情報共有は組織で働く上で非常に需要な事項です。しかし「情報共有」という言葉や情報共有自体が大切なことは知っているけれど、実際に「情報共有の意味を説明してみて」と言われたら困ってしまう人も少なくありません。
会社のシステムによっては情報共有のためのアプローチに手間を感じる場合もありますし、個人単位の短期的な作業効率を考えると、情報共有のメリットは薄いと思ってしまう人もいるようです。
それでも組織単位または個人単位でも長期的な目で見れば、情報共有がもたらす意味は自分が思っている以上に大きいものです。
この記事では、情報共有の意味と情報共有が与える効果をまとめました。この2つをしっかりと理解した上で、これからの仕事を進めていきましょう。
情報共有の意味とは？
情報共有の意味は、見聞・知識・ノウハウなどを組織内のメンバーに伝達・共有し合うことです。情報共有ができれば、組織内の社員全員の認識を揃えられるようになります。
また、情報共有は効率的に情報の蓄積・共有・活用をするために情報共有システムやツールを利用するのが一般的です。
ここでは、その情報共有の意味をより掘り下げ、一つ一つの要素に分けて考えてみましょう。
情報共有が意味する4つの要素
情報共有は大きく分けて収集・整理・共有・活用の4つの要素を持っています。この4つの要素は全て情報共有のために必要不可欠なものであり、どれかが欠けただけで情報共有のメリットが得られないこともあります。
また、それぞれの意味を理解すれば、情報共有の知識がより高められるでしょう。
1. 収集
情報共有の最初の行動は「収集」です。
情報にあふれている現代では、情報の量自体が多く、情報を集める方法も多様化しています。情報発信も容易にできることから誤った情報が流通している場合もあり、収集段階で情報の正誤性を確認しなくてはいけません。
特にインターネットから得られる情報には信憑性に欠けるものもありますので、その情報の根拠を探し、情報が信頼できるものであると確認してから情報共有に進むべきでしょう。
情報は企業の資産であることに間違いはないのですが、間違った情報を共有させてしまうことは、企業にとって大きな損失につながる可能性があります。
信憑性の欠ける情報を組織内に情報共有させることは、非常にリスクのあるものだと理解して、情報の取り扱いには注意しなくてはいけません。
2. 整理
業務内容や組織の規模にもよりますが、社員から集まる情報は膨大な量になるでしょう。
しかし残念ながら、情報がどんなに多くても有益な情報が乱雑に扱われ、埋もれた状態になってしまっている企業が多いと言われています。
どんなに有益な情報も見つけ出せないような状態で保管されているのでは活用されることはありません。つまり、情報共有のためには情報の整理が欠かせないのです。
情報整理は、会社の業務内容に適した方法で行うと良いです。
・カテゴリー別に分ける
・更新日別に分ける
・担当者ごといに分ける
・プロジェクトまたは部署ごとに分ける
このような方法を組み合わせて使用し、誰でも簡単に検索しやすいようにします。また情報の整理は、使いやすい情報共有システムやツールを導入すれば人の手を必要としなくなる場合もあります。
そのためには社員全員がシステムに対応したルールを守る必要がありますが、情報の整理をシステムに任せられる状態は理想的だと言えるでしょう。
3. 共有
情報が精査され整理が済めば、その情報を共有する過程に進みます。情報を共有することで自分が提供した情報はもちろん、他の業務についての知識を深めることも可能になるのです。
また、情報共有の目的の一つには進捗管理も含まれておりますので、業務の進捗や新しい情報も常に更新する必要があります。
情報の共有作業を必ず行う習慣が身につけば、進捗の報告漏れや情報の伝達忘れを防げるでしょう。
また一般的に多くの会社では、情報管理の意味合いも含めて情報共有は専用のシステムやツールを利用することが多く、どのサービスも使いやすさに重点を置いています。
4. 活用
情報が組織内で共有されれば、次は最終ステップである活用です。
有益な情報は企業にとっての資産と言われるほど重要なものであり、その情報を活用すれば新しい事業や事業改革が進められます。
個人単位でも自分が発信した情報を活用してプロジェクトを提案したり、同じプロジェクトを進めるメンバー同士や上司との進捗管理に役立てられます。
また、ノウハウを共有させることで業務の担当を増やし、仕事の属性化を防ぐなどのアプローチも可能です。
