情報共有

【トップ営業マンを育てる】営業活動で情報共有が重要視される理由と営業向きの情報共有ツール紹介!


営業は個人で情報を抱えやすい業種であり、情報共有が難しいと言われています。その理由には営業マンは外出が多い・時間に追われているなどがありますが、顧客情報の独占によって自分の営業成績が高められると考える営業マンもいるようです。

しかし、チームや企業単位で見ると情報共有がされない状態は非効率であり、見込み顧客を逃す・チーム全体の営業力が伸びないなどの問題にもつながります。

営業マンに情報共有の重要性を伝え、積極的に情報共有してもらうには、情報共有ツールを使用して最小限の労力で情報共有できる環境を整える必要があるでしょう。

この記事では、営業活動で情報共有するべき理由と、おすすめのツールを紹介します。営業マンの情報共有が進まないと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

 

営業活動での情報共有の重要性

最初に営業活動で情報共有が重要である理由を詳しく説明しましょう。その重要性を営業マン全員に理解してもらうためには、研修などの教育が必要な場合もあります。

営業マンに情報共有を強要するのではなく、自主的に情報共有を行なってもらえるようにするのが理想的な状態です。

 

営業の属人化を防ぐ

冒頭でもお伝えしたように、営業活動はその他の業務に比べて情報共有の滞りによって業務の属人化が起こりやすいです。

案件ごとの情報はもちろん、営業活動によって得られたノウハウも営業マン個人で管理されることが多く、担当の営業マンしか業務が分からない・担当者しか顧客対応ができないような状況に陥ってしまうでしょう。

 

営業プロセスが可視化される

情報共有で顧客との対応履歴が共有されれば、営業マンの営業プロセスが閲覧可能な状態になります。営業プロセスが可視化されることで、リーダーは営業マンの成果だけでなく成約に至ったプロセス・現在の進を把握できるのです。

適切な評価やアドバイスによって営業チーム全体の成約率を高められるでしょう。

 

有益なノウハウが共有できる

トップセールスマンの情報が他のメンバーと共有されることで、経験が不足している社員も経験豊富な社員のノウハウを参考に、短時間でスキルを高められるようになります。ノウハウは企業の資産になるため、人材流出時の損害も最小限に抑えられるでしょう。

人事異動や新入社員の教育にかかる労力も大幅に節約できます。

 

担当者以外も顧客に迅速な対応ができる

営業マンが顧客情報を一人で独占してしまうと、顧客から問い合わせやクレームがあった時に担当営業マンしか適切な対応ができない状態になってしまいます。情報共有で顧客情報が誰でも分かるようにしておけば、担当営業マン以外も顧客に対して迅速に対応できるでしょう。

 

営業チーム内で共有するべき情報とは

営業活動を行う中では非常に多くの情報が手に入りますが、特に共有するべき情報にはどのようなものがあるのでしょうか?ここでは営業活動で共有するべき情報の種類をまとめました。

もちろんその他の情報も共有することで得られるメリットがあるため、自社で求める情報は何かを考えてみましょう。

 

顧客情報

顧客情報は顧客の企業情報だけでなく、担当者・決裁者・担当者が不在時の対応者などの情報を指しています。

営業マンが手に入れた顧客情報は公式サイトや名刺で分かるような情報とともに、営業アプローチを行わなくては手に入らないような希少な情報も含まれるため、営業マンの資産と言えるでしょう。

一度目のアプローチで成約に至らなかった場合にも、この顧客情報が今後のアプローチに活かせるでしょう。

 

案件情報

個別の案件に関する情報を案件情報と呼びます。具体的には契約金額・商材や商談時のアプローチ方法・商談の内容が含まれます。案件情報を見れば、受注や失注の原因が分かりやすく、営業担当者の変更もスムーズに進められるでしょう。

リーダーは一度に複数の営業マンの案件を把握する必要があるため、案件情報が可視化されていればリーダーの業務も効率化できます。

 

