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情報共有におけるメールのビジネスマナーとは?例文からおすすめの書籍まで徹底解説

情報共有におけるメールのビジネスマナーとは?

多くの社会人は「報・連・相」はとても重要なことであると、入社時に教わるでしょう。「報・連・相」は昔から使われている言葉ですが、より分かりやすく表現すれば組織内で情報共有をするということです。

組織で働いていると情報共有をするタイミングは一日のうちに何度もあると思いますが、報告が口頭ではなくメールになると、急に敬語などのビジネスマナーが気になってしまいメール作成に時間がかかってしまう人が多いようです。

情報共有は欠かせないことですが、情報共有のメールを作成するために多くの時間はかけられません。この記事では、情報共有のメールを作成・返信するときのビジネスマナーを分かりやすくまとめました。

基本を覚えてしまえば、時間をかけずにメールで情報共有ができるようになりますので、ぜひ参考にしてください。

 

情報共有メールの目的

まず組織は何を目的として情報共有を行っているのかを知りましょう。
ただのルールや習慣だと考えずに、その重要性を知っておけば情報共有を軽視して共有漏れなどが発生するようなことはありません。

 


情報を属人化させない

情報共有で共有されることは情報だけでなく、業務上欠かせないスキルや優れたノウハウなども含まれるため、組織にとって情報は資産であると言えます。
しかし情報共有ができていない状態では、個人が持っている情報はその人1人に属人化されてしまい、組織の資産になりません。

多くの社員で情報を共有して活用すれば、組織全体のスキルを向上させることが可能でしょう。

 

コミュニケーションを活性化させる

情報共有の他のメリットとして、情報共有をすること自体でチーム・部署・組織内のコミュニケーションが活性化するという点もあります。

一般的に組織で行う業務の大半はチームで進めるものなので、活性化されたコミュニケーションで生まれたチームワークは組織の成績を左右するものになるでしょう。

また、コミュニケーションが円滑に進んでいる組織では、チーム間・部署間の隔たりを超えた業務や助け合いが進みやすくなります。組織全体が一つのチームに変わることができるということです。

情報共有に意味や目的についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

情報共有とは。情報共有の意味と目的。
情報共有とは。意味や目的の解説と効率的な実践方法

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情報共有する時のメールマナー: 発信編

情報共有の目的を理解したところで、ここからは情報共有をするためのメールでのビジネスマナーについて紹介したいと思います。
まずは、情報共有メールを自分が発信する場合のマナーを覚えておきましょう。

 


件名で内容を明確にする

メールを送る相手は一日に何十通・何百通ものメールを受信している可能性があります。件名を見ただけでメールの内容が推測できるようにしておけば、一件ずつ受信順にメールを開かずに、件名から優先順位をつけてメールのチェックができるようになるのです。

たとえば、「ご連絡」「ご報告」のような件名ではメールの内容が分かりませんが「10月1日定例会議議事録の送付」「2020年9月度月報提出」などの件名を付ければ、件名だけでメールの内容が推測できるでしょう。

 

緊急性が高い場合は記載する

膨大な量のメールを受信している方は、メールの件名から優先順位をつけてメールチェックを進める場合が多いです。

そのため緊急性や重要性の高いメールを送信する場合は、その旨をメールの件名に記載すると良いでしょう。
「【緊急】○○様クレームの件について」「【至急】本日締め切りの○○報告書承認依頼」などの件名にすれば、他のメールに埋もれてしまう心配を軽減できます。

ただし緊急・重要・至急などを乱用してしまうと、相手が本当に緊急性があるものはどのメールなのか判断できなくなってしまいますので、緊急性・重要性が非常に高いときのみに使用するようにしてください。

 

相手視点で本文を書く

上司への情報共有のメールでは正しい敬語を使うようにしなくてはいけませんが、分かりやすさにもこだわらなくてはいけません。メールの文中に要件や提案が複数ある場合には箇条書きを使い、引用文には「>」を活用するなど、メールを読む側の視点に立って、分かりやすくシンプルな文章を心がけてください。

またメールの文中では、結論を最初に記載して細かな状況報告などを後に記載すれば、相手に結論が伝わりやすくなります。

 

情報共有された時のメールマナー: 返信編

情報共有のメールを作成するときのマナーをまとめましたが、ここからは情報共有のメールを受信した場合の返信のマナーについて紹介します。

 

次の日までに返信でお礼を伝える

情報共有のメールを受け取った場合は、返信が必要のないような内容であってもメールを受け取った翌日までにはお礼のメールを送りましょう。

返信の必要な内容のメールで、返信に時間がかかってしまう場合や返信の時間がすぐに用意できなかった時には「○日までにお返事いたします」「○日までに確認し、ご報告いたします」など期日を記載した上で返答を待ってもらうメールを送りましょう。

すぐに返答ができない内容だからといって、返信をしないままにしておいてはいけません。

 

