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情報整理ツールおすすめ4選!ツールの選び方と利用する際の注意点

情報整理ツール

会社で経験を重ね仕事の量が増えてくると、同時にインプットしなくてはいけない情報も増えてきます。そのようなときには、情報の取り扱いを効率良く進めるために、情報整理ツールの使用を考える方もいるでしょう。

しかし、情報整理ツールは非常に多くの種類が用意されているため、自分の目的と業務に最適なツールを選択しなくては意味がありません。
そこでこの記事では、情報整理ツールの選び方とツール使用時の注意点をご紹介していきます。

 

情報整理ツールとは

情報整理ツールとは、その名前の通り多くの情報を整理して管理するためにあります。情報整理の重要性が社会に浸透した今では、膨大な種類の情報整理ツールが存在しているのです。

そしてそのツールの中身は、豊富な機能を搭載したものから一つの機能に特化したシンプルなものまで、多岐に渡ります。基本的な機能としては、情報の収集と蓄積が簡単にできるようにドキュメント作成・共有・管理がしやすくなっており、情報を整理するだけでなく情報自体を形にする段階から活用されることが多いです。

そのため、情報を共有するとき・共有された情報を確認するとき・業務の進行状況やスケジュールを確認するときなどが主な活用用途です。また、シンプルな機能に特化した情報整理ツールでは、チャット機能やスケジュール機能に重きを置いたものもあります。このように、それぞれのツールによって搭載されている機能に大きな違いがあるため、情報整理ツールの選定は非常に難しいと言われているのです。

 

情報整理のメリット

自分が任される業務が増えれば増えるほど、必然的に管理しなくてはいけない情報も増えていきます。情報の整理ができていない状態では、必要なときに必要な情報を見つけ出せず、本来の自分の能力を発揮できないこともあるでしょう。

情報整理ができていれば、そのような問題は発生しません。ここからはより分かりやすく、情報を整理することのメリットについて説明します。

 

必要な情報だけを蓄積・管理できる

一般的に仕事を続ければ、どんどん情報は増えていきます。たとえば名刺を整理しないままで数を増やしてしまえば、管理はもちろんもらった名刺を把握することもできなくなってしまうでしょう。

しかし、名刺をスキャンして名刺の情報を自動的に読み込み文字化することが可能なツールを使用すれば、膨大な枚数の紙の名刺を管理しなくて良くなりますし、必要な名刺を簡単に検索できるようになります。

また情報整理ができていない状態では、同じ情報を何個も蓄積してしまう・不要な情報が溢れてしまうようなトラブルが発生しやすくなりますが、そのような事態も防ぐことができます。その他にも、情報整理ツールには情報を効率的に整理・管理できるだけでなく、精度の高い検索機能が搭載されているものが多く、情報の活用もしやすい工夫がされているのです。

 

仕事に抜け漏れがなくなる

多くの業務を抱えており、どの業務も同時進行の場合・締め切りがバラバラの場合などは、仕事の抜けや漏れが発生しやすくなります。「〇〇し忘れ」はケアレスミスでありながら、相手の信用を失いかねない失敗と言えますので、誰もが仕事に抜けや漏れがないかを、よく注意しながら業務を勧めているでしょう。

情報整理ツールには、業務の管理が簡単にできるチェックリストやタスク管理が搭載されたものも多いです。行うべき業務を期限別・優先順位別にリスト化し、完了したものから消し込むようにしておけば、大切な業務をやり忘れるような失敗を防げるでしょう。

またツールを活用すると、チーム全体・部署全体でのタスク管理もできるようになります。プロジェクトチームごとにリスト化されたタスクが一目瞭然になっていれば、プロジェクトの進み具合も把握しやすくなるでしょう。個人のタスク管理と別に、範囲を自由に設定した管理ができるというのは情報整理ツールの大きな特徴です。

 

情報が他者にとっても有益になる

自分が持っている情報は同じ業務をしている社員が活用できることはもちろんのこと、業務の引継ぎもスムーズに行えるようになります。さらには、マニュアルの代用品として使えることもあるでしょう。

また、業務内容が違う場合にも応用した情報を活用できる可能性もありますので、情報は多くの方が手に入る場所にあるべきだと言えます。逆の立場に立って考えてみると、情報共有ができれば、他の社員が手にしている有益な情報を自分も利用できるようになるということです。