それぞれの社員のスケジュールも共有化できれば、相手のスケジュールを把握しながらミーティングなどの提案をすることもできるようになるでしょう。
情報共有の活用の段階では、どれだけ多くの社員が組織内の情報共有システムを使いこなせるかによって成果が変わってきます。
情報共有が浸透しきれていないうちは、得られる効果も少なく活用できるタイミングも限られてしまうので、可能であれば情報共有システムは稼働と同時に全員の社員に利用を義務づけられると良いでしょう。
情報共有する意味・必要性
情報共有には先ほど紹介したような意味と要素があり、どの過程も情報共有を成功させるために欠かせない要素であることが分かりました。
それではここからは、情報共有自体ではなく情報共有をすることで組織にどのような変化が期待できるかを考え、その必要性について知りましょう。
情報共有の意味や目的についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。
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情報共有とは。意味や目的の解説と効率的な実践方法
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情報共有とは？仕事でなぜ重要なのかを解説します
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コミュニケーションが活性化される
同じ情報を持っているもの同士は議論も進みやすく、単純にコミュニケーションの機会が増えます。相手がしている業務・その業務の業務量・重要性・課題・進捗などを知り、話題にすることでお互いを理解しやすくなるのです。
その他にも、お互いのスケジュールや業務の進捗を把握できれば、業務の分業やサポートもしやすくなり、一人の担当者に業務が集中してしまうような状況が避けられます。
結果的に「チームで仕事を進めている」という意識になるため、チームワークが生まれやすくなるでしょう。特にチームワークが必要な業態の企業では、コミュニケーションの活性化が大きなメリットになるということです。
逆に、情報共有ができていない職場では相手の業務内容・業務量も分からないため、「いつも余裕がありそうだから楽な業務をしているのだろう」「自分の業務の方が大変で不平等に感じる」などという不満が生まれてしまうこともあります。
不満を持つもの同士が同じ組織で働けば、当然チームワークは生まれませんし必然的にトラブルも発生しやすくなります。個人の力量に任せるような業種であっても、そのような状態では円滑に業務が進められません。
業務効率化が進む
情報共有と業務効率に関係性はないと感じるかもしれませんが、そんなことはありません。情報共有ができている職場は、どのような業務もスムーズに進み、効率的な環境を築けます。
相談・疑問・トラブル発生時にも業務について一から理解を求める必要はなく、業務の担当者以外も求められた議題に迅速に対応できるようになります。
さらに、お互いの業務を理解し合うことで客観的な指摘を出し合え、多くの意見を取り入れてより効率的な業務改善も可能でしょう。
また、データ一つを取っても担当者を決めるのではなく全員で場所・記載方法・提出先などを把握していれば、データを探す手間・記載方法を確認する手間・提出先を確認する手間も節約できます。
それぞれの動作に必要な時間は短いとしても、複数の人間が何回も同じように非効率なことをする可能性を考えると、情報共有がどれだけ業務を効率化できるかが分かるでしょう。
情報共有をする際のポイント
情報共有ができれば組織のコミュニケーションが活性化し強いチームワークが生まれ、一つの作業だけでなく組織全体の業務の効率化が可能であることをお伝えいたしました。
ここからは、実際に情報共有をするために知っておくべきポイントを紹介しましょう。
情報共有の意義をみんなで理解する
情報共有は社員一人で行えるものではありません。社員全員が情報共有をすることでそのメリットが最大限活かされるのです。
進捗確認をするために情報共有システムを使用した時、肝心の進捗の入力が滞っていた場合、それを確認した多くのメンバーは「業務が遅れている」と感じるでしょう。
進捗確認以外も同様で、たった一人のミスが原因で数多くのメンバーに間違った情報を与えてしまうのです。
つまり少しのメンバーが情報共有を怠っただけでも、そのメリットは激減してしまうことを忘れてはいけません。一人でも情報共有の意義を理解しておらず、情報共有を軽んじるような行動を取ってしまうのでは情報共有が上手くできていないと言えるでしょう。
