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情報収集が上手くいく5ステップとは?サイトの活用で仕事を効率化する方法

情報収集が上手くいく5ステップ

現代はインターネットが普及され多くの情報に溢れている状態であり、残念なことにその情報の中には信憑性の薄いもの・間違った情報も含まれています。

このような情報に溢れている環境でも、仕事ができる人は業務に今必要な情報・これから必要になる情報・その他にも自分を成長させてくれるような情報を上手に集めて管理できているのです。

情報収集のために必要な能力を情報収集能力と言いますが、多くの情報が簡単に手に入る世の中だからこそ、現代のビジネスマンにはこの能力が重要であると言えます。

この記事では、情報収集におけるポイント・おすすめの情報源やツールについて具体的に紹介しましょう。

 

情報収集とは

情報収集とは、業務などの目的に応じて必要な情報を探して集めることを言います。

情報を収集する際には、情報の正誤性を見定める能力・本当にその情報が自分や組織に必要かどうかを取捨選択する能力も欠かせません。そうでなくては、間違った情報に惑わされる・不要な情報を集めすぎて情報に埋もれてしまうような問題につながってしまうでしょう。

また、情報収集は情報整理の4つのプロセス「収集」「整理」「共有」「活用」の最初の要素にあたります。情報収集の段階で間違った判断をしてしまうと、今後の流れが全て上手くいかない場合もあります。そのため、情報収集自体が業務の効率を左右する重要な役割ではありますが、情報はその後のプロセスである整理・共有・活用という流れで実用化され、有益なものになることも忘れてはいけません。

情報を集めるだけでその後のプロセスを何も行わなければ、情報は活用されなくなってしまうため、組織にとっては存在しないものになるのです。情報収集の段階で「どのように共有するか」「この情報を誰と共有するか」「情報を誰が活用するか」「情報を何のために活用するか」などを見通した上で情報を見定められるようになると、情報の取捨選択が容易にできその後の流れもスムーズに進められるでしょう。

 

情報収集を効率化するメリット

情報収集は実施しようと思えば何時間・何日間も続けられます。なぜなら世の中には膨大な量の情報がありますし、その情報は常に更新され続けているためです。

しかし実際には、情報収集は業務そのものではありませんので、情報収集をしたことで直接利益を手に入れることはできません。情報収集は業務を効率良く進めるための手段であることを忘れず、情報収集にかける時間と労力は可能な限り少なくする必要があるということです。

ここからは、情報収集を効率化することで得られるより具体的なメリットについて説明しましょう。

 

人材としての信頼が高まる

自分にとって必要な情報や知識を多く取り入れれば、知見を広げることができます。そうすれば不足している経験を情報で補ったり、情報が不足している人材よりも速いスピードで成長することも可能でしょう。

つまり有益な情報を豊富に手にしている人は、年齢や勤続年数に関係なく仕事を効率良く進められる人材であると評価されやすいのです。人材価値が上がれば、より責任ある業務を任されるような機会も増え、その評判は社内に留まらず社外に知れ渡ることも期待できます。

自分に社内外から多くの信頼が集まると、業務はより円滑に進めやすくなるでしょう。

 

アウトプットの量が増える

仕事ができる人の言動や行動を客観的に見ていると「引き出しが多い」と感じたことはありませんか?

「引き出しが多い」とは、つまり豊富な選択肢を持っているということになります。たとえば、複数の人間が行き詰まった問題に対して、他の人間とは違った視点から改善策を提案することも可能でしょう。

仕事ができる人というのは常に多角的な見方・考え方ができており、凝り固まった固定概念に囚われません。このような多角的な見解ができるようになるためにはどうすれば良いかと言うと、多くの有益な情報に日常的に触れている必要があります。

豊富な情報から自分に必要なものをインプットして多くの情報・知識を持つと、その情報や知識同士を組み合わせたり応用させる能力も上がり、特定の問題をいろいろな視点から見ることができるようになるのです。そのようになれば、他の社員が驚くような新しいアイデアや固定概念に囚われない改善策の提案も容易にできるようになるでしょう。

