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情報共有サイトのメリットと選び方が丸わかり!おすすめ5選と社内導入における注意点

情報共有サイトのメリットと選び方

情報共有はこれからの時代を生きる企業にとって欠かせないものであり、現在は多くの企業で情報共有の導入が進んでいます。

情報共有が浸透すれば、組織全体の業務効率を上げることができるため、企業価値を高める効果も期待できるでしょう。その情報共有をスムーズに行うためには、情報共有サイトを導入するのが最適です。

この記事では、情報共有サイトのメリットと選び方、おすすめのサイトをご紹介します。

そもそも情報共有がなぜ必要なのか、意味や目的についてはこちらの記事をご参考ください。

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情報共有サイトとは

情報共有は情報共有に特化したサイトを活用することで、スムーズに導入が進みやすくなります。

情報共有サイトは、ドキュメントの作成と共有・高度な検索機能・チャット機能・スケジュールの共有・タスク管理機能などが複数搭載されているもの、またそのどれかの機能に特化したものなど様々です。

現在は多くの企業で情報共有を行っているために、情報共有サイト自体も非常に多くの種類が用意されています。情報共有サイトそれぞれが特徴を持っているため、自社に最適なサイトを見つけなければ情報共有の浸透も難しくなってしまうでしょう。

つまり情報共有サイト選びは、情報共有が成功するかどうかの鍵を握っていると言えるのです。したがって、情報共有サイトの選定は慎重に行わなくてはいけません。

 

情報共有サイトを利用するメリット

情報共有という言葉自体の意味は広く利用できるため、たとえばメールや口頭で情報を共有することも情報共有であると言えます。
情報共有サイトを取り入れた方がスムーズに情報共有が進められるとお伝えしましたが、情報共有サイトを利用することにより、どのようなメリットが期待できるのでしょうか?

ここからは情報共有サイトを利用することで得られるメリットについて考えましょう。

 

社内情報の整理・管理がしやすくなる

少し前までの情報共有の考え方だと、多くの人が共有サーバーに情報を入れれば情報共有であると考えていたと思います。たしかに共有サーバー内にデータが存在すれば、誰もが情報を閲覧できるようにはなりますが、どこに何の情報があるかが分かりにくい状態になってしまいます。

ただサーバーに入れただけでは検索も難しく、必要なときにほしいと思った情報が手に入れられないこともあるでしょう。そのような状態では、情報共有ができているとは言えません。

情報共有サイトを活用すれば、簡単に情報を誰もが分かりやすく整理・管理できるため、すぐに検索ができるようになります。情報を共有した数ヶ月後・数年後でも必要な情報をすぐ手に入れることが可能なのです。

 

コミュニケーションが円滑になる

情報共有がされていない状態の職場では、同じ部署で働く社員同士さえお互いの業務内容を把握していない場合があります。相手が何をしているか分からない状態ではチームワークも生まれず、お互いの業務を助け合うこともできないでしょう。

情報共有がされると、業務の属人化も起こりにくくなるため、チーム全体・部署全体で業務を進められるようになります。またお互いの業務へのアイデアが生まれやすくなるため、積極的に業務改善が進められることも期待できます。

多くの情報共有サイトではチャットツールなどが用意されているので、新しいコミュニケーションの場もでき、社員全員のコミュニケーションが円滑に進められるようになるのです。

これはリモートワーク時にも同様で、たとえ会社に全員が集まらなくてもコミュニケーションが不足してトラブルが発生するような心配が不要になります。

 

スケジュール管理を効率化できる

情報共有としてスケジュールを共有化すれば、社員同士がお互いのスケジュールを把握できるようになります。

今までのように参加予定者全員にメールで会議の日程を確認し調整するような手間もなくなり、共有スケジュールで日時を指定するだけで済むようになるのです。スケジュール調整という作業自体がなくなり、その他の作業の効率を大幅に上げられるようになるでしょう。

情報共有の効率化については、こちらの記事もあわせてご参考ください。

情報共有を効率化する方法
もう悩まない!効率の良い情報共有の方法4選!

