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情報共有ができない企業の原因と対策を徹底解説!


情報共有は業務を円滑に進めるために欠かせないものであり、その重要性はこの数年の間に社会に認知されました。しかし情報共有を推進し始めた企業の中には、思うように情報共有ができないという問題を抱えている企業も多いようです。

この記事では、情報共有ができない原因と対策について詳しく説明していきましょう。企業内で情報共有がうまくいかないという時には、ぜひこの記事を参考にしてください。

 

情報共有ができない原因

情報共有ができない原因にはどのようなものがあるのでしょうか?まずは問題の原因を理解した上で、対策について考えてみましょう。

 

情報共有する文化がなく重要性を理解していない

業務以外で、重要と感じられないことについて複数の人が積極的に行わうことはありません。

そのため、社内に情報共有をする文化自体がなく、その重要性も理解されていないような状態では、情報共有が浸透することはないでしょう。

情報共有についての理解が不足している場合にも、同じようなことが起こります。情報共有のメリット・デメリットが分からなければ、情報共有が企業や自分にとって重要だということは社員に伝わらないのです。

情報共有という言葉が社会に定着したことで情報共有の詳細についての教育をせずに情報共有を始めてしまう企業が多いようですが、実際にはその内容まで理解できていない社員も多いです。情報共有を行う前に、社員全員に情報共有についての知識を持たせ、情報共有の重要性を理解させる必要があるでしょう。

 

情報共有のやり方が分からない・ルールがない

情報共有を行う際には必ずルールを定める必要があります。

ルールがなければ、どのタイミングでどこまでの情報を共有するべきなのかが分かりにくくなってしまい、情報共有についての理解が深められないためです。

基準が曖昧なままでは、社員は情報共有を行うこと自体に消極的になってしまうでしょう。情報共有には明確なルールを用意する必要があるということです。

情報共有を始める前に、どのようなルールを用意すれば情報共有がスムーズに定着するかを考えておいてください。

 

情報共有するまでに手間がかかる

情報共有自体はメール・電話・口頭・チャットまたは情報共有ツールの活用などさまざまな方法で行えます。

そして、共有する情報の性質や共有したいと考える相手の人数によって、最適な方法が変わるでしょう。

どのような情報であっても、企業で効率の良い情報共有の方法を用意できず、情報共有自体に手間がかかってしまうようでは、情報共有はスムーズに進みません。

例えばクラウドストレージ・ファイルサーバーなどの複数の社員で情報を共有できるツールがない状態で、複数の社員と一つのデータを共有するのは非常に手間のかかる作業になります。データを更新する度にメールで送付し直すなどの非効率なことも起こるでしょう。

情報共有を円滑に進めるには、優れたツールの導入が欠かせないということです。

 

情報共有することの優先度が低い

情報共有のルールが定められていない企業では、日々の業務の中で情報共有の優先度が低くれてしまうことがあります。

情報共有を後回しにして他のタスクを優先した結果、情報の共有もれによるトラブルにつながってしまうこともあるでしょう。社員に情報共有の優先度が下げられないための工夫をしなくてはいけないということです。

・情報共有のタイミングにルールを設ける
・情報共有の重要性やメリットを理解してもらう
・情報共有にかかる手間を最小限に抑える

などが、社員に情報共有の優先度を上げさせる工夫の例です。

手間がかからず、自分にメリットのあることは優先度が高くなりやすいですし、社内で情報共有のルールがあれば、ルールに沿った運用の定着が期待できます。

 

情報共有ツールの目的や重要性についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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情報共有ができていないと起きる問題

情報共有ができていない企業には多くのデメリットが存在します。ここからは、情報共有ができていない企業で起こり得る問題について説明しましょう。

情報共有ができない企業の原因と対策を徹底解説

 

組織の生産性の低下

企業で行われる業務は組織全体で進めるものであり、特定の社員に業務や情報が集中してしまう状況は避けるべきです。

しかし情報共有ができていない組織では、一部の社員に業務や情報が属人化しやすくなります。

業務や情報が属人化されると「担当者だけしか知らないこと」「担当者だけしかできないこと」が生まれ、担当者が不在の場合は業務が滞ってしまうなどのトラブルにつながります。その社員が転職や退職することになると、引き継ぎにも多くの労力がかかるでしょう。

最悪の場合、人材とともに重要なスキルやノウハウも失ってしまう可能性もあるのです。

それに対して、情報共有ができて情報の属人化がない企業では、誰もがお互いの業務について理解し、遂行できる能力も持っています。引き継ぎもスムーズに実施されますし、急なトラブルが発生した時などには、担当者以外でも臨機応変に対応できるということです。

つまり、情報共有ができていない企業は組織としての生産性が低下してしまうと言えるでしょう。

 

社内の信頼関係の悪化

情報共有ができていない組織では、同じチーム内にいても社員同士がどのような業務を行っているのかが不透明になります。極端なことを言えば、隣の席に座っていても相手が何をしているのか分からないということです。

お互いの業務への理解が深まることがないため、強いチームワークも生まれず、社員同士の信頼関係は築けません。さらに、閉鎖的な環境になりやすいため、社内の別のチームから新しい意見やアイデアも手に入りにくく、業務改善も困難になるでしょう。

このような良好な人間関係が保ちにくい企業では離職率が高くなる傾向もあり、結果的に情報共有ができていないという事実が、多くの損失につながるおそれがあるのです。

 

社内で情報共有ができるようになるポイント

情報共有は効率良く進めなくては、スムーズに社内に浸透しません。ここでは、情報共有を円滑に進めるためのポイントを紹介しましょう。

 

