情報共有

もう悩まない!効率の良い情報共有の方法4選!

情報共有を効率化する方法

情報共有の有益性が一般的になった現在では、情報共有が多くの企業で実践されています。

しかし実際には全ての企業が情報共有に成功しているわけではなく、「導入はしたものの定着できていない」「情報共有自体に手間がかかってしまっている」などの要因で、そのメリットを最大限に活かせていない企業も少なくありません。

優れた情報共有ツールを導入すれば情報共有が失敗する確率を減らすことはできますが、情報共有には社員全員の理解と協力が必要不可欠なのです。

そこでこの記事では、効率の良い情報共有の方法を具体的に紹介していきます。これから情報共有を始めたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

最適な情報共有の方法を選択した場合のメリット

企業に最適な方法で情報共有が進められると、組織全体としてだけでなく個人単位でも多くのメリットを得ることが可能になります。その具体的なメリットを説明しましょう。

 

社員のコミュニケーションが活性化する

最適な方法で情報共有がされていれば、社員の間でコミュニケーションが活性化し、お互いの業務への改善点を提案し合うなどの新しいアイデアが生まれやすい環境が整います。

もし担当者よって業務量に偏りがあれば改善し、違うチーム同士が助け合うような業務の連携も進みやすく、強いチームワークを築くことができるでしょう。

 

業務の属人化を防ぐ

ノウハウが共有化されていれば社員全体の能力を高めることも可能ですし、担当者しかできない業務が存在してしまう事態も避けられ、業務が属人化する心配もありません。

 

効率的で均等な人材教育ができる

情報共有がされている職場では教育に多くの時間を割く必要がなくなります。何人もの社員に複数回伝える・教えるなどの非効率な作業をなくし、どの社員にも同じ内容の教育・情報が伝えられるようになるのです。

この方法は教育を受ける側のメリットでもあり、教育者の体調や力量に左右されない均等な教育が受けられるようになります。

つまり、情報共有のメリットは一つでなく、いくつもの業務に影響を与える大きな効果が期待できるのです。

 

情報共有のメリットについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

情報共有のメリット
情報共有の8つのメリットを解説!共有不足のデメリットと解決策も

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社内で情報共有がうまく進まない原因

企業に最適な方法で情報共有を進めれば、多くのメリットを得られることが分かりましたが、なぜ情報共有がうまく進められない企業が多いのでしょうか?その原因について調べました。

 

情報共有の重要性が理解されていない

情報共有は重要なことだということを言葉では聞いていても、その内容をしっかりと理解できていないままの社員が多く、質問しにくい空気になってしまうことがあります。

そのような状態では、社内全体で情報共有の優先順位が上がらず、情報共有はうまく進みません。情報共有は一部の社員だけで行っても期待する効果が得られないものなのです。

 

情報共有の方法がバラバラになっている

情報共有の方法をルールづけしないままになっていると、情報にばらつきが生まれます。

・口頭で説明する
・メールで伝える
・チャットで伝える

など、単に相手に情報を伝えるということだけでもいくつもの手段があるのです。

一部の社員は口頭での伝達を好み、別の社員はメールのみを使うような状態では、共有するべき情報がデータとして残っていない・一部の社員しか情報を受け取っていないようなトラブルが発生してしまいます。

つまり、情報共有の方法がバラバラである状態とは、情報共有がされているようで実現できていないと言えるでしょう。

 

情報共有の方法が組織・業務に適していない

先ほどもお伝えしたように、情報共有の方法はいくつもあります。そのため、情報共有の方法の選択を間違えてしまうと、非常に非効率な状態になるのです。
たとえば、即時性が必要な情報をチャットではなくメールを使用したり、再確認または共有が必要な情報を口頭で済ませてしまうなどのことです。

それぞれの方法のメリット・デメリットを理解して使いこなさなければ、情報共有はうまく進みません。

情報共有のやり方が間違っていると、目指している情報共有に対する意識は同じでも、情報共有のメリットを大幅に減らし、業務全体に悪影響を与えてしまう可能性があるということです。

 

ルールに縛られすぎている

情報共有をスムーズに進めるために用意したルールが細か過ぎる・多過ぎると、情報共有に多くの手間がかかり、情報共有自体が社員に嫌煙されてしまいます。

情報共有は通常業務の中に取り入れるものですので、効率良くできなくてはいけないのです。

 

社内で効率的に情報共有する方法

情報共有を効率化する方法

情報共有を効率化すれば、業務をスムーズに進められるようになることをお伝えいたしました。ここからは、具体的に効率的に情報共有する方法を4つ紹介いたします。

自分の所属する企業に適していると感じた方法を積極的に取り入れてみてください。

情報共有を成功させるためには組織全体の協力が必要であるため、課題を理解して一緒に取り組んでくれるパートナーを見つけ、複数の社員で情報共有の改善に取り組むのが良いでしょう。