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情報共有サイトの選び方・注意点

情報共有サイトの選び方・注意点

情報共有のメリットをお伝えしましたが、情報共有サイトにはたくさんの種類が存在しています。そのため選定自体が非常に難しく、誤った選定を行ってしまうと、多くの時間や労力だけでなく導入コストも無駄になってしまうこともあるでしょう。

情報共有サイト選びにはいくつかのポイントがありますので、そのポイントを理解した上で情報共有サイトを選ぶようにしてください。

 


利用目的への適性

情報共有サイトは一つの機能に特化したものから、多くの機能を搭載したものまでいくつもの種類があります。自社がどのようなことを情報共有したいと思っているのかをよく考え、その目的に最適な情報共有サイトを選ぶ必要があるのです。

多機能なものであれば安心だと感じてしまう人もいるようですが、多機能なサイトは費用も高額になりますし、多すぎる機能を使いにくいと感じてしまう社員もいるでしょう。可能であれば、自社の希望する目的に特化したツールが用意されており、できるだけ使い心地がシンプルな情報共有サイトを選ぶ必要があるのです。

 

利用できる人数・範囲

情報共有サイトは、一つのサービスにいくつかのプランが用意されていることが多く、プランごとに費用と利用可能な人数・範囲が決められています。中にはプランが一つしかないサービスもありますので、導入後は何人でどのようにサイトを活用するのかを事前に決めておく必要があるでしょう。

導入後に他のサービスに変更しなくてはいけないとなると、社員に混乱を招く可能性がありますので、余裕を持って利用人数と利用範囲のプランを選ぶようにしましょう。

 

操作性・機能性

情報共有サイトの選定をする立場の方はパソコンに使い慣れていることが多いと思いますが、業種によっては社員全員がパソコン操作に長けているわけではない企業もあるでしょう。社員に、情報共有サイト自体の操作が難しいと感じられてしまうと、情報共有に消極的になってしまう可能性が考えられます。

情報共有は全ての社員で行わなくてはいけないものなので、一部の社員で実施しても期待している効果を得られません。自社の全社員が簡単に使えると感じられるような操作性と機能を持った情報共有サイトを選びましょう。

 

導入までのハードル

情報共有サイトを選定後に実際に導入を進めてみると、導入までの手続きが複雑だったという問題が発生してしまうこともあります。たとえば導入時に専門的な知識が必要だった・導入時に多くの時間が必要だった、というような状態では、社内で情報共有サイトの導入ができる人が限られてしまい、導入がなかなか進みません。情報共有サイトの選定時には、機能や使い心地だけでなく導入までのハードルが高くないかも確認しておきましょう。

 

無料で導入する方法

情報共有サイトの選定方法をよく理解したとしても、やはり実際に使用してみなくては使い心地を確認することができません。そのため多くの情報共有サイトでは、無料の試用期間や使用できる範囲と機能を絞った無料プランが用意されています。情報共有サイトの導入前にはこのような無料のサービスを活用して、サイトの使い心地をしっかりと確認した上で複数のサイトを比較検討してください。

無料プランは多くの場合、期間だけでなく使用できる機能にも制限が設けられていますが、操作性を確認するには十分なのでまずは一度試してみましょう。

 

おすすめ情報共有サイト5選

ここからは実際におすすめできる情報共有サイトを5つ紹介いたします。
先ほど紹介した情報共有サイトを選ぶポイントをもとにして、自社に最適なサイトはどれかを考え、気になるものがあれば無料のプランや試用期間を活用して使い心地を確認してみましょう。

 


1. flouu

情報共有ツール flouu(フロー)

flouu(フロー)ではドキュメント作成・共有が効率的に進み、作成したドキュメントは複数のメンバーで閲覧・編集が同時にできるようになっています。
独自の優れた検索機能は全文検索が可能なため、必要な情報をすぐに手に入れられる環境が構築できるでしょう。シンプルでいて直感的に操作しやすいシステムも魅力的で、マニュアルがなくても使い方が分かるような特徴を持っています。テンプレートが豊富に用意されているため、ドキュメント作成自体の作業時間を大幅に削減することも可能です。

【flouu:契約期間や費用(税抜)】
1ユーザーごとの料金設定(30日間)
・スタンダード 500円/1ユーザーあたり1GBのファイルストレージ
・エンタープライズ お問い合わせ
※試用期間:14日間
※導入支援サービスやオプションの設定あり

