情報共有

社内でフォルダ共有する方法と注意点、おすすめのクラウドツールまとめ

社内共有のフォルダ

社内で情報共有をするためにはフォルダを社員間で共有すれば、メールなどを使用しなくても社員は好きなタイミングでスムーズに情報を確認し合えます。

しかしただ無防備にフォルダを共有すれば、重要な情報を誰もが閲覧でき・手を加えられる状態となり、気がつけば重要なデータが誤って上書きされていたり、いつの間にか消去されるような大きなトラブルが発生してしまうでしょう。

この記事では情報共有の方法として共有フォルダを利用する場合の注意点や、おすすめのクラウドツールについて紹介します。これから情報共有を実施したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

 

社内でフォルダ共有する方法

情報共有をスムーズに行うためには社内でフォルダの共有を行うべきですが、社内のフォルダ共有はどのように実施するのでしょうか?

まずは、情報共有の基本と言えるフォルダの共有方法を知りましょう。

 

パソコン間のフォルダ共有

複数のパソコンでフォルダを共有する方法として、パソコン同士を同じインターネット環境に接続すれば共有のためのネットワークを構築できるようになります。また、情報共有したいパソコンが2台だけの場合は、2つのパソコンをLANケーブルで繋ぐだけでも大丈夫です。

接続方法は非常に簡単で、コントロールパネルから[ネットワークと共有センター]内の[ネットワーク検索を有効にする]と[ファイルとプリンターの共有を有効にする]の2つにチェックを入れれば完了できます。

うまく共有ができない場合は、先ほどと同じ[ネットワークと共有センター]の中にある[共有の詳細設定の変更]にて[パスワード保護共有を無効にする]にチェックがあるかを確認し、チェックが入っていなければ入れてみてください。

しかし、パソコン間のフォルダ共有はデータ管理や復元に適していません。そのため、大人数で情報共有をする手段としては向いていないと言えます。

 

クラウドツール

クラウドツールは、オンライン上のサーバーを使用してフォルダを共有する方法です。社内でハードディスクなどを用意する必要がありませんので初期導入費用が少なく、導入のための特別な知識や設定作業も不要であるという特徴があり、非常に簡単に導入が進められます。

取り扱える容量は選択したサービスやプランによって変わりますが、導入の容易さや費用の手頃さから、最近多くの企業が利用している情報共有の方法であると言えるでしょう。また、高いセキュリティが確保されているサービスが多く、データ管理や復元機能を搭載しているものも少なくありません。

無料の試用期間が設けられているサービスが多いため、まずは試用期間を利用してその使い心地を試してみるのもおすすめです。

 

社内サーバー

社内サーバーを利用した情報共有は、社内LAN環境内に専用のサーバーを構築・設置してフォルダを共有します。社内で情報共有環境の構築から運営までを管理しますので、高いセキュリティが確保でき情報漏洩のリスクも抑えられるでしょう。

高度な知識が必要となりますので、専用の担当者や構築・管理を外注する企業が多いです。また、外注するかどうかによっても変わりますが、サーバー構築時に多くの初期費用がかかります。

 

NAS

NASはNetwork Attached Storageの略で通称「ネットワーク対応HDD」とも呼ばれ、LAN(無線・有線)機能のある外付けハードディスクを利用して複数のパソコンでフォルダを共有する方法のことです。

パソコンのフォルダ用共有と違い、パソコンの処理に影響を与えずにフォルダ共有が可能であるというメリットがあります。物理的に存在するハードディスクでデータを保管するので、保存できるデータ容量に制限はありますが、月額の利用料を支払う必要はありません。使用するハードディスクによって導入の難易度や初期投資の費用は変わるでしょう。

 

社内共有フォルダ・ファイルにおける注意点

社内共有のフォルダ2

社内でフォルダを共有する方法の代表的な例をお伝えいたしましたが、フォルダが共有できれば情報共有が完了するというわけではありません。

情報共有を安全かつ円滑に行うためには、運用のための多くの注意点を理解しておく必要があるのです。ここからは社内で情報共有をするための注意点を紹介しましょう。可能な限り、導入後ではなく情報共有開始前に、紹介する内容について対応しておくようにしてください。

