テレワーク

リモートワークのための情報共有の重要性と導入ポイントの紹介!


働き方の多様化を目指し、近年多くの企業でリモートワークが導入されました。しかし、残念ながら全ての企業がリモートワークに成功しているわけではありません。

特に情報共有ができていない・情報共有できる環境が整えられていない状態でリモートワークを開始すると、必要な情報が行き届かなくなり、リモートワークが非常に非効率で生産性の低いものになってしまうのです。

この記事では、リモートワークではなぜ情報共有が重要なのか?リモートワークで情報共有をするメリットやポイントを説明しましょう。これからリモートワークの導入を考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

リモートワークは情報共有不足になりやすい

リモートワーク導入時の代表的なデメリットには、コミュニケーション不足になりやすいという問題があります。リモートワークでは、今までオフィスで自然に行っていた質問・提案などのコミュニケーション全てがメール・チャット・電話などを活用しなくてはできなくなるため、社員同士のコミュニケーションが不足してしまうのです。

情報共有は社員間のコミュニケーションで成り立つものなので、リモートワークは情報共有が滞りやすい状態になると言えるでしょう。情報共有ができていない企業では業務の属人化・情報の独占が起こり、より情報が共有されにくくなる悪循環に陥ってしまいます。

 

リモートワークで情報共有をするメリット

リモートワークで情報共有を行うと、どのようなメリットがあるのでしょうか?

 

コミュニケーションが円滑に進む

情報共有がしっかりできている企業では、リモートワークを導入してもコミュニケーション不足を原因とするトラブルが発生しません。特にコミュニケーションに特化した情報共有ツールを使用すれば、ドキュメントを複数のメンバーで閲覧・編集したり、ドキュメント上でチャットのようにコメントを入力することも可能なため、まるで相手がその場にいるような感覚で業務を進められるのです。

その他にも、画面共有・オンラインミーティング・チャットなどを活用することで、オフィスにいた時よりもコミュニケーションが取りやすくなったという事例もあります。

 

迅速に情報が共有できる

リモートワークの場合、ほとんどの方はパソコンを利用してオンラインで業務を行っているため、離席中・外出中・会議中などで不在にすることが少なく、迅速に情報を伝えやすくなります。

リモートワークでも正しく情報共有を行えば、オフィスでの業務よりも迅速な対応が可能だということです。

 

ノウハウの共有による生産性の向上

リモートワークの問題の一つとして、まだ業務に対して知識が不足している社員が抱える疑問・不安に上司が対応しにくくなるというものがあります。

質問がしやすい環境を整えるのも大切なことですが、経験豊富な社員が持っている優れたノウハウを共有すれば、社員の成長を促しながら自分自身で問題を解決する能力が身につけられるでしょう。

 

業務の属人化を防ぐ

一人での作業が増えるリモートワークでは、オフィスでの業務よりも業務の属人化が起こりやすくなります。業務が属人化してしまうと、業務の引き継ぎが困難になり、担当者の不在によって業務が滞るなどの問題につながるでしょう。

リモートワークであっても、しっかりと情報共有ができていれば、業務は属人化せず担当者以外も臨機応変に対応できるようになります。

 

リモートワークで情報共有をするデメリット

リモートワークで情報共有を行うことにデメリットはありません。しかし、操作が複雑な情報共有ツールの導入・情報共有自体の方法が分かりにくい状態にしてしまうと、情報共有をすることに多くの労力がかかり、業務全体の生産性を下げてしまう恐れがあります。

そのようなトラブルにつながらないよう、この後紹介する情報共有を成功させるポイントや情報共有ツールの選び方を理解しておきましょう。

 

リモートワークで情報共有を成功させるポイント

情報共有はただ始めれば良いというものではなく、社員全員の協力が必要です。ここからは、情報共有を成功させるために知っておくべきポイントを紹介しましょう。ポイントを理解し、十分な準備をした上で情報共有を進めてください。

 

社員に「リモートワークは情報共有不足になりやすい」という意識を持たせる

相手の様子が見えないリモートワークでは「伝わるだろう」「言うほどでもないだろう」と思ってしまうことでも、共有した方が良い場合があります。

社員同士が「リモートワークはコミュニケーションが不足しやすい・情報共有不足になりやすい」と理解をするだけで意識的に情報共有が行われやすくなり、情報共有不足を防ぐ効果が期待できるでしょう。

 

