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情報収集のコツ7つをマスターし、仕事を劇的に効率化しよう!

仕事を劇的に効率化する情報収集の7つのコツ

情報収集がうまくできるようになれば、情報の整理や管理もスムーズに進められるようになります。しかし情報収集自体は業務そのものではありませんので、多くの時間を費やすこともできません。

コツを得れば情報収集は効率良く短時間で行えるようになり、仕事全体を劇的に効率化することが可能です。この記事では、情報収集のコツをお伝えしましょう。情報収集力を身につけたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

情報収集のコツとは

現在はテレビ・インターネット・新聞・雑誌・ラジオなどさまざまな情報媒体があり、それぞれの媒体から情報収集をするにはメリットもデメリットもあります。情報自体の量も非常に多いため情報収集力を使い情報の取捨選択をしなくては、いくら時間と労力があっても全ての情報を閲覧することすら困難です。

情報収集は自分の業務を効率的に進める手段ですので、情報収集自体に時間や労力を消費するわけにはいきません。この点から考えると、情報収集は短い時間・少ない労力で最適な情報をインプットできるかどうかが重要になると言えるでしょう。

つまり効率良く情報収集を進めるということになるのですが、そのためには情報収集のコツが欠かせません。情報収集のコツを知れば、膨大な量の情報から正確に選択できるようになり、情報の整理と活用が行いやすくなるのです。情報収集のコツは情報整理のコツであるとも考えられるということです。

 

なぜ今、情報収集が重要か

情報を整理するためには情報の収集・整理・共有・活用の4つのプロセスが必要です。情報収集はそのプロセスの最初の工程であり、情報収集を正確に行うことで、その後に続く全ての工程が円滑に進むようになるのです。

つまり情報収集は、情報整理の最終段階であり目的でもある情報の活用に大きな影響を与えるものであると言えます。特に情報発信が容易に行えるようになった今では、情報はいつでも簡単に手に入れられる環境が整っています。しかし発信が容易な分、信憑性の低い情報や何かを販売するための意図を持って作られた情報が非常に増えてしまいました。

つまり、効率的に情報収集をせずに存在している全ての情報を鵜呑みにしてしまうと、正しい判断は決してできない環境になっているとも言えるのです。これは私生活でも同じことで、間違った情報を信じ込みトラブルに巻き込まれたり金銭的・時間的な損害を受けることも珍しくありません。

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インプットの質が人材価値に直結する

インターネットが普及したことにより、現代には数え切れないほどの多くの情報が溢れています。そして、多くの人はこの情報の量に溺れるような状態になってしまったり、誤った情報に惑わされてしまいます。また、情報の取捨選択ができないことを隠すために自分の判断を主張しない方もいるのです。

そんな中で、正しく自分にとって必要な情報・知識を取り入れ他者に共有できるようになれば、自分自身の能力をより高めることができるでしょう。また、多くの知見を広げることで思考の幅が広がり、さまざまなことやトラブルにも臨機応変でいて柔軟な対応が取れるようになります。

いつの時代も選択できる行動・思考の多い人間は優れた応用力を持ち、組織にとっても人材価値の高い人間であると認められるのです。そのような人材が増えれば増えるほど、企業の企業価値も上がります。情報収集には人材の価値・企業の価値を左右する力があるということです。

 

仕事におけるキャパが増える

情報収集のコツを知り情報収集力を高められれば、情報整理の過程である情報収集後の情報の整理・共有・活用も効率的に進められるようになります。情報収集力が不足している状態で情報整理を進めたとしても、多くの量の情報を整理しなくてはいけなくなり、その情報の中には不要な情報が含まれたり情報の重複が起こることも考えられます。

つまり情報整理全体の流れが非効率になってしまうということです。情報収集ができていれば、情報整理だけでなく業務全体が効率よく進められるようになりますので、結果的に自分がこなせる仕事の量も増えるのです。長い目で見れば、任される仕事が増える・大きな仕事を任される効果が期待できるでしょう。

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情報収集の7つのコツ

仕事を劇的に効率化する情報収集の7つのコツ

情報収集がいかに重要であるかどうかを説明いたしましたが、ここからは情報収集のコツを7つ紹介いたしましょう。情報収集のコツを知れば、より効率よく情報が取り扱えるようになります。

