情報整理

情報収集力とは。仕事での情報収集能力を高める5つのスキル

情報収集力とは

情報が溢れかえっている現代では、多くの情報の中から自分や組織にとって最適な情報を見つけ、情報を収集・管理する能力が重要になります。

このような能力を「情報収集力」と言い、高い情報収集力を持っていれば、どんなに多くの情報を手に入れても適切な管理ができるようになるのです。

この記事では、情報収集力を身につけるメリットと情報収集を仕事で活かすための5つのスキルについて説明します。

 

情報収集力とは

情報収集力とは、優れた情報を察知し手に入れる能力のことです。もちろんその能力には、ただ情報を集めるだけでなく、そこにある情報の中から「情報の正確性」「情報の有益性」までを見通し、不必要な情報に惑わされない力も含まれます。

また情報収集は、情報整理のプロセスである収集・整理・共有・活用の4つの「収集」のことです。収集された情報は整理されたのちに社内やチームで共有・活用されます。

情報整理のスタート段階である情報収集で、「この情報はどう使われるか」「この情報が誰に使われるか」などの活用までを想定できれば、その後の整理・共有も非常にスムーズに進められるでしょう。

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情報収集力を身につけるメリット

情報収集力は情報整理を行う上で欠かせないプロセスの一つであり、そのために必要な能力であると言えますが、情報収集力を持っていることでどのようなメリットがあるのでしょうか?

情報収集力のメリットをより具体的に説明いたしましょう。

 

インプットの質が高まる

インターネットが普及した現代では世の中には膨大な情報が溢れており、その情報全てをインプットしていては多くの時間を消費してしまうだけでなく、必要な情報・不要な情報を見分けることも難しくなってしまいます。

情報収集力があれば、このような多くの中から必要な情報を選択することも簡単にできるようになるでしょう。必然的にインプットする情報自体の質が高まり、有益な情報のみを自分のものにできるのです。質の良い情報のみをインプットできるようになれば、余計な労力もかかりません。そのため、情報収集や整理のせいで本来の業務に影響を与えるという問題も防ぐことが可能です。

 

アウトプットの質と量が増える

質の高い情報をインプットできるようになると、アウトプットの質も良くなりますし、質とともに情報量も増やせるでしょう。アウトプットは相手に有益な情報を伝える方法としてあるものですが、実際にはアウトプットをすることで自分自身の理解を深められるようになります。

つまり、アウトプットは自分の理解力を高める方法としても優れているということです。さらに多くの有益な情報を組み合わせれば、新しいアイデアも生まれやすくなるでしょう。

 

仕事のスピードが上がる

情報収集力が不足している状態で情報整理を進めると、情報収集・整理・共有・活用などに関わる情報の流れが非効率な状態になってしまいます。具体的に説明すれば、まず無駄な情報が多くては情報整理もしにくくなり、共有された情報から必要な情報を見つけることも難しくなります。

さらに取捨選択ができていない情報は共有後も活用されにくく、ただ多くの価値のない情報を蓄積してしまう恐れがあるのです。情報整理のスタート段階に必要である情報収集力を持つことによって、情報整理の流れが効率良く進み、業務全体そして仕事のスピードを上げることも可能になるということです。

 

よくある情報収集の失敗

情報収集という言葉だけを考えると「情報を集める」という意味になります。つまり情報収集をその意味通りに捉えてしまうと、ただ情報を集めることだけを続けてしまい、多くの失敗が起こる恐れがあるのです。

この章では、仕事においてよくある情報収集の失敗についてまとめました。

 

集める情報が幅広すぎる

情報収集の取捨選択ができない状態では情報収集は上手くいきません。
これだけ膨大な情報に溢れている現代に、全ての情報を収集しようとすると、時間や労力がいくらあっても足りなくなってしまうでしょう。

情報の取捨選択ができなくては、ただ情報の量ばかりが増えてしまい、有益な情報もその他の情報に埋もれてしまいます。そうなると、必要なときに必要な情報が見つけられず、活用されにくくなるのです。情報収集力があれば、初見の情報でも活用までの流れが見えるようになり、その情報を有効に使いこなせるようになるでしょう。