 

情報共有における目的を組織内で再確認する

情報共有を開始する時に教育が不足していた場合や、時間の経過とともに情報共有に対する意識が弱くなってしまった場合に有効なのが、情報共有における目的を組織内で再確認することです。

会社全体で情報共有に対するシステムが稼働しており、その際にマニュアルの提供や講習などが開かれていたとしても、部署内・チーム内ではより業務に適した方法を考えて具体的な対策をしなくてはいけません。

また、情報共有に対してのチームの意識を統一する必要もあるでしょう。チームで情報共有の再確認を行えば、チームのメンバーの中で情報共有に対しての疑問・不満・改善提案を同時に確認できます。

情報共有を進めているうちにまた新しい提案をもらえる可能性も考え、情報共有に関する話し合いの場は一度きりではなく定期的に設けるのも良いでしょう。

業務に追われて時間が用意しにくいこともあるかと思いますが、現在情報共有が上手にできていないのであれば、情報共有という業務の基盤とも言える部分を立て直すことの重要性について考えてみてください。

 

情報共有のルールをシンプルにする

情報共有のルールが用意されていないと、情報共有の優先順位は個人任せになってしまいます。「時間に余裕がある時にだけすれば良い」と考える人がいるような状態では、社内に情報共有は浸透しません。組織で何かを行うためには、社員全員の意識を統一させるためにもルールの設定は欠かせないのです。

またルールが用意されていたとしても、ルールが複雑・多い場合にはルールの確認を情報共有のたびに行わなくてはいけなくなり、情報共有自体に多くの時間がかかってしまうでしょう。その結果情報共有を面倒と感じてしまい、共有を避ける社員が現れる可能性も上がります。

情報共有は業務を効率的に進めるためにあるものなので、ルールは簡単に頭に入り、毎回確認しなくても忘れないような内容にするべきなのです。

たとえば「毎日日報を書く」「情報別に共有するスペースを決める」などが代表的な情報共有のルールですが、このようなルールは簡単なものほど良いと考えてください。

さらに、ルールをより簡単に守るための工夫を行うのもおすすめです。日報を書いてもらうのなら、日報が短時間で入力できるようになるテンプレートや、テンプレートを使いこなすためのマニュアルを用意します。

情報を最適な共有スペースに保存してほしいのなら、共有スペースのカテゴリー分けを誰にでも理解しやすいようにすれば良いでしょう。また、情報共有のためのリーダーを決めるという手段もあります。

組織全体の情報共有の状態を監視する「ナレッジマネージャー」を選任し、情報共有の状況を確認・是正するようにすれば、情報共有の運用もスムーズに進みやすくなります。

 

情報共有に使える日報のテンプレートはこちらの記事もあわせてご参考ください。

業務改善につながる、日報の無料テンプレート
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組織・チームの信頼関係を見直す

優れた情報共有ツールを導入し、社内全員の理解を得ていたとしても、そもそも組織やチームの社員間で信頼関係が築けていなければ、情報共有は上手く進みません。

「あの人には任せられない」「あの人には知らせても無駄」「情報を共有したって、どうせ確認しないだろう」このような考えがある状態で情報共有をするのは非常に困難だと言えるでしょう。

多くの人が組織で効率的に業務を進めるためには、信頼関係が重要であると理解しているのですが、実際にはお互いを信頼できないと感じながら働いているような職場環境になってしまっている組織も少なくありません。

また、社員のコミュニケーションが少ない職場では特に信頼関係が薄い傾向があるため、コミュニケーションと信頼関係はセットで考えるべきだと言われています。

コミュニケーションと言うと同僚間の和気藹々とした雰囲気を浮かべる方が多いかと思いますが、実際には組織でのコミュニケーションを左右するポイントは上司と部下の縦のコミュニケーションです。円満な縦のコミュニケーションが成立していれば、横のコミュニケーションも活性化しやすいのです。

社員同士の信頼関係を見直すためにも、まずは上司や先輩が部下や後輩に歩み寄り、連携を取ることが大切です。一対一のミーティングを設け、部下や後輩の不満・心配・希望などを聞き理解を深めるのも良いですし、上司から部下へ一方的に仕事を指示するような態度は避け、常に相手を尊重するようにしましょう。

 

かんたんな情報共有ツールを整える

情報共有を効率化するためには、使い勝手の良い情報共有ツールを利用することが欠かせません。

情報共有の需要が非常に高まっている今では、メールやチャットのデメリットをカバーした優れた情報共有ツールがたくさん用意されているのです。多くの企業ではこのような優れた情報共有ツールを積極的に利用しています。

