情報共有

情報共有とは。意味や目的の解説と効率的な実践方法

情報共有とは。情報共有の意味と目的。

情報共有が一般的なものになった今「情報共有が重要なものであるということは社内で教わっているけれど、その本質を理解しきれていないが周囲に聞きにくい」と感じている方も多いです。

情報共有という言葉自体が非常に多くの意味を持っているため、実際には情報共有の意味をしっかりと理解できないままになっている人は少なくないのです。そのような情報共有の意味・目的を十分に理解できていない状態で業務を続けていると、情報共有の優先順位を無意識に下げてしまい、結果的に大きなトラブルにつながってしまうこともあるでしょう。

この記事では、情報共有についての理解を深めるための知識を紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。

 

情報共有とは

情報共有とは、個人が持つ業務上有益な知識・ノウハウを組織全体で共有することです。その定義は「収集」「整理」「共有」「活用」の4つの流れから成り立っています。

まず情報共有の始点である「収集」では、組織内に散らばってしまっているような有益な情報を集め、その情報を取捨選択して蓄積していきます。
情報が蓄積された後に、情報を誰にでも分かりやすく検索しやすい状態に「整理」した上で、情報共有ツールなどを活用して社内で「共有」します。

そうすれば、組織内の誰もが有益な情報を必要なときに手にできるようになりますので、その情報が「活用」されやすくなります。これが情報共有の流れです。「収集」「整理」「共有」「活用」どの過程も情報共有に欠かせないものであり、一つ一つの過程に重要な役割があると言えるでしょう。

情報共有に関してはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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社内で情報共有を行う意味・目的

情報共有はどのような目的があって行うものなのかを知れば、情報共有の意味をより深く理解できるようになります。

情報共有に対する理解が不足したまま業務を進めていると、共有漏れなどが発生し大きなトラブルに発展してしまうこともありますので、ここからは情報共有の意味と目的について具体的に理解を進めていきましょう。

 

ナレッジ共有による業務の効率化

多くの組織では、社員一人一人が何らかのノウハウや経験を持っていますが、情報共有ができない状態の組織では、個人が所有しているのみに留まってしまうのです。このようなノウハウ・経験は業務の引き継ぎを行うときに、ごく少数の社員に伝わると思いますが、最悪の場合は誰にも伝わらないままになってしまいます。

どんなに優れた知識を持っている社員がたくさんいたとしても、その知識が共有されなければ組織として成長することはできません。一方情報共有が成功している企業では、優れたノウハウ・経験・知識などを多くの社員で活用できるようになるため、組織全体の能力を上げる効果が期待できるのです。優秀な社員が何十年もかけて積み上げ、生み出したような優れたノウハウを若手社員達で共有できれば、個人だけでなく組織全体で大きな利益を生み出せるようになるでしょう。

また、情報共有が進むと組織全体の業務が把握できるようになります。何度も行うルーティン化しやすい作業を複数の社員で別々に実施しているようなことがあれば、その業務をマニュアル化する・形式化する・一つの部署でまとめて行うようにするなどの対策が取れ、非効率な業務を改善していくことができるでしょう。このように、情報共有ができている組織では、業務全体の効率を上げられるということです。

 

社内の資産としての蓄積

本来であれば優れた情報は会社の資産になりますが、情報共有ができていない状態の組織では有益な情報が個人で所有されてしまい、組織の資産になりません。

特に特別なスキルの必要な業務に必要な経験などが共有化されていないと、業務が属人化されやすくなってしまいます。業務が属人化されると、担当者不在時に業務が滞ってしまうなどの問題が発生し、担当者が急な体調不良や退職でいなくなってしまったときに、組織は大きな損失を受けることになります。

また、情報共有ができていない状態では何らかのトラブル発生時に迅速な対応がとれず、トラブルの再発防止策も浸透しにくくなってしまうでしう。情報は共有することで、組織の資産に変わります。その資産が多く蓄積されるほど長期的に組織を支えてくれるものになるのです。資産となった情報が豊富にあれば、組織全体の価値を高める効果が期待できると言えるでしょう。