件名は削除せずに返信

情報共有のメールに返信をするときは、件名を削除しないようにします。

たとえば「10月1日の営業日報について」という件名のメールに返信をすると「Re:10月1日の営業日報について」という件名になると思いますが、そのまま返信をすれば、相手が何のメールに対しての返信であるかが件名を見るだけで理解できます。「先ほどのメールの返信です」など件名を変えてしまうと、メールの内容が件名から伝わりにくくなってしまうのです。

 

Ccの時は返信を控える

自分がCcの宛先に含まれているメールの内容は、基本的に情報の共有相手として送信されているということです。メールの宛先になっている人が返信を促されているものなので、自分は返信しなくても良いでしょう。

ただし、メールの文中で自分への質問などが含まれている場合には返信が必要です。メールの内容によって変わることがありますが、一般的には返信時もCcのメンバーをそのまま残したままにしてください。

 

情報共有メールの例文紹介

ここからは、具体的な情報共有メールの例文を紹介いたします。頻繁に使う例文があれば定型文として登録してしまえば、今後入力する時間を短縮できるようになるでしょう。

 


進捗の報告

進捗報告をメールで送る場合には以下のポイントを記載します。

・進捗状況
・目標との差異
・目標の達成・未達成

進捗報告時に目標が未達成なのであれば、その理由と今後の対策も報告できると良いでしょう。

進捗の報告のメール例文

件名:商品A販促プロジェクトの進捗報告について

〇〇課長

お疲れ様です。
営業部の田中です。
商品A販促プロジェクトの進捗状況について、報告いたします。

【売上】
1,582,300円

【目標達成率】
80.2%

【未達成の原因】
・販促企画当日(9/3)の天候が悪く、期待していた集客が得られなかった
・店舗によって売上にムラがあり、品切れになってしまった店舗があった

【今後の対策】
・店舗ごとの現段階の売上を参照し納品数を再度調整し直す
・近隣店舗で在庫の共有ができるような環境を整える

 

作業日報の報告

作業日報の報告は基本的に毎日行われるものですが、作業日報自体のテンプレートファイルがあり、添付ファイルとして日報を送るスタイル・メールに直接日報を入力するスタイルのどちらかに分かれると思います。

ここでは、メールに直接入力するスタイルの作業日報を2つ紹介しましょう。作業日報をメールで送る場合には以下のポイントを記載します。
・時系列の業務内容または1日を通しての成果
・報告事項

作業日報の報告のメール例文①

件名:10/1作業日報 田中一郎

〇〇課長

お疲れ様です。
営業部の田中です。

本日の作業日報を報告いたします。

【業務内容】
8:30 朝礼・メールチェックと返信
9:00 移動時間(東京駅〜吉祥寺駅)
10:30 〇〇吉祥寺店 定期訪問 新商品〇〇の案内
13:00 〇〇商店 納品 追加注文(製品番号:000000×100)
14:00 移動時間(吉祥寺駅〜東京駅)
14:30 帰社
15:00 定例会議出席
16:00 〇〇堂向け提案資料の作成
17:30 退社
【報告事項】
〇〇商店 山田店長より現在発注いただいている商品(製品番号:000000)に対してのご意見をいただきましたので添付ファイルに内容をまとめました。ご確認をお願いいたします。

作業日報の報告のメール例文②

件名:10/1作業日報 田中一郎

〇〇課長

お疲れ様です。
製造部の田中です。
本日の作業内容を報告いたします。

【製造数】
製品A:2,000個
製品B: 500個
製品C:1,000個
製品D:明日納品予定の部品番号0000の不足により本日の製造を休止

【報告事項】
機器番号000が定期的にダウンするというトラブルが発生しているため、明日点検を予定しています。

 

議事録の共有

作業日報と同様に、議事録ファイルを添付して報告するスタイル・メール本文に議事録を記載するスタイルがありますが、ここではメール本文に議事録を記載する場合についての例文を紹介します。

議事録をメールで共有するときには、以下のポイントを記載します。
・いつの会議の議事録か
・議題
・決定事項
・課題など

議事録共有のメール例文

件名:10月1日定例会議の議事録

営業部各位

お疲れ様です。
営業部の田中です。
定例会議の議事録が完成いたしましたのでお送りいたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

【日付】
10月1日 13:00〜14:00

【議題】
週間報告と10月の営業目標について

【決定事項】
・2021年度の設備予算についての最終決定
・12月から導入される情報共有ツールの稼働開始日

【次回定例会議までの課題】
・ナレッジマネージャーの選定について

議事録の書き方はこちらの記事もあわせてご参考ください。

議事録をメールで送るときの書き方
議事録をメールで送るときの書き方を徹底解説!社外へ送る際の注意点も

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おすすめの書籍3選

今の時代においてもメールは重要なビジネスコミュニケーションツールであり、その方法を体系的に理解することは仕事を円滑に進めるために重要なスキルとなります。以下におすすめの書籍を記載しますので、メールのビジネスマナーを網羅的に理解してみてください。

