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情報整理アプリおすすめ9選!選び方と人気アプリを機能別のご紹介

情報整理アプリ

情報整理ができれば業務を効率良く進められることが分かっていても、情報整理を自分の力だけで行うのは非常に難しいことであると言えます。

情報整理を進めるためには優れたアプリを取り入れ、どこにいても・どのようなタイミングでも使用しやすい環境を整える必要があるでしょう。

この記事では、情報整理アプリを取り入れるメリットとアプリの選び方について説明いたします。情報整理アプリの導入を検討しているのなら、ぜひ参考にしてください。

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情報整理アプリとは

情報整理アプリとは、情報整理をすることに特化した機能を揃えたアプリのことです。パソコンだけでなくスマホ・タブレットなどいろいろなデバイスに対応しているものが多く、自分の好きな場所・好きなタイミングで情報を収集・閲覧できるようになっています。

ドキュメントファイルに限らず、画像やテキストの保存も可能なアプリが多いので、思いついたアイデアも簡単に記録可能です。そして情報整理アプリの大きな特徴として、検索機能が優れているという点があります。

情報を蓄積するだけであれば情報整理アプリがなくてもできますが、この検索機能がなくては情報を素早く活用できなくなってしまう恐れがあります。基本的に情報整理アプリには、情報の収集・管理・検索までの機能が揃っているのです。

 

情報整理アプリを利用するメリット

ここからは具体的に、情報整理アプリを利用することのメリットを紹介いたします。

 


情報の蓄積・管理を効率化できる

情報の量が多くなると、情報の管理はどんどん難しくなります。情報が管理できていなければ、有益な情報も埋もれてしまい、必要なときに必要な情報を探し出せなくなってしまうでしょう。情報整理アプリを活用すれば、情報の収集・管理だけでなく検索が容易にできるため、今までかかっていた情報を探すために必要としていた時間を大幅に削減できるようになるのです。

 

常に情報整理できる状態になる

会社のデスクだけが仕事の場所ではなくなった今、情報整理アプリがいくつものデバイスで常時接続可能な状態であれば、出張先や移動中にも情報整理ができるでしょう。リアルタイムで情報の保存・検索ができる方法として情報整理アプリは非常に有効なのです。

 

他者への情報共有が簡単になる

情報整理アプリは基本的に自分だけで使用するものではなく、他の人との情報共有がしやすいようになっています。情報を送るだけでも便利なのですが、同じアプリを活用すれば複数のメンバーで情報を共有できるようになるでしょう。情報伝達の手間が省けるだけでなく、情報を伝える過程で情報の相違や行き違いが発生してしまう問題も防げます。

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情報整理アプリの選び方

情報整理アプリを活用することのメリットを紹介いたしましたが、情報整理の重要性が周知された今では多くの情報整理アプリが開発されているため、最適な情報整理アプリを選ぶことも非常に困難な状態になってしまっています。ここでは、情報整理アプリを選択するためのポイントを解説していきます。

 

利用ニーズに合っているか

情報整理アプリは多くの機能を搭載したものから、機能を絞ってシンプルな使い心地にしたものまでアプリによってそれぞれの特徴があります。たくさんの機能があれば安心だと感じるかもしれませんが、あまりに機能が多すぎても使いにくいと感じることもありますし、機能が多い分費用が高額になる場合も多いでしょう。自分が何を求めて情報整理アプリを活用しようと考えているのかを明確にし、そのニーズに最適なアプリを選定するようにしてください。

 

費用・無料範囲が適切か

多くの情報整理アプリには無料で使用できる範囲が設定されているか、無料の試用期間が用意されています。情報整理アプリを無料で使用すると決めているのなら、その使用範囲で自分のやりたいと考えていることができるアプリを探しましょう。有料の情報整理アプリの使用をする場合にも、それぞれのプランを見比べ、費用と使用可能な範囲が納得できるものかどうかを見定める必要があるでしょう。

 

複数デバイス対応か

情報整理アプリは多くのデバイスで使用できなくては、リアルタイムで情報の閲覧・検索ができません。また、さまざまなデバイスに対応していたとしても、実際に使用してみると「PC版は使用しやすいけれどスマホ版は使いにくい」などと感じることもあるので注意してください。そう問題を避けるためにも、使用予定のデバイス全てで動作確認することをおすすめします。

