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社内情報共有を効率化する4つの方法とおすすめツール10選【タイプ別】

社内情報共有を効率化する4つの方法

社内情報共有ができている会社では、効率良く業務を進められ、無駄や非効率なことを徹底的に省けるようになります。

しかし情報共有の方法は組織によって最適な方法が違うため、何が自分たちの組織に適した方法であるか判断が難しいものだと言えます。

また情報共有は効率良く進める必要がありますので、そのためには情報共有ツールを使用すると良いでしょう。

この記事では情報共有を効率化できる方法と、おすすめの情報共有ツールを10個お伝えいたしますので、ぜひ参考にしてください。

 

社内情報共有の重要性

まずは社内で情報共有をすることが、業務にどのような影響を与えるのかを知りましょう。

その重要性を知れば、より情報共有の導入または見直しがこれからの時代に欠かせないことだと分かると思います。

 

業務を効率化できる

情報共有ができていない会社では、複数の社員が同じ作業を繰り返し行う・ノウハウが共有できずに同じ疑問を複数の社員が抱えている・トラブル事例が周知されず似たようなトラブルが繰り返し発生するなどの非常に効率の悪いことが起こりやすい状態になります。

情報共有ができていれば、このようなトラブルや問題を回避できるようになるでしょう。

 

ナレッジの属人化を防ぐ

ナレッジとは個人が持つ有益な情報のことですが、情報共有ができていない組織ではナレッジの属人化が起こり組織としての成長は期待できなくなるのです。ナレッジを持った社員の退職や転職があれば、ナレッジ自体も企業に残ることなく失われてしまうでしょう。

ナレッジの共有化は、組織全体の価値を高めることが可能なとても優れた方法です。たとえば、ベテラン社員のナレッジを共有できれば、まだ入社したばかりの社員でもベテラン社員が培ったナレッジを手に入れることができるのです。ナレッジは属人化してはいけないものであると、社員全員が理解しなくてはいけません。

 

コミュニケーションが活性化する

情報共有ができている組織は、自然にコミュニケーションが活性化します。なぜなら情報共有ができているということは、社員がお互いの業務内容・業務の問題点・課題などを理解し合う環境が整っているということになりますので、業務に対してのアドバイスや改善案の討論が頻繁に実施されるようになるのです。

さらにコミュニケーションが活性化すれば、新しいアイデアを発言しやすい雰囲気が社内で生まれ、固いチームワークも育てられるでしょう。

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社内共有を効率化する4つの方法

情報共有を効率的に行わなくては、業務にかかる時間と労力を増やしてしまう恐れがあります。情報共有を効率良く進めるために、具体的な方法を4つ紹介しましょう。

 

1. 目的をチーム内で確認する

情報共有は手段であり目的ではりません。そのためには情報共有を開始する前の段階で、チーム内で「何のために情報共有を行うのか」という情報共有の目的を明確にしておきましょう。

目的が見えていないことに対してチームで取り組むのはとても困難なことですし、目的がはっきりとしていれば、判断を誤り失敗が起こることはありません。

 

2. ルールをシンプルにする

そのような取り組みであっても、組織で取り組む行為にはルールが必要です。ルールがないことを複数の人間が実施すると正しい運用が困難になるでしょう。情報共有にも必ず運用のためのルールを設ける必要があるということです。

しかし、情報共有は毎日の業務の最中に複数回行われることですので、ルール自体が複雑になると、一日に何度もルールの確認が必要になってしまいます。そのため、情報共有のためのルールはシンプルで、毎回確認しなくても一度聞けば簡単に覚えられるようなものでなくてはいけません。

 

3. 社員間の信頼関係を見直す

そもそも社員の間に信頼関係がなければ、情報を共有することはできません。信頼できない相手に対して有益な情報を与えたいと思う人は少ないでしょう。社員間の信頼関係が希薄であると分かっているのなら、情報共有を開始する以前にその関係の見直しから始めなくてはいけません。

 

4. 社内情報共有ツールを導入する

情報共有ツールを導入することにより、よりスムーズに社内の情報共有が可能になります。近年では情報共有の重要性が多くの人に知られていますので、情報共有ツール自体も豊富な種類が用意されているのです。