 

業務スピードが速くなる

情報収集は誰にでもできる行為ですが、残念なことに多くの方が多くの情報を集めすぎたり、多すぎる情報に埋もれてしまっており、効率良く情報収集ができているビジネスマンは少数派であると言えます。情報収集のせいで業務が滞ってしまったり、私生活を謳歌できないような状態は避けなくてはいけません。

情報の質を落とさずに情報収集のスピードを速くするポイントは、情報収集時に情報の今後の流れを見通しておくことです。情報は収集した後に整理して共有する流れがありますが、情報収集をする段階でただ情報を集めるだけでなく共有・活用方法まで想定できていれば、とても効率良く情報を扱えるようになるでしょう。

そうなれば、情報収集だけでなく業務全体のスピードが上がり、サクサクと情報を管理しながら業務を進められるようになるのです。初めは難しいと感じるかもしれませんが、複数回繰り返すうちに、この考え方と行動が習慣化されていくと思います。

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情報収集が上手くいく5ステップ

情報収集が上手くいく5ステップ

情報収集を効率化するメリットをお伝えしましたが、具体的にはどのように進めれば情報収集を上手くできるようになるのでしょうか?

ここからは、情報収集をより要領良く行うための5つのステップについて説明します。
情報収集の効率化について悩んでいる・情報収集を効率良く進めたいと思うのなら、ぜひ参考にしてください。

 

1. 目的・テーマを明確にする

現代は非常に多くの情報が溢れています。プライベートの用件でも、調べたいと思ったキーワードをインターネットで検索してみると、何百もの似たような情報が出てきてしまい、情報の取捨選択に困ることがあるでしょう。情報が溢れかえっている環境で、闇雲に最新の情報を集めようと思えば時間ばかりがかかってしまうのです。

そのような事態を避けるために、情報収集を行うときには必ず「何のために情報を集めるか」「集めた情報を誰とどのように活用するのか」を明確にしておく必要があります。情報の種類によってそのような考え方が難しいのであれば、最低限でも「テクノロジー関係」「経済関係」「マーケット情報」「SEOの情報」「海外情勢について」「転職関係」「IT関連」など大まかなテーマで絞った情報収集をしてください。

軸となるテーマがあるだけでも情報収集にかかる時間を大幅に節約できるようになりますが、可能であれば細かい部分まで目的・テーマの選定をしておけば、選択範囲が狭まり、より短い時間で情報収集ができるようになるでしょう。

 

2. 時間帯・スケジュールを決める

インターネットを日常的に見ている方なら分かると思いますが、情報は常に流動的で、数時間・数分単位で更新・変更されることもあるでしょう。しかし、実際には最新の情報を知る必要があるからと言って常に情報収集をしているわけにはいきません。

そのためには自分の毎日の生活スタイルの中で、情報収集をする時間帯やスケジュールを決めておくことがおすすめです。たとえば、朝起きてすぐ・通勤中・昼休み・帰宅中・帰宅後などが情報収集に向いているタイミングであると言えますが、自分に都合の良い時間は人それぞれ違いますので、どれか一つの時間帯または複数の時間帯を選択してください。

ただし就寝前に電子機器を使用した情報収集の時間を用意してしまうと、つい睡眠時間を削減してしまう・ブルーライトの影響で睡眠の質が下がる恐れがありますので、就寝前の情報収集は避けた方が良いでしょう。また、もちろん毎日情報収集ができれば良いのですが、毎日同じ生活をしているわけではありませんので、情報収集の時間を用意するのが難しい日もあると思います。

情報収集が苦に感じ始めると、その作業を後回しにしたり情報収集自体にストレスを感じるようになってしまいますので「無理のない程度に生活の中に情報収集を取り込む」のがポイントです。そうすれば情報収集はいつの間にか自分の生活スタイルの一部になり、自然に毎日続けられるようになるでしょう。

 