 

操作が簡単か

情報を保存・管理・検索するにあたり「手間」「面倒」を感じるものは情報整理アプリとして適しているとは言えません。操作が簡単にできなくては、情報整理自体の優先順位が下げられてしまう可能性もありますし、作業効率を上げることが難しくなってしまいます。情報整理アプリはシンプルな使い心地のものがおすすめです。マニュアルなどを読まなくても簡単に使用できるものを選ぶと良いでしょう。

 



まずは無料で機能を試そう

情報整理アプリは実際に使用してみなくては、使い心地を確認することができません。そのため、基本的には無料の試用期間が設けられています。無料で使用できる機能には制限がある場合が多いですが、操作性の確認をするには十分な機能が備わっているものがほとんどです。この無料の試用期間を活用して、できるだけ複数の情報整理アプリを使ってみましょう。

 

機能別:情報整理アプリおすすめ9選

ここでは、機能別に選りすぐりの情報整理アプリを9つ紹介しましょう。
情報整理アプリの選び方のポイントを参考として、自分に最適だと感じられるアプリを見つけてください。

 

ドキュメント作成・管理型

情報整理アプリを活用してドキュメントの作成・管理ができるアプリです。テンプレートが用意されているアプリも多いため、情報を作成する時間も短縮できるようになるでしょう。どのアプリも情報の検索・管理が非常に優れており、情報整理そのものの効率を上げられるようになります。

 

1. flouu

情報整理ツール flouu(フロー)

flouu(フロー)は複数のメンバーでドキュメントを同時編集する機能や、ドキュメントを閲覧しながらチャット・コメントができる機能に優れており、リモートワーク時のコミュニケーションがスムーズに進められるアプリとして人気があります。作成したドキュメントにラベルを付けれる優れた検索機能も搭載しているので、情報の作成だけでなく管理と検索もしやすい情報整理アプリです。

【flouu:1ヶ月間の費用(税抜)】
1ユーザーごとの料金設定
スタンダード 500円/1ユーザー1GB
エンタープライズ 要見積
※試用期間:14日間
※導入支援サービスやオプションの設定あり

 

2. Scrapbox

Scrapbox

Scrapboxはテキスト専用の情報整理アプリで、インターネット環境さえあれば全てのデバイスでファイルの編集が可能です。テキスト以外の編集はできませんが、PDFやURLを添付すればテキストファイル上でも画像を表示できるようになっています。

iOS・Android版の両方でアプリが配信されておりますので、スマホへの導入もスムーズに進むでしょう。また無料で使用できる範囲が300ページも用意されているので、使用用途によっては無料で済ませられることもあるでしょう。

【Scrapbox:1ヶ月間の費用】
1ユーザーごとの料金設定
個人利用 無料/300ページまで
BUSINESS 1,000円/100ページまで無料(メンバー10人につき追加100ページ)
ENTERPRISE お問い合わせ/30名以上〜
※有料プランの試用期間:14日間

 

3. Evernote

Evernnote

Evernoteは通常のテキストファイルだけでなく、写真・ボイスメモ・スマホのカメラで撮影した名刺やメモまで情報として保存・共有までできる情報整理アプリです。
手軽な感覚で情報を収集したい方にお勧めで、Apple Watchと同期できるという特徴も持っています。
無料プランは2デバイスまでとなっており、チームで使用する場合には有料プランを選択する必要があるでしょう

【Evernote:1ヶ月間の費用】
1ユーザーごとの料金設定
ベーシック 無料/端末2台まで・デスクトップのみ
プレミアム 600円/端末制限なし・月間アップロード容量10GBまで
ビジネス 1,100円/端末制限なし・月間アップロード容量20GBまで
※有料プランの試用期間:14日間

 

4. Google Drive

Googleドライブ

Google DriveはGoogleが運営しているサービスで、個人であれば無料で使用可能です。同社のGoogleドキュメントを使ってドキュメントの作成・共有・作成したドキュメントは複数のメンバーで同時編集できるようになっています。Officeソフトと似た使い心地であるため、多くの方が使いやすいと感じられるでしょう。ビジネス向けになると、より高度な検索と高いセキュリティが確保されるようになっています。