 

コミュニケーションの活性化

情報共有が行われていない企業では、同じ部署の仲間同士でもどのような業務を行っているか把握できていないことがあります。そのような環境では社員間で信頼関係も築きにくくなりますし、些細なことでトラブルが発生しやすい状態であるとも言えます。お互いがどのような業務を行っているのかが組織内で共有できれば、社内のコミュニケーションが活性化し、業務の課題や改善点を議論し合う・新しいアイデアを発言するなどを行いやすい職場環境が整うでしょう。

また情報共有の一つとしてスケジュールの共有も行えば、お互いの業務内容だけでなく日々のスケジュールも把握し合えるようになるため、複数の社員が関係するような予定を組むために何度もメールでスケジュール確認をするなどの手間も省けるようになります。

その他にも、コミュニケーションの方法としてビジネスチャットが浸透すれば、社内で一日何十通ものメールを作成し、送受信し合うような非効率な作業も減らすこともできるでしょう。このように、コミュニケーションが活性化している職場では強いチームワークが生まれやすくなり、そのチームワークは組織としての強みになるのです。

情報共有を行う意味や目的は、こちらの記事でも詳しくご説明していますのであわせてご参考ください。

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情報共有を効率的に実践する方法

情報共有を効率的に実践する方法

情報共有の目的や意味を知ることで、情報共有のメリットが伝えられたと思います。しかし実際には情報共有は簡単に行えるものではなく、情報共有を初めても社員に浸透するまでに時間がかかった・浸透しないままになってしまったなどの失敗事例もあります。

情報共有は導入すれば良いというものではないため、情報共有を開始したことで満足してしまうと、多くの場合は上手く情報共有が進みません。そもそも情報共有は社員全員が行わなくては期待した効果を得られないものなので、全ての社員が協力する必要があるのです。

 

目的を揃える

情報共有の目的は企業ごとに違うものですが、その目的が企業側と社員の間で揃っていない状態で情報共有を続けるのは、非常に難しいことであると言えます。

目的を達成するためには社員の協力が必要不可欠ですが、企業側が明確な目標を提示しないまま情報共有を進めると「会社が決めたことだからやる」というような目的が定められていない状態になり、社員の理解も進みません。一般的に考えて、誰もが理解できていないことに対して積極的な姿勢にはなれないでしょう。

まずは組織間や部署間の中で情報共有の目的を統一し、自分たちは何のために情報共有を進めるかを明確にしなくてはいけません。組織としての情報共有の目的が定まれば、情報共有開始前に社員全員にその目的が伝わるように努めましょう。社員の数が多いほど困難な作業になると思いますが、講習会を開く・パンフレットや資料を作成して分かりやすく説明するなどの方法を用いて、根気よく情報共有の目的を周知してください。

 

社内の基準を再確認する

情報共有は行わなければ社員一人一人の業務が滞ってしまうというものではないため、人によって優先順位が変わってしまうことがあります。特に情報共有の重要性を理解していない方は、情報共有ができているとは言えない状態でも「情報共有をしたつもり」になって満足してしまうことが多いです。

情報共有の優先順位を個人任せにしない・情報共有したつもりを避けるためには、情報共有の範囲や社内での定義を明確にしておくと良いでしょう。どのような状態が情報共有がされている状態であるかを理解してもらい「情報共有とは何なのか」を明確にするのです。

 

情報共有のルール・場を統一する

どのような取り決めも、企業で運用するためには最低限のルールが必要です。情報共有も同様に、ルールがなくては運用が個人任せになってしまうので、人によっては情報共有を蔑ろにする方も現れるでしょう。

情報共有は社員全員が実施しなくては十分な効果が得られないものであるため、情報共有を運用するためのルール設定は必要不可欠であると言えます。またルールを考えるときには、ルールの分かりやすさ・覚えやすさにこだわりましょう。ルールはあまり複雑なものにしてしまうと浸透しにくくなってしまいます。