3. 情報源となるサイトを選ぶ

情報収集の情報源となる情報媒体には新聞・テレビ・インターネット・雑誌・ラジオなどさまざまな種類の情報源が存在します。この中でも誰もが使いやすく最新の情報を手に入れることができる情報媒体がインターネットであると言えるでしょう。

一方で、インターネットはその情報伝達・拡散・発信のスピードが魅力ですが、誤った情報も溢れてしまっています。ブログやSNSサービスなどを活用すると情報発信自体のハードルがとても低いため、残念なことに情報の正誤性を確認していない・特定の商品やサービスの購入を促すための記事なども多く存在しているのです。

そのため、インターネットで効率良く情報収集をするには最新かつ信頼できる情報を扱っているサイトを見つけることが非常に重要になると言えます。そのようなサイトを活用すれば、一つ一つ情報が正しいかどうかを調べたりする手間を省くことができるでしょう。

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4. RSSリーダーを設定する

RSSリーダーとは、サイトが公開しているフィードと呼ばれる更新情報を受信して分かりやすく一覧表示にしてくれるものです。簡単に言えば「各サイトの新着情報を配信するサービス」と考えておけば良いでしょう。

自分が情報収集のために利用しているサイトをRSSリーダーに登録すれば、そのサイトが更新されるたびに通知が来るようになり、サイトが更新されていないか毎日確認に行ったり、一日に何度もサイトを訪問する手間を省くことができるようになります。

RSSリーダーに複数のサイトを登録しておけば、いくつものサイトから自分の気になる情報が集まるような環境を構築でき、自分からアクションを起こさなくても自動的に情報が集まってくるようになるでしょう。

 

5. Googleアラートを登録する

Googleアラートは自分が最新の情報を知りたいと思っているキーワードを設定しておけば、そのキーワードを含む情報がインターネットに流されたときに、リアルタイムで通知を受け取ることが可能なサービスです。

キーワード設定にはGoogle検索と同じように完全一致や部分一致・除外検索などの機能も使えるので、情報の量を絞ることも簡単にできるでしょう。
通知も都度通知ではなく時間設定や頻度設定が可能なため、自分の生活スタイルに合わせた使い方ができます。RSSリーダーと同じく、自分は受け身の状態でも情報が集まってくる環境が整えられるということです。

このようなサービスを取り入れれば、情報収集自体がさらに習慣化しやすくなり、情報を集めると言うよりも「有益な情報が何もしなくても毎日自分に集まってくる」環境を用意できるでしょう。

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アウトプットとセットで仕事に活かそう

ビジネスや仕事の基本はアウトプットです。情報収集も同様に、ただ集めるだけでは情報を活かすことはできません。手に入れた情報は、自分で活用する・他の社員に活用してもらうことで有益なものになるのです。

情報収集を行う段階で、アウトプットまでの過程を大まかに想定する「情報収集+アウトプットをセットで実施する」行動ができるようになれば、情報収集をスムーズ行え、より自分の業務を効率良く進められるようになるのです。

そのためには情報を収集して満足するのではなく、情報の共有方法を工夫して誰もが分かりやすく情報を整え、検索しやすい場所に保管するなどの方法を取りましょう。

例えば flouu(フロー)はテキストや画像などの情報を、ドキュメント形式で管理できる情報整理ツールです。ドキュメントは複数メンバーでの同時編集やコメント入力、タスク機能などが用意されています。また検索機能も優れており、必要な情報もすぐに手に入ります。情報の管理・蓄積する時間を大幅に短縮し、情報の共有までスムーズに行えます。

アウトプットにはこういったツールも上手に活用していきましょう。

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まとめ

情報収集は効率良く実施することで、いくつもののメリットを得ることができます。この記事では情報収集を円滑に進めるためのポイントを具体的に説明いたしました。

情報収集が非効率なものになってしまうと、情報収集のせいで業務や私生活の時間を無駄にしてしまう恐れもあります。今回紹介したポイントを参考として、情報収集を最低限の時間と労力で行えるようにしてください。

情報収集が効率化できれば、自然に業務の無駄も省くことができるでしょう。

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