 

2. Google Drive

Googleドライブ 情報共有おすすめツール

Google Driveは同社のGoogleドキュメント・Googleカレンダー・Gmailなどと連携しながら業務を進められる情報共有サイトです。Officeと使い心地が変わらないという特徴を持っているため、導入後も社員がすぐにサイトを使いこなせるようになるでしょう。また、flouuと同様ドキュメントの同時編集・コメントなどが可能なため、リモートワークにも適しています。

【Googleドライブ:契約期間や費用】
1ユーザーごとの料金設定(1ヶ月間)
・Business Starter 680円/1ユーザーあたり30GBのクラウドストレージ
・Business Standard 1,360円/1ユーザーあたり2TBのクラウドストレージ
・Business Plus 2,040円/1ユーザーあたり5TBのクラウドストレージ
・大規模ビジネス お問い合わせ 必要に応じて増やせる容量・プレミアムサポート
※試用期間:14日間

 

3. Kintone

Kintone

さまざまな種類のアプリが自分の好きなように選択できるKintone(キントーン)は、自分好みのワークスペースを構築し、業務をスムーズに進められる環境が自ら整えられる情報共有サイトです。

拡張機能が豊富に用意されているため、特別な知識がなくても自社に最適なスタイルのシムテムを作り上げられるでしょう。他のサービスやソフトとの連携にも長けているので、Kintoneだけ立ち上げておけば仕事ができるような工夫がされています。

【Kintone:契約期間や費用】
1ユーザーごとの料金設定(1ヶ月)
・ライトコース 780円/アプリ数~200個・スペース〜100個
・スタンダード 1,500円/アプリ数~1,000個・スペース〜500個・外部サービスとの連携
※試用期間:30日間

 

4. Slack

スラック

ビジネス向けのチャットツールとして有名なSlack(スラック)はカスタマイズ性が高く、多くのソフトと連携が可能です。メンバーごとだけでなく、トピックやプロジェクト別にグループチャットが作成できるため、臨機応変にスタイルを変更して連絡を取り合えるでしょう。

無料で多くの機能が使用できますが、有料プランからは利用できるファイルストレージが増えるだけでなく、画面を確認しながら通話を行うなどより便利な機能も使えるようになります。

【Slack:契約期間や費用】
1ユーザーごとの料金設定(1ヶ月)
・Free メッセージ履歴10,000件まで・ワークスペースあたり5GBまでのファイルストレージ
・Standard 6.67USD/メンバーごとに10GBのファイルストレージ
・Plus 12.50USD/メンバーごとに20GBのファイルストレージ
・Enterprise Grid 要見積/メンバーごとに1TBのファイルストレージ

 

5. LINE Works

LINE Works

LINE Worksは多くの人がプライベートで使用しているLINEのビジネス版情報共有サイトです。日常生活で誰もが使い慣れているため、導入がスムーズに進みやすいという特徴を持っています。

またLINE Worksには、通常のチャット機能だけでなくカレンダー機能やタスク管理機能も搭載されています。どの機能も視覚的にすぐ使い方が理解できるような操作性を持っており、パソコンが苦手な社員でもすぐにサイトを使いこなせるようになるでしょう。

【LINE Works:契約期間や費用(税抜)】
1ユーザーごとの料金設定(1ヶ月)
・フリー ユーザー100人まで・5GBストレージ
・ライト 360円/ユーザー無制限・100GBストレージ
・ベーシック 600円/ユーザー無制限・1TBストレージ
・プレミアム 1,200円/ユーザー無制限・10TBストレージ
※年間契約時は20%割引

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まとめ

情報共有サイトを導入するメリットと、サイトの選び方のポイントをお伝えいたしました。情報共有サイトを効果的に活用すれば、スムーズに社内で情報共有が進み、すぐに期待しているような効果を得られるようになるでしょう。

しかし、肝心の情報共有サイトの選択は非常に労力が必要となりますので、今回紹介させていただいたサイトなどをぜひ参考にしてみてください。また、自社に最適な情報共有サイトを見つけるためには、必ず無料の試用期間や制限付きプランで使い心地を確認するようにしましょう。

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