情報共有の目的・メリットを明確にする

情報共有をスムーズに浸透させるには、下記の点をしっかりと社員に理解してもらう必要があります。

・何のために情報共有を行うのか
・情報共有をすることで得られる効果とメリット
・情報共有をしないことで想定される損失とデメリット

これらを知ることで、情報共有の重要性を社員に伝えることができるのです。

また、情報共有についての教育では、企業が情報共有によって得られる効果やメリットだけでなく、社員が感じられる効果やメリットも伝えることが重要です。

情報共有には少なくとも多少の手間がかかるものですが、自分が得られるメリットを理解していれば、忙しい時にも情報共有の優先順位を下げられてしまうことはなくなります。研修会や講習などを行い、社員に情報共有についての十分な知識を持ってもらいましょう。

情報共有の重要性が理解されれば、組織内で積極的に情報共有が進められるようになります。

 

情報共有のルールを整える

組織内で運用されることには必ずルールが必要であり、もちろん情報共有も例外ではありません。

そして情報共有のルールは、分かりやすく覚えやすいシンプルでいて少量にする必要があることを覚えておきましょう。なぜなら、一般的に情報共有は1日に複数回行われる行動です。その度にルールの確認が必要になると、情報共有にかかる手間と労力が何倍にも増えてしまうのです。

具体的には、2〜3個に絞った簡単なルールを用意すると良いでしょう。

・毎日退勤前に必ず情報共有をする
・日報は毎日共有する
・当月のスケジュールを共有しておく

などが分かりやすいルールの例です。

このようなルールであれば、ルールを守ることもルールを覚えることも容易にできるので、情報共有自体が浸透しやすくなります。

さらに情報共有の範囲を明確にしておけば、より情報共有しやすい環境が整えられるでしょう。

 

情報共有の仕組みを整える

情報共有の優先順位を低いものにされないように、情報共有は手間をかけずに短時間で行えるものでなくてはいけません。そのためには、情報共有の仕組み自体を整える必要があります。

業務の妨げにならず、効率良く情報共有ができる環境を用意すれば、情報共有を負担に感じられることはなくなるでしょう。

具体的には、クラウドストレージ・ファイルサーバーの導入やチャットツールの利用の他にも情報共有に特化したツールを使うなどの手段があります。

企業に最適な方法で情報共有しやすい環境を用意してください。

 

効率的に情報共有するためには「情報共有ツール」という選択肢も

情報共有を効率良く進めるために、情報共有ツールの導入という手段があることをお伝えしましたが、情報共有ツールにはどのような特徴があるのでしょうか?

ここからは情報共有ツールのメリットや選定方法をお伝えしましょう。

情報共有ツールのメリット

情報共有ツールは情報共有をするための機能が揃えられているため、非常に効率良く情報共有ができるようになります。

一般的な情報共有ツールの機能は以下になります。

・情報のデータ化
・情報の共有
・情報の管理
・情報の検索

 

例えば、情報共有ツールのflouu(フロー)では、共有された情報は複数の社員で同時に閲覧・加筆可能なため、リアルタイムで最新の情報を手に入れることができます。コメント機能を使用すればリモートワーク時にもその場にいるような感覚で情報共有ができるでしょう。

また多くの優れたテンプレートが用意されているので、文書作成にかかる時間も大幅に短縮でき、フォーマットを統一することで情報の確認にかかる労力も減らせます。強力な検索機能やSlack・Chatworkなど他のツールとの連携機能が搭載されており、既存のツールをそのまま使い続けることも可能です。

このように多くの情報共有ツールでは情報共有をするための機能が充実しています。上手に活用すると、必要な情報をすぐに手に入れられるため、情報共有をスムーズに進めるだけでなく、情報自体の管理や業務全体の効率化が期待できます。

情報の管理や保存も共有と同時に行いたいと考えているのなら、情報共有ツールを選ぶと良いでしょう。

 

組織の課題や特徴にあわせた選定

情報共有には情報共有に特化した機能を持つ、情報共有ツールの導入がおすすめですが、会社の状況ごとに最適な情報共有の方法が変わってきます。

自社に適した情報共有の方法を選定しなくては、情報共有時に期待するメリットも得にくくなってしまうでしょう。自社にはどのような情報共有の方法が良いのかの選定は慎重に行う必要があるのです。

ここでは情報共有ツール以外の情報共有の方法を大きく2つに分けて説明します。

 

クラウドストレージ・ファイルサーバー

クラウドストレージやファイルサーバーを企業で使用し、情報は会社で所有するという意識が根付けば、パソコンにさまざまなデータを保存する必要もなくなります。

そのため、ハードに縛られない働き方ができるようになるでしょう。情報の保管庫が共有されていると考えれば、非常にシンプルに情報共有が可能です。

ビジネスチャット

すぐに返事が欲しい情報の扱いが多いのであれば、ビジネスチャットを利用するという手段もあります。

プライベートで使用しているチャットと似た使い心地なので、誰でも簡単に使用できるというメリットがあります。高いセキュリティが確保され、検索機能の他にもグループ作成やタスク管理などの機能が搭載されているものも多いです。

 

情報共有の方法は自社に最適なものを選ばなくてはいけませんが、複数の方法を用意しておき、状況に合わせて社員に情報共有の方法を選んでもらいながら運用するという手もあります。

情報共有ツールは情報共有に必要な機能は全て備わっているものが多いため、一つのツールで済ませたいと考えている場合には情報共有ツールを選ぶと良いでしょう。

 

おすすめの情報共有ツールについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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まとめ

企業で情報共有ができない原因と対策を紹介いたしました。

情報共有は少人数の社員だけで行っても十分な成果が得られず、全社員で取り組む必要があります。

情報共有をスムーズに組織内に浸透させるため、情報共有がうまくいかない原因を理解した上で適切な対策を取れるようにしましょう。

 

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