情報共有は効率良く進めることが非常に重要な要素となりますので、情報共有ツールを使用して少しでも情報共有の効率を上げましょう。記事の後半では、おすすめの情報共有ツールをタイプ別に紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。

情報共有の効率化についてこちらの記事もあわせてご参考ください。

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社内情報共有ツールの種類

社内情報共有ツールの種類

おすすめの情報共有ツールを紹介する前に、情報共有ツールの種類を知っておきましょう。情報共有ツールはそれぞれ大きな特徴を思っていますが、タイプ別に分けることが可能です。

 

ファイル共有

ファイル共有では情報を一元管理し、社員の業務内容や役職ごとに権限を細かく指定します。また多くのツールではファイルの同時閲覧・同時編集が可能で、コメント機能なども用意されているため、リモートワーク時にも複数の社員がその場にいるかのようにファイルの修正などを進められるでしょう。

 

社内wiki

社内の情報・ナレッジを蓄積して共有するためにある社内wikiでは、社員が自由に情報を追加していくことが可能です。業務のマニュアルやノウハウだけでなく議事録の記録などにも最適な情報共有ツールです。

 

グループウェア

社内の情報共有やコミュニケーションを円滑に進めるために使用するグループウェアは、タスク管理やスケジュール管理に使用される情報共有ツールのことです。チーム間で現在のタスク・スケジュールを共有できれば、チーム全体で業務を進めやすい環境を整えやすくなるのです。

 

ビジネスチャット

チャットというとプライベートで使用しているツールを思い浮かべる方が多いかと思いますが、ビジネス用のチャットではより高いセキュリティが確保されており、ファイル共有やWeb会議、タスク管理機能を持っているものもあります。グループを複数作成できるので、プロジェクトごとにグループ分けした連絡を取り合うのにも便利でしょう。

 

ツールの選び方

情報共有ツールは非常に多くの種類が用意されているため、ツール選びが困難になってします。
組織にとって最適な情報共有ツールを見つけるためのポイントを説明いたしましょう。

 

導入目的に合っているか

情報共有はやれば良いというものではありません。何を目的として情報共有をするのかを再認識し、情報共有の目的が叶えられるツールを導入するようにしてください。

また、機能が豊富すぎると使用方法が複雑になる傾向がありますので、自社が使用予定でない機能が多すぎる情報共有ツールは避けた方が良いでしょう。

 

費用・利用可能範囲が自社に最適か

情報共有ツールは多種類あり、それぞれの情報共有ツールにいくつもの内容・費用別のプランが用意されています。情報共有を行うときには自社の利用人数・必要なストレージなどを把握しておき、自社に最適なサービスとプランを選択するようにしましょう。

 

社員全員にとって使いやすいか

情報共有ツールはシステム担当者のみが使用するものではなく、社員全員が実施しなくては本来のメリットを得ることができないものです。

導入する情報共有ツールは、パソコン操作が得意ではない社員でも使いやすいと感じられるように使いやすくシンプルな使い心地のものが良いです。可能であれば独自のマニュアルを作成すれば、より多くの社員が安心してツールを使用できるでしょう。

 

社内情報共有ツールおすすめ10選【タイプ別】

情報共有ツールの選び方を紹介いたしましたが、ここからは実際にお勧めできる情報共有ツールについてお伝えしていきましょう。

 

ファイル共有

まずはファイル共有のための情報共有ツールについて、お勧めの情報共有ツールを紹介します。

 

flouu

情報共有ツール flouu(フロー)

社内の情報を集結し、情報の収集・共有・活用などのプロセスをスムーズに行うための情報共有ツールであるflouu(フロー)は、使いやすいシンプルな操作性と独自の優れた検索機能を持っています。
また、共有されたドキュメントは複数のメンバーで同時編集やコメントの記入も可能です。
14 日間もの無料の試用期間がありますので、満足いくまで使い心地を確認できるでしょう。

 