過去の事例

営業活動を進める中ではいくつもの成功事例・失敗事例が生まれます。これらの情報が共有できれば、成功事例は成約のヒントに・失敗事例は失注を防ぐヒントとして役立てるでしょう。

特にトラブル発生時の事例は、同じようなトラブルの繰り返しを効果が得られます。

 

情報共有ツールとは

情報共有ツールは情報共有を円滑に進めるために用意されたツールで、情報共有の重要性が周知された今では非常に多くのツールが存在しています。情報共有ツールには営業マンが情報共有を行いやすい機能が豊富に搭載されているのです。

【情報共有ツールの代表的な機能】

・情報の投稿・共有機能
・情報の検索機能
・テンプレート機能
・情報の権限設定機能

また、営業活動に特化した情報共有ツールは営業支援システム「SFA」と呼ばれることもあります。

 

営業活動の情報共有に情報共有ツールを使うべき理由

情報共有は全ての業種で重要視されることであり、多くの企業が情報共有ツールを導入しています。ここでは、情報共有ツールを使うべき理由について紹介しましょう。

 

効率良く情報共有が行える

ビジネスマンには普段から報告・連絡・相談が重要視されていますが、外出が多い営業マンはこの報・連・相が不足しやすくなります。報・連・相の方法は企業によって変わりますが、日報や週報が活用される場合が多いでしょう。

毎日行う報・連・相が非効率なフローになっていると営業マンの負担が増え、上長が不在の際に滞ってしまうなどのトラブルにつながります。情報共有ツールには短時間で簡単に情報共有できる機能が搭載されているため、効率良く報・連・相ができるのです。

 

外出中も情報の共有・閲覧ができる

営業マンは外出が多く出張で何日間も会社から離れる場合があり、その度に情報共有が滞ってしまいやすくなります。情報共有はスピーディーに行われなくてはトラブルにつながる恐れがあるため、どこにいても情報共有可能な環境を用意するべきでしょう。

情報共有ツールを使えば、スマホやタブレットを使って情報共有ができるのです。

 

検索性能が向上する

情報共有自体はファイルサーバーなどを使用するだけでも行えますが、必要な情報を見つけるのに時間がかかる状態では、営業活動の効率を下げてしまいます。

多くの情報共有ツールには優れた検索機能が搭載されており、誰でもすぐに情報が手に入るようになっているのです。

 

情報に権限が付けられる

情報共有ツールを使えば情報ごとに権限設定ができるため、一部の社員だけ・チーム内だけでの情報共有にも使えます。

閲覧権限・編集権限など細かな権限設定によって、重要な情報が削除されてしまったり編集されてしまったりするトラブルも防げるでしょう。

 

営業活動で使用する情報管理ツールの選び方

情報共有ツールにはさまざまな種類があり、選定が難しいと感じる方が多いようです。ここでは営業マンが使いやすい情報共有ツールの選び方を紹介しましょう。

 

さまざまなデバイスに対応しているか

営業マンは社内だけでなく社外でも情報共有を行う機会が多いです。スマホやタブレットに対応している情報共有ツールを選択すれば、移動時間も有効に使えるようになるでしょう。

マルチデバイス対応であっても、実際に使ってみるとスマホでは使いにくいこともあるので、無料の試用期間を活用して実際の操作を確認しておくと良いです。

 

短時間で情報の作成・共有・閲覧が可能か

営業マンの多くは時間に追われており、行うべき業務が多いことから長時間労働になりやすい傾向があります。そのため、情報共有に手間や時間がかかるツールを導入すると、営業マンからツールの利用が避けられてしまうでしょう。

いかに短時間で情報を作成・共有・閲覧可能であるかにこだわったツール選びをする必要があります。

 

検索機能が優れているか

必要な情報が見つけられない・情報を手に入れるのに時間がかかる情報共有ツールは、営業活動を効率化させられません。細かな絞り込み検索も可能なツールを選び、情報がすぐに手に入る環境を整えましょう。

 

既存のツールと連携可能か

今使っているビジネスチャットツールやメールツールと連携可能な情報共有ツールを選べば、ツールの利用が営業マンに浸透しやすくなります。多くの情報共有ツールは外部サービス連携機能が用意されているため、自社の既存サービスとの連携が可能かを事前に確認してください。

 

営業活動におすすめの情報共有ツール3選!