イラッとされないビジネスメール 正解 不正解

ビジネスメールの第一人者である平野 友朗さんが「文章があいまい」、「失礼な文面」、「ちょっと攻撃的?」、「情報が足りない」、「ムダに文章が長い」など、メールを送るさいにやりがちな相手を不快にさせているポイントを、例文をもとに丁寧に解説している書籍です。
中身がとても読みやすくなっているので、簡単に読み進めることができます。

そのまま使える! ビジネスメール文例大全

366という豊富な文例を用いてビジネスメールに即効性のある形で活用できる書籍です。一冊持っておくことで「こういう時どういうメールを送ればいいのだろう・・・」という悩みも解消されるかもしれません。発刊されているのが2021年なので、最近のビジネスメール事情を反映した1冊になっているというのもいいですね。

文章力の基本 簡単だけど、だれも教えてくれない77のテクニック

わかりやすいメールを送るには、基礎となる文章力が必須です。もしメールを送る際にビジネスマナー以前に「どういう文章構成にしたら伝わるかわからない」というところでつまずく場合は文章力を養うための書籍を読むとよいでしょう。こちらの書籍は基礎となる文章力の書籍に加え、それをメールに応用した場合の書籍もあるので、両方見ると基礎の文章力に加えメールの文章力も一気通貫で学ぶことができるでしょう。

社内でのビジネスメールは時代遅れ!?

情報共有におけるメールのビジネスマナーとは?

情報共有をメールで行うときのビジネスマナーや例文をお伝えいたしましたが、メール以外の情報共有手段が豊富にある現代では、社内の相手とメールで情報共有をすることは非効率であり、あまり良い方法とは言えません。

社内でメールを使用して情報共有をすると、どのようなデメリットが考えられるのかをご紹介します。

 

作成に手間がかかる

社内でメールを使用して情報共有する一番のデメリットとして、メールを作成する手間がかかるということがあります。

メールを作成するには定型文などを使用したとしても、宛先や件名を考え敬語の間違いにも注意しなくてはいけません。そのため、どうしても最低限かかってしまう時間を短縮できないのです。

 

見逃すリスクが高い

毎日社内外から膨大な量のメールを受信する人は、全てのメールを細かく確認する時間がありません。情報共有をメールで行っている組織であれば、よりメールの量が増えるでしょう。

その結果、重要な情報共有メールを見逃してしまう可能性が生まれてしまいます。また、情報共有する側も宛先に情報共有するべき相手の入力が漏れてしまうなどのミスが発生しやすいのです。

 

情報の検索が難しい

メールを使用した情報共有では、情報の検索がしにくいというデメリットもあります。

メールサービスの検索機能も利用できますが、情報共有ツールに比べると精度が低く、細かな検索の設定ができないものが多いため、必要な情報を瞬時に探し出すことが非常に困難であると言えます。

特に数ヶ月・数年前のメールを確認したいと思ったときには、的確な検索結果が得られず時系列に膨大な量のメールを探すような手間が発生してしまう可能性もあるでしょう。

 

情報の公開範囲を設定しづらい

情報公開は基本的に範囲設定が細かくできる方が、仕事において使いやすいです。
メールでは宛先を選ぶ方法でしか公開範囲を設定できないため、一部署や役職によって公開設定を区別するなどの方法がしにくくなってしまいます。

 

メールより使いやすい情報共有ツール

メールを使用した情報共有には紹介したようなデメリットが多いため、効率良く情報共有を進めるためには情報共有のために作られている情報共有ツールを使用した方が良い場合が多いです。

ここからは、情報共有ツールを使用することで得られるメリットとおすすめの情報共有ツールを紹介しましょう。

 

情報共有ツールのメリット

情報共有ツールに用意されているテンプレートを使用すれば、毎回文章を作成する手間が省けるようになります。

さらに情報に権限が細かく設定できるため、相手によって情報の閲覧権限・修正権限などを変えることも可能ですし、閲覧済かどうかの確認も行えます。

また多くの一般的な情報共有ツールでは、精度の高い検索機能が搭載されているため、必要な情報を短時間で簡単に検索することができるでしょう。

情報共有ツールのメリットや機能についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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おすすめ情報共有ツール flouu

flouu 情報共有おすすめツール

flouuは、社内に散らばってしまっている情報を一箇所に集約して整理することが可能な情報共有ツールです。一つの文書を複数のメンバーで同時に編集することができるため、情報共有と同時に情報の変更や更新もスムーズに行えます。

優れた検索機能では全文検索が可能なので、ほしい情報を簡単に探し出せるのが特徴です。また豊富なテンプレートが用意されているため、文書作成にかかる時間も大幅に節約できます。

おすすめの情報共有ツールや選び方についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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まとめ

情報共有をメールで行うときのポイントと、すぐ利用できる情報共有メールの例文を紹介いたしました。

お伝えした通り、メールで情報共有を行うのには多くのデメリットが存在するため、専用の情報共有ツールを使用することをおすすめします。

社内で情報共有ツールの導入が進んでいないのなら、改善提案をしてみるのも良いでしょう。

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