社員「情報共有を行う意義」を周知する

情報共有は社員全員で取り組まなくてはいけません。しかし、どんなに簡単な方法で情報共有が可能になるシステムを導入しても、情報共有の意義が社員に伝わっていなければ、消極的な対応しかしてもらえなくなる恐れがあるのです。

全社員に、なぜ情報共有が必要なのか?情報共有をすることによって組織・個人が得られるメリットについて周知・教育しましょう。社員が情報共有の重要性を理解すれば、組織内で自然に情報共有が浸透していきます。

 

情報共有のためのルールを決める

時間に追われて業務を進める中で、情報共有を面倒と感じてしまう社員は一定数存在するものです。情報共有導入時には、一部の社員が情報共有を避けてしまうことが起こらないよう「情報共有のためのルール」を定めましょう。

ルールが多すぎる・細かすぎると、情報共有のたびにルールを確認するような非効率な状態になってしまうので、ルールは簡潔で覚えやすく数の少ないものにします。

【情報共有のルールの例】
・終業前に共有するべき情報を周知する(日報を用いるなど)
・終業前に共有された情報を確認する

このようなルールを用意すれば、全社員に「必ず毎日情報共有をする」という行動が身につけられるでしょう。

 

情報共有ツールを導入する

情報共有の方法は、口頭・メール・チャットなどどのような手段を用いても構わないのですが、情報共有に特化したツールを用いることで、最小限の労力で情報共有が行えるようになります。このようなシステムを整えれば、積極的に情報共有が進められるでしょう。

代表的な情報共有ツールflouuでは下記のような機能が搭載されています。
・複数のメンバー間でのドキュメントの同時閲覧・編集
・ドキュメント単位のリアルタイムチャット
・ドキュメントの細かな公開権限設定
・slack・chatworkとの連携
・豊富なテンプレート
・ドキュメントのラベル管理
・コメントも含むドキュメント全文検索

情報共有ツールに用意された機能を使用することで、リモートワーク時の情報共有をスムーズに行うだけでなく、業務の生産性の向上も期待できます。情報共有ツールそのものが複雑で使いにくいものになってしまうと、ツールの導入が情報共有の浸透を妨げてしまう恐れがありますが、flouuはシンプルで使いやすい操作性を備えています。

 

flouu:テレワーク時代のリアルタイム情報共有ツール

 

リモートワーク時の情報共有ツール選定方法

リモートワーク時の情報共有は基本的にオンラインで行われるため、最適なツール選びが欠かせません。ここでは情報共有ツールの選定方法を紹介しましょう。

 

十分なセキュリティ対策が用意されているか

リモートワークでは非常に重要な機密情報や顧客の個人情報なども社外で取り扱うことになります。そのため、ツール選定時にはデータセンターのセキュリティ基準・不正アクセスを検知機能・ログイン時の認証方法などを確認する必要があるでしょう。

また、社員にも定期的に情報セキュリティ教育を行い、情報漏洩を防ぐための知識を身に付けさせる・再認識させるべきです。

 

マルチデバイス対応か

パソコンでの操作だけでなく、スマホやタブレットでの操作も可能な情報共有ツールを選べば、リモートワーク時だけでなく移動時間や出張先での情報共有が可能になります。

情報共有は迅速に行われることが重要なので、マルチデバイス対応のツールを選択するようにしてください。

 

操作性に優れているか

操作が複雑な情報共有ツールを導入してしまうと、情報共有に多くの手間がかかってしまうようになります。特にパソコン操作が苦手な社員は情報共有を嫌煙してしまう恐れもあるのです。

可能な限りシンプルな操作性のツールを選び、より簡単に短時間で情報共有が進められるようにしましょう。

 

オンラインのコミュニケーションが取りやすいか

リモートワークで不足しがちなコミュニケーションを補うためには「いかに簡単かつ気軽にコミュニケーションが取れる環境を整えるか」が重要です。多くのコミュニケーションツールにはチャット機能やコメント機能が搭載されていますが、よりコミュニケーションの活性化が期待できるものを選びましょう。

また、リーダーが積極的にツールを使ったコミュニケーションの機会を設けることも大切です。

 

まとめ

情報共有がしっかりできていれば、リモートワークを導入してもコミュニケーション不足などの問題に悩まされることはありません。物理的に相手と距離が生まれるリモートワークだからこそ、優れた情報共有ツールを用いて円滑な情報共有を可能にしましょう。

スムーズに情報共有ができる環境が整えられれば、リモートワークでもオフィスでの業務以上に情報が伝わりやすくなります。情報共有が可能な環境を準備した上で、リモートワークの導入を進めてください。

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