【Googleドライブ:1ヶ月間の費用】
1ユーザーごとの料金設定
Business Starter 680円/1ユーザー30GB
Business Standard 1,360円/1ユーザー2TB
Business Plus 2,040円/1ユーザー5TB
大規模ビジネス お問い合わせ
※試用期間:14日間

 

タスク・スケジュール管理型

タスク・スケジュール管理にも情報整理アプリを取り入れると、自分自身のスケジュール管理やタスク管理が行いやすくなります。また複数のメンバーで活用すれば、お互いの状況を把握し合いながらチーム単位でのタスク管理もできるようになるでしょう。

 

5. Google Keep

Google Keep
Google Keepは無料で使用できる情報整理アプリで、Googleアカウントと連動しているため、メモした内容を全てGoogleアカウントにて管理できます。一見するとただのメモアプリなのですが、Googleカレンダーと連携させることでスケジュール管理にも活用できますし、タスク管理で使用すれば担当者ラベルの作成や進捗具合をレ点チェックで周知することも可能です。

 

6. LINE Works

LINE Works

LINEと言えばプライベートのチャットツールとして利用している方が多いと思いますが、LINE Worksではタスク管理・スケジュール管理機能も搭載しています。普段から使い慣れているLINEチャットの操作性と変わらない感覚で使用できるため、誰もがすぐに使いこなせるようになるでしょう。

【LINE Works:1ヶ月間の費用(税抜)】
1ユーザーごとの料金設定
フリー ユーザー100人まで・5GBストレージ
ライト 360円/1ヶ月 ユーザー無制限・100GBストレージ
ベーシック 600円/1ヶ月 ユーザー無制限・1TBストレージ
プレミアム 1,200円/1ヶ月 ユーザー無制限・10TBストレージ
※年間契約時は20%割引

 

7. Trello

Trello

Trello(トレロ)はタスク管理に特化した情報整理アプリで、情報・コメントを一目で確認できるようなシンプルな使い心地が特徴です。視覚的な操作性にこだわっており、まるで付箋紙を貼り付けるような感覚でタスクを管理できます。

【Trello:1ヶ月間の費用】
1ユーザーごとの料金設定
Free 10チームボードまで
Business Class 12.5USD/無制限のチームボード
Enterprise  17.50USD/100ユーザーまで(それ以上は要見積)
※試用期間:要問合わせ
※年間契約で割引あり

 

コミュニケーション特化型

複数のメンバーと情報整理を行うためには、密なコミュニケーションが欠かせません。コミュニケーションに特化したアプリを取り入れれば、単純に連絡を取り合うだけでなく、情報のやりとりも非常にスムーズに進められるようになるのです。

 

8. Slack

スラック

多くの企業で使用されているチャットツールであるSlackは、個人間の連絡だけでなくチーム間のチャットも可能で、チームごとの個別連絡が取りやすいという特徴があります。基本的な操作は無料で使用できるので、まず導入しやすいチャットツールであると言えるでしょう。

【Slack:1ヶ月間の費用】
1ユーザーごとの料金設定
Free /メッセージ履歴10,000件まで・ワークスペースあたり5GB
Standard 6.67USD/1ユーザー10GB
Plus 12.50USD/1ユーザー20GB
Enterprise Grid 要見積/1ユーザー1TB
※試用期間:要問合わせ

 

9. Chatwork

チャットワーク

Slack同様にチャットに特化したツールであるChatworkは、画像やエクセルデータもチャット上に送信が可能でタスク管理にも優れています。チームごとにタスクを設定すれば、プロジェクトの進み具合も一目で把握できるようになるでしょう。

【Chatwork:1ヶ月間の費用(税抜)】
1ユーザーごとの料金設定
Free 14グループチャットまで・全ユーザー5GB
Personal  400円/全ユーザー10GB
Business  500円/1ユーザー10GB
Enterprise  800円/1ユーザー10GB
※試用期間:BusinessとEnterpriseプランのみ1ヶ月間

 

まとめ

情報整理アプリの導入のメリットとおすすめ9選をご紹介しました。

実際に使用してみなくては、自分にどのアプリが最適か判断をすることは難しいと言えますので、無料の試用期間を活用してください。

最適な情報整理アプリが選定できれば、仕事における情報整理もよりスムーズに進められるでしょう。

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