情報共有の意義を全員が理解するためには、情報共有の意味とメリット・デメリットを社員全員で理解しなくてはいけません。組織の規模によっては、導入前に多くの時間を必要とする場合もあります。
情報共有のメリットを理解してもらえなければ、無理に導入を進めても情報共有システムの利用が浸透しないなどの恐れがあるためです。
新しく組織に入る社員には新人教育としてしっかり情報共有の教育を実施し、すでに組織に在籍している社員には情報共有の理解を深めるための講習や資料を用いて、根気良く周知を続けなくてはいけません。
情報共有のルール・方法を決める
情報共有の意義を理解してもらうのと同時進行で情報共有の方法やルールも提示するようにします。
なぜなら意義だけを伝えた場合、情報共有は新しいシステムやツールを使用する場合が多いため「難しそう」「面倒そう」という理由で社員から拒否反応を示されることがあるためです。
情報共有の必要性と情報共有をする方法を同時に伝えれば、多くの人は「便利な方法でメリットが得られる」と感じるでしょう。
情報共有の方法はシンプルで利用しやすい方法であることが第一ですが、その利用方法の理解を深めるためにも分かりやすいマニュアルなどを用意する必要があります。
情報共有ツールを利用する場合は専用のマニュアルが用意されているかもしれませんが、誰もが理解しやすいように、用意されているマニュアルを参考にしてより細かな説明と画像を追加した独自のマニュアルを作成するのも良いでしょう。
いかに社員全員が簡単に使用できるかどうかが、情報共有がスムーズに浸透できるかにつながります。
また、しっかりと情報共有を広めるためのルールづけも大切です。このルールは使用方法と同様に細かく難しいような内容は避け、覚えやすく理解が容易なものであり、運用後に発生する可能性のある問題まで見据えて設定する必要があります。
たとえば、「最低でも業務の開始時・終了時には状況を情報共有ツールに報告する」「ファイル名の名前づけにルールを設け検索しやすくする」など、シンプルであることも重要です。
ルールが多すぎて情報共有をするたびにルールの確認が必要な状態では、情報共有自体が面倒に感じられてしまい、どれだけメリットのあることでも浸透しにくくなります。
情報共有の代表的なルールとして「ファイルの名前付けのルール」があります。ファイル名の名前付けにルールを設ければ、共有されたファイルを検索しやすくなるのです。
たとえば、「202010最新情報管理マニュアル」「情報管理マニュアルver.1 202010」「情報管理マニュアル最新」「最新情報管理マニュアル202010」など社員が自分の好きなようにファイル名を付けてしまうと、どれが最新版の正しいファイルなのか分かりません。
更新履歴や内容を確認すれば最新のデータを検索できますが、ファイル名の付け方にルールを設ければ余計な時間を使う必要がなくなります。
情報共有ツールを活用する
情報共有の意義やルールを理解しても、日常で簡単に実行できる方法が無くては、情報共有の実現は困難です。
会社の共有サーバーやメールなどだけでは不十分と感じている場合は、情報共有ツールの活用も検討してみましょう。
例えば情報共有ツール「flouu（フロー）」は、情報共有に必要な機能がそろい、導入も簡単にできるので、効率的に情報共有を進められるようになるでしょう。
簡単に共有でき同時編集もできるような優れた情報共有ツールを利用すれば、情報共有に手間を感じることもありません。情報共有を習慣づけるためには、「いかに簡単に利用できるか」を考えることが大切なのです。
ただし、会社によっては情報管理の観点から会社で指定された情報共通ツール以外の利用を禁止している場合もありますので、利用前に必ず確認するようにしましょう。
効率的な情報共有については、こちらの記事もあわせてご参考ください。
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まとめ
情報共有の細かな意味と、組織で情報共有をすることで得られる効果を説明いたしました。
多くの企業で取り入れられている情報共有ですが、システムが優れていても使用する社員に情報共有への理解が不足しているのでは、その高いメリットが受けられず、効果も半減してしまいます。
所属する企業の一員として、情報共有の意味・メリット・デメリットをしっかりと理解できるようにし、情報共有の効果を最大限に活かせるようになりましょう。