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情報整理ツールの選び方

冒頭でもお伝えいたしましたが、情報整理ツールは多くの種類が用意されており、その中から選び出すのは中々困難です。そのため、自社の目的にとって最適な情報整理ツールを選択しなければ、期待する結果は得られなくなってしまうでしょう。

ここからは、具体的な情報整理ツールの選び方を説明します。

 

利用目的に合っているか

情報整理で行いたいことは、業務内容によって変わります。そのため、一般的に人気な情報整理ツールだからと言って自社に最適なものであるかは分かりません。まずは情報整理ツールを選択する前に「情報整理ツールを使いたい」ではなく、「情報整理ツールで何をするか」「何のために情報整理ツールを導入するか」を明確にしておきましょう。

はっきりとした目的が定まれば、自然に選択肢を狭めた状態から情報整理ツールの選定が行えるようになります。その逆に、目的が明らかにされていないまま情報を整理しようとすると、どのような優れた情報整理ツールを導入しても得られる効果が少ないでしょう。

 

費用が最適か

情報整理ツールにはそれぞれに最大利用人数・最大ストレージファイル容量などの制限が設けられており、プランによってその内容が変わることが多いです。その値段もサービスによって大きく変わりますので、情報整理ツールの選定前に使用したい容量・人数を考えた上で費用対効果をよく計算しておきましょう。

また多機能な情報整理ツールは必然的に高額になる傾向がある上に、自社で必要としていない機能が多いと使用方法も複雑になってしまいます。多機能であれば良いというわけではありませんので注意してください。

 

タグやフォルダでの管理が可能か

情報整理のコツは情報の「見やすさ」「管理のしやすさ」にあります。社内に点在している膨大な量の情報を整理することを念頭に置き、いかに情報が整理・管理しやすいかを調べましょう。

フォルダ分け・タグの使用などがどのように行われるかは、実際に見てみなくては分からない部分でもありますので、試用期間を通して試してみる必要があります。可能であれば、どのように情報をカテゴリー分けしていくかの大まかな予定を立てられると良いです。

 

検索機能が充実しているか

情報整理は、情報が活用されてこそ効果を得られるものです。そして、情報を活用するためには優れた検索機能が欠かせません。情報整理ツールの検索機能が弱ければ、必要な情報を必要なときに見つけることができなくなってしまうでしょう。

検索機能の充実度は蓄積された情報の活用度に直結しますので、搭載されている検索機能の内容を複数のツールで比べてみてください。ファイル名だけでなく本文の内容まで検索対象になると、曖昧なキーワードでも検索しやすくなります。検索に時間が掛かってしまうようであれば、情報整理ツールの使用が浸透しにくくなってしまう可能性もあるので注意しましょう。

 

社内の全員にとって使いやすいか

情報整理ツールは会社の一部の社員だけが利用しても意味がなく、社員全員が活用してこそ多くの効果が得られるものです。そのため、パソコン操作が苦手な社員・毎日時間に追われている社員・出張や外出が多い社員などにも使いやすいと感じられる操作性がなくては、情報整理ツールの利用自体が避けられてしまうでしょう。

また、忙しい業務の中で「手間」と感じられたことは、業務上の優先順位が下げられてしまう傾向があります。それらの点も考慮し、可能な限り簡単な使い心地で、短時間で使用できる情報整理ツールを選択する必要があるということです。

その他、効率的な情報整理の方法についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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情報整理ツールおすすめ4選

情報整理ツールの選び方をお伝えいたしました。ここからは、おすすめの情報整理ツールを4つ紹介いたします。こちらで紹介する情報整理ツールは、それぞれに大きな特徴がありますので、自社に最適なものを選んでください。

 

1. flouu

情報整理ツール flouu(フロー)

flouuはテキストや画像などの情報を、ドキュメント形式で管理できる情報整理ツールです。
共有したドキュメントは複数の社員で同時編集やコメント入力が可能で、タスク機能も用意されているため、チームの連絡を全てflouuに集約することができるでしょう。ドキュメントの検索機能も優れており、必要な情報もすぐに手に入ります。
豊富なテンプレートを活用すれば、ドキュメントを新規作成する作業時間を大幅に短縮することも可能です。