 

共有・整理のルールを統一する

情報共有の方法としてフォルダ共有を実施すれば、誰もが簡単にファイルを作成・追加して情報を加えられる状態になります。そのため、それぞれの社員に思うままにファイルやフォルダを増やされてしまうと、本人に悪気がなくても社内フォルダ内の情報が乱れてしまう可能性が高いのです。

フォルダが共有できても、情報が乱立してしまい自分が求める情報を探し出せないような状態では、意味がありません。このようなトラブルを避けるためには、フォルダやファイルの名前の付け方にルールを設ける・フォルダの階層にルールを作るなどが有効です。

たとえば、ファイル名称が「2020年10月月例会議議事録」「月例会議議事録10月」「10月度月例会議の議事録」などバラバラの状態では、ファイル・フォルダが綺麗に並ばず、整理された状態にはなりません。

【ファイル名・フォルダ名のルールの例】
・日付の入力は名称の後に半角英数字を使用し、年月日で入力
・名称に全角英数字は利用しない

これだけの簡単なたった2つのルールを社内で設定するだけでも、「月例会議議事録2020年10月1日」「月例会議議事録2020年11月2日」のようにファイル名・フォルダ名が整理され、自動的にファイルが綺麗に並びますし、一目で情報を見つけやすくなります。

 

管理者を決める

フォルダ内の情報は非常に整理されにくく、取り扱う情報が多いほど困難な状態になります。そのため、情報共有には管理者を設定する必要があるのです。管理者には、他の社員に情報共有のルールを浸透させフォルダ内が乱れないよう監視する役割を持たせてください。

システム担当者のみが全ての部署やチームの情報を管理するのは非常に困難なことですが、各部署・チームごとなど細かな単位で管理者を設定すれば、日々情報を小規模単位で整頓させることが可能になるでしょう。管理者の力量によって情報の状態が左右されないよう、管理者の教育にも力を入れなくてはいけません。

 

セキュリティに注意する

情報共有はセキュリティに注意して行わなくてはいけません。情報を多くの人が閲覧できる状態を作るということで、情報漏洩につながってしまう可能性は否定できないのです。

共有されている情報の取り扱いについて社員に周知し、情報漏洩を防ぐ教育を事前にしっかりと行うのはもちろんのこと、用意したフォルダ共有の方法がセキュリティ面で不安のないものでないかを常に確認しておかなくてはいけません。

導入時には安心できていたセキュリティシステムも、年々状況が変わることを理解しておく必要があるのです。また、社内でも全ての情報を全社員に伝えられるものではないため、フォルダごとに閲覧権限・修正権限などを細かく設定し、その権限は社員ごと・部署ごとに細かく区切りましょう。権限を管理する担当者を設定し、権限の管理も正しい方法で行われるようにしなくてはいけません。

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パソコンでのフォルダ共有

先ほど情報共有の方法として、パソコンでのフォルダ共有についてはすでに説明いたしましたが、ここからはより分かりやすく、そのフォルダ共有のメリットとデメリットを説明します。

デメリットがメリットを上回るようであれば、パソコンでのフォルダ共有はおすすめできません。基本的にパソコンの共有を使用した情報共有は、小規模の企業や少人数でのフォルダ共有に向いている方法です。

 

メリット

・パソコンに用意されている機能を使用するだけなので、ハードディスクの購入やサービスの導入などコスト面の投資をする必要がない。
・システムアドミニストレーターのみに管理権限を与えればセキュリティも確保でき、情報が管理しやすい。
・フォルダごとに情報にアクセスするメンバーを限定することが可能。
・特別な知識がなくても簡単に設定が完了できるため、部署内で設定が完了する。

 

デメリット

・取り扱うデータ量や使用する人数によってはサーバーの負荷が増え、ネットワークが重くなる。パソコンのパフォーマンス自体が落ちることもある。
・上記の状態を避けるためにサーバーへの投資が大きくなる可能性があり、定期的なメンテナンスの頻度が増える。
・ネットワーク管理を行う社内担当者の負担が大きい。

