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社内のナレッジ共有を促進する3つのコツとおすすめツール

社内のナレッジ共有を促進するコツ

社内でナレッジ共有を開始したものの、ナレッジ共有の浸透が滞り予定していた効果を得られていないと感じている方は少なくありません。

ナレッジ共有は組織全体で取り組むことが最低条件であるため、社員の理解不足や協力がない状態では期待していた成果をあげられない可能性が高いのです。

この記事では、ナレッジ共有を成功させるための3つのコツを紹介いたします。すでにナレッジ共有を進めているのに、メリットを活かしきれていないと感じているのなら、今からできる改善方法を模索してみてください。

 

社内のナレッジ共有はなぜ重要か

ナレッジ共有が組織にとって大きなメリットになるということが一般的になってから、多くの企業がその手法を社内に取り入れるようになりました。中にはその重要性を理解しないまま導入を開始してしまった企業もあり、せっかくのナレッジ共有のメリットをあまり発揮できないままになっているようです。

ここではまず、社内でナレッジ共有をすることで企業が得られるメリットや効果を説明しましょう。

 

属人化を防ぐ

ナレッジ共有といえば「情報の共有」が浮かぶ方が多いようですが、ナレッジ共有で共有できることの中には業務のノウハウなどの技術も含まれます。ナレッジ共有ができていれば、部署内の誰がどのような作業をしているかが分かるだけでなく、その作業内容についてのノウハウも手に入るということです。その結果、業務が1人の担当者に属人化することを防ぎ、担当者が不在の間は業務が滞ってしまうなどのトラブルも発生しにくくなるでしょう。

業務が属人化してしまうと、何らかの問題が発生したときにも担当者以外が迅速に対応できません。その担当者だけでは解決できないような大きい問題に発展するまで、上司が問題の発生にすら気づかないような事態も起こりやすいのです。また業務の属人化はノウハウの抱え込みとも言えますので、人材の流出時に組織が受けるダメージは大きなものになります。組織内の業務・仕事に必要な技術や能力は個人が所有するものではなく、組織単位で共有することが理想的な形なのです。

 

コミュニケーションが活性化する

ナレッジ共有ができていない会社では、同じチームで働いていても相手がどのような業務をしているかを何となく表面的な情報でしか把握できていないことがあります。「あの人は法人担当の営業で何社かを担当しているらしい」「あの人はその補佐的役割なようだ」これだけの情報が分かっていても、その人は一日の間にどのような業務をしているのか?今は業務中で何か課題を抱えているのか?具体的なことが理解できていないのです。

そのような状態ではチーム間で協力・提案し合うことはできませんので、同じ組織にいながら別の仕事をしているような関係になってしまい、チームワークも生まれません。つまり、ナレッジ共有は社内のコミュニケーションにも関係してくるということです。担当している業務に関係なく密なコミュニケーションが取れるようになれば、個人間・チーム間・部署間の垣根を超えた発想で業務を進められるようになるでしょう。

 

業務効率化が進む

業務の効率化は、ナレッジ共有で得られる最大のメリットです。ナレッジ共有のメリットはこちらで紹介したもの以外にもあるのですが、最終的には全てのメリットが業務の効率化につながると言っても過言ではありません。逆に言えば、ナレッジ共有ができていない組織では、とても非効率な状態が発生しやすいということです。

たとえば、業務上必要なある情報を社員が手に入れたとします。その社員が個人的に満足してしまえば、そこから先の社員につながることはなく、他の社員がその情報を別のルートや同じルートから確認します。同じ動作を何十人・何百人の社員が繰り返し行ってしまうような状況を想像してみましょう。非常に非効率であると感じられますね。

もし、一番初めに必要な情報を手に入れた社員が上司に報告していたとしても、上司がそこでナレッジ共有をしなければ同じ結果になりますし、そもそもナレッジ共有の意識を持っていない社員は「情報は自分で確認し個人で所有する」と考えている場合が多いため、情報が共有されていたとしても気づかない可能性もあるでしょう。