Box

box

強いセキュリティが確保されている情報共有ツールであるBoxは、ExcelやOutlookとの連携が可能になっています。
アクセス管理や監視ログ機能も搭載されている安心して利用できるサービスだと言えるでしょう。

 

Dropbox business

チームでの共同作業をより効率的に行うために生まれたDropbox businessでは、社内に散らばっている情報を一か所にまとめ、整理し保管するためのシステムです。
検索機能に優れているという特徴も持っていますので、抽象的なキーワードでも必要な情報が手に入れられるでしょう。

 

社内wiki

次に、社内wikiとして使用できる情報共有ツールを紹介いたします。

 

esa

esa

esaは不完全な情報でも公開し、情報の更新を繰り返して情報を複数の社員で育てていくことが可能な情報共有ツールで、手ごろな費用設定を設けています。
可変性のある情報を取り扱うことが多い業務を行う組織に最適なツールでしょう。

 

Confluence

Confluence

シンプルでいて高機能なConfluenceは、ナレッジ蓄積・情報の作成や共有に使用しやすい情報共有ツールです。
あらゆるファイルを共有できるため、規模の大きな組織でも活用されているツールです。

 

Qiita Team

Qiita Team

Qiita Teamは、「簡単に書けて、簡単に共有できる」というキャッチコピー通り、ブログのような感覚で情報を公開できることができるため、気軽に情報を共有することが可能です。
豊富なテンプレートが用意されているので、文書作成自体にかかる時間も削減できるでしょう。

 

グループウェア

情報共有を円滑に進めるためのグループウェアを説明しましょう。

 

サイボウズOffice

サイボウズOffice

中小企業に特化して開発されたサイボウズOfficeは、コミュニケーションに必要な情報共有のための機能をパッケージ化しており、手ごろな価格で取り入れやすいグループウェアです。

 

Google Workspace(旧G Suite)

Google Workspace

Google WorkspaceはGoogle社が提供しているグループウェアで、Googleドキュメント・Googleスプレッドシートをビジネス向けに使用できるサービスです。

複数のメンバーでリアルタイムに同時編集も可能になっています。使い心地がOfficeソフトと非常に似ているので、誰もが抵抗なく使用しやすいでしょう。

 

ビジネスチャット

最後に組織で使用しやすいビジネスチャットについてお伝えしましょう。

 

Slack

スラック

タスク管理やカレンダー機能も持っているSlackは多くの企業で使用されているビジネスチャットで、無料プランでも14個ものグループを作成できるという特徴も持っています。
SkypeやGoogleカレンダーなどの外部ツールとの練回も可能で、基本的には無料で使用できるサービスです。

 

Chatwork

チャットワーク

Chatworkは日本の企業が開発したチャットツールで、チャット機能の他にもタスク管理・ビデオ通話が可能です。セキュリティの強さも人気の秘密で、Slack同様多くの組織が活用しているサービスだと言えます。
無料で使用ができますが、ユーザー管理をするためには有料プランに移行する必要があります。
有料プランになるとより高いセキュリティが確保されるでしょう。

 

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ツールを社内に導入する際の注意点

情報共有を効率良く進めるためのおすすめの情報共有ツールを紹介いたしました。情報共有ツールを導入するときには、最適なツール選びも欠かせませんが、その他にも管理者を用意することをおすすめします。管理者がいることにより情報共有が社内に浸透しやすくなり、情報共有時に発生した問題や課題を解決するためのアクションを起こすことができるのです。

情報共有はツールを導入して開始すれば完了するものではありません。情報共有の管理者を定め、社内の情報共有を常に管理・検証するようにしましょう。情報共有のためのルールの見直しや運用の改善など日々を行うことで、より社内に最適なスタイルで情報共有が進められます。

 

まとめ

情報共有を社内で効率良く進めるための方法と、お勧めできる情報共有ツール10個を紹介いたしました。

ほとんどの情報共有ツールには期間や機能に制限を設けた無料のプランが用意されていますので、実際に使用してみて使い心地を確認しましょう。

自社に最適な情報共有ツールを導入できれば、より効率的に情報共有が進められるようになります。

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