できるでしょう。

【esa:1ヶ月の費用(税込)】
1ユーザーごとの料金設定
・500円
※試用期間:2ヶ月間

 

Qiita:Team

Qiita Team

ブログのようにスラスラとドキュメントを作成できるQiita:Teamは、ドキュメントの書きやすさにこだわった情報共有ツールです。
すぐ使えるテンプレートも複数用意されているので、テンプレートを活用した書式の統一も可能で、ドキュメントの読みやすさへの工夫もされています。

【Qiita Team:1ヶ月の費用(税込)】
・Micro メンバー上限3名 1,520円/1ユーザー30GB
・Small メンバー上限7名 4,900円/1ユーザー30GB
・Medium メンバー上限10名 7,050円/1ユーザー30GB
・Large メンバー上限17名 15,300円/1ユーザー30GB
・Extra メンバー上限17名以上 15,300円〜/1ユーザー30GB
※試用期間:30日間

 

Kibela

Kibela

Kibelaはシンプルな操作性と使いやすさにこだわった情報共有ツールで、ユーザーごとの権限設定が細かくできる機能を搭載しています。「いいね!」などのレスポンスも可能なので、楽しみながら情報共有ができるようになっています。

【Kibela:1ヶ月間の費用】
1ユーザーごとの料金設定
・無料 メンバー上限5名/1ユーザー1GB
・スタンダードプラン メンバー上限6名〜 550円/1ユーザー5GB
・エンタープライズプラン メンバー上限6名〜 550円/1ユーザー10GB
※試用期間:14日間

その他社内で導入する際のおすすめ情報共有ツールについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

社内情報共有を効率化する4つの方法
社内情報共有を効率化する4つの方法とおすすめツール10選【タイプ別】

続きを見る

 

まとめ

情報共有を円滑に進めるために必要な情報共有ツールについての基本的な知識とともに、ツールの選び方のポイントやお勧めのツールを紹介しました。

情報共有ツールの導入によって企業は多くのメリットが得られますが、自社に最適なツールを選択しなくては、情報共有のメリットを最大限に活かすことができず、ツールの社内浸透も難しくなってしまいます。

ぜひ今回紹介した内容を参考に、自社に最適な情報共有ツールを見つけてください。

-情報共有

© 2022 仕事のお役立ち情報