表面化していないだけで、これと似たような非効率な問題がナレッジ共有がされていない組織では頻繁に発生しています。

ナレッジ共有の重要性についてはこちらの記事もあわせてご参考ください。

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ナレッジ共有のプロセスとは

ナレッジ共有の重要性をお伝えいたしましたが、ナレッジ共有が上手く進まない状態に悩んでいるのであれば、運用開始の前段階のプロセスに誤りがあった可能性もあります。まずは、ナレッジには大きく分けて「暗黙知」「形式知」の2つの種類があることを知りましょう。2つの関係性を理解すれば、ナレッジ共有のプロセスが見えてきます。

「暗黙知」とは、言葉や文章などにして説明するのが困難な知識のことで、マニュアルなどがないことが多いです。簡単に言えば、職人の勘や長期間同じ業務を続けてきた人だけが得られるスキルや感覚のことで、暗黙知が必要な業務は特に組織内で属人化されやすく、なかなか共有できません。

次に説明する「形式知」とは、組織内で共有しやすいように言語化・マニュアル化された知識のことです。形式知があれば、優れた経験・ノウハウを多くの社員で共有でき、形式知の用意されている業務は属人化されにくくなります。

「暗黙知」「形式知」をより分かりやすく車の運転に例えて言い換えると、「実際に運転をしてみて車の操作を感覚的に身につける」のが暗黙知「免許を取得するための講習で得られる知識」が形式知だと言えます。組織内に存在する暗黙知をできるだけ多く形式知に変えることができれば、組織全体のスキル向上が期待できるのです。

 

社内のナレッジ共有を促進する3つのコツ

社内ナレッジ共有 2

ナレッジ共有を社内で進めるためには、社員の理解・協力が欠かせません。ナレッジ共有は、会社全体で取り組まなくては十分な効果が得られないからです。そのためにはチーム単位はもちろん、個人単位の不参加も極力避けなくてはいけません。

ここからはナレッジ共有を社内で促進させるためのコツを紹介しましょう。

 

1. 目的とルールについての共通認識をつくる

まず「上が決めたからナレッジ共有を実施する」というような状態を避けるために、ナレッジ共有の目的を社員に理解してもらわなくてはいけません。講習会などを用いて、組織全体が何のためにナレッジ共有をするのかを分かりやすく伝えられるようにしましょう。組織が得られるメリット・社員個人が得られるメリットも丁寧に説明し、ナレッジ共有が成功することで期待できる効果を伝えるのです。

人間は目的がはっきりとせず、メリットが理解できていないことに対しては消極的になってしまうものですが、組織側から明確な目的・効果を提示すれば多くの社員の賛同を得られるでしょう。またその際には、ナレッジ共有を促進するために設定するルールについても理解を得ます。

多くの人間が取り組むものには必ずルール付けが必要ですが、ルールの伝達がナレッジ共有の周知より後になってしまうと「やっぱりなんだか面倒だ」と感じられる恐れがあります。ナレッジ共有のメリットと同時にナレッジ共有のルールを周知することで、ルールとメリットの相殺が狙えるでしょう。組織の規模が大きいほど多くの時間が必要になる場合もありますが、意見を集めるなどの方法も取り入れながら、根気よく社員にナレッジ共有の理解を深めて行きましょう。

 

2. ナレッジ共有の管理推進者を決定する

ナレッジ共有は導入すれば完了というものではなく、定期的な改善やナレッジ共有の浸透などを管理する必要があります。そのためには、事前にナレッジ共有の導入推進者を任命しておくと良いでしょう。社内でのナレッジ共有に成功している企業のほとんどで、この導入推進者が設定されています。

ナレッジ共有の導入推進者は「ナレッジマネージャー」とも呼ばれており、ナレッジ共有の浸透を管理・把握するだけでなく、各現場のナレッジ共有に関する課題への対応も担うことになります。責任が重く大変な業務になると推測できますので、人選には注意してください。

 

3. 自社に適したナレッジ共有ツールを使う

ナレッジ共有のメリットを社員全員が理解していたとしても、ナレッジ共有自体に手間や時間がかかるようでは、ナレッジ共有の優先度が低くされてしまう可能性が高くなります。誰もが限られた時間を有効に使いたいと考えていますので、非効率なことは後回しにしたくなってしまうものだからです。つまりナレッジ共有は、簡単でいて短時間に進められるものでなくてはいけません。