 

収集自体が目的になっている

情報収集は非常に大切なことです。情報の取り扱いの重要性は多くの人・企業が知っていることですが、そのせいで情報収集を最優先してしまい、結果的に情報収集自体が目的になってしまうことがあります。しかし情報収集がどんなに優れていても、直接情報収集が組織の利益を生むことはありません。

あくまで情報収集は業務を円滑に進めるための手段であり、それを目的にしてしまってはいけないのです。情報収集力を高めようと真剣に取り組むあまりに、本来の目的を間違えないように注意しなくてはいけません。

 

情報収集の手段が不適切

多くの情報がさまざまな方法で手に入れられる今では、情報収集の手段もよく考える必要があります。一般的に考えらえる情報収集の手段であるインターネット・テレビ・新聞・雑誌など多くの情報媒体には、必ずメリットとデメリットが存在します。それぞれのメリット・デメリットをまずは理解しておきましょう。

たとえばテレビや新聞は得られる情報は限られますし、映像や文章の編集方法・コメンテーターや執筆者の主観などによって情報に歪みが生じます。そしてインターネットになると、気軽に情報が配信されやすいことで誤った情報が流通していることも珍しくありません。

これらの情報媒体は有益な情報を含んでいるものではありますが、どれかの情報媒体に固執し過ぎる・与えられた情報を鵜呑みにするようなことに注意しましょう。受け取った情報は、正誤性の確認・有益かどうかを考えるなどの流れを経た上で、情報として活用するようにしてください。

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情報収集力を高める5つのスキル

情報収集力とは

情報収集力がいかに重要であるかと、情報収集におけるよくある失敗例を説明いたしました。

情報収集力を高めるためには多くの経験と時間が必要ですが、少しでも早くその能力を伸ばすために、ここでは情報収集力を高めるための5つのスキルを紹介しましょう。

 

1. その都度目的を意識する

情報収集の失敗例でも紹介しましたが、情報収集は目的ではなく業務を進めやすくするための手段です。そのため「今行っている情報収集の目的は何か」「収集した情報はどのように活用されるのか」「収集した情報を活用するのは誰か」を意識しなくてはいけません。

情報収集に慣れるまでは、つい情報収集の作業自体に重きを置いてしまうことがあります。情報収集自体を目的にしてしまわないためにも、情報を手に入れるときにはその都度その情報を収集する目的を認識・再確認するようにしましょう。目的がしっかりと定まっていれば、情報収集後の情報の整理・共有がスムーズに進められます。

 

2. 仮説をもとに情報を集める

情報を収集するときには、仮説をもととして情報を集めることで、一つのことに固執せずに情報を収集できるようになります。また、何の手掛かりもない状態で複数の情報を集めるよりも、仮説をもととして情報を収集すれば関連性の高い情報のみを取り扱うことが可能でしょう。

仮説はいくつも考えておく必要がありますが、全く信憑性のないようなものを参考にしてはいけません。信憑性のない仮説を軸にしてしまうと、情報収集の幅が広がり過ぎてしまうので注意してください。

 

3. 情報を論理的に捉える

情報を論理的に捉えられるようになれば、情報収集がスムーズに進めやすくなります。情報を論理的に捉えるという状態は、ある情報を手にしたときに、その情報の位置づけや情報整理後のカテゴリ分けや階層までを見通すということです。

スタートからゴールまで想定した上で物事を進めるのと同じ状態なので、情報の収集段階で整理・活用までの流れが把握でき、情報収集に迷いがなくなるだけでなく情報整理もスムーズに進みます。

また、情報同士のつながりも見えてくるため、現段階で自分または組織に欠けている情報・次に必要な情報などもわかるようになります。情報を論理的に考えられると、情報の重複も避けられるようになり、非常に効率良く情報整理ができるでしょう。

 

4. 習慣にする

情報収集を習慣化すれば、より早いスピードで情報収集力を向上させることができます。つまり、情報を収集しようと思って情報収集をするのではなく、日常的にアンテナを張り巡らせるということです。最新の情報を入手する手段を自分に最適な方法で用意し、その情報を見極める能力を毎日培うことで、常に情報収集力を鍛え続けられるでしょう。