営業活動に適している情報共有ツールを3つ紹介しましょう。それぞれのツールの機能や価格を確認して、自社に最適なツールが導入できるようにしてください。

 

flouu

flouuはさまざまな業務に適した情報共有ツールであり、作成したドキュメントのリアルタイム編集・ドキュメント上でのチャット機能が搭載されています。

情報を主体としてコミュニケーションが取れるため、リモートワーク時のコミュニケーション不足も防げるでしょう。コメント機能を使えばドキュメントに対して適切な評価ができるようになります。

細かな権限設定や優れた検索機能が用意されていることから、情報共有によって営業活動の効率化が叶えられるでしょう。また、slackやchatworkなどのビジネスチャットツールとの連携可能です。

【flouuの費用(30日間/1ユーザーあたり)】
・基本料金 550円
・セキュリティオプション 550円
※無料の試用期間14日間
※初期費用・最低利用期間・最低利用人数の設定なし

 

eセールスマネージャー

営業工数を最小限に抑えることを目的としたツールであるeセールスマネージャーでは、入力項目を事前に設定してより手軽に案件管理が行えるようになっています。

次のアクションにつながる顧客情報管理やマップを使用した訪問計画や活動報告が可能であるため、リーダーは営業マンの予定・活動実績を簡単に把握できるでしょう。

【eセールスマネージャーの費用(1ヶ月/1ユーザーあたり)】
・スタンダード 11,000円
・ナレッジシェア 6,000円
・スケジュールシェア 3,000円
※プランによって機能制限あり
※クラウド・オンプレミス・マネージド型を用意

 

Senses

Sensesは、現場ファーストでビジネスの成長を支援する情報共有ツールです。入力自動化機能とAIの力を使って営業活動を効率化させ、営業マン一人ひとりの案件進捗状況も可視化できるのです。

モバイルアプリを使えば、名刺や議事録をスキャンして自動で文字起こし可能です。

【Sensesの費用(1ヶ月)】
・Starter 25,000円〜
・Growth 100,000円〜
・Enterprise 300,000円〜
※無料の試用期間あり
※初期費用無料

 

営業活動で情報共有ツールを使用する際の注意点

営業活動で情報共有ツールを使用する際には知っておくべき注意点があります。注意点を把握し事前に対策を用意しておくことが大切なのです。

 

共有するべき情報と共有のタイミングを決めておく

忙しい営業マンの中には日々の業務に追われて情報共有を後回しにしてしまうことがあります。営業マンに「必ず情報共有をするように」と伝えても、どのような情報をどのタイミングで共有するべきか曖昧なままでは、なかなか行動に移せないでしょう。

共有するべき情報を事前に定め、その共有タイミングを「退勤前」「朝礼後」などとルール化しておけば、情報共有自体が習慣化されます。

 

価値のある情報の提供に対してインセンティブを設ける

一部の営業マンだけが情報共有を行って、他の営業マンは情報を独占してしまうような状態では、情報共有によって得られるメリットが少なくなってしまいます。中には、価値のある情報を他の人に教えたくないと考える営業マンもいるでしょう。

質の良い情報を共有した営業マンに対してインセンティブを設け、営業マンが情報共有を積極的に行える環境を整えれば、価値のある情報も共有してもらいやすくなります。

 

まとめ

情報共有ができている営業チームでは、チーム全体のスキルアップが実現し営業マンも自分の業務を効率化できるようになります。営業マンに情報共有を浸透させるためには、情報共有ツールを使って短時間で簡単に情報を発信・閲覧・検索できる環境を整えましょう。

この記事を参考に自社に最適な情報共有ツールを見つけ、営業活動での情報共有を実現してください。

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