 



フォルダ共有おすすめクラウドツール

フォルダ共有をクラウドツールで行う場合は、上記のデメリットを解決することが可能です。またパソコンに依存していないので、インターネット環境さえあれば自宅のパソコンやスマホなどからも共有フォルダへのアクセスが簡単にできるでしょう。

もちろん毎月の使用料はかかりますが、多くのサービスでは非常に手頃な価格でサービスを提供しています。ここからはおすすめのクラウドツールについて紹介しますので、情報共有にクラウドツールの導入を検討しているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

flouu

情報共有ツール flouu(フロー)

flouu(フロー)は社内に散在した情報を一か所に集め、情報共有をするオンラインワークスペースです。

flouu(フロー)を使用してドキュメントを作成・共有すれば、多くの社員で同時に閲覧・編集ができ、コメントもリアルタイムで反映されるようになっています。さらに独自開発の優れた検索機能を持っており、明確なキーワードが分からない状態で抽象的なキーワードでの検索を行ったとしても、希望通りのデータを手に入れることができるでしょう。

ドキュメント作成のためのテンプレートも豊富に揃っていますので、新しくデータを作る作業にかかる時間も削減することが可能です。

【flouu:契約期間と費用】
1ユーザーごとの料金設定(30日間)
・スタンダード 500円/1ユーザーあたり1GBのクラウドストレージ
・エンタープライズ お問い合わせ
※試用期間:14日間
※導入支援サービスやオプションの設定あり

 

Google Drive

Googleドライブ

Google DriveはGoogle社の運営しているサービスで、同社が扱っているGoogleドキュメント・Googleスプレッドシート・Googleカレンダー・Gmailなどと連携して情報共有を進めるクラウドツールです。

文書作成や編集の方法がOfficeソフトと非常に似ているため、多くの方が使用しやすく、導入がスムーズに進むでしょう。flouuと同じく、複数の社員でデータの同時閲覧・同時編集が可能ですので、複数の社員でサクサクとデータを仕上げられます。

無料使用もできますが、有料プランでは高いセキュリティと多くのストレージが用意され、より高度な検索機能を使えるようになります。

【Google Drive:契約期間と費用】
1ユーザーごとの料金設定(1ヶ月間)
・Business Starter 680円/1ユーザーあたり30GBのクラウドストレージ
・Business Standard 1,360円/1ユーザーあたり2TBのクラウドストレージ
・Business Plus 2,040円/1ユーザーあたり5TBのクラウドストレージ
・大規模ビジネス お問い合わせ/必要に応じて増やせる容量・プレミアムサポート
※試用期間:14日間

 

Dropbox

Dropbox

DropboxはOfficeソフトで作成したデータをそのまま共有することが可能なので、現段階で業務上使用しているデータを、そのままフォルダ共有できるようになります。その他のクラウドツールと同じく共同編集機能も搭載しているため、リモートワーク時も情報共有に不便を感じることがないでしょう。

またフォルダの階層管理が行いやすく、それぞれのフォルダごとに閲覧や編集の権限を細かく設定できます。そのため、多くの社員でフォルダ共有をしたいと考えている方にもおすすめです。

【Dropbox:契約期間と費用】
1ユーザーごとの料金設定(1ヶ月間)
・Professional 2,000円/1ユーザーあたり3TBのクラウドストレージ
・Standard 1,250円/1ユーザーあたり5TBのクラウドストレージ(3ユーザー以上)
・Advanced 2,000円/1ユーザーあたり必要に応じたクラウドストレージ(3ユーザー以上)
※試用期間:30日間

 

まとめ

情報共有のためにフォルダ共有を行う方法と注意点を説明いたしました。まずは、共有したいと考えている情報の量・情報共有を行いたい社員の数を明確にした上で、自社に最適なフォルダ共有の方法を検討してみましょう。

また、こちらでおすすめしたクラウドツールには全て無料の試用期間が用意されています。無料試用期間を利用して、クラウドツールの使い心地を確認した上でフォルダ共有の方法を絞っていきましょう。

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