自分自身の情報収集力をいち早く高めたいと考えているのなら、ここで紹介する情報収集のコツ7つを理解するようにしてください。

 

1. 目的から逆算する

情報取集の失敗に多い問題が「情報収集を目的としてしまう」ケースです。当たり前のことですが、どんなに優れた情報収集を行ったとしても、それは会社の利益にはなりません。情報収集はあくまで目的でなく手段だと認識しなくてはいけないのです。

しかし、情報収集の重要性を理解し重く捉えるばかりに、情報収集自体を目的としてしまう事例は思っている以上に多いです。ここからは、情報収集を目的から逆算する方法を具体的に説明しましょう。まずは情報を収集するときに「今行っている情報収集の目的は何か」「この情報は誰が活用するのか」「この情報はどのように活用されるのか」を考えます。

それを目的として、目的から逆算して情報収集の方法を考えましょう。目的がしっかり定まっていれば「何を目指すべきか」が分かり、情報の取捨選択・整理・共有もしやすくなります。「この情報をこのように活用するためにはこう整理し、共有すれば良い」「この業務を行う人が活用することを前提とするなら、情報をここに保管すると良い」など情報収集段階で目的であるゴールが見えていると、情報整理の工程全てが明確になり、間違った判断をしてしまうことがないのです。

 

2. 信頼できる情報源を選ぶ

現代は情報の発信自体のハードルが下がっており、数多くの情報の中には信憑性が低い・誤った内容の情報も存在してしまっています。特にインターネットの情報には、特定の商品やサービスの購入のために量産されている情報も多数存在しており、そのような記事に信憑性を望むことはできません。

また、情報は毎日のように更新されていますので、その情報の鮮度が低くなると情報自体の正誤性も変わります。情報収集力を高めるためには情報が正しいかどうか・情報が最新のものであるかどうかを判断する能力も問われるということです。

間違った情報に惑わされてしまうと、情報だけでなく自分の信用を落としかねない事態が起こり得ます。情報を手にしたときにはまず、その情報が信頼できるものかどうかを見定めましょう。初めは困難と感じてしまうかもしれませんが、信頼できる情報源や情報の確認方法を見つければ、その行動も難しいものではなくなります。

 

3. アウトプットも併せて行う

情報は活用されなくては意味がありませんので、共有を前提に情報収集しなくてはいけません。先ほどもお伝えいたしましたが、情報収集は目的でもゴールでもありませんので、アウトプットを前提として情報を集める必要があるのです。

また、アウトプットは人に情報を伝えるためだけでなく自分の情報への理解を深めるための効果もあります。つまり情報の収集とアウトプットをセットで考えれば、情報をより効率良く自分の力にできるということになります。

これはプライベートでも同じことが言え、プライベートで得た情報もSNSなどを活用してアウトプットすることでより多くの知識を手に入れられるようになるのです。アウトプットを行えば、別の意見や新たな知見を受け取ることも可能なので、よりその情報を多方面から見る・別の視点で捉えることもできるでしょう。

 

4. アプリで情報を自分にカスタマイズさせる

世の中には非常に多くの情報発信をするための媒体が存在しており、その中から自分がほしいもの・自分に必要なものを探し出すのはとても難しく時間と手間のかかることです。しかし、今は膨大な情報の中から自分の求める情報を自動的にピックアップする方法としてアプリの活用があります。

そのアプリの代表的なものは、SmartNewsやグノシーです。このようなアプリを活用すれば、アプリに自分の興味のある内容を登録することでアプリを確認するたびに自分に必要な情報が揃えられている状態を用意できます。

興味のない情報や不要な情報に取られる時間を削減し、有効的に時間を使えるようになるでしょう。情報収集に手間を感じないようになれば、情報収集を行うというハードル自体も大きく下げることが可能です。そうすることで、自分自身の情報収集に関する考え方も変わってくるでしょう。

 

5. ツールを使って自動化する

先ほどお伝えした情報の取捨選択を自主的に行ってくれるアプリと似たものとして、自分に必要な情報を自動的に収集してくれるツールもあります。代表的な情報収集ツールはGoogleアラートやRSSリーダーです。