そのためには、ナレッジ共有のために必要な「書く」「見る」のハードルを下げることが重要です。自社に適したナレッジ共有ツールを導入し、サクサクとナレッジ共有ができる環境を整える必要があるでしょう。ナレッジ共有後の長期的なメリットを社員に与えるだけでなく、毎日の業務の作業効率も上がっていると感じられるようなシステムを利用するのが理想です。

効率的なナレッジ共有の方法はこちらの記事も併せてご参考ください。

効率的なナレッジ共有方法
ナレッジ共有をさらに効率化する方法を徹底解説!考え方からツールまで

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おすすめのナレッジ共有ツール

ナレッジ共有をスムーズに促進させるためのコツを説明いたしました。効率良くナレッジ共有を進めるためには、やはり優れたナレッジ共有ツールの導入は欠かせません。社員が使いたいと感じるようなナレッジ共有ツールを選択できれば、ナレッジ共有の成功率は非常に高いものになるのです。

ここからは操作方法も分かりやすく、業務全体の作業効率を簡単に高められるナレッジ共有ツールを紹介しましょう。ナレッジ共有ツールの導入を検討しているのであれば、ぜひ参考にしてください。

 

flouu

flouu フロー

flouu(フロー)は社内に散財した多くの情報を、オンラインのワークスペースに集約できるナレッジ共有ツールです。保存の形がバラバラな状態で散らばってしまっている情報でも一括して管理し、精度の高い検索技術を用いて、必要な情報をすぐに見つけられるようにします。

ドキュメントは複数のメンバーで同時編集ができ、まるで会話をしているかのようにサクサク作業を進められるようになるでしょう。編集履歴やコメント歴も残るので、時間が経っても編集時の様子を把握できます。また、使いやすいテンプレートが豊富に用意されているためドキュメント作成自体の時間も短縮可能で、社内の業務効率化に最適なツールです。

【flouu:1ユーザーごとの費用(税抜)】
・スタンダード 500円/30日
・エンタープライズ お問い合わせ
※試用期間:14日間
※導入支援サービスやオプションの設定あり

 

Googleドライブ

Googleドライブ

個人向けとして広く流通しているGoogleドライブは、同社のGoogleドキュメントを使用してクラウド上でファイルの作成や共有ができるようになっています。ビジネス向けてはセキュリティがより向上し、AIによる検索機能も追加されているため、さまざまな業種で取り入れやすいナレッジ共有ツールでしょう。

また、Googleドキュメントの操作方法がOfficeソフトと変わらないこともあり、導入時にマニュアルなどを使用しなくても多くの社員がすぐ使いこなせるようになるというメリットもあります。

【Googleドライブ:1ユーザーごとの費用】
・Business Starter 680円/1ヶ月
・Business Standard 1,360円/1ヶ月
・Business Plus 2,040円/1ヶ月
・大規模ビジネス お問い合わせ
※試用期間:14日間

 

Kintone

Kintone

どう業型ナレッジ共有ツールであるKintoneは、Kintone自体が豊富なアプリを搭載しており、業務上必要な作業がKintoneで完結できるようなシステムを構築しています。現在社内で使用しているソフトとも幅広く連携が可能なので、Kintoneを開いておけば他のソフトからの情報も通知で把握できるようになっています。

スマホのようにアプリを好みに揃えて、自分が使いやすいワークスペースをデザインできるので、効率的に作業がしたいと考えている方に喜ばれるナレッジ共有ツールです。

【Kintone:1ユーザーごとの費用】
・ライトコース 780円/1ヶ月
・スタンダード 1,500円/1ヶ月
※試用期間:30日間

 

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まとめ

社内でのナレッジ共有におけるコツとおすすめのツールをご紹介しました。

社内でナレッジ共有を始めたけれど思っていたような効果を得られず、ナレッジ共有自体が浸透していないと感じるのであれば、導入段階で何か問題があった可能性が考えられます。

残念ながら滞ってしまった状態のナレッジ共有は、適切な方法でアクションを起こさなくては自然に改善することはありません。一度ナレッジ共有に関する社内の意識が統一できているのか・ナレッジ共有ツールの選択は適正であったかを見直し、改善点を探った方が良いでしょう。

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