初めは時間がかかったり、面倒に感じてしまう可能性もありますが、習慣化してしまえば、毎日情報収集を実施することが普通になります。習慣化すると、情報収集をしない日の方が逆に落ち着かなくなるでしょう。

 

5. 共有することで定着させる

収集した情報をアウトプットし、他の人と共有すれば情報を自分自身に定着させることができます。人に情報を伝えるという行動には情報への理解をより深める効果がありますので、とても効率良く情報を自分の知識にすることが可能になるでしょう。

共有の方法は口頭やメールなどどのような手段を用いても同じような効果が期待できますが、文書としてデータに残せばより論理的に情報を整理でき、客観的にその情報を見直すこともできるようになります。

 

アプリやツールでさらに効率化する

情報収集は今あるツールを活用して実施することもできますが、情報収集のためのアプリやツールを導入すれば、よりスムーズに情報を集められるようになります。

情報収集のためのアプリやツールには、情報を効率的に集めるための多くの機能が揃えられていますので、情報が自然と集まってくる仕組みを作ることができるのです。情報収集ばかりに時間を使うことも難しいと思いますので、ぜひ情報収集アプリ・ツールを活用して効率良く情報を収集できるようにしましょう。

 

SmartNews

SmartNewsは全世界で配信されているスマホ用のアプリケーションで、日本とアメリカだけでも5,000万もの数がダウンロードされています。ニュースの読みやすさ・便利さが人気ですが、オフラインでも記事が閲覧できるというメリットも大きなメリットの一つです。

最新の情報の通知や通知の回数なども細かな設定が可能で「好きなジャンル」「好みのチャンネル」を登録することで、自分の使いやすいように自由にアレンジが加えられます。類似のアプリとしては、グノシーも人気です。

 

Googleアラート

GoogleアラートとはGoogle社が提供しているサービスで、特定のキーワードを登録しておくと、自動的にそのキーワードが含まれる情報がインターネット上に流れたときに通知でお知らせしてくれます。

通知の頻度・通知方法なども細かく設定が可能で、Googleのツールを使い慣れているのなら、すぐに使いこなすことができるでしょう。情報を検索しに行く時間の余裕がなくても、受け身の状態で最新の情報を手に入れられる非常に便利なシステムであると言えます。

 

RSSリーダー

RSSとは、最新情報の内容や要約を配信するための技術全般のことを言います。その技術を用いたRSSリーダーは、さまざまなサイトの更新情報や新着情報を取得することが可能です。

つまり、いくつものサイトにアクセスしてニュースを確認しなくても、自動的に最新情報・更新情報を手に入れられるということです。RSSリーダー上で通知がきた最新情報の中から興味のある情報をクリックすれば、自分が必要な情報を短時間で手に入れられるようになります。

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情報収集の後は蓄積・管理も心がける

情報収集ツールを活用すれば情報収集を効率的に行えることをお伝えいたしましたが、情報収集後に共有などのアウトプットがなければ、収集した情報は活用されず、自分の知識に留まってしまいます。情報収集した後は、正しく蓄積・管理することも心がけましょう。

複数の情報収集ツールを活用すると、ツールごとに情報が蓄積されていくため、保存や管理・共有する必要がある情報は情報共有ツールを活用し一括して管理することもおすすめです。

例えばflouu(フロー)はテキストや画像などの情報を、ドキュメント形式で管理できる情報共有ツールです。ドキュメントは複数メンバーで同時編集やコメント入力が可能で、タスク機能も用意されています。検索機能も優れており、必要な情報もすぐに手に入ります。情報の管理の手間を大幅に短縮し、共有までスムーズに行えます。

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まとめ

情報収集力の意味やメリット、高めるためのスキルについて詳しく説明させていただきました。

情報収集力を身につけるとスムーズに情報整理ができるようになり、その情報を利用して業務を効率的に進められます。こちらで紹介した情報収集のコツを参考に、情報収集力を鍛えられるようにしてください。

また情報収集アプリ・ツールはほとんどのものが無料で使用できますので、まずはその使い心地を確認し、自分に最適なものを導入してみると良いでしょう。

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