GoogleアラートやRSSリーダーでは、利用者が必要とする情報をピックアップしメールやプッシュ通知などの手段で定期的に最新の情報を知らせてくれます。利用者はその取捨選択後の通知情報の中から、自分の気になった情報をさらに取捨選択することができるのです。

このようなツールを活用すれば、いくつものサイトを訪問して必要な情報を探したり、同じような情報の中から自分が求めている情報を見つけなくてはならないような手間と時間が省け、非常に短時間で優れた情報収集ができるようになるでしょう。短い時間で多くの情報を集められるため、情報収集自体を習慣化できるようになります。

多くのツールでは通知のプッシュ頻度・タイミングの指定ができますので、自分の都合の良い時間帯を指定すれば、意識的に情報収集の時間を一日の流れの中に取り入れらます。

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6. 忙しいときは耳を使う

忙しいときには、パソコンを開いてインターネットで情報を調べる・スマホで記事を読むような時間も用意できないことがあります。そのようなときにも情報収集をする手段として、聞き流しという方法があります。

情報を耳から得ることができるサービスとしてAmazon Audible・ボイシー・YouTubeなどがありますが、このようなツールを利用すれば、両手が塞がっているような状態や何かの作業をしながらでも情報を集めることができるのです。

初めは耳で聞くという情報収集に不慣れを感じる方が多いと思いますが、一度試してみると思っている以上にスムーズに情報を収集できるようになるでしょう。移動時間などの今まで音楽を聴いていた時間を活用し、耳からも情報をインプットできるようにしてください。

 

7. 情報を網羅しようとしない

情報は、隅から隅まで把握しなくてはいけないものばかりとは限りません。優れた情報にも、執筆者やコメンテーターの独自の解釈が含まれたりしますので、そのような部分は時間に余裕がなければ省いた方が良いと言えます。

もちろん内容によっては、詳細な部分まで把握しなくてはいけない情報もありますが、いくつもの情報の要点だけを抽出して収集する機会の方が多いでしょう。そのためにはネットの記事や本を読むときに、要点を短時間で把握できる能力も必要であるということです。

現代は、これだけ多くの情報が溢れていますので、誰でも多くの情報を細部まで熟読・熟知するほどの時間や労力は用意できません。情報の取捨選択と同じように、情報の重点抽出能力も欠かせないということです。

 

行動に繋げることを習慣化しよう

組織で仕事を続けるにあたり、その行動の基本はアウトプットにあると言っても過言ではありません。情報収集はアウトプットを前提として実施しなくては、活用し切れない恐れもあるのです。

情報のアウトプットとは情報が活用されるということなので、多くの人に活用される情報を収集できる能力を身につければ、情報収集のモチベーションを高く保てるようになるでしょう。情報を収集するだけに留めず、活用まで見越した上で情報収集を進める習慣を身につけてください。

 

収集した情報の蓄積・管理も大切に

どんなに有益な情報を手にしていたとしても、いざというときにその情報が活用できないのでは意味がありません。アプリを活用して収集した情報は、正しく蓄積・管理することも心がけましょう。

複数のアプリを活用する場合、アプリごとにバラバラに情報が蓄積されていきます。見返したり、保存したりする必要がある情報は、情報整理ツールを活用し一つにまとめて管理することがおすすめです。

例えば flouu(フロー)はテキストや画像などの情報を、ドキュメント形式で管理できる情報整理ツールです。ドキュメントは複数メンバーでの同時編集やコメント入力、タスク機能などが用意されています。また検索機能も優れており、必要な情報もすぐに手に入ります。情報の管理・蓄積する時間を大幅に短縮し、情報の共有までスムーズに行えます。

こういったツールも上手に活用していきましょう。おすすめの情報整理ツールについてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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まとめ

情報収集の重要性と、その情報収集を行うために必要な情報収集力を高めるコツを紹介いたしました。

正確で迅速な情報収集能力を手に入れると、情報整理だけでなく業務を円滑に進められるようになれます。情報収集のコツを身につけて、業務をより効率的に進めていけるようにしましょう。

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