【flouu:1ユーザーごとの費用(税抜)】
・スタンダード 500円/30日
・エンタープライズ お問い合わせ
※試用期間:14日間
※導入支援サービスやオプションの設定あり

 

2. Scrapbox

Scrapbox

テキストファイルに特化した情報整理ツールであるScrapboxはチャットツールSlackと連携して情報を簡単に共有できるようになります。
インターネット環境さえあれば、どのデバイスでも利用でき、最大300ページまで無料で利用できるという特徴も持っています。スマホを利用する場合は専用のアプリも用意されているので、導入スムーズに進められるでしょう。

【Scrapbox:1ユーザーごとの費用】
・個人利用 無料/300ページまで
・BUSINESS 1,000円/100ページまで無料(メンバー10人につき追加100ページ)
・ENTERPRISE お問い合わせ/30名以上〜
※有料プランの試用期間:14日間

 

3. Evernote

Evernnote
ノートのように情報を蓄積していくスタイルの情報整理ツールであるEvernoteは、スマホで撮影した紙の書類や名刺もデジタル化することができます。
独自の検索機能を搭載しているため、キーワード検索機能を使用すれば、ファイル名が不明でもほしい情報を簡単に手に入れられるようになるでしょう。パソコン以外のスマホやタブレットでの使いやすさにもこだわっています。

【Evernote:1ユーザーごとの費用】
・ベーシック 無料/端末2台まで・デスクトップのみ
・プレミアム 600円/端末制限なし・月間アップロード容量10GBまで
・ビジネス 1,100円/端末制限なし・月間アップロード容量20GBまで
※有料プランの試用期間:14日間

 

4. Google Keep

Google Keep

Google KeepはGoogleが運営している情報整理ツールで、とても簡単な動作でメモが作れます。スマホの音声入力によるメモ作成や指でメモを手書きすることもできるため、使い方を調べるような手間は不要だと言えるでしょう。
Gmailのアカウントを持っているユーザーとメモの内容を簡単に共有可能で、同社のGoogleドライブを活用してメモをGoogleドキュメント化することもできます。Google Keep自体は無料で使用できますが、Googleドライブは有料プランにすると強化されたセキュリティと高度な検索機能が使用可能になります。

 

ツールを利用する際の注意点

情報整理ツールを活用すれば、多くのメリットを得て効率的に業務を進められるようになりますが、ツールを使用する上で注意するべきことがあります。その注意点を理解した上で導入を検討するべきでしょう。

 

情報整理を目的化しない

情報整理は目的ではありません。情報整理がどんなに素晴らしくできていたとしても売上や利益になることはないでしょう。そのため、情報整理自体に時間や労力を使うようなシステムを用意してはいけません。情報整理は今ある業務を円滑に進めるためにあるということを念頭に置きましょう。

しかし、情報が整理されることによって業務を効率化させ、結果的に売上や利益につながる可能性はあります。情報整理自体は、あくまで手段であるということを忘れずに、そのポジションを間違えないようにしてください。

ルールを簡潔にして習慣化のハードルを下げる

社内で複数の人間が取り組むことにはルールが必要です。しかし、情報整理のためにあまり細かく厳しいルールを設けてしまうと、情報整理のたびにルールの確認が必要になってしまいます。

そのような状態ではスムーズに情報整理ができなくなり、多くの人が情報整理自体を面倒だと感じるようになってしまうでしょう。情報整理のために作成するルールは簡単に覚えられるもの・理解しやすいもの・明確なものにして、社員全員の情報整理のハードルを下げなくてはいけません。情報整理のハードルが下がれば、習慣化もスムーズに進みます。

おすすめの情報整理アプリについてこちらの記事もあわせてご参考ください。

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まとめ

情報整理を行うことで、多くの業務を効率化させることが可能になります。スムーズに情報整理を進めるためにはツールの導入が欠かせませんが、情報整理ツールは非常に多くの種類が用意されているため、選定には労力が必要です。

この記事で紹介した情報整理ツール選びのポイントを参考にして、自社に最適な情報整理ツールを選定できるようにしましょう。

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