情報共有をしようと思ったときに、毎回ルールの確認をしなくてはいけないような状態はとても効率が悪いです。社員に余計な負担を増やさないためには、情報共有のルール自体を簡単に理解・実行・覚えられるようなものにしてください。「退勤前に必ず情報共有をする」「日報は毎日共有する」「最低でも当月のスケジュールを必ず入力する」などが分かりやすいルールの例です。このようなルールであれば毎日確認しなくても簡単に覚えられますし、日々の業務の中で習慣化させやすいと言えるでしょう。

 

社員間の信頼関係を見直す

社員間の信頼関係がない状態では、情報共有が進みにくくなってしまいます。誰もが信頼関係のない相手には積極的に有益な情報を伝えたいと思いませんし、自分だけが情報を持っていることに優越感を感じる方もいるでしょう。信頼関係は一朝一夕でできるものではありませんので、社員の間で信頼関係を築くのは簡単なことではありません。

社内の信頼関係の構築のポイントとしては、まず横のコミュニケーションではなく、上司と部下や後輩の関係である縦のコミュニケーションを円滑にすると良いと言われています。部下と上司の関係が良好になると、自然と職場の雰囲気が良くなり、横のコミュニケーションも活発になりやすいのです。

具体的には上司から部下に仕事内容や指示を伝えるだけのような関係性を見直し、ミーティングをする時間を用意するなどの方法で、今の関係を変えていくと良いでしょう。基本的なことですが、相手への感謝の気持ち・相手を敬う気持ちを常に忘れないようにすれば、少しずつ信頼関係が構築できるものです。

情報共有の効率的な実践については、こちらの記事でも詳しくご説明していますのであわせてご参考ください。

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情報共有ツールという選択肢

情報共有自体は、今まで通りのツールであるメールや共有サーバーなどを利用するだけでも可能です。しかし、効率良く情報共有を行うためには情報共有ツールを使用すると良いでしょう。

情報共有ツールには多くの種類があり、それぞれのツールによって特徴や機能が変わりますが、どのサービスも情報共有が円滑に進むために、多くの工夫された機能が搭載されています。たとえば多くの人に人気を集めている情報共有ツールであるflouu(フロー)では、ドキュメントの作成・共有が行いやすく、作成したドキュメントは複数の社員で同時編集が可能です。このような機能を使えば、リモートワーク時にもその場にいるような感覚で、打ち合わせを進められるでしょう。

flouu(フロー)では豊富なテンプレートが用意されているので、ドキュメント作成自体にかかる時間も削減できます。その他にはプライベートで使用している方も多いGoogleドライブは、Officeソフトと同じような操作方法で情報が共有できるため、新しいツールを避けがちな方が多い会社でも浸透しやすいという特徴を持っています。ドキュメント作成・共有は多くの情報共有ツールで可能なことですが、そのツールごとに得意不得意があり、用意されているプランによって価格にも差がありますので、自社が求めている機能を搭載しているかどうかを確認した上で、十分な比較検討が必要でしょう。

また、チャットツールに特化した情報共有ツールを使いたいと思うならSlackという選択肢もあります。Slackはビジネス用のチャットツールとして多くの企業が使用しているため、セキュリティ面も安心ですし、複数のグループチャットもできるようになっています。ほとんどの情報共有ツールで無料の試用期間が用意されていますので、まずは使い心地を確認してみるのも良いでしょう。

情報共有ツールの選び方は、こちらの記事でも詳しくご説明していますのであわせてご参考ください。

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まとめ

情報共有の意味と目的を説明いたしました。

情報共有が進められている企業では業務全体を効率化でき、多くのメリットを得られるということがお分かりいただけたでしょうか?

情報共有は社員一人一人がその重要さを理解しなくてはスムーズに導入を進めることができません。正しい情報共有を理解した上で、これからの業務をおこないましょう。

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