ここでは導入しやすく、誰もが簡単に使いこなせる情報共有ツールを機能別に紹介しましょう。

 

タイプ別の情報共有方法とおすすめツール

効率的に情報共有を進めるためには、企業に適した情報共有の方法を理解した上で優れた情報共有ツールを利用すると良いです。

ここでは情報共有の方法のタイプごとの違いを説明し、そのタイプ別のおすすめツールも紹介しましょう。

 

社内Wiki

社内WikiとはWikipediaの社内版のことで、社内の情報を集め簡単に検索・共有できる機能のことです。

社内Wikiが活用されれば、情報を一元管理して業務の属人化を防ぐ効果が期待でき、情報の検索にかかる時間を大幅に短縮できるようになるでしょう。

flouu(フロー)

flouu(フロー)では社内に散らばってしまっている情報や文書を集め、 検索・管理がスムーズに行えるようになるオンラインワークスペースを提供しています。

複数人で同時にドキュメントの編集やコメントの入力が可能で、ドキュメントを確認しながらオンライン会議を進めることもできるため、リモートワークのデメリットを埋める効果が期待でき、社内のコミュニケーションを活性化させられるでしょう。

<料金(月額)>
スタンダード 500円/1人
エンタープライズ お問い合わせ
※試用期間:14日間

 

esa(エサ)】

esaは合同会社esaが提供している社内Wikiツールです。情報整理がしやすい特徴があり、完成していない状態でも共有してから更新を繰り返し、メンバー全員で情報を育てていくようなイメージで情報共有ができるようになっています。

可変性のある情報を多く取り扱う業務には、特に使い勝手の良い情報共有ツールであると言えるでしょう。

<料金(月額)>
500円/1人

 

チャットツール

一般的に個人で使用するチャットと違い、ビジネス用のチャットツールではビデオ通話やファイル共有などもできるようになっています。

直感的な操作で利用ができ、さらにはセキュリティに関しても万全の対策がされており、優れた検索機能を搭載しているツールが多いです。

 

Chatwork(チャットワーク)

ChatworkはChatwork株式会社が提供しているチャットツールで、日本国内で多くの企業に導入されています。タスク管理ができることが大きな特徴であり、チャットワーク内でタスクを管理すれば作業の締め切りを把握できるでしょう。タスク管理用の別のツールを導入する必要がなくなるため、一つのツールでいくつもの役割が果たせるというのが人気の秘密です。

<料金(月額)>
フリー 0円
パーソナル 400円/1人
ビジネス 500円/1人
エンタープライズ 800円/1人

 

Slack(スラック)

Slackはアメリカで開発されたチャットツールで、全世界で約1,200万人以上が利用していると言われています。連携できるアプリが豊富なため、Slackを開いておけばメールの着信も確認できるなど、いくつものツールをSlackで管理可能です。チャットのグループ分けも簡単にできるようになっており、ビデオ通話をしながら画面共有ができるなどの便利な機能も搭載しています。

<料金(月額)>
Standard 850円/1人
Plus 1600円/1人
Enterprise Grid 要確認

 

ファイル共有ツール

オンラインストレージサービスを導入すれば、文書やファイルの管理がスムーズにできるようになります。契約するプランごとに使用できる容量が変わりますので、チームの業務で必要な容量を考えてプランを選びましょう。

また多くのファイルを保存する先になりますので、セキュリティ対策が万全なサービスを選ぶ必要があります。

Fleekdrive(フリークドライブ)

Fleekdriveは株式会社Freekdribeが提供している企業向けのオンラインストレージサービスです。ビジネス向けのサービスなので自動でウィルスチェックを行うなどのセキュリティ面がしっかりと確保されており、共有権限が細かく設定できるという特徴もあります。

ユーザーの操作履歴が把握できるという特徴もあり、さまざまな用途のデータでの活用が想定されています。

<料金(月額)>
Team 500円/1人
Business 1,500円/1人
Enterprise 4,000円/1人

 

おすすめの情報共有ツールについては、こちらの記事もあわせてご参考ください。

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まとめ

効率的に情報共有を進める方法をご紹介しました。

ご紹介した方法を実施するためには、準備や時間が必要な場合もあると思いますが、情報共有がスムーズに進められるようになれば業務を大幅に効率化し作業時間も短縮できます。

基盤を築くために必要な努力と時間だと考え、可能なことから情報共有の見直しを進めましょう。少しずつでも変化が見られれば、それは正しい情報共有の見直し方法だということです。

組織の長期的な成長のために、根気強く改善を続けましょう。

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